Lean Office – Lean Management in Büro und Verwaltung

Lean Management funktioniert nicht nur in der reinen Produktion, auch im Büro findet es Anwendung – Lean Office. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was man unter Lean Office versteht, wo es in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann und welche Erfolge daraus entstehen.

Büro-Stress – kommt Ihnen folgendes Szenario bekannt vor?

Unzählige Emails, die beantwortet werden müssen oder haufenweise Papierkram der sich stapelt und nicht mehr auf den Schreibtisch passt. Und erst das Lager – oh je! Keine Übersicht und ein Ort des Grauens mit Stapeln und überquellenden Schränken?

Aber nach dem Motto „nur ein Genie beherrscht das Chaos“ finden Sie nach langen Suchzeiten genau Ihr Produkt. Muss das sein? Müssen Ihre Bestände derart ansteigen, dass Sie keinen Überblick mehr haben, wo Sie überhaupt anfangen sollen? Wäre es nicht viel einfacher, wenn Dinge schnell abgearbeitet werden und nicht lange auf dem Schreibtisch liegen bleiben? Eine Erleichterung wäre das Lager übersichtlich zu gestalten, damit Ihr Mitarbeiter Produkte aus dem Lager holen kann und dies nicht Chefsache bleibt.

Und ob! Aber wie soll ich mein Lager strukturieren, wie soll ich meinen Papierkram in den Griff bekommen? Wenn es so einfach wäre und nicht das Tagesgeschäft Vorrang hätte, dann wären Sie sicherlich auch zu dem ganzen Papierkram gekommen. Durch unkoordinierte Aufgaben und Abläufe verschwenden Sie Zeit bei Sucharbeiten und kümmern sich nicht um Ihre Hauptaufgaben. Die Arbeit bleibt liegen, Überstunden und lange Nächte warten und Sie haben das Gefühl Sie kommen trotzdem nicht hinterher. So wie Ihnen geht es vielen Unternehmern in Ihrer Branche. Doch überlegen Sie sich einmal, was möglich wäre und wieviel Nerven Sie sich sparen könnten, wenn jeder die Übersicht im Lager hat. Oder Sie für die Beantwortung Ihrer E-Mails keine 3 Tage ins Land gehen müssten.

Was soll/kann die Lösung sein?

Lean Office – was versteckt sich dahinter?

Lean Office steht für die Umsetzung der Lean Instrumente in Ihrer Organisation, genauer die sinnvolle Organisation von Informationen. Damit zielt Lean Office, wie Lean Management, darauf ab, Prozesse effektiver zu gestalten und Vergeudung zu minimieren. Ziel ist es die Produktivität zu steigern, Schwachstellen zu identifizieren und die Administration der Prozesse zu optimieren – Kunden zahlen für Ihre Leistung, nicht Chaosbewältigung! Wie bei Lean Production – nur eben im Büro. Auf unserem Blog finden Sie zahlreiche Artikel, wie sie Lean Management in Ihr Unternehmen einbauen können. Falls Sie Hilfe bei der Umsetzung und Umstrukturierung Ihres Unternehmens benötigen, suchen Sie gerne den Kontakt zu mir! Gemeinsam starten wir die Aktion „Prozesse verbessern mit Lean“ und verhelfen Ihnen zu mehr Zeit!

Die aktuelle Situation bedrückt Sie, vielleicht aber auch nicht. Bisher hat das alles funktioniert, vielleicht schon in mehreren Generationen, und jetzt sind die Kunden schwieriger, der Markt, die Konkurrenz? Anpassung ist für viele Betriebe die größte Herausforderung und Bedrohung heutzutage. Informationen aus einer Website oder einem Seminar der Kammern werden nicht jedem Betrieb gerecht und lassen Unternehmen schnell im Regen stehen. Trotzdem könnten Sie sich überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre, sich den Zeiten anzupassen und die eigene Wirtschaftlichkeit ehrlich zu prüfen. Ich möchte Ihnen als nächstes einige Beispiele nennen, um Ihnen zu verdeutlichen wie Verschwendung auftritt, ohne Ihnen bewusst zu sein. Lean Games können Ihnen helfen, spielerisch neue Methoden zu erlernen!

