Die Frage, wie es um das eigene Unternehmen steht, ist für viele Unternehmerinnen und Unternehmer nicht einfach zu beantworten. Wir haben recherchiert, nachgefragt und die wichtigsten Themen gebündelt. Die aktuelle Situation ist meistens überdeckt vom Alltagsgeschäft, es bleibt deshalb keine Zeit oder keine Energie über den eigenen Betrieb zu sinnieren. Wie lange geht das gut?
Inhaltsverzeichnis
Wann ist eine gute Zeit für die Arbeit am Unternehmen?
Meistens kommen unsere Kunden zu einem Zeitpunkt, wenn es schwierig ist. Wir sind dann die Feuerwehr statt der Brandschutz und der Aufwand steigt. Auch wenn es wunderbar ist, schnelle Ergebnisse in Krisen zu erreichen und ein Aufatmen zu ermöglichen, ist der kontinuierliche Aufwärtstrend einfach angenehmer für alle. Aber warum ist eine Beratung erst dran, wenn alles andere schwierig wird? Wenn „keine Zeit“ zwar weiterhin den Alltag prägt, aber jetzt Zeit geschaffen werden muss?
Der Alltag trägt das Unternehmen
Solange Aufträge reinkommen, Materialpreise stimmen und der Mitarbeiterstamm einsatzbereit ist, gibt es keinen offensichtlichen Grund für Arbeit an der Unternehmensführung. Tauchen die ersten Probleme auf, ist es wie überall sonst: Grad sind Zeiten schwierig, persönliche Gründe, die Umwelt, die Politik… Warnzeichen einer Organisationskrise interpretieren wir gern als ein einmaliges Ereignis.
Fehlt weiterhin der Überblick, die Zeit für das Unternehmen statt für das Geschäft, dann häufen sich die Probleme. Die Maschine ist häufiger defekt, der neue Lieferwagen war noch nicht eingeplant, ein Mitarbeiter geht viel zu früh in Rente… Einzelfälle oder Symptome einer größeren Bewegung?
Zeit, Selbstmanagement und noch einmal Zeit
Bei unseren Recherchen ist das Ausmaß des kritischen Faktors „Zeit“ in Unternehmen sehr deutlich geworden. Der O-Ton ist immer keine Zeit, viel zu tun, Personalmangel, Mehrarbeit. Da bleibt kein Platz zum Innehalten, Überlegen, Ideen Beleuchten oder auch Kleinigkeiten Ändern. Im Gegensatz zu den eigenen vier Wänden gibt es im Unternehmen auch selten die Möglichkeit, den Urlaub zum Aufräumen oder Ausmisten zu nutzen: Entspannung ist wichtig und dann kommen auch die Ideen. Die Umsetzung stockt meistens wieder im Alltag, wenn das operative Geschäft alle Kapazitäten aufbraucht.
Dass es auch anders geht, sehen wir bei uns und vielen unserer Kunden: Strategie-Zeit ist notwendig, selbst wenn es ein fünf-Minuten-Telefonat im Monat ist, um eine Idee hin und her zu spielen.
Alles, was aufgeschoben ist, holt uns früher oder später wieder ein:
Sie haben keine Zeit, um sich Gedanken um die Vertretungssicherheit, den Fachkräftemangel oder eine stabile Lieferkette zu machen. Die Probleme begleiten Sie zwar überall hin, aber das operative Geschäft muss laufen. Mit viel Disziplin gehen Sie in kleinen Schritten an diese Themen und bleiben am Ball.
Ausfall Ihres Werkstattleiters. Wie reagieren Sie? Wer springt ein? Mit welcher Zeit gelingt die Umplanung, die Einarbeitung? Mit welcher Energie?
Ihr Lieferant kann nicht mehr liefern. Was passiert jetzt? Zum Telefon greifen, andere Lieferanten abtelefonieren, verhandeln, Preise neu kalkulieren. Unter Stress und Druck muss das jetzt funktionieren?
