Kennzahlensysteme für Finanz, Vertrieb und Service – Tipps zur Spitzenkennzahl im Unternehmen und zum Management erschlagen schnell Controlling-Neulinge. Wir geben Ihnen drei Kennzahlen an die Hand, die Ihnen wirklich eine Hilfe sind, um sinnvolle betriebswirtschaftliche Informationen abzuleiten! Unser Bonus: Eine Downloadvorlage mit Excel-Formeln, mit denen Sie schnell und einfach ein Kennzahlensystem erstellen und auswerten!
Inhaltsverzeichnis
Kennzahlensysteme: Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit und Volumen
Warum sind aus allen Kennzahlensystemen schließlich diese drei besonders wichtig? Mit dem Volumen erfassen Sie dabei Ihre Aufträge: von reinen Anfragen zu abgerechneten Kundenaufträgen. Die Analyse der Bearbeitungs- und Durchlaufzeit sagt deshalb viel über die Effizienz eines Geschäftsprozesses eines Unternehmens aus. Die Beziehung der beiden Zeiten zeigt in vielen Unternehmen deutlich, wenn Abläufe schlecht/nicht gesteuert sind oder zu wenig Kommunikation miteinander herrscht. Natürlich ist ein finanzielles Kennzahlensystem zur Eigenkapitalrentabilität oder Umsatzsteigerung plakativer – und dabei leichter messbar!
Legen Sie Wert auf Controlling und Lean Methoden müssen Sie auch messen, das ist meistens lästig und kostet erstmal zusätzliche Zeit. Damit Sie schnelle Erfolge durch sinnvoll eingesetzte Kennzahlensysteme sehen, zeigen wir Ihnen daher an Beispielen die sonst unsichtbare Einsparung durch Optimierung. Abschließend hilft unsere Download-Vorlage Ihnen, Ihre gemessenen Zeiten schnell auszuwerten und schwarz auf weiß mögliches Potenzial zu sehen! Die Trias aus Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit und Volumen kann Ihnen viel über Ihre Wirtschaftlichkeit im Unternehmen sagen… Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Grundlagen von Kennzahlen oder erfahren Sie die wichtigsten Punkte direkt in unserem Video zu diesen drei spannenden Kennzahlensystemen!
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Kennzahlensysteme ohne Daten – wie eine Maschine ohne Antrieb!
Sie ahnen es – es muss doch wieder gemessen werden! Viele Unternehmer sind überrascht, wenn sie durch die Etablierung neuer Kennzahlensysteme immens hohe Durchlaufzeiten feststellen. Wir nehmen einen Werkstattbetrieb als Beispiel: Der Kunde bringt sein kaputtes Gerät und will es reparieren lassen. Die Servicekraft nimmt es entgegen, füllt dann handschriftlich den Auftrag aus und der Kunde unterschreibt. Bis der Auftrag ins System eingegeben ist, in der Werkstatt im Eingangslager landet, geprüft und bearbeitet wird, vergeht dabei schnell eine Woche. Ersatzteile und Reparatur dauern ebenfalls ein paar Tage und zuletzt liegt das reparierte Stück und wartet auf die Kundeninformation und die Rechnungsstellung. Eine Reparatur, die mit Teilebeschaffung eigentlich 5 Tage dauert, kommt deshalb auf 3-4 Wochen. Glauben Sie nicht? Dann berechnen Sie Ihre Durchlaufzeit aller Kundenaufträge des letzten Monats. Beschaffungsmanagement ist essenziell für Ihren Erfolg!
Grundlage: Werten Sie Ihre Kunden- und Auftragsliste aus
Vergleichen Sie die Zeitstempel Ihrer Standardaufträge für die Einschätzung. Denn wie viele Kalendertage dauert ein Kundenauftrag in der Regel? Beachten Sie den gesamten Prozess end-to-end: Der Auftrag beginnt mit dem Kundenwunsch, eine Dienstleistung oder ein Produkt zu erhalten. Im Prozess werden dann die Auftragsannahme, die interne Weiterverteilung, alle notwendigen Schritte zur Erfüllung des Kundenwunschs und die abschließende Rechnungsstellung erfasst. Ist das Eingangsdatum z.B. der Monatserste und die Rechnungsstellung in der Monatsmitte, hat ein Auftrag eine Durchlaufzeit von 14 Tagen. Bei Monatsende 30 bzw. 31 Tage. Erfassen Sie Ihre Durchlaufzeiten und teilen Sie sie durch die Menge der Aufträge im gewählten Zeitraum. Jetzt haben Sie die Durchschnittszeit mit Ausreißern nach oben und unten, die Sie wiederum nach Gründen auswerten können. Solche Kennzahlensysteme erleichtern Ihre Arbeit am Unternehmen!
