Inventarisieren und Inventar erstellen mit System 📋

Ein Inventar erstellen, oder inventarisieren, ist mehr als die laufende Lagerliste. Wir klären in diesem Beitrag: Was ist ein Inventar? Was gehört alles in ein Inventar und besonders wichtig: Warum lohnt es sich, ein Inventar zu erstellen? Tipps für und aus der Praxis , damit Sie Ihr Unternehmen im Blick haben!

Was ist ein Inventar?

Die Inventarisierung erfasst alle Objekte und Werte Ihres Unternehmens. Das Inventar enthält daher eine Auflistung von Ausstattung wie Büromöbeln oder Maschinen, wie auch Anlage- oder Umlaufvermögen. In unserem umfassenden Artikel über die Inventur geben wir einen ersten Einblick ins Inventar, ob Sie jeden Monitor und jeden Papierkorb mit einem Barcode ausstatten, bleibt Ihre Angelegenheit. Den großen Vorteil eines umfassenden Inventars zeigen wir in den nächsten Abschnitten:

Inventur als Pflicht

Die Inventur ist in vielen Betrieben die jährliche Kraftanstrengung zum Ende des Geschäftsjahres. Das Endergebnis dieser Pflichtaufgabe ist schließlich ein aktualisiertes Inventar über alle Bestände, materiell und finanziell. Allein deshalb lohnt sich die Anlage ab Gründung oder beispielsweise für den Neustart, um den Familienbetrieb übernehmen zu können.

Im Rahmen unser UAS-Gründerwerkstatt und auch der UAS-Effizienzwerkstatt kennen wir auch die schleichenden Gefahren in Unternehmen:

1. Die 8 Arten der Verschwendung zeigen sich beispielsweise in hohen Suchzeiten oder unnötigen Lagerbeständen.
2. Die IT-Strategie leidet, weil irgendwann niemand mehr den Überblick hat, was eigentlich an Hardware, Software und Accounts vorhanden ist.
3. Schwierig wird es, wenn kein Überblick über die Finanzen existiert. Der Budgetplan hilft bei der Übersicht, braucht aber die richtige Grundlage.

Diese langfristige Finanzplanung und Optimierung Ihres Betriebs gelingt, wenn Sie sich die Zeit nehmen und den Ist-Zustand festhalten! Wie Sie ein Inventar gliedern und zeitsparend erstellen, gehen wir gleich durch!

Inventarisieren mit System

Die Art Ihrer Inventur ist unter anderem Grundlage, wie Sie Ihr Inventar erstellen können. Vollerfassung oder Stichproben sind je nach Unternehmen die häufigsten Varianten. Zählen Ihre Mitarbeiter die Bestände mit Listen? Oder statten Sie Ihre Inventurhelfer mit Scannern aus? Idealerweise fügt sich die Inventarisation in Ihre normalen Geschäftsabläufe ein. Digitale Prozesse vereinfachen die Übertragung und Auswertung, aber funktionieren nicht in jedem System. Deswegen raten wir zur Angleichung der Vorgehensweise, einer Standardisierung nach Lean Standard Work: Eine schnelle Übertragung von Papierlisten klappt am leichtesten, wenn alle Mitarbeiter das gleiche System nutzen. Passen Sie daher Ihre Inventardokumente und Ihre Inventurlisten aneinander an. Langfristig sparen Sie Zeit und damit Geld – gleichzeitig senken Sie Ihre Fehlerquote bei der Übertragung!

Was sagt ein Inventar alles aus?

Einerseits haben Sie nach der Inventur eine Übersicht über Ihr gesamtes Unternehmen. Anderseits hilft Ihnen ein gut geführtes Inventar langfristig und strategisch: Gerade bei der Neuorientierung nach einer Krise ist es wichtig, zu wissen, auf was Sie bauen können! Sparen Sie sich monatliche und jährliche Kosten, indem Sie Ihre Software-Lizenzen anpassen. Inventar und Enterprise Architecture Management gehen hier Hand in Hand: Nur wenn Sie den Überblick haben, was Sie besitzen oder bezahlen, können Sie eine fundierte Entscheidung finden.

