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Der Ist-Zustand als Startpunkt 🔍

Ist-Zustand © South_agency
Zu diesem Artikel gibt es eine kostenlose Ist-Zustand-Vorlage zum Download!
Am Ende dieses Beitrags finden Sie eine kostenlose Grundlage zum Download, um den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen festzustellen. Tipp Direkt zur Ist-Zustand-Erfassung!

Den Ist-Zustand im Podcast erklärt

Den Ist-Zustand einfach & verständlich erklärt (Podcast).

Der Ist-Zustand: Wir reden in unseren Artikeln, in Experten-Interviews und bei unseren Kunden vom Ist-Zustand. Warum? Ohne den Standort gibt es keine Routen-Empfehlung. Fehlt der Ausgangspunkt, lassen sich Ziele nicht überprüfen oder sinnvoll festlegen. Bezogen auf unseren Blog bedeutet das: Der Ist-Zustand zeigt, dass es keinen Artikel darüber gab. Bis jetzt: Lesen Sie, warum der Ist-Zustand das A und O der Unternehmensführung, Zielsetzung und Prozessoptimierung ist.

Was passiert beim Erfassen des Ist-Zustands?

Für alle, die kurze Fragen und Antworten bevorzugen, gibt es unsere Ist-Zustand-FAQ:

Was ist der Ist-Zustand?

Die jetzige Ausgangslage im betrachteten Bereich: der Betrieb im Ganzen, eine Abteilung, ein Geschäftsprozess, die Lieferkette, der Verkauf eines Produkts. Klar messbare Größen zum aktuellen Zeitpunkt.

Warum lohnt sich die Betrachtung des Ist-Zustands?

Unser Gehirn filtert viele Informationen in jeder Sekunde. Der Blick auf den tatsächlichen Ist-Zustand offenbart Probleme, Möglichkeiten der Verbesserung und erlaubt sichere Planung. Fakten schwarz auf weiß ermöglichen fundierte Entscheidungen.

Wofür brauche ich den Ist-Zustand?

Ohne den Ausgangspunkt gibt es keine Route, kein klares Ziel und keine Etappen. Der Ist-Zustand ist die Grundlage jeder Entscheidung, die Sie im Betrieb treffen – für jetzt und zukünftige Ziele.

Wie erfasse ich den Ist-Zustand?

Sehen lernen und genaues Hinsehen sind unsere wichtigsten Hilfsmittel: Die Situation und die Prozesse in Gänze erfassen, hinterfragen, in klaren Fakten dokumentieren und einordnen.

Welche Probleme kommen beim Ist-Zustand vor?

Zustände nicht hinterfragen aus Tradition, Gewohnheit oder Unwohlsein. Den kleinen Teilbereich betrachten und den größeren Kontext vergessen. Den Ist-Zustand optimistischer sehen als er ist und keine Messung vornehmen. Keine Zeit, um sich langfristig mehr Zeit zu verschaffen.

Der Ist-Zustand an meinem Arbeitsplatz im Home Office

Ein Beispiel aus der Praxis: Das Pandemie Risiko betrifft uns als kleines Unternehmen. Wir arbeiten zur Risikovermeidung aus dem Home-Office und richten uns langfristig an den verschiedenen Orten ein. In meinem Fall heißt das: Mein Bürostuhl aus langvergangenen Studientagen geht und macht Platz für ein passendes Modell für mehr Ergonomie. Ich nutze dieses Ereignis, um Ihnen einen Einblick in die Entwicklung zu geben: vom Ist-Zustand zum Ziel-Zustand mit Zwischenschritten. Das Büro von Herrn Schröder kennen Sie ja bereits.

Ausgangslage für die Optimierung des Arbeitsplatzes

Der allgemeine Ist-Zustand: Wir vernetzen uns und arbeiten aus dem Home Office auf unbestimmte Dauer.

