Handy, Laptop, Internetverbindung, installierte Programme und Cloud-Dienste. Das ist in vielen Kleinstunternehmen die Minimalausstattung der Kommunikationswege und Informationstechnik (=IT). In Handwerksbetrieben gibt es zusätzlich in der Regel Festnetzanschluss, Fax und Mobilgeräte für den Außendienst – und meistens ähnliche Probleme. Eine IT-Strategie hängt nicht von der Größe des Betriebs ab und auch nicht vom Unternehmensbereich, sondern ist unabhängig davon grundsätzlich eine gute Idee!
Inhaltsverzeichnis
IT und IT-Strategie – grundsätzlich
Haben Sie sich Gedanken über Ihre IT und Kommunikationswege gemacht? Wie laufen interne Absprachen ab, wer hat Zugriff auf welche Daten und wie erreichen Kunden Sie bzw. die richtige Stelle?
Das sind Teilaspekte der IT-Strategie, die den heutigen Anforderungen an Transparenz, Datensicherheit und optimierten Geschäftsprozessen entsprechen. Wenn man den Inhalt der IT-Strategie zurückstellt, kann man Technik und Kommunikationsmittel behandeln wie Kundenservice oder Produktion. Es ist nicht schwer, eine IT-Strategie für Ihr Unternehmen zu gestalten, was auch Volker Johanning in seinem Buch „IT-Strategie“ zeigt: „Eine IT kann genauso nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen geführt werden wie jede andere Organisationseinheit“.
In vielen Handwerksbetrieben besteht eine gewisse Abneigung gegen Technik, v.a. wenn sie nicht macht, was sie soll. Dennoch versuchen Inhaber alles selbst zu schaffen, obwohl Sie über Sourcing-Strategien nachdenken sollten: Überlegen Sie, ob bestimmte IT-Aufgaben ausgelagert werden können! Ein Techniker kostet Geld, spart dagegen Ihre Zeit, die in Ihrem Betrieb wertvoller sein sollte. Diese Entscheidung zu treffen, die ungeliebte Computerdinge auslagert, gehört ebenfalls zur IT-Strategie.
Was bedeutet IT-Strategie?
Definition des Begriffes
Die IT-Strategie ist Bestandteil der Wirtschaftsinformatik und sorgt für die Ausrichtung der Ressourcen im Punkt IT. Wir sprechen bei diesem Begriff von einer besonderen Form der Technologiestrategie im digitalen Unternehmen. Größere Firmen setzen für dieses umfangreiche Aufgabengebiet einen CIO (Chief Information Officer) ein.
In KMU ist es meistens die Geschäftsleitung, der EDV-Verantwortliche bzw. der IT-Manager, der mit der Erstellung und Kontrolle einer IT-Strategie betraut wird. „Strategische Ausrichtung“ weist darauf hin, dass man die Ausrichtung der IT auf einen längeren Zeithorizont von 3-5 Jahren festlegt. Strategie bedeutet im Zusammenhang mit IT, festzulegen, welche Medien und Kanäle in dem o.g. Zeitraum genutzt werden sollen. Dieser Bereich ist besonders schnelllebig – neue Medien und Kanäle der Informationsweitergabe und Kommunikation können aufkommen! Flexibilität in der IT-Strategie des 21. Jahrhunderts ist aus diesem Grund unabdingbar, nutzen Sie Enterprise Architecture Management für übergreifendes Planen!
Eigenschaften
Die strategische Planung Ihrer Unternehmens-IT hat verschiedene Facetten. In jedem Fall ist zu klären, wie das IT-Management sowie die Infrastruktur und die Sicherheit in Ihrem Unternehmen aufgebaut sein sollten. Die IT-Sicherheit gliedert sich in weitere Unterpunkte:
- Funktionssicherheit
- Informationssicherheit
- Datensicherheit
- Datenschutz.
