Lean Standard Work – definieren Sie den idealen Ablauf!

Lean Standard Work – jeder folgt der gleichen Arbeitsweise statt „jeder macht, was er will“. Das Toyota-Produktionssystem kennen Manager und Unternehmensführer in verschiedensten Bereichen. LSW ist ein Arbeitsprinzip, das die bestmögliche Ausführung einer Aufgabe beschreibt. Wir erklären die Hintergründe, geben eine Definition und praktische Tipps für Ihr Unternehmen bei der Einführung!

Lean Standard Work – arbeiten nach SchemaF?

Lean Management ist nicht nur für große Unternehmen! Denken Sie an typische Routine-Aufgaben in Ihrem Betrieb: Arbeiten alle Teammitglieder auf die gleiche Weise oder gibt es Variationen? Sind alle Ausführungen gleichwertig oder gibt es längere Bearbeitungszeiten und höhere Fehlerquoten?

Wir beleuchten LWS und die Vorteile für ein Unternehmen – mit möglichen Problemen in der Mitarbeiterkommunikation!

Definition Lean Standard Work

Lean Standard Works sind Standards, die den zurzeit besten Ablauf festhalten:

Ein Standard ist der Konsens über die bisher beste bekannte Vorgehensweise für eine gelingsichere Ausführung einer Tätigkeit.

Damit darf jeder vom bisherigen Standard abweichen, wenn er den Beweis erbringen kann, wie es gelingsicher besser geht.

Ein Standard ist nicht unabänderlich. Die Festschreibung erlaubt einheitliche Ergebnisse bei zeitgleicher Flexibilität: Wenn eine alternative Vorgehensweise zu besseren Ergebnissen führt, entsteht die Möglichkeit, den Standard zu ändern.

Festlegen eines Standards

Wenn Sie versuchen, Ihren Mitarbeitern Ihre Arbeitsweise für deren Aufgaben als Standard aufzudrücken, entstehen Schwierigkeiten. Hier arbeiten Sie mit Fingerspitzen: Ist der bisherige Ablauf problematisch für Ihre Aufgaben als Unternehmerin, entsteht Handlungsbedarf mit einem Vorgang von oben nach unten. Idealerweise läuft die Festlegung der Standards von unten und alle Mitarbeiter überlegen den besten Vorgang. Die vor- und nachgelagerten Abteilungen beziehen Sie direkt mit ein, damit der Prozess fließen kann. Gleichzeitig funktioniert so der Wissenstransfer im Unternehmen.

Braucht es festgeschriebene Standards?

In vielen Betrieben gibt es diverse Zettel, Auftrags-Dokumente, eine Mappe zur Einarbeitung – und keine klar dokumentierten Prozesse. Aufschreiben kostet Zeit, die viele Unternehmer lieber in tatsächliche Arbeit stecken. Bei der Einarbeitung in neue Bereiche oder von neuen Mitarbeitern sagen Sie jede Information, die wichtig ist! Alles, ohne Ausnahme und in perfekter Vollständigkeit mit Detailangaben. Ihr Gegenüber merkt sich alles, ohne Ausnahme und in Vollständigkeit mit Detailangaben und alles läuft fantastisch.

Aber die Komponenten Mensch und Kommunikation sind gefährliche Schnittstellen für genaues Arbeiten. Ein schlechter Tag oder eine Änderung im System und die Fehlerquote hat Vorsprung. Deswegen arbeitet Lean Management mit der Standard Work und Prozessmanagement mit dokumentierten Abläufen sehr ähnlich. Gemeinsam als Lean-Prozessmanagement gewinnen Sie ein umfassendes Organisationssystem, das auf Ihren Betrieb angepasst ist.

Vorgaben für Lean Standard Works

Kennen Sie unsere „Prozessmanagement ist wie Kochen„-Artikelreihe? Von ungesteuertem Zutaten-Würfeln zum standardisierten Pfannkuchen erklären wir die Vorteile eines ordentlichen Prozessmanagements.

Ein Standard nach LSW ist kein Fastfood-Franchise-Ablauf, sondern Ergebnis von Erfahrung und Verbesserung. Jeden Tag steht der Wareneingang an, Kundenbestellungen und Bestandsartikel – die einheitliche Vorgehensweise sorgt für glückliche Kunden und ordentliche Warenwirtschaft. Ab und zu rutscht eine Bestellung durch, der Bestand weicht vom WWS ab – kennen Sie das? Wenn Sie einen Standard für den Wareneingang festlegen und alle im Team mitziehen, minimieren Sie Fehler und Kundenbeschwerden.