  • Mein Bürostuhl entspricht nicht dem nötigen Standard.
  • Der neue Bürostuhl hat ein paar Tage Lieferzeit. Zeit genug, das gesamte Konzept meines Schreibtischs zu hinterfragen. Als Erbstück mit guter Funktionalität arbeite ich an Optimierungen ohne Austausch des Möbelstücks.
  • Der Tischaufsatz kommt auf die Wartebank: groß genug für Laptop mit Docking Station, idealerweise sinnvolle Aufbewahrung und im besten Fall höhenangepassten Platz für meinen zweiten Bildschirm. Hier fehlt die passende Idee und das Projekt steht hintenan.
  • Links sind hinter einer Rolltür vier tiefe Schubladen, darüber ein Stift-Schuber. Rechts befinden sich zwei Schubladen und ein Metallgestänge für ein Hängeregister. Bisher von mir ungenutzt – ohne sinnvolle Nutzung des Stauraums. Ablage organisieren ist jetzt möglich.
  • Meine laufenden Unterlagen landen in einer Zeitschriftenbox oder fliegen als lose Blätter auf der Tischplatte herum.
  • Mittig ist meine Schublade, die mit einem Schaumstoff-Shadow-Board Kaizen-optimiert ist. Das funktioniert äußerst gut und hat Nachahmer in meinem Umfeld. Alles ist am richtigen Platz, fehlende oder defekte Utensilien fallen auf.
  • Der Inhalt der ganzen Fächer hat zwar eine Systematik, die jedoch nicht konsequent ist. Technik-Ausstattung verteilt sich, ebenso das Schreibmaterial.
Ist-Zustand als Ausgangsbasis
Ist-Zustand als Ausgangsbasis

Sie sehen: Das funktioniert und geht für langfristiges Arbeiten eindeutig besser. Speziell, wenn ich an meinen ordentlichen Schreibtisch im Büro denke.

Ist-Zustand festhalten und durchdenken

Mein Schreibtisch im Arbeitszimmer ist reserviert für meine Arbeitsstation. Angesteckt sind Soundanlage und externes Mikrofon, die Videokonferenzen und digitale Fortbildungen für meine Ohren erträglich machen.
Die Schubladen sind das Haushaltslager für Kuverts, Blöcke und Mappen. Zusätzlich beinhalten sie mein notwendiges Schreibzeug und diversen Kram.
Das kleine Aquarium ist Hobby und Lichtquelle, das seinen Platz hat. Für Wartung und Pflege brauche ich mehr freien Raum. In der aktuellen Fassung geht das nicht.
Das Kabelwirrwarr macht Arbeiten teilweise schwer, vieles in den Schüben ist toter Ballast.
Wir erinnern uns: Ich tausche meinen Bürostuhl, dabei hinterfrage ich die Eignung eines Möbels. Anschließend die gesamte Schreibtisch-Systematik.

Anforderungen für den Ziel-Zustand festhalten

Anfänglich der Wunsch nach einem neuen Stuhl, wird die Idee eines sinnvoll strukturierten Arbeitsplatz zwischen beruflicher und privater Nutzung greifbar. Ich brauche Platz für meine Peripherie, griffbereites Schreibzeug und Platz für meine Kaffeetasse zwischen viel freier Fläche. Der ursprüngliche Gedanke setzt sich durch: sinnvolles Material gut geordnet für beste Ergebnisse. Mit Hoshin Kanri erarbeite ich mir die Teilziele:

  • Unterlagen griffbereit durch Einsatz passender Hängeregister-Mappen. Spiralgebundene Fortbildungsskripte brauchen festen Halt.
  • Ausmisten nach 5S und Inhalt des Schreibtischs reduzieren
  • Sinnvolle Ordnung in den Schubladen herstellen, einräumen, beschriften
  • Verteilung von Technik, Licht, Arbeitsfläche und kleinem Aquarium auf der Schreibtischfläche
  • Bodenschutzmatte und neuer Bürostuhl für ergonomische Arbeit.

Aus diesen Unterpunkten erarbeite ich mir eine Fächeraufteilung der Hängeregister, kaufe anschließend passende Mappen und sortiere alles vor.

