Letter of Intent – die Absichtserklärung für Verhandlungen

Der Begriff „Letter of Intent“ (LoI) fällt häufiger – hauptsächlich in Großbetrieben, seit einigen Jahren auch in kleineren Unternehmen. Das Problem: Viele Mitarbeiter wissen nicht, was das ist oder welche Form ein LoI haben sollte. Ebensowenig sind die Folgen bewusst, die er haben kann. Das ist nicht verwunderlich, wird normalerweise zwar ein Wort, nicht aber die genaue Bedeutung in die Sprache aufgenommen. Um einer Fehlinterpretation entgegenzuwirken, beleuchten wir im Folgenden den LoI von allen Seiten. Wir ergründen Sinn und Zweck eines Letter of Intent und wie dieser als Werkzeug in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann.

Was ist ein Letter of Intent?

Sinnvoll aus dem Englischen lässt sich LoI mit den deutschen Begriffen Grundsatzvereinbarung oder Absichtserklärung wiedergeben. Die Anwendung variiert hierbei von der bilateralen Abstimmung zwischen zwei Staaten hin zu Kooperations- oder Fusionsverhandlungen verschiedener Größenordnungen. Weder in der Politik noch in großen Konzernen sind schnelle Entscheidungen einzelner Personen üblich. Staatschefs wie Firmenvertreter nutzen den Letter of Intent, um Aussagen der Gespräche festzuhalten. Auf dieser Grundlage stellen sie diese im Nachhinein in ihrem Landesparlament zur Diskussion. Im Anschluss daran können diese zu Gesetzesänderungen führen und die Ideen der Staatschefs aus den Gesprächen verwirklicht werden. In Verhandlungen großer Betriebe geschieht die gleiche Abfolge: jeder Schritt kann überprüft werden, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.

Begriffserklärung

Zurück zu den deutschen Begriffen: Eine Absichtserklärung, wie der Wortstamm richtig vermuten lässt ist, ist eine Voraberklärung. Angenommen, Sie stecken in Vertragsverhandlungen, dann können Sie jetzt erste Eckpunkte des zukünftigen Vertrages festlegen. Sie signalisieren ein ernsthaftes Interesse gegenüber Ihrem Geschäftspartner und legen fest, wie Sie in Zukunft als Geschäftspartner handeln wollen.

Einsatzbereich

Somit geht ein Letter of Intent über ein unverbindliches Gespräch oder Abtasten hinaus und soll die Ernsthaftigkeit von Verhandlungsgesprächen hervorheben. Oftmals ist der Letter of Intent ein Mittel von Konzernvorständen. Der LoI bietet hierbei ein orientierendes Gerüst, das die Verhandelnden im Detail über einen längeren Zeitraum ausgestalten sollen. Beispiele sind komplexe Joint Ventures oder gemeinsame Forschungsinstitute unabhängiger Unternehmen.

Eigenschaften einer Absichtserklärung

Entgegen der Vermutung vieler ist der Letter of Intent keine rechtliche Grundlage für einen zwingenden Vertragsabschluss. Vielmehr ist er ein „Ergebnisprotokoll“ von langwierigen Vertragsgesprächen. Schwierigkeiten ergeben sich dennoch, wenn die Verhandlung grundlos abgebrochen wird. Eine juristische Absicherung ist daher empfehlenswert!

Wie Protokolle aussehen können und was ein Ergebnisprotokoll ist, können Sie in unserem Hintergrundartikel Tipp! „Besprechungsprotokoll – eine Besprechung ist nur so gut wie ihr Protokoll“ lesen. In der Praxis tritt eine solche Absichtserklärung eher bei komplexen Unternehmenskäufen, größeren IT-Projekten oder allgemein zeitaufwändigen Transaktionen in Erscheinung.

Insgesamt rechtlich unverbindlich unterstreicht die Absichtserklärung die moralische und psychologische Bedeutung der Transaktion. Sie kann z. B. bei einem Unternehmenskauf folgende Punkte umfassen:

Notwendige Inhalte:

• Bezeichnung der Vertragspartner,
• Interessenbekundung an der bezeichneten Transaktion (Kauf/Verkauf),
• Zusammenfassung bisheriger Gesprächsergebnisse,
• Hinweis auf die fehlende Bindungswirkung des Letter of Intent,
• Exklusivitätsklausel: Der Kauf/Verkauf/Handel oder die Partnerschaft soll ausschließlich zwischen den beiden genannten Parteien und den Modalitäten stattfinden.

