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Mit dem System 5S eliminieren Sie Verschwendung in Ihrem Unternehmen

Suchzeiten sind Zeitverschwendung

Was ist das System 5S?

Das System 5S kommt aus dem japanischen Sprachraum und zielt auf ein Produktionskonzept der besonderen Art ab. Es geht um das Auffinden und Eliminieren von Verschwendung. Für Verschwendungen, z.B. von Material, Arbeitszeit etc. ist der Kunde nicht bereit, Geld zu bezahlen. Im Sinne des Kano Modell sind minimale Verschwendungen Basisanforderungen.

Da die Japaner für viele Innovationen im Bereich Produktionsgestaltung bekannt sind – darunter das „Kaizen“-Prinzip (im deutschsprachigen Raum auch KVP – kontinuierliche Verbesserung genannt) oder das „Toyota Lean-Management“ –  haben auch hier die Japaner ihrem Innovationsgeist freien Lauf gelassen.

Ziel des Systems 5S ist die Reduktion von Verschwendung durch gesteigerte Ordnung, Sauberkeit des Arbeitsplatzes als Grundvoraussetzung, damit die Geschäftsprozesse und betrieblichen Abläufe noch effektiver und effizienter durchgeführt werden.

Dabei sollen Arbeitswege verkürzt und Wartezeiten reduziert werden. Weniger Suchen bedeutet unmittelbar weniger Verschwendung von Suchzeit.

Man geht auch davon aus, dass mit einer konsequenten Anwendung von 5S auch das Risiko von Arbeitsunfällen sinkt.

Brauche ich 5S in meinem Unternehmen?

Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen Sie, wie oft Sie schon in Ihrem Lager gesucht haben, in den Aktenschränken der eine Ordner unauffindbar war oder wie Ihr Schreibtisch aussieht. Ist alles ordentlich, sofort auffindbar und ein Vertreter findet sich sofort überall zurecht?

Hier zwei Beispiele:

Es darf bezweifelt werden, daß an diesem Arbeitsplatz effizient gearbeitet wird. Viel Zeit geht durch Suchen verloren. Und im Vertretungsfall hat der Kollege bzw. die Kollegin keine Chance, sich zurecht zu finden bzw. zu erkennen, an was gerade gearbeitet wird.

Chaos am Arbeitsplatz - mit 5S mehr Ordnung

Chaos am Arbeitsplatz – mit 5S mehr Ordnung

Das trifft auch für die Lagerhaltung zu. Auch hier reduziert Ordnung erheblich den Suchaufwand und damit die verschwendete Zeit.

Chaos im Lager - mit 5S dauerhaft beheben

Chaos im Lager – mit 5S dauerhaft beheben

Nun, habe ich Ihr Interesse geweckt, wie man mit 5S Ordnung ins Chaos bringt? Lassen Sie uns gemeinsam Ordnung schaffen.

Wofür aber steht nun die Abkürzung 5S?

Dieses steht für die 5 zentralen Elemente einer Arbeitsplatzorganisationsmethode. Die Abkürzung 5A wird oftmals analog im deutschen Sprachgebrauch verwendet. Im Folgenden finden Sie sowohl die japanischen als auch die deutschen Abkürzungen:

Seiri = Aussortieren

Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, wird aussortiert. Durch diesen Schritt entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und Materialen, und die Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz nimmt zu.

Seiton = Aufräumen

Für diesen Punkt soll die Maxime „Stelle ordentlich hin“ gelten. Alle nicht benötigten Dinge werden also verbannt  und was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz.

Dabei gilt es, dass die Mitarbeiter so angeleitet werden, dass eine Systematik für die Anordnung der täglich am Arbeitsplatz benötigten Dinge entsteht. Dabei sollten die Werkzeuge, Betriebsmittel und Materialien entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit und/oder Verwendungsreihenfolge angeordnet werden, wobei häufig verwendete Arbeitsmittel möglichst nah am Ort der Verwendung gehalten werden. Zudem sollten die Arbeitsmittel und ihre entsprechenden Lagerorte so gekennzeichnet werden, dass eine Zuordnung leicht möglich ist.

Hierzu können viele visuelle Möglichkeiten genutzt werden um Abweichungen  vom Soll-Zustand schnell sichtbar zu machen (z.B. Schattentafeln, Bilder des Soll-Zustandes).