Mit dem Ist-Zustand zum Ziel-Zustand

Ausräumen, saubermachen und die einzelnen Elemente auf Funktion und Beschädigungen prüfen. Aus diesem Grund besichtigen wir mit unseren Kunden im Gemba-Walk die Betriebsgelände: Instandhaltung ist ein kontinuierlicher Vorgang, der Investitionen langfristig klein hält. Innovation gesucht? Umsetzbare Projekte gelingen leichter, wenn Sie wissen, wo Sie stehen.
Auf dem leeren Schreibtisch sichte ich der Reihe nach den ausgeräumten Inhalt: Was kommt weg, was hat im Schreibtisch keinen Platz und was wandert in die Schubladen:

  1. Büroutensilien: Alles, was nicht in die Schublade mit dem Schattenbrett passt, kommt deshalb in Griffreichweite.
  2. Darunter Mappen und Notizbücher: Unverzichtbar für Kundenbesuche und Fortbildungen.
  3. Das Papierlager: verschiedene Formate als Schmierpapier oder für Notizen
  4. Kuverts und Versandtaschen geordnet nach Fenster, ohne Fenster, Motiv und Größe.
  5. Auf der rechten Seite unter dem Hängeregister ist das Technik-Lager: Headset, externe Festplatte und Kabel, da ich diese Gegenstände seltener brauche.
  6. Wichtige Dokumente finden in der letzten Schublade ihren Platz.
  7. Das Hängeregister fasst in einer Fächermappe laufende Unterlagen, in tiefen Taschen finden sich meine Schulungsunterlagen. Einzelne Register fassen Unterlagen zu Kundenarbeit.
Tipp Der Bürotag wird mit mehr Struktur deutlich leichter!

Den Ist-Zustand schonungslos offenlegen
Den Ist-Zustand schonungslos offenlegen

Nachdem alles aufgeräumt ist, geht es jetzt an die Schreibtischfläche. Eine Neuordnung im Hintergrund ermöglicht eine bessere Ausnutzung der Fläche, unter dem Aufsatz liegen eine Taschentuchbox und meine Handcreme. Vorher tummelten sich Festplatte, Kram, CDs – und das ohne optisches Laufwerk.

Der neue Ist-Zustand ist durch das durchdachte Sortieren leichter zu halten, gerade wenn der neue Stuhl einzieht.

Ist-Zustand klingt leicht

Was in dieser Aufzählung fehlt, sind alle weiteren Bereiche und Verbesserungen. Mit dem Stuhl angefangen, war der Schreibtisch plötzlich ein Unding. Allerdings gibt es im Arbeitszimmer einen Schrank, der ein Sammelsurium an Dingen beherbergt und auf dem sich Boxen stapeln.
Vor dem Schreibtisch kam der Schrank: Die Inneneinrichtung entspricht durch Neuordnung den Anforderungen. Kisten auflösen und neupacken dauerte knapp zwei Stunden, der freie Platz ist doppelt soviel wie vorher.

Widerstand gegen den Ist-Zustand

Dieses Beispiel ist für uns alltäglich: Der Blick auf einen Bereich schweift weiter, aus einem Problem entstehen fünf neue, der Berg wird größer statt kleiner.
In meinem Fall gab es die Möglichkeit, dass ich den Stuhl tausche und weitermache wie bisher: leicht unzufrieden, chaotisch und mit Verschwendung an Zeit und Energie durch Suchen, Stapel Verrutschen und Rückenschmerzen durch falsche Arbeitsposition.
Der Ist-Zustand ist das wichtigste Hilfsmittel, damit Verbesserungen passieren und sich Probleme lösen. Ich hatte die Möglichkeit, von einem ins nächste zu kommen. Ein Element bleibt auf der längeren Bank, solange bis ich die ideale Lösung für die Laptop-Ablage finde. Erfassen, dokumentieren und priorisieren – dieses Dreigespann hilft beim Ist-Zustand hin zu besseren Geschäftsprozessen.

Der Scheinwerfereffekt und die Lupe

Wenn Sie mit Messung und Steuerung anfangen, erleben Sie den Scheinwerfereffekt: Durch die Betrachtung steigern sich die Ergebnisse. Vorsicht: Dieser Effekt ist nicht von Dauer, wenn Sie nicht am Ball bleiben.
Zusätzlich gibt es ein Problem, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit ausschließlich auf einen Bereich richten. Neben der Gefahr, zu viele Baustellen aufzureißen, droht ein verengter Blick, der große Entwicklungen übersieht.
Ein sauberer Schreibtisch, eine geputzte Regenrinne oder die gewartete Maschine sind wunderbar. Wenn das restliche Zimmer vermüllt, das Dach fault oder die Maschine nicht dem notwendigen Stand entspricht, kommen Sie nicht weit. Blicken Sie mit der Lupe genauer hin und vergessen Sie nicht den unbeeinflussten Blick auf das Ganze.