Fakultative Inhalte:

• Konkretisierung des Kaufvorhabens und der damit verbundenen Modalitäten,
• Fristen, Bedingungen und Vorbehaltserklärungen,
• Herausgabe- bzw. Vernichtungsanspruch von erhaltenen Dokumenten,
• Beendigungsgründe für die laufenden Verhandlungen,
• Geheimhaltungspflichten: Was passiert mit erhaltenen Informationen, gibt es definierte Ausnahmen, ggf. Sanktionen bei Zuwiderhandlung?

Wozu braucht man einen Letter of Intent?

Grundsätzlich stellt sich die Frage, inwiefern eine solche Vereinbarung bzw. ein Letter of Intent nachhaltig Sinn ergibt.

Man sollte sich vor Augen führen, dass bei Vertragsgesprächen die Parteien ein hohes Maß an Unsicherheit verspüren. Sogar eine unverbindliche Erklärung schafft Halt und ein gefühltes Übereinkommen, da Sie verschiedene Punkte schriftlich fixieren und nicht nur mündlich besprechen.

Mehr Sicherheit in Verhandlungen

Es kann für Sie persönlich von Interesse sein, wenn Sie Sicherheit bevorzugen. Sie sollten es in Ihre Geschäftsphilosophie einbinden, Absichtserklärungen zu verfassen oder Ihren Mitarbeitern aufzutragen. Auf diesem Weg prägen Sie ein bestimmtes Image für Ihre Firma und einen bestimmten Führungsstil.

Wenn Sie solche Absichtserklärungen oder kurze Protokolle über Angebotsdiskussionen, Vertragsverhandlungen etc. erstellen, vermitteln Sie als Unternehmer die Sicherheit zu Ihrem Wort zustehen.

Gedächtnisstütze für längere Prozesse

Eine solche schriftliche Vereinbarung kann Ihnen des Weiteren als Gedankenstütze dienen. Sie halten Modalitäten eines zukünftigen Vertrages fest und können diese zu einem späteren Zeitpunkt rekapitulieren.

Für Startups ist der Letter of Intent ein praktisches Hilfsmittel. Großartige Ideen brauchen Kapital von anderen (Banken, Business-Angels etc.). Für die Phase eines ersten „Beschnupperns“ bis zur endgültigen Auszahlung der Geldmittel können Monate vergehen. In dieser Phase ist geklärt, dass man zusammenarbeiten will – die Feinheiten müssen noch festgesetzt werden. Das ist einer der typischen Anwendungsfälle für den Letter of Intent.

Welche Arten einer Absichtserklärung gibt es?

Haben Sie sich für eine schriftliche Vorabvereinbarung entschieden, stellt sich als Nächstes die Frage: Für wen ist sie gedacht, bzw. für welche Parteien soll diese dienlich sein?

Der richtige Einsatz des LoI

Falls Sie sie als reine Gedankenstütze für sich verfassen wollen, sollten Sie diese besser als Protokoll in Ihren Unterlagen archivieren.

Es gibt aus dem angloamerikanischen Raum verschiedene Begriffe und Abkürzungen, die in weiten Teilen deckungsgleich sind. Entscheidend kann die Anzahl der teilhabenden Parteien und der Sinn des Schriebs sein. Das kann variieren, wenn Sie verschiedene Stadien der Verhandlungen für einen erfolgreichen Abschluss festhalten wollen:

Geht es um eine Verhandlung zwischen zwei Parteien, kann man diese mit bilateralem Letter of Intent bezeichnen. Stehen bei den Verhandlungsgesprächen mehr als zwei Parteien im Dialog, spricht man von einem multilateralen Letter of Intent.

Unterschieden wird ferner in feinen Punkten zwischen einem „weichen“ und „harten“ Letter of Intent (LoI), einem Memorandum of Understanding oder einer Verhandlungsvereinbarung („Instruction to Proceed“). Die Elemente der verschiedenen LoI-Arten werden wir im Folgenden betrachten.

„Weicher“ Letter of Intent:

Bei einem „weichen“ Letter of Intent handelt es sich um einen unverbindlichen Schrieb. Dieser bestätigt, dass die benannten Parteien in Vertragsverhandlungen stehen. Somit kann diese Form der Absichtserklärung als einseitige Erklärung begriffen werden, welche die Darstellung der Verhandlungsposition des Ausstellers wiedergibt.