Investitionsstau in KMU? Stellen Sie Ihr Unternehmen auf festen Boden und behalten Sie den Überblick. Das Inventar ist nützlich, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen und Produkte, Dienste bzw. Dokumente unterbringen wollen. Für Ihre Finanzplanung sollten Sie dagegen alle Konten und Verbindlichkeiten überblicken. Für Ihre IT-Strategie ist zusätzlich wichtig, wie viele Lizenzen Sie brauchen und haben oder ob Neuanschaffungen als Investition anstehen.

Inventarverzeichnis richtig aufbauen

Das Inventarverzeichnis ist das Ergebnis Ihrer Übersicht: Vermögen, Schulden und Reinvermögen sind die drei großen Kategorien. Diese Übersicht stellt die Grundlage zur Berechnung des Unternehmenswerts dar. Wir empfehlen die Erweiterung mit Details und Ihrer aufgeschlüsselten IT-Übersicht. Inventarisieren wird auf diese Art ein wichtiges Mittel der erfolgreichen Unternehmensführung, da Sie sich mit allen Bereichen mindestens einmal im Jahr beschäftigen. Die Notwendigkeit zu inventarisieren lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag zur Inventur, deswegen gehen wir direkt in den schematischen Aufbau des Inventarverzeichnisses:

Anlagevermögen:

Das Anlagevermögen dient dauerhaft dem Unternehmen und ist schwerer zu liquidieren (§247 (2) HGB). Deswegen bilden wir aus dem Anlagevermögen den ersten Bereich des Inventars. Grundstücke, Hallen und Gebäude sind ebenso wie Maschinen- und Fuhrpark Grund(an-)lage eines Betriebs.

Die Sachanlagen sind der größtenteils sichtbare Bestand des Unternehmens. In unserer Excel-Vorlage finden deswegen mehrere Blätter, die Details festhalten, wie Anschaffungsdatum, bisherige Leistung, Wartungsintervalle.

• Immobilien
• Fuhrpark
• Ausstattung

Die immateriellen Werte sind schwerer zu fassen: Haben Sie ein patentiertes Verfahren oder Lizenzen, bzw. einen Firmenwert, halten Sie diese ebenfalls fest.

Finanzanlagen sind dagegen alle Finanzmittel mit „Brief und Siegel“:

• Beteiligungen
• Ausleihungen an verbundene Unternehmen
• Wertpapiere des Anlagevermögens.

Aus vielen Betrieben kennen wir das Problem mit verschwundenen Kleingeräten oder Neuanschaffungen, die dann das Inventar durcheinander bringen. Bringen Sie Ihre Sachanlagen regelmäßig auf den neuen Stand und überlegen Sie, ob eine Beschriftung sinnvoll ist. Bei hohen Verlusten lohnen sich RFID-Chips an Kleingeräten, um langfristig Kosten zu senken.

Umlaufvermögen

Das Umlaufvermögen ist in Bewegung, denn im Gegensatz zum Anlagevermögen gibt es im Umlaufvermögen mehr Veränderungen. Deswegen öffnet die jährliche Inventur häufig die Augen der Unternehmerinnen und Unternehmer. Die Bereiche des Umlaufvermögens schlüsseln wir deshalb in folgende Bereiche auf:

1. Vorräte/ Vorratsvermögen

Hier setzt die typische Inventur an, denn alles wird gezählt, gewogen, gescannt oder mit Stichproben erfasst:

• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
•  unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen
•  fertige Erzeugnisse und Waren
•  geleistete Anzahlungen

2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Außenstände sind ein häufiges Problem, die anschließend zu einem Liquiditätsengpass führen können. Allein deshalb lohnt sich der genaue Blick, um keine Verjährung zu riskieren:

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Außenstände gegen verbundene Unternehmen
• Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
• sonstige Vermögensgegenstände

3. Wertpapiere

Wertpapiere können eine sinnvolle Anlage des Unternehmensgewinns sein. Sie zählen zum Umlaufvermögen, da Sie diese Anlage schnell liquidieren können:

• Anteile an verbundenen Unternehmen
• eigene Anteile
• sonstige Wertpapiere

4. Liquide Mittel

Kassenbuch, Portokasse, Konten und alles, was als flüssiges Zahlungsmittel gilt, werden deshalb hier zusammengetragen:

• Schecks
• Kassenbestände
• Bundesbank- und Postgiroguthaben
• Guthaben bei Kreditinstituten

Vermögenssumme ermitteln

Anlage- und Umlaufvermögen zusammengerechnet, sind schließlich die Summe des Vermögens Ihres Unternehmens. Allein sagt diese Zahl nichts aus, deswegen kommen wir zum nächsten Bereich:

Schulden im Inventar

Der Unterschied ist beim Inventarisieren der Schulden die Zeitspanne, deshalb gibt es kurzfristige und langfristige Schulden.