Woher die Zeit nehmen?

Meine Zeit für die Umgestaltung kam aus gesparter Pendel-Zeit. Die Problematik in vielen Betrieben ist der Teufelskreis: Fehlende Zeit durch schlecht laufende Prozesse, aus diesem Grund keine Zeit für notwendige Veränderung. Beim persönlichen Vor-Ort-Besuch kommen wir mit unabhängigem Blick in die Unternehmen und hinterfragen. Die Umsetzung von gemeinsam erarbeiteten Veränderungen erfolgt in Absprache und Abgleich mit der Terminlast unserer Kunden. Ohne Zeitaufwand gibt es keinen dokumentierten Ist-Zustand. Fehlen Möglichkeiten um Zeit frei zu schaffen und Dinge zu verändern, dreht sich der Kreis weiter. Sinnvolle Selbstoptimierung kann Ressourcen freisetzen, sofern das in einem übersichtlichen Maß erfolgt und die notwendigen Grundlagen bestehen.

Mit dem Ist-Zustand mehr Zeit gewinnen
Mit dem Ist-Zustand mehr Zeit gewinnen

Sichtbarer Effekt der Veränderung

In meinem Projekt „neuer Bürostuhl“ spare ich mir – bisher ohne Stuhl – Zeit, weil alles seinen Platz hat. Zusätzlich liegt der Grundstein für die nächsten Projekte (Regal für Fachliteratur, Ordnerstruktur und optimale Arbeitszimmergestaltung).
Der freigewordene Platz sorgt dafür, dass ich einen Großteil der Vorarbeiten wie den Tisch abräumen spare. Mit bisher drei Stunden Arbeit spare ich mir die gleiche Zeit – und das Woche für Woche. Stellen Sie sich vor, dass Sie sich die Zeit für wöchentliche Team-Absprachen, jährliche Bestandsaufnahmen, regelmäßige Liquiditätspläne nehmen… Eine neu geschaffene Routine entlastet langfristig, sodass Raum für andere Projekte frei wird. Der Ist-Zustand ist der richtige Weg dorthin.

Der vorläufige Ziel-Zustand
Der vorläufige Ziel-Zustand

Der Ist-Zustand als wichtigstes Instrument

Haben Sie Hemmungen, um klare Tatsachen zu schaffen? Warum? Sorge vor Fundstücken oder exzessiv wachsenden Aufgabenlisten? Als Unternehmer braucht es ein ausgewogenes Verhältnis von eingesetzter Arbeitskraft, strategischer Planung und Führungsverantwortung. Die drei Rollen in Einklang bringen, ist die größte Herausforderung. Dicht gefolgt von der schier unmöglichen Aufgabe, Zeit für wichtige Aufgaben freizuschaufeln. Drehen Sie sich nicht weiter im Kreis, sondern beginnen Sie mit kleinen Schritten. Kein Betrieb profitiert von überhasteten Hauruck-Aktionen, wenn priorisierte Schritte möglich sind.

Sehen Sie hin und nutzen Sie den Effekt

In diesem Sinne: Suchen Sie keine Ausreden, sondern Möglichkeiten. Höhere Effizienz, mehr Zeit, weniger Stress oder motivierte Mitarbeiter sind positive Nebeneffekte der Beschäftigung mit dem Ist-Zustand.
Ein letztes Beispiel: Sie wechseln nicht das Öl Ihres Autos, wenn Sie nicht zumindest den Ölstand vorher prüfen. Sie schlucken kein Medikament, wenn Sie gesund sind. Und Sie fahren nicht unbedingt los, wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen oder wo Sie aktuell sind.

Eine genaue Beobachtung, wo Ihre Zeit hingeht, ist oftmals erhellend, aus diesem Grund empfehlen wir vielen Betrieben Systeme zur Zeiterfassung.

Ich wünsche Ihnen eine gute Standortbestimmung und gutes Gelingen Ihrer Projekte und verabschiede mich vom aufgeräumten Schreibtisch im Homeoffice.

Mit bestem Gruß
Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © South_agency

Bonustipp zum Ist-Zustand: Ist-Zustand erfassen

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