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Management by Objectives – Was ist das und wie nützt es KMU´s?

Management by Objectives
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Bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Führungsmethoden oder gar Unternehmensziele oft vernachlässigt. Diese sind jedoch sehr wichtig, um mit einem Unternehmen nicht nur zu überleben, sondern es weiter zu entwickeln oder zu vergrößern. Um diese Ziele überhaupt erreichen zu können, benötigt man die Vorgabe eines solchen Ziels. Genauso wichtig, wie das Unternehmensziel selbst, ist die Methode, mit der Sie dieses Ziel erreichen wollen. Deshalb wird in diesem Artikel das Management by Objectives näher erklärt.

Was ist Management by Objectives?

Management by Objectives (MBO) ist eine Führungsmethode aus der BWL und heißt übersetzt Führen durch Zielvereinbarung. In dieser Methode liegt das Hauptaugenmerk auf der Zielorientierung. Das Unternehmensziel wird hierbei in Unterziele unterteilt. Danach legen Vorgesetzte mit Ihren Mitarbeitern konkret erreichbare Ziele in einem festgelegten Zeitrahmen, beispielsweise innerhalb eines Jahres, für jeden Mitarbeiter fest.

Ziel des Verfahrens

Das Ziel eines solchen Führungsstils ist, das Unternehmensziel mit den Mitarbeitern gemeinsam umzusetzen und zu erreichen. Mit dieser Methode sollen zudem die Mitarbeiter gefördert werden, durch die Mitarbeit am Unternehmensziel werden Sie motiviert und können sich weiterentwickeln. Ihre Kommunikation mit Vorgesetzten wird verbessert, durch die Absprachen von Zielvereinbarungen und Sie können sich miteinbringen durch eigene Ideen. Dies fördert wiederum die Kreativität. Zudem erhöht sich die Leistung eines jeden Mitarbeiters, wenn dieser motiviert ist.

Was sollte man bei der Zielfestlegung beachtet werden?

Bei der Festlegung von Zielen sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Ziele „SMART“ sind, das heißt:

  • S – spezifisch (für jede Abteilung bzw. Mitarbeiter festgelegt)
  • M – messbar (klare Vorgaben)
  • A – aktiv beeinflussbar (angemessen bzw. attraktiv für Ihre Mitarbeiter sein)
  • R – realistisch (umsetzbare Ziele)
  • T – terminiert (fester Zeitrahmen zur Erreichung festgelegt)

Haben Sie noch kein Unternehmensziel festgelegt, können Sie in diesem Fall das Bottom-up Prinzip anwenden. Hierbei werden mit den Mitarbeitern Einzelziele vereinbart und dann miteinander verbunden, so erhält man übergeordnete Ziele von den einzelnen Abteilungen und fasst diese dann zu einem Unternehmensziel zusammen.

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Falls Sie schon ein Unternehmensziel bestimmt haben, bilden Sie nach dem Top-Down Prinzip Unterziele und arbeiten diese im Mitarbeitergesprächen zu Einzelzielen für Ihre Angestellten aus.

Egal welche Methode Sie wählen, achten Sie immer darauf, dass die Ziele die oben genannten SMART-Kriterien erfüllen und somit umsetzbar sind. Am Ende der festgelegten Periode (zum Beispiel 1 Jahr) bewerten Vorgesetzte die Leistung Ihrer Mitarbeiter, anhand der vereinbarten Ziele.

Voraussetzungen

Damit man Management by Objectives in einem Unternehmen überhaupt anwenden kann, muss es folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • IST-Zustand des Unternehmens festhalten: Um überhaupt eine sinnvolle Strategie zur Weiterentwicklung des Unternehmens zu ermitteln, müssen zunächst die Stärken und Schwächen ermittelt werden. Stärken müssen hierbei gefördert und ausgebaut werden, während Schwächen zum Beispiel bei der Qualifikation von Mitarbeitern verringert werden müssen. Mitarbeiter können beispielsweise durch Schulungen gefördert werden.
  • Unternehmensziel veröffentlichen: Jeder Mitarbeiter sollte wissen, was das Unternehmensziel ist, damit er Vorschläge zur Erreichung dieses Ziels machen kann. Da man bei diesem Ansatz vor allem auf die Zusammenarbeit mit Angestellten zur Zielerreichung angewiesen ist, müssen diese wissen, was man erreichen möchte.
  • Beurteilungsmethoden und Vergütungsanreize müssen verändert beziehungsweise geschaffen werden: Die Beurteilung wird anhand der erreichten Ziele festgesetzt. Damit die Mitarbeit Ihrer Angestellten sich auch für diese lohnt, sollten Sie ein Bonussystem einführen, werden die festgelegten Ziele am Jahresende erreicht, erhalten Ihre Mitarbeiter zum Beispiel einen Erfolgsbonus.