Seiso = Arbeitsplatzsauberkeit

Im Berufsstand des Kochs ist dieser Punkt der wohl Wichtigste des ersten Lehrjahres: Sauberkeit. Denn Sauberkeit fördert nicht nur die Möglichkeit den Überblick und die Lust an der Arbeit zu behalten, sondern im Falles des Koches auch die Zufriedenheit des Kunden, wenn das Essen weitestgehend keim- und bakterienfrei zubereitet wurde.

Das dies der Fall sein sollte, ist sicherlich selbstverständlich aber stellen Sie sich vor dem wäre nicht so. Was würde dann passieren? Im schlimmsten Fall würde der Gast eine Lebensmittelvergiftung bekommen und genau das wäre ein „Arbeitsunfall“ der mit Prävention durch Sauberkeit zu verhindern gewesen wäre.

Überträgt man dieses Konzept also auf jeden, so trägt die Sauberkeit nicht nur zu einer positiven Auswirkung bei, sondern beugt auch Arbeitsunfällen vor.

Das Reinigen des Arbeitsplatzes ist gleichzeitig auch immer eine Inspektion, da während des Reinigungsvorgangs Abweichungen und Defekte an Arbeitsmitteln festgestellt werden können. Durch die Identifikation der Ursache für die Entstehung von Verschmutzungen kann man diese auch nachhaltig abstellen.

Seiketsu = Anordnung zur Regel machen

Hat der Arbeitsplatz durch die Sauberkeit nun eine Grundordnung bekommen so gilt es diese auch aufrecht zu halten. Um dies zu erreichen sollten Standards innerhalb der einzelnen Arbeitsbereich bzw. zugeschnitten auf bestimmte Tätigkeiten geschaffen werden. Außerdem sollten diese Standards so ausgestaltet sein, dass sich jederzeit auch ein externer bzw. neuer Mitarbeiter zurecht findet. Ein Standard ist zum Beispiel die Verwendung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Bodenmarkierungen (Wegbegrenzungen, Abholungsflächen, Anlieferungsflächen…) oder die bebilderte Darstellung des Schrankinhaltes von außen an allen Werkzeugschränken.

Darüber hinaus können Reinigungspläne Standards bezüglich des Reinigungsvorgangs festlegen. Mittels des Reinigungsplans wird festgelegt, welche Dinge, Flächen oder Bereiche wie oft und wann gereinigt werden sollen und worauf bei der Reinigung besonders zu achten ist (kritische Bereiche in Maschinen oder Anlagen).

Die Erstellung von 5S-Auditformularen bzw. 5S-Checklisten ist hilfreich, um Abweichungen vom Standard festzustellen und zu dokumentieren. Auch hier ist es mit Hilfe der Standards und Pläne wesentlich einfacher Abweichungen vom Soll-Zustand zu erkennen, die Ursache zu erkennen und dann dauerhaft Fehler zu beheben.

Shitsuke = Alle Punkte einhalten und verbessern

Die dauerhafte Weiterführung des Konzeptes ist im fünften der 5S verankert mit der Maxime, dass Selbstdisziplin geübt werden soll. Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Natürlich ist es nicht einfach, den Mitarbeitern ein hohes Maß an Selbstdisziplin abzuverlangen. Dennoch ist es möglich, die Selbstdisziplin immer weiter zu erhöhen, indem Sie selber die Dinge vorleben und von Zeit zu Zeit auch kontrollieren. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert worden, gehört es auch an diesen Platz – immer. An diese Regeln sollte sich strikt gehalten werden und regelmäßig sollten Kontrollen durchgeführt werden und Abweichungen vom Standard (z.B. mittels 5S-Audit oder 5S-Checkliste) erfasst werden.

Diese Abweichungen sollten minimiert werden! Mit jedem durchlaufen des 5S Zyklus wird also der Arbeitsprozess ein Stück effektiver und effizienter. Diese Optimierung geht noch schneller von statten, wenn alle Mitarbeiter dem System folgen und somit an einem Strang ziehen!

Das Konzept lässt sich nun noch durch einen weiteren Punkt ergänzen, welcher den Kreislauf quasi schließt!

Durch Hinzufügen von:

Shukan = Alles läuft von selbst

Bei nachhaltiger Disziplin gehen Ordnung und Sauberkeit schließlich in Fleisch und Blut über. Somit tritt ein gewisser Gewöhnungseffekt  ein und das Konzept wird dann zu 6S oder 6A. In nachfolgender Grafik ist der Zyklus noch einmal zusammenfassend dargestellt:

Der 5S / 6S Kreislauf

Der 5S / 6S Kreislauf

5S nur in den Konzernen/großen Unternehmen?

