IT-Beratung: Interview mit Thomas Czerwinski von CIT 🎫

Die richtige IT-Beratung hilft Betrieben digital voran zu kommen: Was braucht das Unternehmen an Technik und Software? Welcher Grad der Vernetzung ist angemessen? Wie mobil oder stationär arbeiten die Mitarbeiter? Lesen Sie unser Interview mit Thomas Czerwinski von CIT Services über alles ringsum die Digitalberatung für KMU. Passendes IT Consulting ist entscheidend für Ihren Erfolg!

Wer ist Thomas Czerwinski und was macht CIT Services?

Im gemeinsamen Gespräch gehen wir – digital in Videokonferenz – die typischen Brennpunkte beim digitalen Wandel durch: fehlende Netzabdeckung, ängstliche Mitarbeiter, mangelnde Prozesse und natürlich die Kosten. Was das ideale IT-Consulting gerade für kleine Unternehmen ausmacht, lesen Sie jetzt:

Grundlegende Digitalberatung

Erste Feststellung: Wir treffen uns über Microsoft Teams mit komfortabler Terminvergabe über Bookings. Das Zusammenspiel zwischen den Microsoft-Apps funktioniert gut, die Netzqualität schwankt etwas auf beiden Seiten. Damit sind wir direkt im Thema: Digitalisierung scheitert häufig an fehlender Zeit oder mangelhafter Infrastruktur. Über diese Probleme unterhalten wir uns später ausführlich – inklusive Diagnose- und Abhilfe-Möglichkeiten! Zuerst gehen wir in die Grundlagen:

Was bedeutet für die IT-Beratung Digitalisierung in KMU?

JP: Was treibt CIT Systems an? Wie bekommt man Digitalisierung sinnvoll in kleine Unternehmen?

TC: Unser Ziel ist es, unsere Kunden von Null auf Hundert zu bringen! Softwareprodukte alleine lösen keine Probleme oder Herausforderungen, sondern eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit einem starken Partner. Gemeinsam mit dem Kunden findet dieser die ideale Lösung für die Probleme und setzt sie um. Zusammen optimieren wir die IT-Prozesse im Unternehmen.

Ich sehe mich als Zwischenstück: Die technischen Möglichkeiten, wie aus dem Werkzeugkoffer der Microsoft-Programme, erkennen und mit dem Kunden zusammenführen. Das bedeutet: Erkennen, was braucht ein Unternehmen, welches Budget ist da und was ist die beste Lösung. Wir führen eine Software nicht ein, damit wir sie haben, sondern um einen Nutzen zu haben, zum Beispiel Automatisierungen oder Einsparpotenziale.

Technische Möglichkeiten erkennen und gezielt einsetzen

JP: Das Ziel der Digitalisierung ist ja, die Arbeit mit Technik leichter und nicht schwerer zu machen – wie siehst Du das?

TC: Ich hatte neulich eine Kundin, die ein Dokumentenmanagement wollte. Ein Server-Angebot lag bereits vor. Die Frage ist: Löst ein Server das Problem? Eigentlich nein und dabei macht der Server noch deutlich mehr Arbeit durch mehr Aufgaben, die keiner braucht. Das ist genauso, wenn Du ein Auto fahren möchtest. Nur zum Fahren holst Du Dir keine Werkstatt, die Du selbst betreibst mit eigenen Mechanikern. Das würdest Du nicht machen! So versuche ich bildlich das Problem unnötiger Produkte zu erklären.

Aufgaben vereinfachen, automatisieren und an Technik outsourcen

Wir haben unseren Termin digital ausgemacht, d.h. ich habe auf der Kalenderseite meinen Wunschtermin ausgewählt. Daraufhin bekam ich ein E-Mail mit der Bestätigung und dem Teams-Link, sowie einen Tag vorher eine Erinnerung. Alles einfach ohne mehrfaches Hin- und Herschreiben oder Telefonieren.

JP: Thomas, da hast Du viel oder alles automatisiert, oder?

TC: Terminorganisation ist eine Sache, die ich komplett outgesourct habe, weil ich mich mit ihr nicht mehr beschäftigen will. Ich gebe in meinen Kalender meine Zeiten ein, in denen ich abwesend bin und meine Zeiten für Konsultationen. Von 10:00 bis 12:00 und 13:00 bis 15:00 Uhr sind das einstündige Slots. Bei einer Buchung blockiert das System automatisch die anschließende Stunde. Damit kann ich dazwischen Luft holen oder bekomme keinen Stress, falls ich mehr Zeit brauche. (Anm. d. Red. Das System ist top, wir waren länger als eine Stunde im Gespräch!)