Jeder Aspekt im Betrieb, der mit Kommunikation und Datenorganisation zu tun hat, sollte in der Umsetzung der digitalen Strategie berücksichtigt werden. Ziel ist es, Abläufe zu vereinfachen, Suchzeiten zu vermindern und Technologien sinnvoll für Geschäftsprozesse einzusetzen. Social Media Plattformen wie Xing, LinkedIn und Twitter sollten mindestens angesprochen werden, selbst wenn die Entscheidung gegen sie ausfällt.
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Wozu braucht man eine IT-Strategie?
Wie die IT-Strategie aussieht, ist zweitrangig – sich Gedanken gemacht haben, ist das Entscheidende! Im besten Fall bauen Sie strategische Wettbewerbsvorteile auf, indem Sie Ihre IT optimieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Beispiele vor, welche Ihnen Wettbewerbsvorteile verschaffen können.
Innovation
Im Handwerk führen einfache Veränderungen oft zu Innovationen. Der Handwerker, z.B. ein Klempner, kann vor Ort die Situation erfassen und auf seinem Smartphone den Lagerbestand der Firma prüfen. Er kann Ersatzteile für seinen Auftrag zurücklegen oder direkt auf Knopfdruck bestellen. Die Abfolge wird kurzgehalten, der Klempner kann direkt einen nächsten Termin zum Einbau festlegen und es werden keine unnötigen Wege gebraucht. Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Platz ist auf ein Minimum beschränkt und der Kunde bekommt eine schnelle und effiziente Lösung seines Problems. Warte-, Liege- oder Arbeitszeiten werden entscheidend verkürzt.
Kostenreduktion
Lagerkosten haben hohe Einsparungspotenziale, wie wir in Quick Response Manufacturing beleuchten. Ausgehend von einer ABC-Analyse sind es meistens kleine Teile, welche in zu großen Mengen vorhanden sind. Mehr Lager bedeutet höhere Kosten und in Material gebundenes Kapital in Material. Ein Beispiel: Eine Bäckerei sammelt mit einem elektronischen Kassensystem täglich Daten darüber, welche Brötchen wann und in welcher Menge verkauft werden. Nach ein paar Wochen kann die Bäckerei mit Hilfe der Daten angepasste Rohstoffeinkäufe tätigen. Das Lager wird verkleinert und weniger Zutaten werden verschwendet.
Qualitätskontrolle
Messen hilft der Steuerung: Wenn Mitarbeiter der Qualitätssicherung Geräte zur Dokumentation von Fehlern nutzen, können sie diese nachhaltig abstellen. Mit genügend Daten stellen Sie fest, an welcher Stelle in der Produktion vermehrt Probleme auftreten oder welche Rohstoffe häufig fehlerhaft sind. Fliesenleger erarbeiten mit einer Fehlerdokumentation eine Grundlage für ihr Gewerk: Welcher Hersteller hat in welcher Situation die besten Fliesen und wie verhalten sich bestimmte Materialien auf welchem Fundament? Diese Informationen helfen bei der Kalkulation, der Verarbeitung und im Kundenservice, weil sie nachweisbar sind.
Generelle Unternehmensabläufe
Eine bewusst aufgebaute IT-Infrastruktur kann weitere Arbeitsvorgänge optimieren. Mit Hilfe moderner Prozessmanagement-Software stellen Sie Ihre Unternehmensprozesse elektronisch dar. Das Zusammenspiel benutzter Programme, festgelegter Speicherorte und Kommunikationskanäle und einer verschriftlichten Hierarchie sorgen für Ordnung. Bei einem Mitarbeiterwechsel rufen Sie in wenigen Schritten ein Dokument mit allen Aufgaben und Tätigkeitsfeldern sowie der Stellung im Betrieb auf. Das spart Einarbeitungszeit und sorgt für einen guten Eindruck bei neuen Mitarbeitern.
Wie viel IT-Strategie brauchen KMU?
Einfach gefragt: Wie viele Bohrmaschinen brauchen Handwerker? Wie viele PCs und Smartphones brauchen Dachdecker – oder Metzger? Die IT-Strategie ist für die Erfassung des Technikbedarfs da, heute und in den nächsten 3-5 Jahren. Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme mit einzelnen Abläufen:
- Über welche Kanäle kann und soll Kunden-/Lieferanten-/interne Kommunikation laufen? Wie nachvollziehbar ist die gewählte Version?
