Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen sorgt gerne für Missverständnisse, denn nicht jeder Prozess lässt sich digitalisieren und das ist gut so. Hier finden Sie deshalb alle Informationen, die Sie brauchen, wenn Sie sich mit Prozessdigitalisierung in Ihrem Betrieb auseinandersetzen wollen. Denn Prozesse digitalisieren braucht einiges an Prozessmanagement und etwas Digitalisierung, nicht umgekehrt.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Digitalisierung von Prozessen?
Wenn Sie eine Reise planen, schlagen Sie den Atlas auf und suchen sich über mehrere Seiten und Abschnitte die beste Route vom Start- zum Zielort. Auf der Fahrt achten Sie auf den Füllstand Ihres Wagens und Ihre körperlichen Bedürfnisse. Deshalb orientieren Sie sich an an den Straßenschildern und Markierungen oder machen eine Pause mit dem Reiseatlas, vielleicht vor einer Schutthalde, weil der Atlas älter war. Für die Rückfahrt prüfen Sie das alles in umgekehrter Richtung, um gut nach Hause zu kommen.
Prozess digitalisieren sorgt für mehr Zeit
Alle, die ohne Navi und Smartphone ihren Führerschein gemacht haben, kennen dieses analoge Vorgehen. Aber wenn wir diesen Prozess digitalisieren, wie sieht er dann aus? Schließlich ist die Digitalisierung von Prozessen inzwischen als Alltagshelfer überall dabei:
Routenplaner aufrufen, Ziel eingeben und je nach Einstellung Pausen vorplanen. Start und Ziel tauschen, neu berechnen lassen. Losfahren. Ankommen.
Der analoge Prozess braucht einiges an Vorbereitung, Wissen und Zeit und ist doch nie ganz störungsfrei. Digitalisiert durch Routenplaner im Internet, als Navi oder App übernimmt dieser Prozess die Sucharbeit und präsentiert die wahrscheinlich beste Route in Sekunden. Das funktioniert bei der Digitalisierung von Prozessen, weil die Software auf diese Aufgabe hin programmiert wird. Dass Sie vor einer Schutthalde stehen, kann mit beiden Methoden passieren, hier ist der gesunde Menschenverstand gefragt. Aber Sie können durch diesen digitalisierten Prozess Ihre Zeit besser nutzen und haben keinen Nachteil.
Grundlagen der Digitalisierung im Büro erklärt als Video
Wie digitalisiere ich mein Büro? Die ersten Grundlagen und einen Einstieg finden Sie in diesem Video. Wir erklären dort, worauf es bei der Prozessdigitalisierung ankommt und wie Sie diese an Ihren eigenen Prozessen umsetzten können.
Sinn und Nutzen der Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen
Was heißt das nun für Ihr Unternehmen? Wenn wir uns typische Schreibtischarbeiten ansehen, wie Rechnungen schreiben oder auch Angebote, was macht dann mehr Sinn? Jeden Schritt händisch vollziehen, Briefe kuvertieren und zur Post tragen? Oder am Ende des erledigten Auftrags auf Knopfdruck die zusammengestellte Rechnung mit sämtlichen ausgewiesenen Angaben an den richtigen Empfänger verschicken? Mit der Digitalisierung von Prozessen geht es darum, Arbeiten effizienter zu gestalten, um wertvolle Arbeitszeit besser zu nutzen.
„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß-digitalen Prozess!“
Dieses Zitat stammt von Thorsten Dirks, früherer CEO der Telefónica Deutschland AG, und er liegt absolut richtig! Digitalisierung und digitale Transformation erfordern einiges an Vorarbeiten und Überlegungen. Wenn Sie hier an Energie sparen, bekommen Sie alle möglichen digitalen Nachteile: Daten, die über verschiedene Programme verstreut sind, mangelnde Synchronisierung, umständliche Software, die nicht intuitiv benutzt werden kann…
Was vollständig digitale Prozesse ausmacht und wie sie in einem Unternehmen volle Wirkung entfalten, lesen Sie in diesem Grundlagenartikel!