Um dies alles Umzusetzen ist ein gewisser Organisationsaufwand nicht zu vermeiden, sind diese Bedingungen jedoch erfüllt, steht einer erfolgreichen Umsetzung des Verfahrens nichts im Weg. Für kleinere Unternehmen ist diese Umstellung sogar einfacher zu verwirklichen als für größere Unternehmen, da die Kommunikation sich viel einfacher gestaltet. Man kann durch eine Mitarbeiterversammlung den IST-Zustand des Unternehmens gemeinsam erarbeiten und dabei auch den Arbeitnehmern das Unternehmensziel näherbringen.

Umsetzung des Verfahrens

Das wichtigste Mittel zur Umsetzung von Management by Objectives ist das Mitarbeitergespräch, hier ist darauf zu achten, dass man die verschiedenen Ziele in Hinsicht auf Wirkungsdauer, Inhalt und Art (Unternehmensziel, Abteilungsziel, persönliches Ziel) unterscheidet. Man arbeitet also mit jedem Mitarbeiter daraufhin das persönliche Ziel festzulegen, dabei sollte man auf folgende Punkte achten:

  • Welche Anforderungen hat man an den Mitarbeiter?
  • Welche Ziele resultieren daraus?

In der Absprache zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche eindeutigen Ziele kann der Mitarbeiter erreichen?
  • Wo liegt sein Schwerpunkt?
  • Welcher Zeitraum ist für ein Ziel angemessen?
  • Was benötigt der Mitarbeiter, um das Ziel zu erreichen?
  • Hat der Mitarbeiter das notwendige Know-how oder benötigt er eventuell eine Schulung?
  • Hat der Mitarbeiter genug Zeit, um sich um die Umsetzung des Zieles neben Alltagsaufgaben zu kümmern?
  • Wie kann man das Erreichen des Mitarbeiterziels kontrollieren?
  • Wann führt man Zwischenkontrollen durch?
  • Wie hoch sollte eine Prämie für die Umsetzung von Zielen sein?

Diese Punkte sollten alle genau besprochen werden und unbedingt schriftlich festgehalten werden. Damit am Ende der vereinbarten Periode für die Zielerreichung, kontrolliert werden kann, inwieweit der Mitarbeiter seine Ziele umsetzen konnte. Danach können die Ziele für die nächste Periode vereinbart werden. Wenn Sie sich an diese Fragen halten, werden Sie feststellen, dass die festgelegten Ziele SMART sind.

Mögliche Probleme

Bei der Durchführung des Verfahrens treten häufig Probleme auf, deshalb geben wir hier einen kurzen Überblick, welche Probleme eintreten können und wie Sie diese vermeiden können:

  • Oft werden Zielvereinbarungen nur durch den Vorgesetzten vorgegeben.
    Um dies zu vermeiden, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv mitzuwirken und zunächst eigene Ideen vorzuschlagen.
  • Mitarbeiter verstehen oft nicht, wieso es wichtig ist bestimmte Ziele zu erreichen.
    Erklären Sie jeden Mitarbeiter, wie sich die Zielerreichung auf das Unternehmen und auch auf ihn auswirkt.
  • Zu viele oder nicht erreichbare Ziele werden vorgegeben.
    Achten Sie darauf, dass Ziele machbar sind. Das heißt besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter, wie dieser Ziele umsetzen kann und vermitteln Sie Vorgesetzten, dass Sie Ihre Hilfe anbieten sollen, falls ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat.
  • Der Vorgesetzte muss den Mitarbeiter bewerten, damit diese Bewertung nicht nur im Ermessen des Vorgesetzten liegt, sollten eindeutig bestimmte Maßstäbe für die Bewertung festgelegt werden.

Falls eines der oben genannten Probleme eintritt, sollten Sie dieses möglichst schnell mittels der angegebenen Vorschläge lösen.

Kontrolle zur Zielerreichung

Durch die Zwischenkontrollen, kann man feststellen, wie die Angestellten mit der Erreichung Ihrer gesetzten Ziele vorankommen und bei möglichen Problemen gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Am Ende einer Periode kontrolliert der Vorgesetzte, ob alle Mitarbeiter Ihre Ziele erreicht haben und bewertet diese anhand des Grades der Zielerreichung. Diese Ergebnisse werden in der Führungsebene gesammelt. Hier werden Sie kontrolliert und mit den Zahlen aus der Buchführung verglichen, wobei festgestellt werden kann, ob das übergeordnete Betriebsziel für diese Periode erreicht wurde.