1. Langfristig: Hypotheken und Darlehen
2. Kurzfristig: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und sonstige Verbindlichkeiten wie der Kontokorrent.

Reinvermögen oder Eigenkapital

Wie die Vermögenswerte werden auch die kurz- und langfristigen Schulden zusammengezählt. Wenn Sie die Schulden von der Vermögenssumme abziehen, erhalten Sie dann das Reinvermögen. Mit diesen drei Bereichen können Sie grundlegend Ihr Inventar erstellen, allerdings raten wir dazu, das Inventarverzeichnis strategisch aufzubereiten.

Was können Sie noch inventarisieren?

Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen, wenn Sie Ihre Inventarisation als strategisches Mittel nutzen: Maschinen- und Fuhrpark können Sie mit Wartungsintervallen und Informationen zum Controlling versehen, um rechtzeitig Investitionen prüfen zu können. In unsere Excel-Vorlage finden Sie deshalb die passenden Felder für diese Informationen.

Wie oft passiert es, dass beim Mitarbeiterwechsel Software-Zugänge oder Geräte vergessen werden? Deswegen finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage in den jeweiligen Bereichen Zellen für Details.

IT: Software, Lizenzen und Hardware

Ob Gründung oder Bestandsunternehmen: Ohne Technik funktioniert es nicht, deswegen lohnt sich der vorausschauende Blick bei Hardware und Software-Kauf. Die Vorteile und Bereiche haben wir umfassend in unserem EAM-Beitrag erklärt und bleiben bei diesen drei Argumenten:

1. Mit einem ausführlichen IT-Inventar erfassen Sie Alter, Leistungsstand und Nutzung jedes Geräts (PC Büro 1 – 2012, Bürotätigkeit, Manfred Schmidt; Laptop 1 – 2019, Grafikbearbeitung/CAD, Maria Meyer; Werkstatt – 2015, Büroanwendung, alle). Auch ohne genaue Spezifikationen ergeben sich daraus Hinweise auf nötige Neuanschaffungen.
2. Nie wieder Chaos im Software-Lizenz-Wirrwarr: Jede Software, die Sie einführen hat bestimmte Vorgaben: Nutzung ein User/unbegrenzte Installationen, Lizenzschlüssel, Kosten, Version etc. Mit der Übersicht sehen Sie rechtzeitig, wenn Sie umrüsten müssen und wen das alles betrifft.
3. Wer darf und hat was? Gerade bei Trennungen von Mitarbeitern ist der Überblick über genutzte Geräte und vergebene Software-Lizenzen wichtig, um unnötige Kosten und Risiken zu vermeiden.

Schon gewusst? Inventarisieren Sie Ihre Probleme gegen Stress!

Wir kennen in einigen Betrieben die Situation, dass viele Probleme den Blick auf die Lösung versperren. Nutzen Sie die Inventarisation auch für Sorgen und Probleme, um einen sinnvollen und nachhaltigen Weg zu finden! In wenigen Schritten bekommen Sie wieder einen freien Kopf, da Sie die Situation in den Griff bekommen. In unserem Artikel zu Arbeit und Psyche zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Problemlösung angehen und welche Mechanismen bei Stress auf Sie einwirken.

Inventar anlegen in KMU mit Mehrwert

Ihr Inventar müssen Sie anlegen und im Rahmen der Inventur aktualisieren – nutzen Sie diese Pflichtarbeit deswegen als Hilfsmittel für Ihre Unternehmensführung! In unserer kostenlosen Excel-Vorlage haben wir von der Anlage des Inventars bis zur Inventurliste eine Grundlage für Sie zusammengeschnürt, damit Sie direkt starten können! Machen Sie mehr aus Ihrem Inventar!

Mit besten Grüßen,
Axel Schröder

Umfangreiche Excel-Vorlage zur Inventarisierung kostenlos downloaden

Inventarisieren – die Excel-Vorlage

Nutzen Sie die Inventarisieren Excel-Vorlage, um einen Überblick über Ihr Unternehmen in verschiedenen Kategorien zu bekommen und immer mit einem Blick informiert zu sein!

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