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren und welche nicht?
Die Faustformel der Digitalisierung von Prozessen ist: Alles, was allein der Mensch mit seinem Körper, Geist und den nötigen Sinnen machen kann, ist schwer zu digitalisieren. Deswegen sind Werkstattbetriebe, das Handwerk und auch einige Produktionsprozesse in der Regel nur schwer zur Digitalisierung geeignet. Ein digitalisierter Prozess braucht einen klaren Ablauf und eindeutige Signale in einer passenden (digitalen) Umgebung, um zu funktionieren.
Wie viel digital ist gut für Ihren Betrieb?
Ganz digitalisierte Unternehmen haben ein anderes Geschäftsmodell als der klassische Werkstattbetrieb. Aber in jedem Betrieb gibt es digitalisierbare Prozesse, oder? Wo finden Sie sich mit Ihrem Betrieb wieder?
Die Stärken von Mensch und Maschine ergänzen sich
Der Mensch ist dagegen in der Lage, verschiedene Eindrücke gleichzeitig zu sammeln, zu bewerten und daraus eine komplexe Entscheidung zu treffen. Und das in Software-Programmen und an jedem beliebigen Ort. Prozesse digitalisieren hat deswegen immer auch die Frage im Gepäck, ob die menschliche Komponente notwendig ist:
Der Bewerbungsprozess kann voll digitalisiert durchgeführt werden: Ausschreibung, Bewerbungsverfahren, Bewerberauswahl nach bestimmten Kriterien. Am Ende braucht es noch eine Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag und dem Arbeitsbeginn steht nichts im Wege. Nur, dass sich niemand riechen kann und das Arbeitsverhältnis ab Tag eins schwierig ist.
Nur weil ein Prozess digitalisiert sein kann, muss das nicht die beste Variante sein. Allerdings erspart der digitale Bewerbungsprozess bis zur Gesprächseinladung viel Zeit und Nerven, wenn der Algorithmus die wenig erfolgversprechenden Bewerbungen dementsprechend bewertet. Damit funktioniert die Digitalisierung von Prozessen besonders gut in Büro und Verwaltung, weniger gut bei körperlicher Arbeit oder Kreativleistungen.
Elektronische Schriftgutverwaltung?
Brauchen Sie die Rechnung im Original als Papier oder geht es auch digital? Die Möglichkeiten heutzutage lassen einiges zu, um Papier, Zeit und Nerven zu sparen.
In welchen Unternehmensbereichen klappt Prozesse digitalisieren am besten?
Jeder Bereich ist digitalisierungsfähig, wenn er Handlungen und Abfolgen beinhaltet, die eine Software berechnen und verarbeiten kann. Grenzen werden auf der einen Seite von der individuellen Arbeitsweise gesetzt und andererseits von der Störanfälligkeit der digitalen Hilfsmittel. Das Beispiel „Aufmaß nehmen“ hat dabei die ganze Bandbreite an Möglichkeiten:
- Mitarbeiter vor Ort mit Stift, analogen Messgerät und Zettel → Störanfälligkeit kommt durch Schrift, Messgenauigkeit und Übertragung der Maße
- Aufmaß vor Ort mit Lasermessgeräten und Papierskizze → Schrift bleibt schwierig und dadurch auch die Übertragung, Geräte brauchen die richtige Anwendung
- Analoges Aufmaß vor Ort mit digitaler Eingabe (Tablets) → Messung braucht Sorgfalt, die Eintragung ebenfalls, weniger Störung bei direkter Übertragung ins System
- Kombiniertes Aufmaß-Vorgehen mit intelligenter Technik → Aufmaß und Dokumentation sind technisch gekoppelt, Mitarbeiter sorgt für Durchführung und Feinjustierung/Prüfung
Bei der Digitalisierung von Prozessen sind auch Möglichkeiten mit Kundenanleitung denkbar und teilweise im Einsatz. Die Smartphone-Technik wird immer verlässlicher, auch wenn es um Vermessungsarbeiten geht. Allerdings ist hier die Störanfälligkeit durch den Kunden nicht zu vernachlässigen und es braucht eine geführte Software gegen Fehler.