Shopfloor Management ist eine Arbeitsweise für Führungskräfte und Abteilungsleitung da, wo Wertschöpfung entsteht. Zielentfaltung und Kaizen gehen alle im Team an und der Shopfloor Manager bindet alle Teammitglieder ein.
Durchschnittliche Durchlaufzeit mit Littles Gesetz berechnen
Jetzt wissen wir, wie lange ein Auftrag braucht, um vollständig bearbeitet zu werden. Viele Unternehmen haben Phasen von hohen Auftragsaufkommen und die Aufträge stapeln sich. Die nächste Rechnung beschäftigt sich daher mit der durchschnittlichen Durchlaufzeit, zusammengesetzt aus angenommenen Aufträgen und Bearbeitungskapazität.
Je nach Unternehmen werden die Auftragsscheine oder das Eingangs- und Ausgangslager gezählt oder die Übersicht aus dem ERP-System ausgewertet. Effizient arbeitende Unternehmen greifen vermehrt auf Quick Response mit angepasster Lagerhaltung zurück.
Sie brauchen für die Durchlaufzeit den Durchschnitt der Aufträge (Stück) in einer Zeiteinheit, z.B. in einem Tag. Nehmen Sie einen stabilen Zeitraum für die Ermittlung und berechnen Sie die Stückzahl durch den Durchsatz, d.h. Fertigstellungen im Zeitraum.
30 Arbeiten warten jeden Tag in der Werkstatt auf Bearbeitung und Lieferung, durchschnittlich 5 Stücke verlassen täglich die Werkstatt. Die Durchlaufzeit entspricht 6 Tagen.
Ein Gedanke der Lean Production ist die Reduktion der Bestände in allen Bereichen des Unternehmens. Türmen sich die Aufgaben, ist das Verschwendung und unverständlich für Kunden. Mit Littles Gesetz können Sie daher überprüfen, wie lange die Durchlaufzeit in der Regel ist und dementsprechend planen. Positiver Nebeneffekt: Mit der Erfassung Ihrer Zeiten unterstützen Sie Ihre Kapazitätsplanung!
Bearbeitungszeit – wie lange brauchen Sie wirklich?
Laufwege, Suchzeiten, Herstellerinformationen suchen und Reparaturen durchführen – das dauert seine Zeit. Wie viel der aufgewandten Zeit ist reserviert für die tatsächliche Bearbeitungszeit? Sie brauchen kein Zeiterfassungssystem mit Urlaubsplanung und Einzelabrechnung, zur Not reicht eine Stoppuhr. Wichtig ist, dass gewissenhaft die tatsächliche Zeit erfasst wird. Ein Kunde will weder Suchzeiten einer unordentlichen Werkstatt bezahlen noch lange Laufwege, weil für jedes Teil erst ein Formular eingereicht werden muss.
Sie können hier unterscheiden zwischen wertschöpfenden Leerzeiten, z.B. zur Teilebeschaffung, und reiner Verschwendung, z.B. durch Suchzeiten bei der Ablage. Wichtig ist es, dass Sie exakt erfassen, welche Zeiten in der Auftragsbearbeitung tatsächlich auf den Auftrag verwendet werden. Das ist die Bearbeitungszeit, die Ihr Kunde gewillt ist zu entlohnen. Zeitliche Kennzahlensysteme sind wichtig für die Berechnung von Effizienz und Rentabilität: Sie zeigen Missstände auf, die aus anderen Bereichen kommen.
Volumen – in welchem Rahmen bewegen wir uns?