Die Konzeption eines Systems die 5S ist aber nicht nur für Konzerne beziehungsweise Großunternehmen zu gebrauchen.

In jedem Unternehmen bestehen vor allem durch Steigerung der Effektivität und Effizienz Einsparpotenziale. Oft wird mit der Verwirklichung von Einsparungspotenzial aber auch eine hohe Kostenposition verbunden, welche dann wiederum nur für Konzerne oder Großunternehmen tragbar ist. Dieses muss nicht immer der Fall sein,  denn auch in Handwerksbetriebe und mittelständischen Unternehmen Kann man Einsparungspotenziale nutzen, indem man nur kleine beziehungsweise keine Aufwendungen zu bewerkstelligen hat. Genau diesem Punkt bietet sich das System fünf ist an, denn schon mit Leitfäden in Schriftform und ein paar Regalen oder Ordnungshaltern ist oft schon eine Menge zu erreichen. Das „A und O“ der Arbeitsplatzorganisation im Sinne des Systems 5S ist allerdings die strategische Planung, welche Sie vorher wohlüberlegt gestalten sollten.

Ziehen Sie hierzu ihre Stabstellen-Mitarbeiter zu Rate, welche einen Überblick darüber haben, wie ein perfekt strukturierter, organisierter und aufgeräumter Arbeitsplatz aus zu sehen hat. Dann sollten die entsprechenden Punkte notiert werden. Aus diesen Daten lassen sich Leitfäden schreiben und bei Bedarf können auch Hilfsmittel zur Unterstützung gekauft werden. Ebenfalls können Sie den Kontrollgang zur Qualitätssicherung (ob das System 5S) auch eingehalten wird in die Arbeitszeiten integrieren. Die Zeit die Sie in das System 5S am Anfang investieren müssen, bekommen Sie mit Sicherheit in der langen Frist über die effektivere und effizientere Arbeitsablaufgestaltung zurück – in Form von Umsatz und sogar Gewinn.

Somit zeigt sich also, dass ein System wie 5S nicht nur für Konzerne interessant ist, sondern auch für Handwerksbetriebe oder mittelständische Unternehmen.

Je komplexer der Aufgabenbereich eines Mitarbeiters, desto strukturierter sollte sein Arbeitsplatz sein!

Denkt man sich in diesen Satz hinein und überlegt, welche Vorteile ein strukturierter Arbeitsplatz noch hat, bekommt man viele Ideen was 5S alles bewirken kann. Sollte beispielsweise ein Mitarbeiter kündigen, ist es für den Nachfolger wesentlich einfacher sich an einem organisierten Arbeitsplatz einzuarbeiten. Des Weiteren birgt eine strikte Arbeitsplatzorganisation ebenfalls das Potenzial neue Fahrt in ihr Unternehmen zu bringen. Der Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter und die klaren Abläufe Schaffen viele Möglichkeiten die geleistete Arbeit besser zu beurteilen und zu belohnen.

5S nur in Werkstatt und Produktion, oder 5S auch im Büro?

Auch mit dieser Fragestellung und Mutmaßung kann man relativ schnell aufräumen. Machen Sie sich jetzt so einmal gewusst, dass ein Büro nichts anderes als ein Arbeitsplatz ist. Mit dieser Perspektive im Hinterkopf erkennen Sie, dass ebenfalls im Büro durch einen organisierten und strukturierten Arbeitsplatz die Einsparungspotenziale ebenfalls genutzt werden können. Sind alte Dokumente nach entsprechenden Bearbeitungsthemen in einem Hefter abgeheftet und sind Daten auf dem Computer ebenfalls Themen zugeordnet, kann retrospektiv schnell auf Daten zurückgegriffen werden und sich ein Sachverhalt aus der Vergangenheit wieder vor Augen geführt werden oder die Daten weiter genutzt werden. Jegliche Sucharbeiten können also reduziert werden, denn „Zeit ist bekanntlich Geld“.

Die Ordnung, welche man heute macht, führt „morgen“ zu einem wesentlich reibungsfreierem Ablauf.

Somit kann also das System 5S in fast jeden Bereich des Systems übertragen werden. Zu beachten ist dabei, dass die Einführung Zeit und Mühe kostet aber in Zukunft die Abläufe dadurch optimiert werden.

