Kapazitätsplanung – warum lohnt sich der Aufwand? 📊

Kapazitätsplanung, kurz Kapa-Planung, ist die Grundlage für Ihre Auftragsorganisation: Sie erfassen die vorhandene Arbeitskraft, Maschinenauslastung und die Möglichkeiten der Lieferkette. Anschließend schnüren Sie mit diesen Informationen und der IT-Ausstattung einen Kapazitätsplan. Wir erklären, wie das funktioniert, damit Sie sich letztendlich Zeit und Ärger sparen!

Kapazitätsplanung im Betrieb

Vor Ort in Betrieben sehen wir die ganze Bandbreite, aufgrund derer Kapazitäten geplant werden. Die Kapazitätsplanung Mitarbeiter findet sich gerade in Schichtplänen und der Personalplanung, während die Kapazitätsplanung Produktion in fertigenden Betrieben mit effizienter Maschinenauslastung eine tragende Rolle spielt. Einige Unternehmen nutzen die ERP-Software für einen datenbasierten Kapazitätsplan, während andere auf Exceltabellen zurückgreifen. Wiederum andere arbeiten nach Terminkalender und Bauchgefühl. Wir stellen die Frage: Was sagt eine Kapazitätsplanung eigentlich aus?

Der Kapazitätsplan ist das wichtigste Mittel, um alle zur Verfügung stehenden Ressourcen im Unternehmen darzustellen und die maximale Grenze der eigenen Mittel zu ermitteln. Aufgrund dieser Übersicht können saisonale Schwankungen abgefangen und Fehlbelastung von Mitarbeitern, Maschinen und Lager/Versandlogistik verhindert werden.

Die verschiedenen Bereiche der Kapazitätsplanung stellen wir im Folgenden vor, um anschließend das beste Vorgehen zu zeigen, wie Sie Ihren Kapazitätsplan aufbauen.

Kapazitätsplan Mitarbeiter

Wie viele Stunden Arbeitskraft haben Ihre Mitarbeiter zusammengerechnet zur Verfügung? Wie lange dauert ein durchschnittlicher Geschäftsprozess? Messung und Steuerung sind wichtige Grundelemente, um eine Kapa-Planung sinnvoll aufzubauen. Wenn Sie nicht wissen, wie lange Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben brauchen, können Sie keine Kapazitäten planen. Lean Standard Work und Lean Games helfen Ihnen dabei, die beste Vorgehensweise zu finden und Ihre Effizienz zu steigern. Welche Schritte gehen Sie, um den Kapazitätsplan Mitarbeiter zu erstellen? Worauf kommt es an, wenn Sie Ihr Team nicht überlasten wollen? Unter diesem Beitrag finden Sie eine Excel-Vorlage, um Ihre Kapazitätsplanung zu erleichtern

1. Erfassen Sie alle Mitarbeiter mit Stundenzahl und Urlaubstagen, aufgrund von Erfahrungswerten können Sie weitere Fehltage angeben.
2. Je nach Bundesland geben Sie die Feiertage an Werktagen im betrachteten Jahr an.
3. Vergessen Sie nicht anzugeben, wenn Sie Betriebsferien halten.

Kapazitätsplanung Produktion

Ihre Mitarbeiter können nicht mehr arbeiten, als möglich. Ihre Maschinen sind rundum die Uhr verfügbar, während sie gleichzeitig oder nacheinander arbeiten. Gleiches gilt für Ihren Fuhrpark: Sind mehrere Betriebswagen beim gleichen Projekt voll ausgelastet, oder gibt es Leerfahrten durch falsche Planung? Wichtig ist die Erfassung notwendiger Rüstzeiten und Wartungsarbeiten, um Stillstand möglichst kurz zu halten. Wir gehen die Schritte kurz durch:

1. Listen Sie Ihre Maschinen, Geräte und Fahrzeuge auf.
2. Notieren Sie notwendige Reihenfolgen und parallele Nutzungen, um Einheiten zu bilden.
3. Erfassen Sie die Zeiten, die durchschnittlich benötigt werden, um Arbeiten mit Rüstzeiten abzuschließen.
4. Wartungsintervalle sind notwendig, um langfristig einen gleichmäßigen Fertigungsfluss zu garantieren.