Alle Mitarbeiter die Ihre persönlichen Ziele verwirklicht haben, erhalten daraufhin die Prämie. Falls Mitarbeiter ihr Ziel nicht erreichen konnten, sollte ein Gespräch geführt werden, warum dies nicht erreicht wurde. Dadurch erhält man wichtige Erkenntnisse, die zur besseren Zielfestlegung in der nächsten Periode hilfreich sein kann.

Management by Objectives in kleinen und mittelständischen Unternehmen – Praxisbeispiel

Schreinermeister Manuel Hammer besitzt eine kleine Schreinerei, diese macht einen guten Umsatz und auch die Auftragslage ist nicht schlecht. Allerdings reicht es nicht, um Herrn Hammers Betrieb weiter auszubauen. Deshalb überlegt sich unser Schreinermeister sein Ziel mittels der Management by Objectives Methode umzusetzen.

Voraussetzungen:

Zunächst hält er den IST-Zustand seines Unternehmens fest:

Er besitzt 10 Mitarbeiter, wobei einer ebenfalls eine Meisterausbildung besitzt. Acht der Mitarbeiter sind gelernte Fachkräfte und ein Hilfsarbeiter. Zudem hat er noch 2 Auszubildende, die jeweils im 2. Lehrjahr sind. Herr Hammer leitet den Betrieb und Herr Müller, der zweite Meister, ist der Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter, wenn es um die Produktion geht. Also ist Herr Müller sozusagen der Vorgesetzte der Facharbeiter. Herr Hans ist der Ausbilder, er kümmert sich um die Auszubildenden.

Unternehmensziel:

Nachdem er seine Mitarbeiter und deren Qualifikationen festgehalten hat, überlegt sich Herr Hammer, wie er sein Unternehmensziel formulieren will. Er möchte, dass sein Unternehmen wächst. Also setzt er sich als langfristiges Ziel Wachstum und Umsatzsteigerung um 25% innerhalb von 5 Jahren. Danach beruft er eine Mitarbeiterversammlung ein und erklärt seinen Mitarbeitern, was das Ziel ist und warum er dieses Ziel erreichen möchte. Er legt somit fest, dass das Ziel für das nächste Jahr eine Umsatzsteigerung von 5% ist. Er bittet seine Angestellten darum, sich Gedanken zu machen, wie dieses Ziel erreicht werden kann. Jeder soll ein paar Ideen festhalten, die dann bei den Einzelgesprächen als Zielvorlage für das persönliche Ziel eines jeden Mitarbeiters genutzt werden können.

Beurteilung und Vergütung:

Die Beurteilung der Angestellten soll im nächsten Jahr Herr Müller übernehmen, er soll die Mitarbeiter danach beurteilen, wie viel sie sich engagieren und eigene Ideen einbringen. Der zweite Teil der Bewertung wird dann an dem Grad Ihrer Zielerreichung gemessen.

Herr Hammer möchte auch, dass seine Mitarbeiter für Ihren Aufwand entsprechend entlohnt werden und legt für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Ziele einen Erfolgsbonus am Jahresende fest.

Umsetzung:

Da nun die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung geschaffen sind, beginnt Herr Hammer zusammen mit Herrn Müller mit den Einzelgesprächen mit den Mitarbeitern. Da dies das erste Mal ist, hat sich Herr Hammer dazu entschieden, diese Gespräche zusammen zu führen. In Zukunft soll Herr Müller diese Aufgabe übernehmen.

Zunächst wird jeden Mitarbeiter die Frage gestellt, ob Sie Fragen zu der Führungsmethode oder zum Unternehmensziel haben. Nachdem diese Fragen geklärt sind, fängt die Festlegung der Einzelziele an. Als erstes sollen die Mitarbeiter Ihre eigenen Ideen vorstellen, wie sie zur Realisierung des Unternehmensziels beitragen wollen. Dabei sprechen Sie darüber, welchen Schwerpunkt jeder Mitarbeiter hat und legen den Zeitraum eines Jahres fest für die Zielerreichung. Auch über möglicherweise benötigte Ressourcen des Mitarbeiters wird gesprochen. Einer der Mitarbeiter macht den Vorschlag, die Produktpallette zu erweitern und zeigt Herrn Hammer, dass es eine Schulung für Produktentwicklung im Schreinerbetrieb gibt.

