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Lean Management

Was ist Lean Management?

Der Begriff Lean Management bedeutet im Deutschen schlanke Unternehmensführung. Das Grundlegende Prinzip dabei ist, Wert ohne Verschwendung zu schaffen. Neben der Eliminierung von Verschwendung (Japanisch: muda) sind die Kundenorientierung und die kontinuierliche Verbesserung weitere zentrale Aspekte.

Anteil der wertschöpfenden Tätigkeiten

Anteil der wertschöpfenden Tätigkeiten

Um diese Ziele zu erreichen ist ein ständiges Hinterfragen der aktuellen Prozesse und Verfahren notwendig. Nur so kann gewährleistet werden, dass jegliche Tätigkeiten zur Wertsteigerung für den Kunden beitragen. Durchschnittlich sind ca. 95% aller Aktivitäten nicht-wertschöpfend. Diese setzen sich aus 85% Verschwendung und 10% Tätigkeiten, die für den Kunden irrelevant aber für den Betrieb notwendig sind, zusammen. Es ist also durchaus Luft nach oben für Verbesserungen.

 

Lean Management, der entscheidende Wettbewerbsvorteil für KMUs

Obwohl Lean Management ein weitläufig bekanntes Thema ist, findet man die konkrete Anwendung häufig nur in Großbetrieben. Viele klein- und mittelständische Geschäftsführer haben zwar gute Kenntnis von dem Konzept und seinen Werkzeugen, es kommt aber trotzdem nicht zur Umsetzung.

Das liegt zum einen daran, dass oft der Irrglaube besteht, nur große Unternehmen könnten den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer schlanken Unternehmensführung stemmen. Zum anderen befürchten viele Inhaber ihren Betrieb und die Mitarbeiter mit einer solchen Umstrukturierung zu überfordern.

Tatsächlich kann Lean Management gerade bei KMUs den Unternehmenserfolg deutlich steigern. Die flachen Hierarchien, die für den Mittelstand üblich sind, verkürzen die Entscheidungswege und ermöglichen so eine schnelle und flexible Anpassung. Die Mitarbeiterbindung spielt eine zentrale Rolle. Da Geschäftsführung und operative Ebene meist eng zusammenarbeiten, folgen Mitarbeiter viel eher der Lean-Philosophie und sind bereit eigene Ideen einzubringen.

Lean Management erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität von Produkten. Da ineffiziente oder mangelhafte Produkte sehr schnell von dem wettbewerbsintensiven Markt der Mittelständler verschwinden, ist eine schlanke Unternehmensführung hier der entscheidende Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Lean Management in Verwaltung und Dienstleistungsunternehmen

In der Produktion ist Lean Management ein Kinderspiel. Die Arbeitsschritte sind standardisiert, es werden leicht Messergebnisse erzielt und diese können den einzelnen Schritten exakt zugeordnet werden. In administrativen Bereichen sieht das etwas anders aus. Es gibt sehr viele verschiedene Tätigkeiten, die auch nicht deutlich voneinander abgegrenzt werden können. Es stehen lange nicht so viele Messinstrumente zur Verfügung wie in der Produktion. Und meistens herrscht bei den Mitarbeitern große Abneigung gegen standardisiertes Arbeiten, vor allem bei kreativen Tätigkeiten, wie etwa im Marketing.

Doch gerade im Büro wird das Geld durch massenweise Verschwendung geradezu aus dem Fenster geschmissen. Wie lange haben Sie schon nach einem bestimmten Beleg gesucht? Wie lange warten Sie auf den Rückruf eines Geschäftspartners? Das ist alles verschwendete Zeit. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, ist das Ihr verlorenes Geld.

Deshalb kann Lean Management gerade in Verwaltung und Dienstleistungsunternehmen eine Menge Zeit und Geld sparen. Sie dürfen nur nicht den Fehler machen und die Lean Werkzeuge der Produktion ohne jegliche Anpassung ins Büro einzuführen.

Die Einführung von Lean in die administrativen Tätigkeiten ist mit etwas mehr Aufwand verbunden und erfordert meistens individuelle Lösungen. Gerne helfen wir Ihnen, Lean Management in Ihrem Unternehmen optimal umzusetzen, nehmen Sie dazu jetzt mit uns Kontakt auf.

Die 5 Kernprinzipien des Lean Managements

Die 5 Prinzipien des Lean Managements

Die 5 Prinzipien des Lean Managements

1. Wertdefinition aus Kundensicht

Im ersten Schritt geht es darum sich Klarheit darüber zu schaffen, was der Kunde überhaupt will und wofür er bereit ist etwas zu bezahlen. Zu aller erst muss herausgefunden werden, wer zu Ihren Kunden gehört. Es kann sich dabei nicht nur um den Endverbraucher, sondern auch um potentielle Kunden oder interne Kunden handeln. Bei internen Kunden, also zum Beispiel eine andere Abteilung die Informationen von Ihnen benötigt, können Sie ganz einfach hingehen und fragen, wie genau die Informationen dargestellt werden sollen, welcher Detaillierungsgrad gebraucht wird etc. Bei Endkunden oder potentiellen Kunden ist das natürlich nicht möglich, aber oft sind aufwendige Marktanalysen oder Kundenbefragungen gar nicht nötig. Sobald Sie Ihr Kundenprofil erfasst und verstanden haben, können Sie selbst erkennen, welche Eigenschaften an dem Produkt überflüssig sind. Sie müssen sich lediglich heraus aus der Herstellersicht hinein in die Kundenperspektive versetzen.