ERP-Systeme im Test und Einsatz
Eine Enterprise-Resource-Planning-Software sorgt für mehr Überblick und kann bestenfalls helfen, eine Ist-/Soll-Analyse in kürzester Zeit zu ermöglichen.
Digitale Übertragung der manuellen Vorgänge
Aber in welchen Bereichen funktioniert die Digitalisierung von Prozessen auch in Handwerk, Werkstatt oder Verkauf? Wir teilen die Möglichkeiten in drei größere Abschnitte:
Beim Aufmaß ist die Übertragung der Daten direkt in eine Software der effizienteste Weg der Digitalisierung. Das kann durch digitale Eingabe am Tablet/Smartphone oder durch Texterkennung mit möglichen Kontrollabgleichen über Foto geschehen. Damit entfällt die händische und zeitraubende Erstellung einer Aufmaßzeichnung und die digitale Version ist leichter zu bearbeiten, falls Kundenänderungen eingehen.
Die digitale Übertragung per Cloud-Dienst vom Einsatzort zur Zentrale ermöglicht auch eine bessere Arbeitsteilung und verkürzt die Durchlaufzeit des Auftrags, da das Büro direkt weiterbearbeiten kann. Angebote können durch den Zugriff auf Lieferantenschnittstellen auch sofort beim Kunden erstellt und digital beauftragt werden.
Die Zeiterfassung über die App der Branchensoftware erspart wiederum das Chaos mit Regiezetteln, die gerne zu spät, zu unleserlich oder anderweitig schwierig zu übertragen sind.
Digitales Kanban-Board mit Durchblick!
Am PC, dem Tablet oder Smartphone: Trello gibt es für jede Plattform und wer die Software richtig anlegt, sorgt für einen ruhigen Fluss der Aufgaben im Betrieb!
Messung, Steuerung und Controlling
Gerade in Handwerksbetrieben erstellen Mitarbeiter und Inhaber ordentliche Angebote, die dann wie oft zu Aufträgen werden? Auch die Anzahl an sich ist nicht bekannt, dadurch gibt es keine Erfolgsquote und durch den Wechsel von Medien und Systemen auch keine leichte Auswertung. Mit der Digitalisierung von Prozessen gelingt dagegen eine stimmige Nachverfolgung von Aufwand, Kosten und Nutzen. Eine Software erfasst selbstständig die einzelnen Stufen im Prozess und spielt die Ergebnisse idealerweise regelmäßig als Statistik oder Trend aus. Dadurch gelingt der Vergleich von Monaten, Quartalen und Jahren schnell und einfach ohne abzählen von einzelnen Dokumenten.
Sinnvolle Projektplanung mit Awork!
Planung, Zeiterfassung, Projekte, Aufgaben mit zuständigem Benutzer und Checklisten machen das Leben einfacher und die Auswertung so viel leichter.
Digitalisierung von Prozessen als Zusatzoption
Es gibt nicht für jeden Betrieb die passende Software oder die sinnvolle Ausstattung, weil sie wahlweise zu klein oder zu spezialisiert sind. Aber selbst hierfür haben sich inzwischen Unternehmen gefunden, die den Bedarf nach der Digitalisierung von Prozessen erkannt haben. Das bedeutet, dass z.B. der Prozess zur Kundeninformation oder zur Organisation gekoppelt wird mit einem Chip oder einem Barcode, die nur gescannt werden müssen. Die Vorteile liegen bei einem integrierten System auf der Hand: Der Prozess ist digital abgebildet und läuft analog durch. An Schnittpunkten kommt der Scanner zum Einsatz und Zeiten, Status und mehr landen im System und bestenfalls per Nachricht bei Kunden.
Digitalisierung von Prozessen mit Sinn!
Gerade Kleinstbetriebe oder Freischaffende arbeiten in der Regel mit Bestellbuch und Kundeninformation per Telefon oder Mail statt mit Updates von flow.trace!