Kapazitätsplanung Projektplanung

Wie erfassen Sie Ihre Aufträge, um die bestmögliche Kundenarbeit zu sichern? Legen Sie Projekte in der Software an, heften Sie Angebote und Aufträge in der Dokumentenverwaltung ab? Wenn wir direkt fragen, wie prüfen Sie Ihre Auslastung und Ihre Kapazitäten? Berufen Sie sich auf Erfahrung und Bauchgefühl – wenn ja, prüfen Sie die Fakten regelmäßig? Nachdem Sie sehen, ob Maschinen stillstehen und Mitarbeiter Minusstunden sammeln, lohnt sich die Faktenprüfung. Gerade durch den digitalen Wandel hängt die Anpassungsfähigkeit von der passenden Zielsetzung ab, um rechtzeitig die Weichen zu stellen.

1. Messen und Steuern typischer Arbeitsabläufe für einen Grundwert, beispielsweise Angebotserstellung, Standardaufträge, Serviceleistungen.
2. Nachkalkulation verschiedener (komplexer) Auftragsgrößen zur Überprüfung, welche Arbeiten in welcher Abfolge erfolgen und welche Dauer sie haben.
3. Vereinheitlichung der Strukturen, um die Ablage organisieren zu können: Sind alle Informationen zur Kapazitätsplanung jederzeit aussagekräftig und verfügbar?

Was bringt ein Kapazitätsplan?

Kennen Sie Phasen, in denen die Auftragslast zunimmt? Wenn sich solche Zeiten häufen, ist es höchste Zeit für eine Kapazitätsplanung. Eine gute Auftragslage ist wunderbar, allerdings brauchen Sie die Ressourcen dafür. Falls Ihre Mitarbeiter bereits am Anschlag arbeiten, hilft eine Kapazitätsplanung Ihnen, Aufträge zu schieben, zu verteilen oder abzulehnen. Burnout und Überlastung sind Gift für Arbeit und Psyche. Selbstoptimierung schafft ebenfalls keine Extrazeit, sondern hilft bei der Methodenverfeinerung mit hohem Arbeitsaufwand. Ebenso fällt es leichter, die Maschinen- und Werkstattauslastung zu überprüfen, um kleinere Aufträge zwischenzuschieben – ohne alle aufzuhalten. Mit dem Kapazitätsplan Produktion arbeiten Sie deshalb auch an Ihrer Deckungsbeitragsrechnung.

Ob Sie in Ihrem Betrieb eine Kapazitätsplanung haben, aktualisieren oder ablehnen, ist grundlegend Ihre eigene Sache. Wenn Sie an größeren Ausschreibungen teilnehmen, hilft die Kapa-Planung jedoch, um die eigenen Möglichkeiten zu belegen. Hier lohnt sich der Blick ins Kleingedruckte, um Vertragsstrafen abzuwenden, falls Sie in Rückstand geraten. Das kann schneller passieren, als gedacht, wenn die Erkältungszeit losgeht oder ein Hauptlieferant Probleme hat.

Wir raten unseren Kunden grundsätzlich zu einem Kapazitätsplan, damit es in auftragsstärkeren Zeiten keine bösen Überraschungen gibt. Einmal erstellt, benötigen Sie dann lediglich Anpassungen bei Änderungen des Personals oder der notwendigen Ausstattung. Auch für die UAS-Gründerwerkstatt ist das ein wichtiges Thema:

Herr Neuer will sein Hobby der Töpferei zum Beruf machen und seinen Nebenerwerb mit eigenem Atelier als Haupterwerb aufbauen.

Auf die Frage, wie viele Werkstücke auf Auftrag und Verkaufseinheiten generell er anfertigen kann, antwortet er „drei bis vier pro Woche“. Dazu kommen Trocknung, Brand und Endverarbeitung. In die Kapazitätsplanung fließen daher Arbeitskraft für die Produktion, Lagerplatz und Ofennutzung ein. Herr Neuer ist geschockt, dass er mindestens zwanzig VE pro Woche schaffen muss, um nur ansatzweise kostendeckend zu arbeiten. Nicht inbegriffen sind die Zeiten für Marketing, Verkaufsgespräche und ähnliches.

Wie erstelle ich einen Kapazitätsplan?

Haben Sie Ihr Enterprise Architecture Management im Blick? Wir nutzen häufig nicht die vollen Funktionen unserer Technik, auch wenn digitale Prozesse damit besser laufen. Wenn Ihre Unternehmenssoftware eine Kapazitätsplanung Produktion unterstützt, reicht es in der Regel, alle Angaben zu vervollständigen und die erfassten Daten zur Auswertung auszuwählen.