Wenn Sie nun wissen, was Ihre Kunden wollen, können Sie unterscheiden zwischen den Prozessen, die für das Unternehmen wertschöpfend sind und denen, die als Verschwendung gesehen werden.

2. Identifikation des Wertstroms

Der Wertstrom (Value Stream) bezieht sich auf jegliche Aktivitäten, Tätigkeiten und Prozesse, die dazu beitragen, Wert für den Kunden zu erzeugen. Zur Unterstützung der Identifikation, kann beispielsweise das Wertstromorientierte Prozessmanagement herangezogen werden. So können Sie erkennen an welchen Stellen noch Verschwendung auftritt und versuchen diese zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren. Es gibt 8 grundlegende Arten von Verschwendung:

8 Arten der Verschwendung

8 Arten der Verschwendung

3. Umsetzung des Fluss-Prinzips

Der übrig gebliebene Wertstrom soll nun in einem kontinuierlichen und gleichmäßigen Fluss organisiert werden. Das gedeutet, die Arbeit läuft in gleicher Geschwindigkeit ohne Wartezeiten oder Stauungen ab. Wichtige Voraussetzung dabei ist, dass an jeder Stelle in der Arbeitskette alle nötigen Informationen bereitliegen. Wenn das Fluss-Prinzip erstmal eigeführt wurde, fällt es auch wesentlich einfacher den nächsten Schritt auszuführen

4. Einführung des Pull-Prinzips

Dabei ist gemeint, dass der Anstoß zur Produktion von dem Kunden bzw. der nachfolgenden Produktionsstufe kommt. Das heißt, der Kunde „zieht“ (pull) seine gewünschte Menge aus der Produktion heraus. Bei den Kunden kann es sich auch um interne Prozesskunden handeln, die zum Beispiel Ergebnisse aus einer anderen Abteilung für die Weiterarbeit genau dann bekommen sollen, wenn sie dieses Thema bearbeiten.

Im Gegensatz dazu „drückt“ das Push-Prinzip die Produktion auf den Markt, unabhängig davon ob eine entsprechende Nachfrage existiert.

Mit dem Pull-Prinzip wird deshalb die Lagerhaltung und somit auch deren Kosten deutlich reduziert.

5. Streben nach Perfektion

Dieser Schritt wird oft auch kontinuierliche Verbesserung oder Kaizen (japanisch: Veränderung zum Guten) genannt. Hier gilt der Spruch „Stillstand ist Rückstand“. Wenn man sich nicht fortlaufend an die neuen Umweltbedingungen, wie technischer Fortschritt oder globale Entwicklungen anpasst, kann man mit der Konkurrenz nicht mehr mithalten. Daher werden Mitarbeiter dazu angehalten ständig neue Ideen oder Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Tools für die Umsetzung

5S

5S

5S: Das aus Japan stammende 5S System ist eine Methode zur optimalen Arbeitsplatzgestaltung. Ziel ist es nicht-wertschöpfende Tätigkeiten zu minimieren oder zu eliminieren, so dass man sich an seinem Arbeitsplatz vollkommen auf die wertschöpfenden Aktivitäten konzentrieren kann.

Six Sigma und DMAIC: DMAIC kommt aus dem Prozessmanagement und steht für die Phasen, die bei einer Prozessoptimierung durchlaufen werden: Define, Measure, Analyze, Improve, Control (zu Deutsch: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern. Außerdem bildet es den Grundsatz für Six Sigma. Six Sigma ist ein statistisches Werkzeug, das Prozesse auf einem konstanten 6σ-Niveau stabilisieren soll, um dadurch die Prozessfähigkeit zu erhöhen.

PDCA: Der Name dieser Methode zur kontinuierlichen Verbesserung setzt sich aus seinen Bestandteilen Plan, Do, Check, Act zusammen. Um ein Hindernis anzugehen, überlegt man zunächst, was man tun möchte und welche Veränderung man erwartet (Plan). Nachdem man seine Überlegung ausgeführt hat (Do), wird überprüft ob die erwarteten Verbesserungen auch eingetroffen sind (Check). Wenn der Prozess verbessert werden konnte, wird diese Veränderung umgesetzt (Act) und man überlegt sich, was der nächste Schritt ist.

Poka Yoke Beispiel

Poka Yoke Beispiel

Poka Yoke: Übersetzt bedeutet der japanische Begriff „unglückliche Fehler vermeiden“ und bezeichnet eine Methode zur Fehleraufdeckung und -vermeidung. Oftmals sind die Ansätze zur Fehlervermeidung sofort umsetzbar und sehr kostengünstig, wie zum Beispiel eine einfache Beschilderung.