Die Top 8 von muda – auch im Büro

Wir übersehen gerne die gewachsene Ordnerwand oder den immensen Datenspeicher. Ebenso hinterfragen wir unsere Routinen nicht, wie die Laufwege zwischen einzelnen Schränken. Bei einem Betriebsrundgang wird das Büro gerne ausgespart, schließlich kann hier nichts verändert werden, oder?

1. Bestände reduzieren

Bestände sind nicht nur Produkte im Lager, welche Sie für Ihre Produktion benötigen. Nein, Bestände sind auch E-Mails. Unbeantwortete Emails, die auf Ihre Bearbeitung warten und warten… Die Lösung im Lean Office wäre es, die Bestände nicht zu groß werden zu lassen. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter schulen, die richtigen Informationen, an die richten Personen zum richtigen Zeitpunkt weiterzuleiten.

2. unnötige Bewegung

Sie erhalten eine E-Mail, verstehen den Kontext nicht oder haben noch eine Frage dazu. Und nun stellt sich die Frage: muss ich schriftlich nachfragen oder reicht es, wenn ich mein Problem am Telefon abkläre und so unnötige Bewegung vermeide? Oder ein anderes Beispiel: Die Verpackung eines Produktes ist aus Platzgründen nicht im Laden, sondern im Lager gelagert. Da dieses Produkt oft verkauft wird, laufen Sie täglich rund 10mal ins 200 m entfernte Lager um dort die Verpackung zu holen. Das kostet Sie und Ihren Kunden Zeit. Wäre es nicht sinnvoller die Verpackung eines Produktes, welches nicht tagtäglich verkauft wird, ins Lager auszulagern? Stattdessen könnten Sie die Verpackungen des oft nachgefragten Produkts direkt im Laden lagern.

3. Überproduktion

Sie erhalten eine E-Mail. Aber nicht nur Sie erhalten diese E-Mail, sondern noch 10 weitere Kollegen. Also schauen Sie sich alle diese eine E-Mail an, obwohl Sie nur an Sie gerichtet war. Das kostet Sie wiederrum zeitliche Ressourcen und ihre Mitarbeiter ziehen daraus keinerlei Mehrwert.

4. Wartezeit und Liegezeit

Hier können wir das Beispiel mit den hohen Beständen an E-Mails aufgreifen, welche natürlich eine hohe Liegezeit haben. Bearbeiten Sie die E-Mail direkt und vermerken Sie sie mit einem Wichtigkeitssymbol, wird diese auch schneller bearbeitet. Nachfolgende Schritte können zügiger ausgeführt werden.

5. unnötige Transporte

Sie erwarten einen Brief. Dieser gelangt aber nicht auf direktem Weg zu Ihnen, sondern durchläuft verschiedene Stationen: über die Sekretärin zum Senior Chef, dann zur Senior Chefin, zum Verwaltungschef und erst dann zurück zur Sekretärin und zu Ihnen. Warum so umständlich? Sind diese Schritte wirklich notwendig? Stimmen Sie Ihre Abläufe ab, damit ein einfacher Brief nicht erst fünf Stationen durchlaufen muss, bis er an die richtige Stelle gelangt. Ich wünschte, das wäre nicht bereits passiert!

6. Überbearbeitung / Falsche Verfahren / Falsche Prozesse

Überprüfen Sie Ihre Prozesse nach dem Mehrwert: Fragen sie sich, ob Ihr Prozess zur Wertschöpfung beiträgt oder nicht. Wofür zahlt der Kunde und was erwartet er zurecht von Ihnen?

7. Ausschuss und Nacharbeit

Heutzutage arbeiten viele Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Prozesse. Doch hin und wieder müssen Dokumente ausgedruckt werden. Sie drucken es aus, entdecken einen Fehler und drucken es erneut aus. Leider passt diesmal das Layout nicht mehr, also drucken Sie es noch einmal aus. Zum Glück ist es diesmal fehlerfrei. Die zwei vorherigen Exemplare landen im Müll, hochgerechnet eine richtige Vergeudung von Papier, Tinte/Toner und Arbeitszeit.