Wie gelingt die Digitalisierung von Prozessen?
Das bloße Ziel, endlich auch in die Digitalisierung einzusteigen ist in der Regel nicht unbedingt erfolgreich. Zu viele Möglichkeiten, unzählige Details und hohe Hürden an die eigenen Ressourcen machen die Digitalisierung und Automatisierung von Prozesse nicht leicht. Wenn ein Betrieb seine Prozesse digitalisieren will, fängt er deshalb idealerweise im Büro und der Verwaltung an. Unser Tipp: Vollziehen Sie den Rechnungsprozess in allen Schritten nach und erfassen Sie alle Systeme, die von der Branchensoftware bis zum Online-Banking beteiligt sind. Wie viel Zeit verbringen Sie oder Ihre Mitarbeiter in jeder Station und mit jedem Schritt? Ein automatischer Abgleich oder die Einrichtung einer Schnittstelle erleichtern Ihnen das Leben ungemein und entlasten von einer Aufgabe, die eine Software schneller und besser kann. Damit sind die Ressourcen frei für die Bereiche, die der Mensch leichter erledigt.
Den digitalen Wandel vollziehen!
Wie beginnt ein Unternehmen, wenn es seinen eigenen digitalen Wandel starten möchte? Wir haben für Sie eine Schritt für Schritt Erklärung dazu erstellt!
Prozesse digitalisieren mit dem Ist-Zustand
Wie unterscheiden sich ein digitaler und ein analoger Prozess? Der digitale Prozess ist mit einer Software verbunden. Diese heruntergebrochene Definition hält keiner Überprüfung stand, aber zeigt den Kern des Ganzen. Wenn Sie einen Kunden im Unternehmen haben, seinen Auftrag und seine Kontaktdaten händisch erfassen auf einem Stück Papier, dann ist das ein analoger Prozess. Selbst wenn Sie diese Kundenkartei einscannen, liegt sie nicht wirklich digital vor. Kann Ihr Scanner dagegen Handschriftenerkennung und erstellt dadurch ein digitales Abbild haben wir eine Digitalisierung von Prozessen.
Der erste Schritt zu digitalisierten Prozessen ist daher die Prozessdokumentation mit allen anfallenden Schritten, eingehenden und ausgehenden Dokumenten (Input/Output) sowie genutzten Systemen und Schnittstellen. Das klappt am besten durch eine Prozessaufnahme auf Video mit einzelnen angesagten Arbeitsschritten, die anschließend in der Prozessmodellierung erfasst werden. Mit dieser Momentaufnahme geht es an die Punkte, die sich erst für Digitalisierung und dann für Automatisierung von Prozessen eignen. Das sind all die Handgriffe, die ein Mitarbeiter vornimmt, die aber eigentlich nicht die wertvolle menschliche Zeit verschwenden müssen.
Mit EloOffice Schriftgut digitalisieren
Die Software von Leitz schafft den Sprung von analoger Schriftgutverwaltung zur Digitalisierung und Automatisierung durch die Einordnung in die digitale Bibliothek.
Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen
EloOffice geht hier bereits Schritte der Automatisierung, indem es gescannte Dokumente erfasst, erkennt und nach vorgegebenen Richtlinien sortiert. Automatisierungen sind deshalb die nächste Stufe beim Prozesse digitalisieren, wenn die Bearbeitungsschritte von einer Software ausgeführt werden. Das kann z.B. durch Regeln in einem Programm wie Outlook geschehen oder durch vorgegebene sowie angepasste Prozesse und Workflows in einer Software, beispielsweise über den Automatisierungsdienst in Trello oder Awork.
Alle Systeme und Schritte eines Prozesses sind im Workflow der Reihe nach abgebildet und geben so Orientierung über den Stand der Dinge und was als nächstes zu tun ist.