- Wird überwiegend im Betrieb oder mobil gearbeitet? Ist langfristig eine Mischung sinnvoll?
- Sind Speicherorte und Formate klar kommuniziert? Festgeschriebene Dateipfade senken Such- und Bearbeitungszeiten massiv.
- Nutzen alle ein Programm zur gemeinsamen Kalenderverwaltung und wie funktioniert der Terminabgelich?
- Welche Software ist im Einsatz und ist sie sinnvoll mit den Geschäftsprozessen in Einklang zu bringen?
Das sind einige der Möglichkeiten, wie die IT in einem kleinen Unternehmen angegangen werden kann. Denn der Bedarf ist von Betrieb zu Betrieb verschieden.
IT-Strategie Beispiel Heinzchen Müller GmbH
Die Heinzchen Müller GmbH hat 2 Computer, 2 Festnetztelefone (stehen im Büro), 2 Laptops, 2 Drucker und 5 Mobiltelefone. Alle Geräte haben Zugang zum Internet und die Daten werden lokal auf den Geräten gespeichert. Alle Geräte gehören der Firma und per Vertrag ist den Mitarbeitern die private Nutzung der Geräte untersagt. Zudem hat der Chef Herr Müller einen eigenen Server für die Firma eingerichtet. Eine „Cloud“ besitzt das Unternehmen nicht. Die 5 Mobiltelefone und 2 Laptops stehen dabei den Vertriebsmitarbeitern zur Verfügung. Die 2 Computer, 2 Drucker und 2 Festnetztelefone stehen dagegen in der Geschäftsstelle der Firma. Sie werden vorwiegend von den Mitarbeitern der Verwaltung und Buchhaltung genutzt.
IT-Infrastruktur
Unter der Infrastruktur der IT sollen all jene Dinge verstanden werden, welche die interne und externe Kommunikation und Informationsweitergabe eines Unternehmens ermöglichen. Von fest installierten Geräten bis mobile Lösungen und einer Mischung ist deshalb alles möglich. In der Infrastruktur wird dabei auch festlegt, wie spezifische Kommunikation oder Informationsweitergabe stattfindet. Denn über welche Kanäle werden welche Informationen vermittelt? Die Nutzung spezieller Software sorgt für Übertragbarkeit, z.B. im Krankheitsfall.
Das bedeutet, dass die Infrastruktur die Art der IT-Verarbeitung organisiert.
Fallbeispiel zur IT-Infrastruktur und Sicherheit
Zum Fallbeispiel: Die Heinzchen Müller GmbH hat eine typische Infrastruktur eines Kleinunternehmens: es vermischen sich portable und fest installierte Geräte. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter der Verwaltung und Buchhaltung ihre Arbeit im Büro leisten und nur dort erreichbar sind. Die Mitarbeiter des Vertriebs können jederzeit von ihren Mobiltelefonen telefonieren, E-Mails empfangen und schreiben, sowie von ihren Laptops Tag und Nacht arbeiten. Für den Chef Herrn Müller ist diese Gestaltung gut, da seine Vertriebsmitarbeiter auf diese Art und Weise ortsunabhängig arbeiten können. Angebote für Kunden können kurzfristig erstellt werden.
Aber: Die Heinzchen Müller GmbH hat keine Datensicherung und Herr Müller kann schwer kontrollieren, welche Daten die Mitarbeiter auf ihren Geräten speichern. Ob die Mitarbeiter die Geräte für persönliche Zwecke nutzen, ist nicht nachvollziehbar. Zudem kommunizieren die Vertriebsmitarbeiter untereinander über die Programme WhatsApp und Threema. Mit dem Kunden wird via E-Mail, Telefongespräch oder SMS Kontakt aufgenommen. Da Herr Müller vorher nicht an die Vielfalt der Kommunikationskanäle gedacht hat, kommuniziert momentan jeder Mitarbeiter, wie er will. Es besteht keine eigene Kontrolle über die Absicherung sensibler Daten!