8. Nicht genutzte Talente/ ungenutzte Fähigkeiten

Stagniert die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und Aufgaben werden zur langweiligen Routine? Handeln Sie! Fördern Sie Ihre Mitarbeiter und arbeiten Sie deren Talente heraus um das Betriebsklima und die Motivation im Büro hochzuhalten.

Wie sie hoffentlich gesehen haben, finden die Lean Prinzipien nicht nur in der Produktion sondern auch im Büro Anwendung – Lean Office.

Wie setze ich Lean Office um?

Sicherlich kennen und ärgern Sie einige Punkte, doch trotzdem fällt Ihnen die Umsetzung schwer. Beginnen Sie daher in kleinen Etappen und versuchen Sie Ihre Arbeit zu unterteilen, um einen besseren Überblick zu bekommen. Lean Office setzt man nicht innerhalb von ein paar Stunden um – vielleicht dauert es Wochen oder Monate. Es bedarf einer gewissen Standardisierung und neuer Administration der vielfältigen Aufgaben. Eventuell müssen Sie ganze Aufgabenbereiche und Stellen umstrukturieren, bevor Sie den gewünschten Erfolg von Lean Office erzielen können. Identifizieren Sie Ihre Hauptschwachstellen und arbeiten Sie sich langsam durch das Thema. Die Organisation und die Methoden orientieren sich an der Wertschöpfungskette und stellen den Kontakt zum Kundenwunsch her. Service ist in Zeiten des wachsenden Konkurrenzdrucks ein wichtiges Thema, muss aber einkalkuliert sein.

Der Blick von außen auf die Organisation

Gehen Sie mit Ihren leitenden Angestellten z.B. in einem Rollenspiel die Stationen des Kunden durch und halten Sie fest, welche Methoden keinen Mehrwert haben. Sie werden überrascht sein! Service muss im besten Betrieb manchmal auf den Prüfstand!

Stellen Sie sich dabei immer die Frage, welche administrativen Prozesse zur Wertschöpfung beitragen und welche nicht. Welche Prozesse Probleme verursachen und damit Verschwendung erzeugen. Und fragen Sie sich, ob Sie als Kunde bereit wären für einen Prozess zu zahlen, welcher keinen Kundennutzen bringt. Lean Office sorgt für eine Optimierung von Qualität, Kosten und Zeit – auch in Ihrem Betrieb. Brechen Sie aus Ihrer Komfortzone aus, hin zu neuen Mustern und Strategien. Es lohnt sich!

Vorteile und Kostenersparnis von erfolgreichem Lean Office

• Schnellere Prozesse
• Reduzierung der Durchlaufzeiten
• Identifizierung von Engpässen
• Erhöhung der Produktivität
• Reduzierung von Fehlern und Doppelarbeiten
• Störungen werden reduziert
• Konzentration auf die Geschäftsziele
• Ausrichtung auf wertschöpfende Prozesse
• Motivation schaffen
• Höhere Flexibilität
• Weniger Fehlzeiten und Überstunden

Ein Fortschritt für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die ganze Unternehmenskultur.

Lean Office – Fazit

Lean Office ist eine Methode, wie Sie Ihre Büroarbeit sinnvoll strukturieren und bares Geld sparen. Legen Sie viel Wert auf Service, prüfen Sie Ihre Abläufe und richten Sie die Arbeitsmethoden am Kundennutzen aus. Die 5 Why-Methode in Verbindung mit einem Ishikawa Diagramm hilft bei der Ursachensuche. Lean Office hilft Ihnen, den Blick für das Wesentliche zu schärfen und Ihre Prozesse zu verbessern. Der positive Nebeneffekt: Sie werden mehr Platz für die wichtigen Dinge haben statt vor Bürochaos zu stehen.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Canva, (c) Skarie20

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