Damit das gelingt, müssen die Prozesse eindeutig und wiederholbar sein. Als Beispiel: Ist im Betreff das Wort „Rechnung“ enthalten“, verschiebt die Automatisierung die E-Mail oder das Dokument in einen bestimmten Ordner, zum zuständigen Bearbeiter etc. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen hat deshalb ein hohes Einsparpotenzial an manueller Arbeit, braucht dafür allerdings Sorgfalt und Anpassung bei Veränderung. Im Prozessmanagement sind die Abläufe leicht zu überblicken, gerade wenn auch das Enterprise Architecture Management (kurz EAM) erfasst ist. Gut gepflegt in der notwendigen Tiefe, sind die Auswirkungen von Änderungen in den Unternehmenssystemen direkt sichtbar.
Enterprise Architecture Management
Alle Systeme, Software, Zugänge im Unternehmen sind im EAM erfasst und böse Überraschungen werden weniger, z.B. bei Mitarbeiterwechseln oder neuen Geräten.
Die richtige Software kann oder unterstützt digitalisierte Prozesse
Die Digitalisierung und Automatisierung ist dabei zuerst an die verwendete Software und Technik gebunden. Wenn Ihr ERP- oder CRM-System wie Hubspot oder Sevdesk Workflows unterstützt, haben Sie mit den erfassten Prozessen jetzt die Grundlage, um sie einzusetzen. Die CRM-Software SuccessControl hilft zwar durch gute Zusammenstellungen bei der schnellen Rechnungserstellung, aber nicht mit Automatisierungen. Zoho erleichtert die Arbeit im Kontaktmanagement durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen.
Das richtige CRM-System finden
Customer Relationship Management oder kurz CRM erleichtert Ihnen die Kundendatenpflege. Im Idealfall ist die Software dabei stets synchron mit Helfern!
Die ideale Lösung für digitalisierte Prozesse finden
Neben den vorgegebenen Workflows und der Erstellung von eigenen Automatisierungen gibt es darüber hinaus noch Dienste, die Programme verknüpfen und Ihre Befehle ausführen. Auch hier braucht es einen genauen Überblick über die vorhandenen Systeme und das gewünschte Ziel, denn ein schlechter Prozess digitalisiert ist eben nur ein schlechter digitalisierter Prozess. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden und gemeinsam bauen wir die ideale digitalisierte Prozessumgebung in Ihrem Betrieb!
Das Ziel Ihrer digitalisierten Prozesse sollte sein, Ihnen und Ihren Mitarbeitern unnötige Arbeit abzunehmen, Abläufe zu straffen und so Zeit für wertschöpfende Arbeit zu schaffen. Deshalb kann es erforderlich sein für die Digitalisierung und Automatisierung eine neue Software, neue Geräte anzuschaffen oder betriebliche Abläufe anzupassen. Das ist die Schwierigkeit bei der Digitalisierung von Prozessen, wenn Sie nicht selbst ein eigenes Software-System in Auftrag geben.
Lohnt sich die Digitalisierung von Prozessen?
Allein vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels: JA! Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter ist zu wertvoll, um sie mit Übertragen und Klicken zu vergeuden. Ordentlich erfasst und modelliert sind Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ein Garant für mehr Zeit, ruhigere Abläufe und einen besseren Überblick.
Das sind die Stärken einer Software. Die Talente und Fähigkeiten der Betriebsangehörigen erfüllen dagegen alles, was eine Software nicht kann: Kreativität, um die Ecke denken, flexibel auf Kundenanforderungen reagieren. Deswegen ist unsere Empfehlung: Starten Sie mit Büro und Verwaltung, statten Sie Montage-Teams mit sinnvoller Technik aus und erarbeiten Sie sich Stück für Stück Ihre digitalisierten Prozesse, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben leichter machen und den Erfolg Ihres Unternehmens auf Knopfdruck dokumentieren. Wenn Sie jetzt loslegen wollen, kommen Sie in unsere UAS-Digitalisierungswerkstatt und gemeinsam bringen wir Ihre Prozesse auf den digitalen Erfolgsweg!
Bildquelle: Canva.com © vege