Das ist alles automatisiert, ich brauche keine Sekretärin oder ähnliches und spare mir diesen ganzen Stress der Terminvereinbarung. Einfach Link schicken, Wunschtermin aussuchen und mit einem Klick ausmachen. Und am Ende habe ich damit eine wesentlich höhere Durchführungsquote der Meetings. Wer kennt das nicht: Wir machen einen Termin aus und einer erscheint nicht zum Online-Meeting. Und das betrifft bis zu 50 Prozent der Termine ohne Erinnerung, weil jeder einen stressigen Tag hat. Bei MS Bookings bekommen beide automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und bei mir leuchten hier alle Lichter auf.

JP: Genau, dann piept es am Smartphone, Outlook gibt die Meldung am Desktop. Ich bin begeistert und denke, dass wir die Terminverwaltung über Bookings ebenfalls einführen.

EAM, Funktionen und Kosten

Zweite Feststellung: Kennen Sie die Funktionen Ihrer Software-Produkte und setzen Sie diese vollständig ein? Mit Teams können wir schnell und einfach telefonieren und Nachrichten schreiben. Richtig stark wird ein Programm durch den vollen Funktionsumfang: mit Partnern und Kunden gemeinsame Projekte starten, Dateien hinterlegen und mehr.

IT-Beratung senkt Kosten durch sinnvolle Nutzung

JP: Eigentlich ist das typisch: Wir zahlen für Bookings mit und nutzen es nicht.

TC: Ja, die meisten Leute haben diese Office-Produkte ja und auch im Einsatz. In der Regel nutzen Sie nur 20 Prozent von dem, was wirklich möglich ist. Es geht damit los, dass wir das MS Teams haben. Wir nutzen das als Unternehmensbuch für alle unternehmerischen täglichen Arbeitsprozesse, um diese gemeinschaftliche Kollaboration einer Firma auf einer Plattform zu verheiraten. Eine intuitive Oberfläche für die Mitarbeiter bereitstellen, die Schritt für Schritt durch die Aufgaben führt.

Mit Cloud-Diensten liegt es nicht mehr am Endgerät. Ich brauche keinen Admin mehr, der an jedem Gerät etwas installiert.

Digitalisierung ist mehr als ein neues Programm

JP: Hier finde ich, dass gerade Microsoft mit 365 gut nachgelegt hat.

TC: Ja, es ist einfach eine neue Welt, die unsere Welt in ihren Grundfesten erschüttert. Du hörst auf in Produkten, also Software-Produkten, zu denken, die nur begrenzte Probleme lösen. Durch die begrenzte Lösung entstehen ansonsten neue Probleme, weil die Systeme nicht kompatibel sind oder ähnliches. Dann wird mit Excel-Listen angefangen und Leute rennen mit Zetteln durch die Gegend. Genau das wollen wir vermeiden! Wir wollen eine Plattform haben, die alles in einem hat:

• Video-Konferenz
• Home-Office
• Datenmanagement
• Online-Listen mit Zugriff für alle
• Freigabeworkflows
• Unternehmensworkflows
• Urlaubsanträge
• bis hin zum ERP, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Produktion und mehr.

Die Prozesse machen nicht Halt vor Programmen, beispielsweise, wenn eine E-Mail mit einer Rechnung reinkommt. Was passiert damit? Wo wird sie abgelegt? Keiner findet sie wieder. Ich bin für die Automatisierung mit sinnvollen Ordnerstrukturen und Übertragung ins ERP-System. Es bleibt nur die Entscheidung: Ist die Rechnung korrekt oder nicht und schon landet sie in der Buchhaltung.

Was passiert in der IT-Beratung mit Prozessmanagement und Flaschenhälsen?

JP: Wir sagen immer: ein schlechter Prozess wird digital zum schlechten digitalen Prozess, wenn die Laufwege weiter lang bleiben oder mehr Suchzeiten dazukommen. Zusätzlich gibt es immer wieder die gleiche Problematik: Was tun, wenn die Internetleitung hakt?

TC: Was dagegen tun, da kann man was machen! Ich habe einen Partner, der mit seiner „Ghostbusters“-Ausrüstung anrückt und alle WLAN-Funklöcher aufspürt und sich notfalls auch die Gebäudepläne holt. Das ist wichtig bei den richtigen Partnern: Die sorgen dafür, dass alles bis zur Haustür funktioniert und wir kümmern uns um alles drinnen.