In der Praxis kann diese Form genutzt werden, um das Dokument von beiden verhandelnden Parteien unterzeichnen zu lassen. Ziel ist es den Stand der Verhandlungen und deren Ernsthaftigkeit darzustellen. Sie sind nichtsdestotrotz rechtlich unverbindlich, sodass ein Anspruch auf einen Abschluss des angestrebten Vertrags nicht besteht.

Aufgabe eines „weichen“ LoI ist es einzelne Regelungen wie Exklusivitätsklauseln und Geheimhaltungspflichten für eine bestimmte Dauer als verbindlich geltend festhalten zu können!

Rechtliches zum weichem LoI

Im deutschen Gesetz ist der „weiche“ LoI nach Bestimmungen des § 311 Abs. 2 Nr. 3 BGB geregelt, wobei hier der Lol mit dem Schlagwort „Ähnliche geschäftliche Kontakte“ bezeichnet wird. Diese zeigen den Umstand auf, dass diese Kontakte nicht auf den unmittelbaren Vertragsabschluss abzielen, sondern diesen vorbereiten sollen. Durch einen „weichen“ LoI kann eine Schutzpflicht im Sinne des. § 241 Abs. 2 BGB entstehen:

Bei der Vertragsabwicklung haben sich alle Parteien so zu verhalten, dass Körper, Leben, Eigentum und sonstige Rechtsgüter des Anderen unverletzt bleiben. Nach § 241 Abs. 2 BGB ergibt sich des Weiteren: Wollte der LoI-Geber den Vertrag eigentlich nicht abschließen und wusste das bei Abgabe der Absichtserklärung, begeht er eine Verletzung der Schutzpflicht. Ebenso, wenn er willkürlich oder mit Vorsatz den Vertrag scheitern lässt und das Vertrauen des Empfängers verletzt.

Ein erschüttertes Vertrauen ist auf persönlicher Ebene verletzend und kann bedeuten, dass aus dem Vertrauensschaden noch Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Besonders, wenn im Vorlauf des Hauptvertrages z.B. teure Maschinen angeschafft wurden, obwohl der endgültige Vertrag mit Vorsatz oder „mutwillig“ scheitern gelassen wurde. Selbst ohne Rechtsverbindlichkeit sollten Sie diese Bekundungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Regelungen für Exklusivität und Geheimhaltung gelten weiterhin ohne geschlossenen Hauptvertrag.

„Harter“ Letter of Intent:

Das Gegenstück zum „weichen“ LoI ist der „harte“ LoI. Dieser wird konkreter verfasst und enthält rechtlich bindende Erklärungen.

Der „harte“ Letter of Intent nimmt größtenteils die Gestalt eines Vertrages an. Es werden wesentliche Vertragsbestandteile („essentialia negotii“), wie die Vertragsparteien, der Kaufgegenstand und der Kaufpreis festgelegt. Dagegen gehören zu diesen essentiellen Bestandteilen keine verbindlichen Nebenabreden, die z.B. durch einen „weichen“ LoI verbindlich geworden ist. Dazu gehören Geheimhaltungsklauseln.

Aus rechtlicher Sicht ist ein „harter“ LoI noch kein Vorvertrag. Dennoch haben die Parteien Pflichten, welche im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) unter dem Paragraphen § 311 Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit § 241 Abs. 2 BGB nachzulesen sind. Zu diesen Pflichten gehören unter anderem Schutzpflichten und Sorgfaltspflichten, wie der Abbruch von Vertragsverhandlungen oder die Verletzung von Aufklärungspflichten.

Wie sollte ein „Letter of Intent“ aussehen?

Am Ende des Artikels finden Sie eine Download-Vorlage für einen „Letter of Intent“ hinterlegt. Diese kann Ihnen als Hilfestellung für die Formulierung Ihrer eigenen Absichtserklärung dienen.

Bevor Sie unsere Download-Vorlage nutzen, möchten wir Ihnen kurze Tipps geben, wie Sie sich im Beispiel-Dokument besser zurechtfinden.

Bitte beachten Sie, dass unser Beispiel als eine Hilfestellung für Sie gedacht ist und keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit genießt. Bitte konsultieren Sie bei individuellen Fragen einen Anwalt Ihres Vertrauens.

