Kaizen, KVP und Lean Management – was versteckt sich hinter diesen Begriffen? Wir erklären in unserem rundum verbesserten Artikel das Kaizen-Prinzip und geben Beispiele aus der Praxis. Die japanische Art der Unternehmensführung, die sich hinter Kaizen verbirgt, lohnt sich selbst in kleinsten Betrieben und ist nicht schwer.
Der sperrige Begriff kontinuierlicher Verbesserung bedeutet im Grunde das Gleiche und zeigt die Richtung des japanischen Kaizens: Prozessoptimierung in kleinen Schritten!
Inhaltsverzeichnis
Kaizen und der kontinuierliche Verbesserungsprozess
Qualitätsmanagement ist jedem Unternehmer durch Auflagen und Zertifikate bekannt und bewusst. Oft genug werden Mitarbeiter vor Kontrollbesuchen angehalten, für Ordnung, mehr Sicherheit oder sauber ausgeführte Prozesse zu sorgen.
Ist das nicht ein Verbesserungsprozess wie Kaizen? Verbesserung ist gut, nach Kaizen ist stete Verbesserung im Kleinen die bessere Wahl als Hauruck-Aktionen nach Bedarf. Kaizen ist mehr eine Philosophie als eine reine Methode und in jedem Bereich eines Unternehmens durchführbar. Lean Management à la Toyota arbeitet daran, durch kleine Veränderungen alle Geschäftsprozesse zu verbessern. Dafür werden die Mitarbeiter eingebunden und in Kaizen-Veränderungen geschult, bis sie die Unternehmensphilosophie übernommen haben. Dazu gehört, Verschwendung in Produktion und Verwaltung zu minimieren und eine gleichbleibende Qualität zu sichern. Sinnvolle Prozessoptimierung beginnt schließlich im Kleinen.
Kaizen und stete Veränderung in der Unternehmensberatung
Unternehmen sollten sich um Verbesserung im täglichen Geschäft bemühen. Im Kontakt mit den Kunden, in der Produktion oder im Büro. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) funktioniert dann am besten, wenn er von jedem Unternehmensmitglied gelebt wird. Sperrige Arbeitsanweisungen verzögern Arbeitsabläufe und ein starres Management verhindert kundenorientierte Veränderung. Das System 5S ist eine leicht erlernbare Lean Methode, um Verschwendung eindzudämmen.
In unserer Unternehmensberatung arbeiten wir an kontinuierlicher Verbesserung und wollen Ihnen einen Einblick in unsere Maßnahmen geben:
Die Onlineredaktion, die für erstklassige Informationsartikel auf diesem Blog sorgt, arbeitet mit Checklisten und Standards. Damit ist der Ablauf klar vorgegeben und jeder Bereich von der Themensuche bis zur Veröffentlichung erfolgt nach der gleichen Methode.
Für unseren KVP ändern wir unsere Beitrags-Vorlagen bei jeder Idee zur Verbesserung – Anleitungen für Infografiken, Briefing-Vorlagen etc. Unser Ziel sind hochwertige Artikel, die unserem eigenen Qualitätsmanagement entsprechen und ohne Suchzeiten auskommen – wie war der Befehl für die Inhaltsangabe? Getreu Kaizen wird der Befehl in der Checkliste festgehalten und für jeden neuen Artikel übernommen. Zukünftiges Suchen entfällt. Damit schaffen wir einen guten Wert bei der regelmäßigen First Pass Yield-Berechnung, nahe an 100 Prozent.
Unsere Prozesse werden durch Kaizen auf Nachhaltigkeit optimiert. Das bedeutet, dass wir sinnvolle Elemente aus der Beratung weiter verbessern und als Material für später oder Blogbeiträge sichern.
Lean Management und Kaizen im Unternehmen
Das Ziel eines japanischen Unternehmens nach Kaizen ist die Verbesserung aller Abläufe. Mitarbeiter arbeiten täglich am Wertstrom an der Optimierung und stehen durch Teamleiter im steten Kontakt mit der Führungsebene des Betriebs und allen anderen Bereichen. Kaizen ist nicht eine Arbeitsanweisung, sondern eine Art der Unternehmensführung, die alle betrifft.
Kaizen und Verschwendung
Suchen Sie häufig nach Unterlagen? Produzieren Ihre Maschinen viel Ausschuss oder wandert eine Aufgabe durch so viele Hände, dass unnötig viel Arbeitszeit investiert wurde?