Messung und Steuerung über die Software und die anschließende Datenaufbereitung sind entscheidend, um Ihre Kapazitäten zu prüfen und in einen Zusammenhang zu bringen. Ohne Datengrundlage ergibt ein Kapazitätsplan ungenaue Aussagen und ist damit effektiv nutzlos.

Suchen Sie eine einfache Möglichkeit, Ihre Kapazitäten zu erfassen, laden Sie sich am Ende des Beitrags unsere Vorlage herunter. Mit wenigen Anpassungen bekommen Sie eine grundlegende Kapazitätsplanung.

Strategische Kapazitätsplanung

Sie möchten Leerläufe vermindern und das maximale Ergebnis aus Ihrem Betrieb holen? Um diese Informationen zu bekommen, nutzen Sie bestenfalls agile Methoden und Projektmanagement. Damit erfassen Sie zeitgleiches Arbeiten auf mehreren Ebenen, können mit Netzplantechnik Ihre Mitarbeiter koordinieren und verhindern einen möglichen Investitionsstau. Ab einer bestimmten Größenordnung ist diese Datengrundlage absolut notwendig. Eine Software wie Trello ist in der Grundkonfiguration kostenlos und hilfreich durch die Board-Struktur, allerdings sind Automatisierungen und Analysen eingeschränkt.

Arbeiten Sie mit Lean Production und Lean Office finden Sie schneller den perfekten Arbeitsfluss mit Pull-Prinzip. Diese Lean Management Methoden ermöglichen es Ihnen, die ideale Arbeitsweise zu finden, markgerecht zu arbeiten und durch Kanban Lieferprobleme zu beseitigen.

Wenn Ihnen dieser Schritt zu groß ist, eignet sich möglicherweise die operative Kapazitätsplanung:

Operative Kapazitätsplanung

Strategisch vs. operativ ist eine wichtige Unterscheidung, vom Prozessmanagement hin zur Zielentfaltung. Der kürzere Zeitraum des operativen Kapazitätsplan umfasst verschiedene Bereiche:

• Saisonale Schwankungen und Bedarfsplanung der Mitarbeiter im operativen Geschäft oder für Hintergrundarbeiten
• Kapazitäten zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder den Einstieg in die Handwerksausbildung
• Nacharbeiten an einem abgeschlossenen Projekt und die außerplanmäßige Teamumbesetzung bei Kulanz
• Krankheit oder Wiedereingliederung mit angepassten Arbeitszeiten
• Übernahme von Projekten von Mitbewerbern oder Ausweitungen des Auftrags mit deutlichem Mehraufwand.
• Nachfragen von Kunden zum Status ihres Auftrags sorgen für Unterbrechungen und Suchzeiten. Deswegen lohnt sich die die Überlegung, eine digitale Werkstatt zu werden.

Viele verschiedene Möglichkeiten beeinflussen die normalerweise gut laufende Personalplanung und bringen dadurch alle an den Rand des Machbaren. Sorgen Sie vor, um auf einer soliden Datengrundlage eine Entscheidung zu finden!

Kapazitätsplanung für alle!

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Bei unseren Kunden, bei uns selbst und in Ihrem Betrieb, damit jeder optimal ausgelastet arbeitet. Wenn die Kapazitätsplanung Mitarbeiter zeigt, dass sich auf einigen Schultern zu viel auftürmt, lohnt sich rechtzeitiges Gegensteuern. Ist die Kapazitätsplanung Produktion geprägt von Stillständen, Rüstzeiten und wenig parallelen Fertigungen, gibt es Möglichkeiten, hier optimierend einzugreifen. Es liegt an Ihnen, das Thema Kapazitätsplan anzugehen, um das optimale Vorgehen zu finden! Wir unterstützen Sie mit unserem Werkzeugkoffer dabei! Sichern Sie sich die Vorlage oder schreiben Sie uns für ihren individuellen Kapazitätsplan!

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

Sichern Sie sich direkt Ihre Excelvorlage zum Kapazitätsplan!

Erfassen Sie Ihre Mitarbeiter und die Auslastung im Betrieb, damit Sie schnell und einfach Entscheidungen über neue Aufträge oder Einstellungen treffen können!

Bildquelle: Canva.com © JackF.