Warum nicht vorher? Mit Zeitmangel, aber noch ohne Stress und hohen Druck?
Was gehört zur Arbeit am Unternehmen?
Der ehrliche Blick auf alle Bereiche umfasst: Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Substanz, Kostenstruktur und besonders die Auslastung von allem. Das Wissen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen, ist die Grundlage für alles andere: Sind Sie zufrieden, wie es ist? Dann nehmen Sie sich die Zeit, um zu prüfen, ob der Zustand in Gefahr ist. Dazu gehört die Betrachtung des Markts, von Mitbewerbern, die Kundengewinnung, neue Möglichkeiten für Fertigung, Arbeitserleichterung, Kommunikation.
Sie wollen langfristig ein gesundes Unternehmen führen, also brauchen Sie den Überblick, die Zeit und das Wissen, was Sie beachten müssen.
Bleibt dafür keine Zeit, stellt sich die Frage: Warum? Nehmen Sie zu viele Aufträge an? Müssen Sie annehmen, was geht? Können Sie Mitarbeiter aufbauen, um Zeit frei zu schaffen? Allein das Thema Fachkräftemangel füllt viel Platz auf Websites und in Magazinen. Aber passt der Bewerbungsprozess? Erreichen Sie die Leute, die Sie haben wollen?
Das grundsätzliche Problem ist doch das Gleiche: Um etwas verändern zu können, müssen wir die Grundlagen schaffen und deshalb Zeit und teilweise auch Geld investieren. Bisher hat das in beinahe jedem Unternehmen funktioniert, indem winzige Veränderungen große Ergebnisse bewirkt haben.
Was macht Arbeit am Unternehmen langfristig aus?
Die Rollen des Unternehmers sind breit gefächert und bis auf die Rolle der Fachkraft findet viel außerhalb des Tagesgeschäfts statt. Damit Sie nicht um Mitternacht über Unterlagen brüten, braucht es deshalb einen Zeitraum für diese Aufgaben. Das ist übrigens auch Teil einer Beratung: Wege finden, wie die Zeitplanung zur Absprache und Umsetzung gelingt. Unabhängig von Größe, Betriebsalter und aller alltäglichen Beeinträchtigungen startet die Arbeit am Unternehmen deshalb mit einem gesetzten Termin.
Verabreden Sie sich mit Ihrem Betrieb!
Jede Beziehung bekommt Risse, wenn nicht genügend Zeit füreinander bleibt. Ihr Unternehmen bildet da übrigens keinen Unterschied. Läuft alles gut, reicht der monatliche Blick auf die BWA und die Auftragsliste, selbst wenn alles stressig ist. Schleicht sich Vernachlässigung ein, braucht die Wiedergutmachung mehr Zeit und Geld – das sehen wir allein am typischen Investitionsstau und fiesen Überraschungen. Eine halbe Stunde Freitag nachmittags, vor Betriebsstart in der Früh oder wann es Ihnen am besten passt – das ist die Zeit, die Sie reservieren sollten.
Was Sie mit dieser Zeit anstellen, ist dabei unterschiedlich: Eine Woche die Mitarbeiterliste prüfen und Personalplanung durchgehen, oder mit dem Steuerberater die Zahlen besprechen. Auch festhalten, wo Sie letztes Jahr waren, jetzt sind und in einem Jahr sein wollen ist eine Strategieaufgabe. Gewöhnen Sie sich ein bisschen Strategie an, statt alles auf einmal oder gar nicht. Das gilt besonders bei aufkommenden Konflikten im Team. Je früher Sie hier ein Gespür entwickeln und Zeit für die passenden Maßnahmen freischaffen, desto weniger schlimm wird die Situation.
Werden Sie kreativ für Ihr Unternehmen!