Kaizen arbeitet gegen diese Zeichen der Verschwendung. Werden Daten, Dokumente oder Materialien gesucht, helfen nach Kaizen eine klare Struktur und Beschriftungen. Der Inhalt eines Werkzeugschranks kann im Idealfall fotografiert und an die Tür geklebt werden. Das ermöglicht es, die Ordnung und den Inhalt auf einen Blick zu erfassen und nach der Arbeit zurückzulassen.
Suchzeiten für die nächste Benutzung gehen auf ein Minimum. Maschinen, die viele unterschiedliche Werkstücke in kleiner Zahl fertigen, brauchen häufig lange Rüstzeiten. Kaizen-Denken optimiert die Produktionszyklen, um Stillstand zu minimieren. Kaizen ist eine Philosophie – keine Einmalmaßnahme. Blinder Aktionismus unter diesem Begriff ist häufig nur ein Versuch des Managements, kurzfristige Verbesserungen herbeizuführen. Lebt das Unternehmen Kaizen, wird langfristig an der Qualität gearbeitet.
Getreu dem Motto: Jeden Tag ein bisschen Zeit für den KVP statt großer Aktion ohne Effekt. Kaizen-Events können gute Erfolge bringen, bedürfen dafür trotzdem langfristiger Kontrolle und Überwachung. Alles dazwischen verpufft in der Regel und fällt damit unter Verschwendung.
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Mitarbeiter im Unternehmen richtig anleiten
Das Toyota Management hat es vorgemacht: Alle Mitarbeiter vom Produktionshelfer bis zur Führungsspitze sind involviert. Im Team werden Probleme und Verbesserungen thematisiert (z.B. mit einem Ishikawa Diagramm) und im Lean Unternehmen umgesetzt. Jeder arbeitet für das beste Ergebnis, um den Kunden zufriedenzustellen. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es im Unternehmen eine positive Unternehmenskultur und ein gutes Arbeitsklima. Es bringt nichts, von oben Änderungen durchzusetzen, wenn der einzelne Mitarbeiter nicht angeleitet wird und den Grund kennt. Die Führungsebenen werden geschult und setzen Kaizen täglich um, dann werden die Mitarbeiter eingebunden. Ein Leitbild mit Mission und Vision veranschaulichen das Ziel und geben dem Team Orientierung. Kaizen erfasst das ganze Unternehmen, das kann nicht oft genug erwähnt werden! Gemba Walks sind – gut vorbereitet – eine ideale Möglichkeit, vor Ort Erfahrungen zu sammeln.
Fünf Säulen von Kaizen
Wem Kaizen bisher noch zu abstrakt war, findet in den Grundpfeilern Beispiele aus unserer Unternehmensberatung:
1. Prozesse im Fokus
Wie können Sie Ihre Abläufe verbessern? Viele Handwerksbetriebe sind auf Ihre Produkte und Dienstleistungen eingespielt und denken wenig darüber nach. Das ist einerseits gut, andererseits wird Verbesserung schwierig. Nehmen Sie Ihre übliche Tätigkeit und dokumentieren Sie sie als Prozess.
Wir bekommen eine Kundenanfrage per Kontaktformular, Email oder Telefon und starten damit unseren Prozess. Nach einem kostenlosen Erstgespräch haben wir uns einen Überblick verschafft und mit dem Klienten wird gemeinsam ein Beratungsvertrag geschlossen. Dieser wird in Teilprozessen ausgeführt und abgeschlossen, wenn das Unternehmen seine gesetzten Ziele erreicht hat. Der Prozess ist damit abgeschlossen.
Die Dokumentation sieht klar vor, welche Informationen gebraucht werden, welche Kosten entstehen und was erwartet wird. Jeder Kunde hat unterschiedliche Sorgen, die Dokumentation hilft bei einer gleichwertigen Beratungsarbeit. Ein Schlüsseldienst arbeitet ähnlich: Der Kunde hat ein Problem, das variieren kann. Der Vertrag über eine Türöffnung entsteht und je nach erforderlichen Maßnahmen wird dieser in Rechnung gestellt. Das Prozessdenken erleichtert die Betrachtung der eigenen Tätigkeit, macht sie messbar und hilft gezielt Verbesserungen vorzunehmen.