Die Prozesse sind ein spannendes Thema, weil ich vor kurzem erst mit einem Kunden mit einer der Automobilwerkstatt diskutiert habe. Er sagte: „Das sind halt unsere Prozesse, die sind halt so! Die müssen so gemacht werden!“

Ganz ehrlich? Das ist eine Werkstatt, die hat Werkstattprozesse wie in jeder anderen auch! Ich habe mich beispielsweise auf die Digitalisierung von IT-Systemhäusern spezialisiert, da kenne ich mich in den Prozessen sehr gut aus, da verbiegen wir nichts, sondern führen den Standard aus dem ERP-Programm ein:

1. vorkonfigurierte Pakete auswählen (CRM, Buchhaltung etc.)
2. Einführen der Software
3. Standardisierung der Abläufe
4. und ausrollen.

IT-Beratung und Unternehmensberatung – die Unterschiede

Insgesamt ähneln sich IT-Beratung und Unternehmensberatung: Beide Sparten bieten Beratung an, die Unternehmen nach vorne bringt. Wir durch Analyse, Dokumentation und schrittweise Verbesserung, CIT durch die Ermittlung und Einführung passender Softwaresysteme für zufriedene Kunden und reibungslose Abläufe. Interessant ist die unterschiedliche Herangehensweise durch die Natur der Beratung:

TC: Ich gehe nicht rein und mache eine Prozessanalyse. Es bringt den Unternehmen unglaublich viel, wenn sie die Standardpakete einer Software, wie dem ERP von Microsoft, nehmen und einfach damit arbeiten. Dann können sie prüfen, was geht oder nicht, aber von vornherein Prozesse in Stein gemeißelt nehmen, das funktioniert nicht.

JP: Wir gehen dagegen in die Unternehmen und sagen: Wie ist der Ist-Zustand? Wo kommt die E-Mail rein, wer bearbeitet alles, was passiert dann? Welche Stationen sind dabei und welche sind notwendig? Und was wäre der ideale Ablauf?

TC: Genau und dafür brauchst Du ja das richtige Werkzeug, z.B. Automatisierungen, die eine E-Mail mit Anhang und allem richtig zuordnen. Die Regeln zur automatischen Ablage kann ich genau festlegen: Suche den Kunden, verknüpfe die Ordner, damit das in beide Richtungen geht und fertig. Das kostet alles nicht viel Geld für ein paar Stunden Programmierung und spart langfristig unglaublich viel Zeit und Aufwand.

IT-Beratung: eine Kostenfrage?

Da ist er: der Aufwand, der erst gestemmt werden muss! Eine Beratung ist kein Selbstläufer, sondern eine Weiterbildung für Unternehmer und ihre Betriebe, die Zeit, Energie und als Dienstleistung auch Geld kostet. Aus der kombinierten Erfahrung der UAS und von CIT wissen wir: Der Aufwand lohnt sich, wenn ein Betrieb etwas anders, besser machen will.

Zeit ist Geld und Zeit hat niemand?

JP: Das ist das, woran wir immer wieder arbeiten: „Ja, es kostet erstmal Geld und Zeit sich das Ganze durchzudenken und Investitionen zu tätigen (Passende Software, neue Geräte, Fortbildung für Mitarbeiter…). Aber erst muss diese Investition ins eigene Unternehmen da sein, bevor es langfristig mehr Zeit freisetzt. Und unsere ganzen Handwerksbetriebe sind absolut ausgelastet, v.a. durch die Pandemie, mit Kunden, die zuhause sitzen und es schöner haben wollen. Die Auslastung wird nur nicht weniger, wenn nur im nicht am Unternehmen gearbeitet wird.

TC: Ja, da kenne ich viele Gruselgeschichten von Handwerkern, die zu mir sagen: „Ich habe so wenig Zeit!“ Das Problem bleibt: Wenn ich vorne keine Zeit investiere, muss ich sie hinten anhängen, um alles zu schaffen.

Ein Handwerker sagte mir, dass er sich abends um sieben hinsetzt und die Leistungsnachweise seiner Mitarbeiter in sein schlaues Büchlein schreibt. Abends um zehn sitzt er da und schreibt eine Rechnung mit seinem Büchlein. Ich habe ihn gefragt, was seine Familie dazusagt. Darauf meinte er: „Ach, das mache ich immer so, das gefällt mir.“

Also wenn jemand das für sein Wohlbefinden braucht, ist ja in Ordnung, aber ich muss die Menschen nicht mehr überzeugen. Meine Kunden kommen zu mir, um Lösungen zu bekommen, die sie auch umsetzen können. Deswegen sage ich immer: Du musst den Weg auch gehen können. Genauso wie die Mitarbeiter.

IT-Beratung für das ganze Unternehmen

JP: Genau, wir haben es oft, dass eine große Hemmschwelle da ist. Die Mitarbeiter sträuben sich, beispielsweise, weil sie Angst vor Fehlern haben.