Go to Gemba

Go to Gemba

Go to Gemba: Die Methode verlangt zum tatsächlichen Ort des Geschehens zu gehen und sich die dortigen Begebenheiten anzusehen, bevor konkrete Maßnahmen getroffen werden. Denn nur dort kann das Ausmaß an Verschwendung und wertschöpfenden Tätigkeiten direkt im Prozess beobachtet
und somit der beste Optimierungsansatz getroffen werden.

Kanban: Kanban ist eine Methode, die sich perfekt für die Umsetzung des Pull-Prinzips eignet. Es wird nur so viel in die Produktion gegeben, wie am Markt verbraucht wird. So entsteht keine Überproduktion. Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet „Karte“. Zwischen allen Stationen der Wertschöpfungskette werden so genannte Pufferlager eingerichtet. Wenn aus dem Fertigwarenlager ein Produkt entnommen wird, wird ein Signal in Form einer Kanban-Karte an die vorherige Station geschickt. Diese entnimmt dann die Rohstoffe aus dem Pufferlager und beginnt mit der Bearbeitung. Da im Pufferlager nun ein Platz frei geworden ist, wird auch hier wieder eine Karte an die vorherige Station geschickt und die Teile nach zu produzieren. Dieses Verhalten geht dann bis zum Anfang der Wertschöpfungskette durch, bis derselbe Zustand wie vor der Produktentnahme erreicht ist.

Kanban

Kanban

Ein Video, dass das Kanban Prinzip sehr anschaulich verdeutlicht, finden sie unter diesem Link: http://slideplayer.org/slide/1283254/

5 why Methode: Diese Technik beschäftigt sich mit der Problemlösung. Mit 5 (oder mehr) Warum-Fragen wird stufenweise die Ursachen-Wirkung-Beziehung solange untersucht, bis man die Wurzel des Problems gefunden hat.

Just in time: Das Konzept wird auch bedarfssynchrone Produktion genannt. Ziel ist es, den gesamten Materialfluss so der Produktion anzupassen, dass kaum Lagerbestände entstehen. Materialien werden also erst dann geliefert, wenn sie tatsächlich für die Produktion benötigt werden. Dadurch werden Kosten für die Lagerhaltung gespart, jedoch fällt auch erheblich mehr Planungsaufwand an. Just in Time ist ebenfalls eine Grundlage für das Pull-Prinzip.

 

Alle Beiträge zum Thema Lean Management

 

Wertstromorientiertes Prozessmanagement

Wertstromorientiertes Prozessmanagement – was Sie erwartet

Wertstromorientiertes Prozessmanagement - ein weißer Schimmel? Karl Wagner und Alexandra Lindner haben das Buch Wertstromorientiertes Prozessmanagement verfasst, das im Hanser Verlag erschienen ist. Mir wurde ein Exemplar zur Rezension überlassen und ich war sehr interessiert, ob das Buch die drei Hauptpunkte auf der Titelseite halten kann. Diese sind Effizienz steigern Verschwendung reduzieren Abläufe optimieren Hört sich spannend an, mal sehen, ob das Buch hält was es verspricht ...
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Chaos am Arbeitsplatz - mit 5S mehr Ordnung

Mit dem System 5S eliminieren Sie Verschwendung in Ihrem Unternehmen

Was ist das System 5S? Das System 5S kommt aus dem japanischen Sprachraum und zielt auf ein Produktionskonzept der besonderen Art ab. Es geht um das Auffinden und Eliminieren von Verschwendung. Für Verschwendungen, z.B. von Material, Arbeitszeit etc. ist der Kunde nicht bereit, Geld zu bezahlen. Im Sinne des Kano Modell sind minimale Verschwendungen Basisanforderungen. Da die Japaner für viele Innovationen im Bereich Produktionsgestaltung bekannt sind - darunter das „Kaizen“-Prinzip (im deutschsprachigen Raum auch KVP – kontinuierliche Verbesserung genannt) oder das „Toyota Lean-Management“ -  haben auch hier die Japaner ihrem Innovationsgeist freien Lauf gelassen. Ziel des Systems 5S ist die ...
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So finden Sie den Artikel Kaizen & KVP

KAIZEN & Kontinuierliche Verbesserung – Mein Tagebuch

Alle reden über KAIZEN und kontinuierliche Verbesserung (KVP) und wie wichtig es wäre für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. Ich bin von diesen Prinzipen seit langem wirklich überzeugt und versuche diese, Tag für Tag zu leben. Allerdings fand ich anfangs kaum griffige oder brauchbare Hilfestellungen, wie KAIZEN oder KVP wirklich gelebt und umgesetzt wird. Mir persönlich fiel der Einstieg daher entsprechend schwer. Ich habe die Erfahrung gemacht, daß die Mehrzahl der Unternehmer KAIZEN und KVP "ganz geheim" machen und niemand will recht etwas darüber verraten. Hier spielt wohl die Angst vor den Wettbewerbern und Nachahmern eine große Rolle. Dabei sind gerade im ...
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