Hierzu ein abschließendes Beispiel: Ein Supermarkt ist heutzutage – vor allem solche in denen man ein gutes Kauferlebnis hat – nach Produkten geordnet. Dabei sind Backwaren, Kosmetik, Fleisch, Fisch, Getränke, etc. eingeteilt und der Kunde kann so gezielt die gewünschten Produkte suchen und seinem Einkauf hinzufügen. Mit Hilfe dieser prädispositiven Organisation ist es möglich den Einkauf für den Kunden zeiteffektiv zu gestalten und sogar Einkaufsschlangen und Staus in den Gängen zu verhindern. Hätte sich im Vorhinein niemand um diese Strukturierung gekümmert und der Kunde müsste jedes Produkt wie die „Nadel im Heuhaufen“ suchen, würden die Kunden wohl für ihren Einkauf Stunden brauchen und die Umsätze des Supermarktbetreibers zurückgehen. Zumeist liegt das daran, dass Bestände nicht effektiv geprüft werden können oder sogar die Aufstockung eines Regals nicht möglich ist, da die Kunden den Gang blockieren.

An diesem Beispiel sehen Sie wie schnell eine nachlässige Arbeitsplatzorganisation zu Umsatzeinbußen oder Gewinnverlusten führen kann. Genau deshalb sollten Sie auch in Ihrem Unternehmen das System 5S einführen.

Um im Einzelfall für sie zugeschnittene Lösungen zu konzipieren können Sie uns auch sehr gerne für eine persönliche Beratung kontaktieren!

5S wirkt – überzeugen Sie sich!

Vielleicht sind Sie sich noch nicht sicher, ob 5S in Ihrem Unternehmen die erhofften Erfolge bringt. Vielleicht glauben Sie auch noch nicht recht dran, dass Aufräumen, Säubern und Standards setzen Sie Schritt für Schritt effizienter und damit produktiver macht.

Oder Sie sind bereits von 5S und Lean Management begeistert, wissen aber nicht, wie Sie Ihre Mitarbeiter / Teamkollegen oder den Chef überzeugen sollen.

Für diese Fälle gibt es Lean-5S-Simulationsspiele, mit denen das 5S-Prinzip in rund einer halben Stunde anschaulich vorgeführt wird.

Ich setze seit einigen Jahren solche 5S-Simulationen bei meinen Kunden erfolgreich ein und möchte Ihnen ein Beispiel eines solchen 5S-Spiels hierfür vorstellen.

Lean 5S Spiel – Grundsätzliches

Es handelt sich um das Lean 5S Spiel von LeanAktuell.

Es kommt umgehend auf dem Postweg in einer briefkastenfreundlichen Verpackung.

In der kleinen Pappschachtel befindet ich das Anschreiben sowie eine ansprechend gestaltete CD-Box. Die CD selbst ist individuell beschriftet, in meinem Fall mit meinem Namen.

Lean 5S Spiel

Lean 5S Spiel

Das 5S Spiel läuft sowohl auf Windows wie auch auf Linux und Apple Computern. Wichtig ist nur ein CD-Laufwerk und ein halbwegs aktueller Flash-Player.

Lean 5S Spiel – Das Material

Auf der Daten-CD befindet sich die Flash-Animation, die Schritt für Schritt die Theorie von 5S vermittelt. Dabei wird kurz auf die Historie von 5S als Teil des Lean-Managements und des Toyota Productive Management Systems verwiesen. Anschließend werden die Ziele von 5S und die Methodik von 5S erläutert.

Herzstück des Lean 5S Spiels ist aber das Spiel selbst, das in 5 Spielrunden dem Spieler zeigt, wie eine schier unlösbar lautende Aufgabe gemeistert werden kann.

Für das Spiel stehen auf der CD entsprechende Arbeitsmaterialien im Format Powerpoint bereit.

Was mir am Spiel weniger gut gefällt

Die Arbeitsmaterialien liegen nur im Format Powerpoint auf der CD vor. Das kann für Benutzer ohne Microsoft Office zum Problem werden. Natürlich gibt es für Windows, Mac und Linux diverse PowerPoint-Viewer, aber die müssen im Zweifel erst installiert werden. Das finde ich einfach unpraktisch. PowerPoint und ergänzend als PDF wären vielleicht nutzerfreundlicher.