Bei der Infrastruktur gilt es zu beachten, dass diese stark abhängig von den Zielen ist, die Sie in Bezug auf die Funktionssicherheit, Informationssicherheit, Datensicherheit und den Datenschutz haben.
IT-Management
Das Management der verschiedenen Problemstellungen der Strukturierung, Kontrolle und Bereitstellung der Informationstechnik wird als IT-Management bezeichnet. Bearbeiten Sie deshalb Ihr IT-Management wie jeden anderen Bereich im Betrieb und sorgen Sie für sinnvolle Strukturen.
Ihre Mitarbeiter sollten daher schon zu Beginn ihrer Tätigkeit lernen, wie die einzelnen Kommunikations- und Informationswege in Ihrem Unternehmen zu funktionieren haben. Bei Änderungen der IT zu einem späteren Zeitpunkt informieren Sie zuerst die relevanten Mitarbeiter. Die stufenweise Kommunikation von oben nach unten sorgt dabei für einen reibungslosen Wechsel. Zentral ist es in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung, offen zu sein und sich deswegen kurzfristig an die herrschenden Rahmenbedingungen anzupassen. Sind Sie mit Ihren normalen Geschäftsprozessen ausgelastet, sollten Sie von der Möglichkeit eines Outsourcings Gebrauch machen!
Zum Fallbeispiel: In der Heinzchen Müller GmbH gibt es nach wie vor keine zentrale Sicherung der Daten. Aus diesem Grund sollte die Firma mit dem eigenen Server eine Cloud einrichten. Herr Müller wird eine externe IT-Beratung beauftragen, da seine Zeit sinnvoller im Unternehmen verwendet werden sollte. Experten kennen sich mit typischen Problemen besser aus und können einen Auftrag effizienter erfüllen.
Die Aufgaben des IT-Managements sind vielfältiger Natur und sollten neben den Überlegungen zu Sourcing-Strategien auch Sicherheitsaspekte einschließen.
IT-Sicherheit
Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt für Unternehmen, auch wenn viele kleine Unternehmen das Thema nicht ernst nehmen. Die Ergebnisse des Allianz Barometers und einer KPMG-Studie von 2015 sind erschreckend: 37% der Teilnehmer vermuten, dass das größte Unternehmensrisiko der nächsten fünf Jahre aus dem Bereich Cyberkriminalität kommt. Die Verletzung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen kostete pro Fall 609.000€. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es von größter Wichtigkeit Daten, Ressourcen und Prozessschritte zu schützen – nach außen und innen! Schließlich ist Prävention viel wichtiger als die Reaktion auf einen geschehenen Betrug.
Die IT- Sicherheit lässt sich in 4 Teilbereiche einteilen, die unterschiedliche Problemstellungen aufgreifen:
Seit der Entstehung des Internets gibt es Probleme mit der Informationssicherheit. Zuerst arbeiteten Menschen an Angriffen, heutzutage sind Bots schneller und effizienter. Die Schutzmaßnahmen werden ausgefeilter, um sich gegen Angriffe abzugrenzen, die diese automatischen Programme starten.
Die Probleme von Mobilgeräten, Clouddiensten und fahrlässigen Internetnutzern, sehen wir v.a. in der heutigen IT-Struktur, dem sogenannten Internet 3.0:
Das Internet der Dinge
Das Internet der 3. Generation wird als „Internet der Dinge“ bezeichnet. Geräte kommunizieren selbstständig, Spracherkennung läuft fast über überall mit und Anwendungen nutzen Daten anderer Geräte. Es handelt sich um eine große Erleichterung mit massiven Sicherheitsrisiken in der Anwendung. Stete Updates schließen Sicherheitslücken und Sie müssen im Auge behalten, welche sensiblen Daten über welche Server laufen. Die Industrie 4.0 arbeitet mit vollautomatisierten Produktionen und digitalen Prozessen – eine fehlende IT-Sicherheit kann zu großen Problemen und Verlusten führen.