Ob Sie Ihre wichtigsten Mitarbeiter dazu holen, Familienmitglieder, gute Freunde oder eine Beratung: Ideen brauchen Publikum, Kritiker und Unterstützer. Die richtige Mannschaft sorgt dafür, dass aus Ideen Ziele und Pläne werden. Neue Blickwinkel und anderes Wissen fließen automatisch mit ein. Aus diesem Grund haben Strategietage (oder zumindest Stunden) ihre Berechtigung. Achten Sie besonders darauf, dass eine Einheit nicht ausufert. Strategie-Arbeit ist die langfristige Arbeit am Unternehmen, keine kurze Aktion.
Sie brauchen nicht viel Technik, aber das alte Programm will nicht mehr so richtig. Gemeinsame Arbeit, teils aus dem Homeoffice war eine Katastrophe, in kurz: So geht es nicht weiter. Also weiter als die nächsten zwei bis fünf Jahre, bis Zeit, Geld und Kapa da ist, um sich dem Thema richtig zu widmen.
Haben Sie durchgerechnet, wie viel Zeit und Nerven Sie zwischenzeitlich lassen, weil Sie ein System nutzen, das den Anforderungen nicht genügt?
Was machen Berater für Unternehmen?
Wir wissen, dass unsere Branche eher schwierig ist. Die großen Agenturen kümmern sich nicht um die kleinen Kunden, es schwirren exorbitante Honorare durch den Raum. Am Schluss gibt es eine hübsche PowerPoint-Präsentation ohne großen Mehrwert und ändern tut sich nichts. Wir kennen die Vorurteile und gehen mit unserer UAS-Strategiewerkstatt transparent dagegen an.
Das Ziel einer Unternehmensberatung ist dennoch ganz einfach. Wir beraten Unternehmen und zwar in den Punkten, die für genau dieses Unternehmen wichtig und gesund sind. Natürlich sehen wir durch unsere Erfahrung mehr, als manche Unternehmer gerne hätten. Das bedeutet nicht, dass wir Probleme mitbringen, sondern dass wir diese Probleme schon zu oft gesehen haben und die Auswirkungen kennen.
Dann könnten wir natürlich den ganzen Laden auf links drehen beim Optimieren und Effizienzen heben bis in die höchsten Höhen. Allerdings braucht es das a) in der Regel nicht und b) haben wir unsere Sorgfaltspflicht. Denn was bringt es einem Betrieb, wenn wir ein hübsches Leitbild erstellen mit wunderschöner Vision und ignorieren, dass alle Mitarbeiter gnadenlos überlastet sind? Dadurch kann keiner aufnehmen, was eigentlich die Aufgabe dahinter ist. Oder wenn wir ein großes IT-Strategie-Paket schnüren, wenn es bisher keine digitalen Prozesse gibt? Kleine Veränderungen bringen viel, wenn sie durchdacht und gut umgesetzt sind.
Strategie und operatives Geschäft müssen Hand in Hand gehen. Deswegen ist die Bestandsaufnahme mit Ist-Zustand wichtig und daraus abgeleitet eine Priorisierung der Aufgaben. Auch die Frage, wie viel tatsächlich im Alltag möglich ist, gehört dazu.
Wie gehen Sie mit den typischen Problemen um?
Bei unseren Unternehmerstimmen kamen verschiedene Punkte immer wieder auf. Eine Lösung für alle kann es zwar nicht geben, aber wir geben Tipps aus unserem Berateralltag, die vielleicht einen neuen Blickwinkel ermöglichen:
Der Fachkräftemangel und dadurch Überlastung
Die richtigen Mitarbeiter für das Unternehmen finden, ist schwierig: Entweder fehlen Qualifikationen oder es passt einfach gar nicht, wenn nicht schließlich ein größerer Betrieb aussichtsreiche Kandidaten für sich gewinnt. Aus der Bewerberperspektive fließen (hoffentlich) Zeit und Mühe in die richtige Bewerbung mit ein, die Beschäftigung mit dem Betrieb und vieles mehr. Da gehen schnell ein bis zwei Tage in die Vorbereitung. Wie sieht das andersrum aus? Wie und wo schreiben Sie aus? Der Fachkräftemangel ist vor allem ein Zeichen eines veränderten Stellenmarkts. Können Sie in 3 Sätzen sagen, warum ein Bewerber genau zu Ihnen möchte?