Rechtlicher Rahmen

Der rechtliche Rahmen wird in der Praxis gerne in den Vorbemerkungen mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen begonnen. Folgendes sollte beachtet werden:

AGB sind für eine Vielzahl von Verträgen gebräuchlich, um sie als vorformulierte Vertragsbedingungen zu nutzen. Diejenige Vertragspartei, welche den Vertrag verwenden möchte, gibt der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrages rechtliche Regelungen vor.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch ist unter den §§ 305 – 310 BGB geregelt, wie das „Kleingedruckte“ aussehen darf. Rechtlich ist für diejenige Partei, welche sich an die AGB halten muss, Vorsicht geboten. Ein Verstoß gegen das AGB-Recht kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Eine Warnung zu den AGB

An dieser Stelle möchten wir Ihnen generell davon abraten, Allgemeine Geschäftsbedingungen selbst zu erstellen oder Muster-AGB oder fremde AGB ungeprüft zu verwenden. Der Wortlaut einzelner AGB kann je nach Branche variieren. Dies kann dazu führen, dass die von Ihnen formulierten AGB gar nicht wirksam werden. Da für Betriebe im Zweifelsfall spezielle Klauseln formuliert werden sollten, sollten Sie dies von einem spezialisierten Juristen erledigen lassen.

Wir empfehlen, folgende Dinge in den Letter of Intent zu integrieren. Damit ist gut in dem Dokument ersichtlich, über was verhandelt wurde, wer beteiligt war und wie es weitergehen soll. Dafür können Sie diese Dinge unter folgenden Überschriften zusammenfassen:

1. Verhandlungspartner und ihre Vertreter
2. Vorbemerkungen (falls notwendig)
3. Inhalt der Verhandlungsgespräche für den Vertrag/das Projekt XY
4. Zeitplan für das geplante Projekt bzw. das weitere Verfahren für den Vertragsabschluss
5. Inkrafttreten und Laufzeit der Erklärung, wobei vor allem die Laufzeit interessant wird, wenn Geheimhaltungsklauseln, Wettbewerbsverbotsklauseln oder ähnliches abgefasst sind.
6. Geheimhaltung, Wettbewerbsverbote, Schlichtungsklausel, Schiedsgerichtsklausel
7. Schlussbestimmungen und Unterschriften der Verhandlungspartner (oder ihrer Vertretungsberechtigten)

Diese essentiellen Bestandteile sollten Sie in jedem Fall festhalten. Wie Sie speziellere Dinge ausformulieren können, zeigen wir Ihnen kurz im nächsten Abschnitt.

Möglichkeiten der Gestaltung

Neben der individuellen Gestaltung der Geheimhaltungsklausel können diverse andere Klauseln in die Absichtserklärung aufgenommen werden. Reicht Ihnen unsere einfache Vorlage aus, so können Sie in jedem Fall ohne größere Gefahr die Geheimhaltungsklausel nach Ihren Wünschen gestalten. Festgelegt werden kann z.B., ob nur über den Inhalt der Verhandlungsgespräche oder auch über Dokumente und Ideen außerhalb der Verhandlungen Stillschweigen bewahrt werden soll.

Schweigepflicht und Geheimhaltung

Darüber hinaus können Sie festlegen, wie lange über diese Dinge geschwiegen werden muss. Sie können beispielsweise bei einem Nichtzustandekommen des Vertrages oder des Projektabschlusses ausschließen, dass Sie weiterhin Dinge geheim halten müssen.

Zusätzlich können Sie in der Geheimhaltungsklausel regeln, welche Dinge im weiteren Verlauf von beiden Parteien offenbart werden sollen. Gerade die Geheimhaltungsklausel bietet Chancen und Risiken für Sie und Ihr Unternehmen. Durch eine geringe Anzahl von Regelungen können Sie Ihr Vertrauen zum Verhandlungspartner offenbaren. Je mehr Sie regeln, desto geringer ist sind die Möglichkeiten für beide Parteien, mit den sensiblen Daten der Verhandlungen hausieren zu gehen!

Hinderungsgründe für Vertragsschluss und Rücktritte

Des Weiteren bietet sich die Möglichkeit, zu regeln, aus welchen Gründen ein Vertrag nicht zu Stande kommen kann. Dabei können Sie z.B. festlegen, ob nach einer bestimmten Zeit ergebnisloser Verhandlungen ein Vertrag nicht mehr zustande kommt und die Verhandlungen abgebrochen werden.

Ebenfalls könnten Rücktrittsgründe von den laufenden Verhandlungen verankert werden, welche z.B. ermöglichen, auf starke Änderungen von Marktgegebenheiten zu reagieren. Gerade in dynamischen Branchen, wie der Internetbranche, ist es notwendig, ständig auf sich ändernde Marktgegebenheiten reagieren zu können.