Verankerung von LSW im Team

„Meine Mitarbeiter sträuben sich vor Prozesszeug!“ Finden Sie im Team gemeinsam einen Namen für die Dokumentation, der allen passt. Solange alle wissen, was jemand mit „Bürorezept“ meint, ist alles in Ordnung. Und nebenbei entsteht der erste Standard:

Keiner will mit den Begriffen Standard, Prozess, Dokumentation arbeiten. Gemeinsam entwickelt das Team den Begriff „Bürorezept“: Alle benötigten Angaben und Schritte stehen unter einem Rezepttitel in passenden Kategorien bereit. Die Definition von Standard kommt hier zum Tragen: Sagt jemand „Standard“ und alle wissen, was das Teammitglied meint, ist das in Ordnung. „Dingenszettel mit Zeug“ kann zu Erfolg führen – das bleibt in der Theorie fraglich.

Lean Standard Works für alle

Lean Standards binden alle Mitarbeiter inklusive Führungskräfte ein: Welche Aufgaben braucht das Unternehmen und in welchem Zeitraum? Wenn es eine Morgen- oder Abendroutine gibt, erklären Sie allen Teammitgliedern die Notwendigkeit – und richten sich ebenfalls nach ihnen! Zusätzlich sind Führungskräfte verantwortlich, Standards auszuwerten und regelmäßig zu überprüfen. Die Coaching Kata leistet gute Dienste, um Mitarbeiter an methodisches Arbeiten heranzuführen. Arbeiten Sie mit wiederkehrenden Erinnerungen und festen Plänen, um Ihre LSW nicht schleifen zulassen! Ob Gemba-Walk oder regelmäßiges gemeinsames Arbeiten: Bleiben Sie am Ball!

Mein System funktioniert besser als das neue Zeug?

Es gibt in jedem Unternehmen Mitarbeiter, die sich in ungesteuerten Zeiten ein eigenes System erarbeiten. Ein definierter Standard hilft in diesem Fall, eine Brücke zu schlagen: Lassen Sie sich erklären, wie der alternative Ablauf ist und ob es messbar genauso gut und fehlerfrei funktioniert. Entweder haben Sie damit eine neue Standard-Vorlage, wenn sie für alle im Team passt oder Ihr Mitarbeiter bleibt bei seinem.

Gemeinsam Ziele erreichen

Wichtig bleibt das Einhalten des gemeinsamen festgelegten Ergebnisses. Mit diesem Vorgehen binden Sie Ihr Team ein und finden die Ausführung mit idealen Ergebnissen. Ihre Hausaufgabe ist die Überprüfung, ob alle den Standard einhalten und Änderungen sinnvoll oder wünschenswert sind. Die Zielentfaltung hilft Ihnen und Ihrem Team, das Verständnis zur Neuorganisation zu entwickeln. Lean Standard Works sind keine singuläre Maßnahme zur Verbesserung, sondern ein wichtiges Element für die Umsetzung der Lean Prinzipien. In vielen Fällen zeichnet sich im Vorfeld eine Müdigkeit und negative bis neutrale Unternehmenskultur ab. Gehen Sie in sich und überlegen Sie, welche Vorschläge von Ihrem Team kamen und aus verschiedenen Gründen verworfen wurden. Ein gutes Betriebsklima lebt von der Teilhabe! Wenn Sie sich Zeit und Struktur für Ihre Führungsaufgaben einteilen, sind Sie in der Lage, Ihr Team zu führen – z.B. durch Shopfloor Management.

Nutzen für KMU durch Lean Standard Work

Mehr Zeit für weniger Aufgaben – das wünschen sich viele unserer Kunden. Damit Sie sich anders strukturieren, brauchen Sie eine grundlegende Bereitschaft, Dinge zu ändern. Sie haben Zeit – diese mit besseren Prioritäten und Strukturen zu füllen, ist Ihre Aufgabe! Mit dieser Grundlage überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von veränderten Strukturen und gemeinsamer Leistung auf Unternehmensziele hin!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth,
Axel Schröder

Lean Standard Works: Die Checklisten-Vorlage zum idealen Ablauf

Bildquelle: Canva.com © Polka Dot Images