Zu viel zu tun, um andere Sachen anzugehen
Das Thema ist momentan fast überall ähnlich: Das Alltagsgeschäft frisst alle Kapazitäten und es gibt keinen Ausweg, gerade wenn häufig Mitarbeiter ausfallen. Mit „tief durchatmen“ ist es hier nicht getan. Das Problem ist nur, dass sich durch Zeitmangel alle anderen Aufgaben verschieben. Neuorientierung, Innovationen oder Arbeit am Geschäftsmodell? Wann soll das noch reinpassen?
Gerade in KMU haben wir eine Aufgabenhäufung bei Unternehmerinnen und Unternehmern. Deswegen stellt sich hier die Frage: Was kann Ihnen wer abnehmen oder welche Unterstützung braucht es dazu? Mit jedem Telefonat und jeder E-Mail, die Sie nicht selbst bearbeiten, schaffen Sie sich etwas Zeit und vermitteln gleichzeitig Ihren Mitarbeitern, dass Sie Vertrauen in sie haben. Machen Sie schon? Dann raten wir zum ungeliebten Mittel der Zeiterfassung: Halten Sie fest, wofür Ihre Zeit draufgeht und was Sie gerne abgeben würden, im Betrieb oder an Dienstleister. Der Hintergrund hierfür: Wenn Kosten und Nutzen in einem guten Verhältnis stehen, lohnt sich der Mehraufwand am Anfang für freie Kapazitäten danach. Wenn Sie hierfür passende Hilfsmittel suchen, schreiben Sie uns gerne im untenstehenden Kontaktformular eine Nachricht!
Preise, Kosten und Berechnungen
Unsere globalisierte Welt zeigt aktuell vor allem ihre Schattenseiten. Instabile Lieferketten, massiv gestiegene Materialpreise, Kunden, die diese Kosten nicht tragen wollen. All das schlägt sich zusätzlich auf den vorherigen Punkt mit der Zeit nieder und schafft ein neues Problem: Lohnt sich Ihre Arbeit eigentlich? Preiskalkulationen sind bisher in vielen kleineren Unternehmen mehr Erfahrungs- und Schätzwerte der eigenen Arbeit und des eingesetzten Materials gewesen. Jetzt geht es plötzlich um eine klare Kalkulation für Deckungsbeitrag und Gewinnmarge, die praktische Kenntnisse der Kostenrechnung oder eine passende Software benötigt. Hier lohnt sich beinahe jede Investition, ob Zeit oder Geld, damit Sie nicht am Ende auf Kosten sitzen bleiben. Prüfen Sie zuerst Ihre Wissensgrundlage zur Kostenrechnung, dann Ihre verfügbare Zeit und die für Sie zur Verfügung stehenden Helfer. Achten Sie hier auf ein nachhaltiges Vorgehen, damit Sie in Zukunft problemlos kalkulieren können!
Nach der Lektüre: Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen jetzt?
Sind Sie zufrieden mit der Situation oder haben Sie Punkte entdeckt, die Sie (zumindest langfristig) wirklich angehen wollen oder müssen? Bei unserer Recherche sind wir immer wieder an die fehlende Zeit gekommen, aber haben Sie sich das für sich so vorgestellt? Und können Sie Auslöser für den höheren Zeitverbrauch benennen? Also haben Sie mehr Aufträge als früher oder komplexere Aufgaben? Verbringen Sie mehr Zeit mit Gesprächen und Telefonaten oder hat vielleicht mehr Homeoffice im Team den Aufwand für Absprachen erhöht? In jedem dieser Fälle geht es um die passende Entwicklung einer machbaren Strategie und der nachfolgenden Strategieumsetzung.
Für uns zählt Ihre Unternehmerstimme, damit wir gemeinsam Lösungen und Wege finden können! Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen und Lösungsansätze gerne direkt ins Kontaktformular für unseren Nachfolge-Artikel.
Mit besten Grüßen,
Axel Schröder
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