Danach besprechen Sie noch, wie Herr Müller kontrollieren kann, wie weit die einzelnen Ziele erreicht wurden. Dabei wird konkret festgehalten, dass jedes viertel Jahr Kontrollen zwecks Zielerreichung durchgeführt werden. Dabei wird eine Mitarbeiterversammlung abgehalten, um Fortschritte zu besprechen, danach werden in Einzelgesprächen Fortschritte oder mögliche Probleme beziehungsweise Lösungsvorschläge festgehalten. Herr Hammer teilt den Mitarbeitern noch mit, dass Sie für das Erreichen Ihrer Ziele eine Erfolgsprämie am Jahresende erhalten.

Als die Gespräche alle geführt sind, ist Herr Hammer erstaunt, wie motiviert seine Mitarbeiter sind und wie viele Ideen sie zur Verwirklichung Ihres Unternehmensziels beigesteuert haben.

Der Schreinermeister bezahlt zwei Mitarbeitern die Schulung zur Produktentwicklung, die dann gemeinsam am Ausbau des Sortiments arbeiten. Andere Mitarbeiter hatten Vorschläge zur effizienteren Verwendung von Arbeitsmaterialien vorgebracht und wiederum andere wollen sich der Optimierung des Produktionsprozesses widmen. Herr Hans, der Ausbilder, möchte mit seinen Auszubildenden eine Projektarbeit machen. Jeder Angestellte hat sich miteingebracht und war begeistert, beim Unternehmensziel mitwirken zu dürfen.

Kontrolle:

Bei der ersten Zwischenkontrolle stellt Herr Müller fest, dass ein Mitarbeiter Probleme bei der Umsetzung seines Zieles hat und bespricht dies mit Herrn Hammer. Sie setzen sich mit dem Angestellten zusammen und diskutieren über eine Lösung des Problems. Am Ende der Diskussion legen Sie ein neues Ziel fest.

Am Ende des Jahres legt Herr Müller die Ergebnisse des Jahres vor. Alle Mitarbeiter haben Ihre Ziele umsetzen können. Die Schreinerei hat nun 4 neue Produkte, die von den Kunden sehr gut aufgenommen wurden. Auch durch effizienteren Einsatz von Arbeitsmaterialien konnten Kosten gespart werden. Sogar der Mitarbeiter der zunächst Probleme bei der Umsetzung des Zieles hatte, konnte durch die Hilfe von den Meistern sein Ziel erreichen. Herr Hammer hat zu seiner Zufriedenheit auch feststellen können, dass das Unternehmensziel für dieses Jahr erreicht wurde und dankt seinen Mitarbeitern für Ihre großartige Mitarbeit. Diese können sich nun an Ihrer Erfolgsprämie erfreuen.

Vor- und Nachteile

Wie jede wirtschaftliche Methode hat auch MBO seine Vor- und Nachteile.

Vorteile:

  • Mitarbeiter können mehr mitbestimmen und haben einen größeren Gestaltungsspielraum
  • Persönliche Ziele, Ideen und Wünsche können miteinbezogen werden
  • Größere Motivation der Angestellten durch aktiver Mitarbeit am Unternehmensziel
  • Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen
  • Förderung von Leistungsbereitschaft und Teamgeist
  • Entlohnung für Erfolg durch Prämien
  • Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter wird gestärkt
  • Entlastung der Führungskräfte durch Abgabe von Verantwortung

Nachteile:

  • Bewertung nur anhand von Zielerreichung
  • Mitarbeiter kümmert sich nur um eigene Zielsetzung
  • Größerer Leistungsdruck
  • Großer Zeitaufwand für Zielsetzung
  • eventuell mehr Quantität statt Qualität

Fazit

Management by Objectives ist eine Methode, bei der man sehr genau auf die Ausführung achten sollte, das heißt sie sollte nicht halbherzig durchgeführt werden, nach dem Motto:

Probieren wir es halt mal aus und wenn es nichts ist, dann lassen wir es lieber sein.

Falls man mit einer solchen Einstellung MBO anwenden will, wird man sehr schnell feststellen, dass die oben genannten Nachteile überwiegen. Wenn man diese Methode anwendet, sollte man dies wirklich gut überlegt und organisiert angehen. Hält man sich an den Ablauf und befolgt unsere Hinweise steht einer erfolgreichen und produktiven Durchführung, wie in unseren Praxisbeispiel nichts im Wege.

Ob diese Führungsmethode die richtige für Sie ist, müssen Sie jedoch selbst für sich entscheiden. Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia © baranq

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