TC: Deswegen geh ich gern direkt an die Mitarbeiter. Was ich gerne zuerst mache, nachdem ich dem Chef die sechs großen Fragen gestellt habe:

1. Wie vernetzt sind Deine Systeme?
2. Findest Du es gut?
3. Kannst Du es selbst noch bedienen?
4. Verstehst Du selbst, was Du da hast?
5. Was machst Du, wenn ein Key-User ausfällt, der bei Dir jahrelang den Prozess betreut hat?
6. Was machst Du, wenn Du heute anstatt Autositze Lederhandtaschen herstellst?

Als Unternehmer muss ich verstehen, was in meiner Firma los ist, auch die IT zu einem gewissen Grad. Wenn nicht muss ich mir jemanden suchen, aber ein Grundverständnis braucht jeder, darüber, was er hat und wie seine Leute damit arbeiten. Hast Du ein Grundverständnis, siehst Du die Mitarbeiter, die es nicht verstehen und mit ihren Excel-Listen hantieren und die gruseligsten Funktionen bauen. Wenn dann etwas ist, fällt alles zusammen, als Beispiel: Ohne Einkäufer steht die Produktion.

Deswegen hole ich die Leute gerne aus ihrem Unterdigitalisierungs-Schlaf mit einfachen Mitteln wie einer Schulung. Erst einmal mit den Programmen arbeiten und dann sehen, wo Probleme auftreten. Andere Möglichkeit: Ich geh zu den Key-Usern und frage, wie sie bisher gearbeitet haben und was sie ändern würden.

JP: Das spiegelt unsere Vorgehensweise, wenn wir die Mitarbeiter fragen, was und wie sie arbeiten. Meistens machen alle das Gleiche nur unterschiedlich. Standardisierung klappt damit nicht.

Skalierbarkeit in gesunden Unternehmen

TC: Ich habe gelernt, wie ich mein Unternehmen langfristig dahin entwickle, damit es ohne mich auskommt. Mein Ziel ist es nicht mehr 90 Prozent im Unternehmen, sondern am Unternehmen zu arbeiten! Das geht nur, wenn ich ein skalierbares Geschäft aufbaue, mich auf meine Mitarbeiter verlasse und meine Prozesse passen.

JP: Mit diesem Ziel passiert zumindest nicht, was in den meisten kleinen, gerade Traditionsbetrieben Standard ist: Der Alltag frisst Strategie zum Frühstück, weil Unternehmer viel Zeit im Unternehmen arbeiten und keine Zeit für strategische Überlegungen haben.

Nehmen wir den Wechsel ins Home-Office. Wir von der UAS waren bereits im Vorfeld von Corona mit Cloud-Diensten soweit aufgestellt, dass wir problemlos ins Home-Office wechseln konnten. Von Digitalkongressen und den gesamten Digitalisierungsproblemen her muss ich aber für meinen Teil sagen: Wir könnten alle deutlich weiter sein, wie siehst Du das?

TC: Die meisten hatten jetzt ein halbes Jahr Zeit und haben nichts gemacht. Jetzt bekomme ich viele Anfragen und bin mit meinen Mitarbeitern bis Mitte nächsten Jahres ziemlich ausgelastet. Das hatte ich bisher noch nicht, aber wir sind insgesamt gut aufgestellt!

JP: Die Anfragen spiegeln die digitale Landschaft treffend in der Corona-Pandemie. Die passende EAM-Struktur eines Unternehmens ist ja aus verschiedenen Gründen unglaublich wichtig: Gut ausgebildete Mitarbeiter mit gut laufenden digitalen Prozessen und den passenden Hilfsmitteln sind in der Lage, ihre Arbeit zu schaffen, während Du dich als Unternehmer um die Ausrichtung und bestmögliche Ausstattung kümmerst.

Viele Betriebe bekommen richtig Probleme, wenn sie wachsen oder die Aufträge größer werden. Mit der richtigen Technik und Organisation funktioniert das, wie bei Dir, dagegen deutlich stressfreier und effizienter. Ich bin sehr gespannt, welche digitalen Möglichkeiten es in Zukunft gibt!

TC: Definitiv! Die Möglichkeiten sind da und werden immer besser, da muss kein Betrieb mehr mit einzelnen Excel-Listen arbeiten, sondern kann sich Zeit und Stress sparen!

IT-Beratung digital hautnah

Zwei Beratungs-Branchen, ein Ziel, ähnliche Methoden: Ein Unternehmen funktioniert am besten, wenn es einfach laufen kann. Gut ausgebildete Mitarbeiter, sinnvolle Geschäftsprozesse und heute wichtiger als jemals zuvor: Die passende digitale Strategie! Wagen Sie den Sprung und organisieren Sie sich effizienter! Mit Ihrer Nachricht gehen Sie den ersten Schritt!

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © Peopleimages; DAPA Images