Zum Fallbeispiel: Die Heinzchen Müller GmbH arbeitet nicht vernetzt. Als einem Vertriebsmitarbeiter der Laptop gestohlen wird, sind auch die sensiblen Kunden- und Firmendaten in Gefahr. Die Festplatte kann nicht aus der Ferne gelöscht werden und die Firma hat großes Glück, dass die Polizeit rechzeitig den Dieben auf die Spur kommt.
Als Zwischenfazit sollten wir festhalten, dass die zunehmende Mobilität und Vernetzung hohe Anforderungen an die Sicherheit von IT-Systemen stellen. Die IT-Sicherheit umfasst den Umgang mit Sicherheitsrisiken und Datenschutz.
Was bringt IT-Strategie KMUs?
Ihre Projekte gestalten Sie nach bestimmten Vorgaben und erbringen Leistungen für Ihre Kunden. Eine festgeschriebene IT-Strategie hilft verschiedene Services anbieten zu können und Probleme im Vorfeld zu erkennen. Mit standardisierten Abläufen verringern Sie Leerlauf und Suchzeiten und haben Daten, um Ihren Erfolg zu messen. Sie senken Ihre Kosten und arbeiten mit Ziel – die Analyse von Ist- und Soll-Zustand wird einfacher.
Planung
Mit Hilfe einer guten Prozessmanagement Software erfassen Sie die Produktions- und Durchlaufzeiten von Produkten. Fragen Ihre Kunden nach Lieferzeiten, können Sie auf festgeschriebene Erfahrungswerte bauen. Elektronische Kassensysteme sammeln Daten, die für bestimmte Themen hilfreich sind: verkaufte Produkte und verkaufsstarke Zeiten, Mengen und Ladenhüter. Passen Sie Ihre Lagerhaltung daran an und bewerben Sie zielgenau bestimmte Waren!
Organisation
Wie lange brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt für eine Aufgabe? Gibt es Ausreißer, oder ist der Prozess ausgereift? Eine Zeiterfassung, die die Projektdauer misst, hilft Ihnen bei der Fehlersuche und Optimierung. Wenn Sie sich Gedanken über die Kommunikation mit Ihren Kunden gemacht haben, fallen Fragen nach Zuständigkeit und Kanal weg. Die Bearbeitungszeit sinkt, die Kundenzufriedenheit steigt.
Beschaffung
Manuelle Nachbestellung oder mehrstufige Bestellprozesse für Ersatzteile halten den Betrieb auf und binden Mitarbeiter an Telefon und Bestelllisten. Die Verknüpfung der Unternehmenssoftware mit Lieferanten-Schnittstellen ermöglichen Nachlieferung auf Knopfdruck oder ganz automatisch. Mit der richtigen Datenlage halten Sie Ihre Lagerbestände angemessen, setzen Liquidität frei und entlasten Mitarbeiter.
Braucht jedes Unternehmen einen IT-Strategen?
Manche Unternehmen laufen mit einem alten Rechner mit eingespielter Software, einem Festnetzanschluss und einem Handy. Wenn die Prozesse definiert werden und Kundendaten an der richtigen Stelle landen, ist das ausreichend! Ein E-Commerce-Business braucht dagegen eine ganz andere Ausstattung. Die IT-Strategie bedeutet, dass Sie sich mit Ihrer IT-Anforderungen und deren strategischen Entwicklung auseinandersetzen. Die Organisation von Hardware, Programmen, Datenschutz sollten klar kommuniziert werden. Fehlt das Wissen für diesen Bereich, sollten Sie sich eine externe Beratung suchen und die Angebote prüfen. Keine Strategie ist es, sich einfach keine Gedanken zu machen.
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
Bildquelle: Fotolia, © contrastwerkstatt
Prüfen Sie Ihre IT-Strategie – unser Test
Machen Sie unseren Test, welchen Sie in folgendem Downloadangebot finden, um herauszufinden wie gut Ihre IT-Strategie ist.
IT-Strategie – die Checkliste
Wie viel Zeit im Jahr befassen Sie sich mit Ihrer IT-Strategie in Ihrem Unternehmen? Alles sinnvoll und auf einem aktuellen Stand oder gibt es noch veraltete PCs mit Windows 7?