2. Kundenorientierung
Der Kunde ist König? Natürlich, Kaizen arbeitet aber nachhaltiger: Was will der Kunde und wie erreicht ein Unternehmen dieses Ziel? In Betrieben, die häufig Dinge suchen oder mehrere Fahrten aufgrund vergessener Gegenstände absolvieren, zahlt der Kunde diese Extras. Einen Mehrwert hat er davon nicht und wüsste er es, würde er die Rechnung wohl reklamieren. Die Kundenstimme, oder Voice of the Customer, ist der eigentliche Taktgeber mit seinen Anforderungen. Diese können Sie mit dem Critical to Quality Tree ableiten.
Unser KVP stützt sich auf die Analyse unserer Angebote. Was bringt einem Leser der Inhalt eines Newsletters? Die Zeit, die ein Mitglied unseres Unternehmerbereichs zum Öffnen und Lesen aufbringt, soll ihm nutzen: Neues Wissen, andere Sichtweisen oder tieferes Verständnis. Für verbesserte Angebote werten wir die Ergebnisse aus und lassen sie in unsere zukünftigen Newsletter einfließen.
3. Qualität im Brennpunkt
Schnell, schnell und einfach fertig rausschicken, ist ein Garant für Retouren und Reklamationen. Kaizen sorgt mit einem qualitätsbewussten Management für weniger Nacharbeit, Ausschuss und Beschwerden. Ziel ist das bestmögliche Ergebnis, alles andere wird diesem untergeordnet.
Keinem unserer Klienten bringen schnell zusammengebastelte Vorlagen etwas, die ohne Erklärung übergeben werden. Angepasste Informationen zum aktuellen Beratungsstand mit klar gesteckten Zielen helfen qualitativ nachhaltig und haben einen langfristigen Effekt.
4. Kritikfähigkeit
Alles funktioniert, keiner hat was zu meckern – diesen Spruch kennen wir und er ist trügerisch. Wenn keiner etwas sagt, kann sich auch nichts verbessern. Das perfekte Management gibt es nicht und ohne kontinuierlichen Anspruch auf Verbesserung wird jeder Betrieb irgendwann abgehängt. Eine veraltete Homepage kann für massive Probleme mit Datenschutz sorgen, wenn der Chef nichts hören will. Im Rahmen von Meetings können dagegen Vorschläge und Kritik eingebracht, notiert und auf Plausibilität geprüft werden.
In unserem Büro besprechen wir regelmäßig, was gut läuft und auch, was besser laufen könnte. In der Diskussion werden alle Seiten beleuchtet und gemeinsam an einer Lösung gearbeitet. Mehrere Sichtweisen helfen bei der Klientenberatung, wie auch bei der Büroeinrichtung oder der Überarbeitung eines geschriebenen Artikels.
5. Standardisierung
Hier wird die 1. Säule konsequent zu Ende gedacht. Im Endeffekt soll jeder Ablauf im Unternehmen immer auf einem annährend gleichen Niveau ablaufen. Die Dokumentation ermöglicht eine Festschreibung der Prozesse, die Stück für Stück optimiert werden.
Unsere Praktikanten können sich mithilfe der Checklisten und einem Ansprechpartner früh selbst an die Redaktion wagen. Die Ablage wichtiger Kundendokumente erfolgt nach einem klar kommunizierten Schema, Dateinamen helfen bei der schnellen Übersicht. Die Ablage organisieren und überprüfen gehört zu wichtigen Arbeiten am Unternehmen! Standardisierung sorgt für eine Qualitätssicherung ohne personelle Abhängigkeiten – oder was machen Sie, wenn ihre treue Bürokraft mit Rückenproblemen ausfällt?
Wie fängt man mit Kaizen an?
Der ursprüngliche Artikel war eine Art Tagebuch über gelebtes Kaizen in unserem Unternehmen. Durch verschiedene Änderungen waren die Einträge hinfällig und eine Überarbeitung notwendig. In der Diskussion waren wir uns schnell einig: Wir bauen den Artikel neu auf, statt zu verschlimmbessern. Was will unser Leser? Grundlegende Informationen, Authentizität, Qualität und keine Textwüste!
Vor der Veröffentlichung wird er gegengelesen und konstruktiv kritisiert, wenn etwas nicht passt oder besser sein könnte. Der gesamte Redaktionsprozess ist dokumentiert und hilft bei jedem neuen Artikel, unsere Richtlinien umzusetzen. Dokumentation hilft auch bei heißen Tagen, kühlen Kopf zu bewahren!
Fangen Sie mit gelebter Verbesserung an und ziehen Sie Schritt für Schritt Ihren Betrieb mit! Sehen Sie Kaizen nicht als Einzelaktion, sondern als das, was es ist: ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess!
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
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