Die Flash-Animation ist schön gestaltet, aber ich würde heute eher auf eine HTML5-Umsetzung bauen. Flash ist durch seine diversen Mängel einfach ein Auslaufmodell und der Link in der Flash-Animation auf die Arbeitsmaterialien hat zumindest bei mir nicht funktioniert.

Was mir am Lean 5S Spiel gut gefällt

Der Stoff ist sehr eingängig und didaktisch gut aufbereitet. Grafiken und eine sehr ansprechende visuelle Darstellung helfen beim Verständnis, gerade wenn Nutzer noch neu im Thema sind.

Screenshot Lean 5S Spiel

Screenshot Lean 5S Spiel

Gut finde ich auch, dass die Arbeitsmaterialien beide Varianten abdecken, sowohl die klassische 5S-Variante als auch die im deutschen Sprachraum oft verwendete 5A-Variante.

Ebenfalls ansprechend sind die Arbeitsmaterialien von der Gestaltung. Ich kenne eigentlich kein anderes 5S-Spiel, das auch die Unfallverhütung, eines der wichtigen Themen bei Lean-Management, so nett und ansprechend in das Spiel einbaut.

Zielgruppe des Lean 5S Spiels

Zielgruppe sind sowohl Lean-Berater, die die Arbeitsmaterialien bei den Kunden gut einsetzen können, als auch Unternehmer, die sich mit dem Thema 5S und Lean-Management erstmalig auseinandersetzen möchten. Ich sehe aber auch Mitarbeiter als Zielgruppe, die 5S schon aus anderen Unternehmen kennen, aber im aktuellen Unternehmen nicht vorfinden. Hier kann das Lean 5S Spiel eine gute Argumentationsbasis bieten.

Fazit Lean 5S Spiel

Die Didaktik und die Arbeitsmaterialien sind eingängig und verständlich aufbereitet. Es macht einfach Spaß, das Spiel zu spielen. Bis zu einem sichtbaren Erfolg vergeht maximal eine halbe Stunde. Die kleineren technischen Mängel, die ich oben genannt habe, sind im Gesamtkontext eher zu vernachlässigen. Vielleicht sind diese in einer neuen Auflage auch schon behoben.

Probieren Sie es aus, es lohnt sich wirklich!

Was ist bei der Einführung von 5S zu beachten?

Bei einer Einführung von 5S in Ihrem Unternehmen ist zu allererst wie auch schon im Vorhinein beschrieben, zu beachten, dass Sie die Einsparungspotenziale analysieren.

Dieses können von Geschäft zu Geschäft andere Dinge sein und sowohl in der Werkstatt als auch im Büro liegen. Im Anschluss daran sollten Sie mit dem Leiter des Bereiches einen entsprechenden Plan erarbeiten, in dem die wichtigsten Punkte für einen organisierten und aufgeräumten Arbeitsplatz erörtert werden.

Zudem sollten Sie alle Mitarbeiter an den Stabstellen in Ihr „Boot“ holen, denn dadurch wird die Integration später wesentlich einfacher. Dieses schaffen Sie, indem Sie die Vorteile gegenüber den Stabstellen Mitarbeitern des Systems aufzeigen. Vielleicht können Sie auch einen internen Wettbewerb nach der Einführung ausschreiben, bei dem die Abteilung, welche am effektivsten und saubersten über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, z.B. etwas Geld für ein Mitarbeiteressen bekommt.

Ebenfalls sollten Checklisten an den Arbeitsplätzen mit sinnvollen Beschreibungen ausgehängt werden und unterstützt durch z.B. Schattenmarkierungen, damit alle Werkzeuge am Ende des Arbeitstages wieder an ihren Platz zurückfinden. Darüber hinaus sollten Sie auch als Geschäftsführer peinlich genau darauf achten, immer wieder Kontrollgänge zu machen und die Wirksamkeit und den Grad des Fortschrittes des Systems 5S zu überprüfen. Am Anfang wird dieser Schritt unumgänglich mehrmals die Woche erfolgen müssen. Je weiter das System 5S sich im Zeitablauf aber etabliert hat und Richtung System 6S entwickelt, kann die Zahl der Kontrollgänge auf einmal die Woche oder einmal innerhalb von zwei Wochen gesenkt werden.

Wenn Sie Fragen zu 5S oder dessen Einführung haben, sprechen Sie mich an!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia © lulu; © photowahn; © artbalance

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