Exklusive Zusammenarbeit

Eine übliche Klausel, die in den Letter of Intent eingebunden werden kann, ist z.B. die Exklusivitätsklausel. Mit ihrer Hilfe kann man ausschließen, dass eine Leistung außerhalb dieser Verhandlungen verkauft wird. Somit sichern also beide Verhandlungspartner einander zu, dass nur sie über das spezielle Produkt oder die spezielle Dienstleitung miteinander reden. Eine ähnliche Regelung können Sie mit der richtigen Formulierung einer Geheimhaltungsklausel erwirken.

Grundsätzlich bieten sich Ihnen noch unzählige weitere Möglichkeiten, die Sie in Ihre Absichtserklärung einbinden können. Damit verlaufen Verhandlungen möglichst zu Ihren Gunsten. Im besten Falle kommt es zu einem Vertragsabschluss oder einer Projektdurchführung, mit der beide Verhandlungsparteien gut leben können!

Welche Vor- und Nachteile hat ein Letter of Intent für KMU?

Abschließend möchten wir Ihnen noch darlegen, welche Vor- und Nachteile eine Absichtserklärung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben kann.

Vorteile eines LoI

• Rechtliche Absicherung von sensiblen Daten, Informationen und geistigem Eigentum Ihres Unternehmens durch Geheimhaltungsklauseln etc.,
• Protokollarisches Dokument über ernsthaftere Verhandlungs- und Vertragsgespräche, wobei die wichtigsten Diskussionspunkte im LoI festgehalten werden sollten.
• Ernsthaftigkeit und Vertrauen gegenüber der anderen Partei kann signalisiert werden.
• Zeitliche Planungen und Preise werden konkretisiert und somit ist eine Projektplanung oder ein Vertragsabschluss wesentlich besser greifbar.

Gerade diese Punkte können für Sie von enormem Vorteil sein! Zum Beispiel wenn Sie mit einer größeren Firma Geschäfte machen und sich mit einem Vorvertrag absichern wollen. Falls Sie im Rahmen einer Produktentwicklung für ein Unternehmen eine Sicherheit haben wollen, so können auch diese Dinge Teil einer Absichtserklärung sein. Die Sicherung Ihres geistigen Eigentums sowie die Übernahme der Entwicklungskosten für ein Produkt/eine Dienstleistung können Sie sich so zusichern lassen.

Nachteile eines Letter of Intent

Den Vorteilen eines LoI stehen einige Nachteile gegenüber, welche folgende sein können:

• Hoher zeitlicher Aufwand der Erstellung,
• Hohe Kosten für eine rechtliche Sicherheit, weil im Zweifelsfall ein Rechtsanwalt zu Rate gezogen werden muss,
• Unwissenheit über den Letter of Intent im deutschsprachigen Raum; dadurch erhöhter Erklärungsbedarf beim aktuellen oder potenziellen Verhandlungs- und/oder Vertragspartner über die Sinnhaftigkeit eines solchen Dokuments,
• Erhöhter Schriftverkehr mit dem aktuellen oder potenziellen Verhandlungs- und/oder Vertragspartner bis zur endgültigen Unterzeichnung beider Parteien.

Abschließend möchten wir Ihnen empfehlen, einen Blick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu werfen. Ein LoI lohnt sich, sollten Sie mit Ihrem Verhandlungspartner über ein Projekt mit einem für Sie großen (finanziellen) Volumen sprechen.

Ist der Rahmen des Projektes bezüglich der Finanzen eher klein, hat es weniger Sinn, Geld für einen Anwalt auszugeben und sich wochenlang mit Ihren Partnern, Kunden oder Lieferanten auseinanderzusetzen. Dies kann negative Folgen haben, weil Sie für hasenfüßig oder verkopft gehalten werden. Versuchen Sie also grundsätzlich abzuwägen, mit wem Sie gerade verhandeln und welches Vorgehen sinnvoll ist!

Zusammenfassung Letter of Intent

Wir halten fest: ein LoI ist rechtlich nicht bindend, gibt aber Sicherheit über die Absicht des Verhandlungspartners. Aus einer Erklärung im Vorfeld können auch Rechte und Pflichten erstehen, wie Verschwiegenheit und die tatsächliche Absicht einen Vertragsschluss anzustreben.

Bei wesentlichen Verhandlungen wie einem Firmenkauf, einer langfristigen Zusammenarbeit oder sonstigen wichtigen Projekten ist ein Letter of Intent sehr hilfreich. Oftmals ziehen sich Verhandlungen zeitlich in die Länge. Da hilft ein LoI, das große Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © yurolaitsalbert

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