So banal die Frage wirkt, so häufig fehlen die klaren Antworten: Wie viele Anfragen werden gestellt und wie viele Aufträge generieren sich daraus? Im Online-Marketing wäre die Frage: Wie viele Seitenbesucher habe ich und wie viele echte Menschen sind darunter? Volumen ist eine wichtige Kennzahl, um Kennzahlensysteme in eine Beziehung zu setzen. Für einen Uhrenmacher ist ein Auftragsvolumen mit einer Uhrenreparatur pro Woche vielleicht durchaus akzeptabel. Für einen Friseurmeister bedeutet ein Haarschnitt pro Woche eher die wahrscheinliche Insolvenz. Das Volumen gibt ebenfalls Aufschluss über die Kapazitäten im Unternehmen und ermöglicht die Bestimmung der Verhältnismäßigkeit.
Wie bearbeite ich effizient Kennzahlensysteme?
Controlling erfordert eine Datengrundlage, die Sie als Unternehmer schaffen müssen. Das typische Bauchgefühl durch Erfahrungswerte kann funktionieren, ist allerdings ungenauer, als viele denken. Gleiches gilt bei der Einarbeitung von Mitarbeitern: „Das kommt mit der Zeit und der Übung!“ vernachlässigt viel Potential und sorgt für unnötige Verzögerungen. In beiden Fällen sind klar definierte Prozesse die Grundlage für effizientes Arbeiten. Je klarer Sie Ihre betrieblichen Abläufe visualisieren und dokumentieren, desto leichter fällt es neuen Mitarbeitern und Ihnen bei der Auswertung. In Training within Industry erklären Sie im dritten Schritt die Gründe für das Vorgehen – dadurch verankern Sie das Wissen.
Welchen Weg geht ein Kundenauftrag bis zur Rechnungsstellung, durch wie viele Hände muss er dabei? Zeichnen Sie die Prozesskette auf, fügen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter mit ein und prüfen Sie das Modell mit der Praxis ab. Jetzt können Sie überprüfen, an welchen Stellen die Erhebung der Kennzahlensysteme am meisten Sinn macht und Potenzial zur Kostensenkung suchen.
Für die Erfassung der Kennzahlensysteme braucht es Sorgfalt und eine gute Unternehmenskultur. Mitarbeiter sollen nicht überwacht werden, sondern selbst an einer Verbesserung der Unternehmensabläufe teilhaben.
Fazit: Was bringt mir die Arbeit mit Kennzahlen?
Sie arbeiten mit der Erfassung von Kennzahlen besser – das ist der Scheinwerfereffekt. Finanziell lohnt sich die Reduktion von Durchlaufzeiten durch eine Kostenersparnis – hervorgerufen durch niedrigere Lagerhaltung, schnellere Bearbeitung, höhere Kundenzufriedenheit etc. Berechnen können Sie die prozentuale Kostensenkung, dank Rajan Suri und Christoph Roser, durch weniger Durchlaufzeit.
Kennzahlensysteme und Prozessmanagement verlangen eine intensive Auseinandersetzung mit Ihrem Unternehmen, statt einfach der beste Mitarbeiter im Betrieb zu sein. Setzen Sie realistische Ziele und Ihren Mitarbeitern Anreize, was bei Zielerreichung auf sie wartet. Halten Sie Verbesserungsvorschläge fest und arbeiten Sie mit Ihrem Team an einer optimalen Arbeitsausrichtung. Damit gelingt langfristig, Prozesse steuern und optimieren zu können!
Kann das so einfach sein? Jein. Disziplin und Genauigkeit braucht es für den Unternehmenserfolg, Durchhaltewille und Mut zur Erfassung der Datenlage, sonst ist die Mühe umsonst. In unserer Downloadvorlage bieten wir Ihnen alle Formeln, um Ihre Ergebnisse auszuwerten!
Mit bestem Gruß aus Bayreuth
Axel Schröder
Jetzt Kennzahlensysteme berechnen: mit Download-Vorlage!
Sie möchten Kennzahlen, wie Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten selbst berechnen? Mit dieser Excel-Vorlagen klappts!
Kennzahlensysteme – die Excel-Vorlage
Jeder redet von Kennzahlen, aber wie berechnen Sie manche Werte? Mit der Kennzahlensystem Excel-Vorlage haben Sie eine Unterstützung bei der Durchlaufzeit samt Einsparungspotenzial!
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