5S – eliminieren Sie Verschwendung in Ihrem Unternehmen

5S und Lean gehören zusammen wie Kaizen und KVP – Sie verstehen nur japanisch? Lesen Sie weiter und lernen Sie die Erfolgsmethoden von Toyota und Co. Das System 5S sucht im gesamten Unternehmen nach Arten der Verschwendung, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken. Jedem einzelnen Mitarbeiter wird seine Mitverantwortung für den Erfolg des ganzen Betriebs nahegebracht. Muda, d.h. Verschwendung wird minimiert, Kaizen = Verbesserung vorangebracht.

Was ist das 5S Lean-System?

Die Methode der 5S kommt aus dem japanischen Sprachraum und zielt dabei auf ein besonderes Produktionskonzept ab: Verschwendung soll gefunden und eliminiert werden. Material und Arbeitszeit zahlt der Kunde einen angemessenen Preis, nicht jedoch für Verschwendung durch Suchzeiten oder Werkfehler. Das Kano Modell fordert z.B. minimale Verschwendungsraten für zufriedene Kunden.

Das 5S Lean System folgt deshalb einem ähnlichen Konzept wie das „Kaizen“-Prinzip (im deutschsprachigen Raum auch KVP – kontinuierliche Verbesserung genannt). Die als „Toyota Lean-Management“ bekannte Methode sucht immer die stete Verbesserung. Der Kontakt zu den Mitarbeitern und der Austausch der Informationen in bestimmten Bahnen sind deswegen wichtige Eckpunkte. Die 5S binden ebenfalls die Mitarbeiter ein und sorgen durch verbesserte Organisation für eine kostengünstigere Produktion und eine effiziente Verwaltung. Die 5S stehen für 5 japanische Begriffe, die mit Ordnung und Sauberkeit im Lager und an jedem Arbeitsplatz die Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Gerade in der Kombination von Lean-Prozessmanagement empfehlen wir diese bewährten Lean Methoden zum Einstieg in ein sinnvolles Organisationssystem!

Darunter fallen beispielsweise die Reduzierung von Such- und Wartezeiten, kurze Wege zwischen einzelnen Stationen und Lagerorten und eine sinnvolle Auslastung der Kapazitäten. Ordnung und Übersicht hilft dann zusätzlich, Arbeitsunfälle zu vermeiden und die Sicherheit zu steigern.

Brauche ich 5S in meinem Unternehmen?

Ist bei Ihnen alles griffbereit, oder wird doch ständig Zeit durch Suchen verschwendet? Mit der 5S Lean Methode sorgen Sie für eindeutige Struktur und können sich dadurch auf das wesentliche konzentrieren.

Denn die Beispiele aus Büro und Lager verdeutlichen, wie sehr Chaos die Arbeit hemmt. Verbessern Sie Ihr Aufbewahrungs-Management, bleibt dann auch Zeit für das Wesentliche und in Urlaub oder Krankheit verzweifelt nicht die Vertretung.

In Lager und Werkstatt liegen Material und Werkzeug durcheinander? Arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter so wirklich schneller, oder wäre eine ordentliche Arbeitswand nicht doch effektiver? Achten Sie bei einem Betriebsrundgang auf diese Details?

Ein Schattenbrett nach 5S löst das Chaos ab – mit Videobeweis!

Wir kennen alle die kleinen Handgriffe, die eine Aufgabe plötzlich aufblähen: Wo hatte ich denn? War da nicht eigentlich? Warum ein Ordnungssystem wie ein Shadowboard und das Ordnungssystem 5S auch die Arbeit im Homeoffice erleichtert, sehen Sie deshalb in diesem Video:

Wofür steht die Abkürzung 5S?

Fünf japanische Begriffe mit S stehen für die gesamte Methode. Im Deutschen kann analog mit den 5As gearbeitet werden. Die Informationen sind dadurch leicht einprägsam und folgen konsequent dem gleichen Ablauf.

Seiri = Aussortieren/Sortieren

Was wird an diesem Platz gebraucht? Alles andere wird dann ordentlich aufgeräumt. Der Vertrieb braucht nicht die BWA-Unterlagen des vorletzten Jahres auf dem Schreibtisch und der Feinmechaniker nicht die Tischkreissäge.

Seiton = Aufräumen/Systematisieren

Den Ballast sind wir jetzt los, die restlichen Materialien ordnen wir nun sinnvoll an. Jeder ist gefragt, die Plätze durchdacht einzurichten: Häufig genutzte Dinge kommen dann nah an den Mitarbeiter, spätere Arbeitsschritte nach hinten. Bezeichnungen, Schemazeichnungen und Kommunikation helfen enorm bei Festung der neuen Informationen. Nutzen Sie Methoden, um durch visuelle Abweichungen den Soll-Zustand sichtbar zu machen (z.B. Schattentafeln, Bilder des Soll-Zustandes).

Seiso = Arbeitsplatzsauberkeit/Sauberkeit

Die Sägespäne häufen sich auf dem Boden, verdecken Nägel, Schrauben und ähnliches, bis jemand kehrt und sich dann auch noch beim Auffegen verletzt. Sauberkeit ist immer eine Sache des Arbeitsschutzes, in der Werkstatt, in der Lebensmittelverarbeitung und auch im Büro. Seiso wirkt daher mehrfach: In einer sauberen Umgebung arbeitet es sich besser, Gefahren werden beseitigt und Abweichungen erkannt.

Seiketsu = Anordnung zur Regel machen/Standardisieren

Prozessstabilität ist der nächste Schritt: Nicht alle vier Wochen einen großen 5S-Anfall, sondern jeden Tag ein bisschen. Ihr Ziel ist es, dass jeden Tag eine Kontrolle stattfindet, oder auch ein neuer Mitarbeiter die Routinen nach Anweisung erledigen könnte: Listen, Fotos von Schrankinhalten und Farbcodes geben visuelle Informationen und Orientierung. Reinigungspläne helfen bei den gründlichen Arbeiten mit Checklisten: Welche Dinge, Flächen oder Bereiche müssen wie oft und wann gereinigt werden. Worauf ist bei der Reinigung besonders zu achten ist (kritische Bereiche in Maschinen oder Anlagen). Die Trainingsmethode TWI sichert nachhaltig die gelernten Inhalte bei Ihren Mitarbeitern.

Die Erstellung von 5S-Auditformularen bzw. 5S-Checklisten ist hilfreich, um Abweichungen festzustellen und zu dokumentieren. Die Vorlage lässt Sie wesentlich schneller Abweichungen vom Soll-Zustand erkennen. Dadurch finden Sie die Ursache leichter und beheben dauerhaft Fehler.

Shitsuke = Alle Punkte einhalten und verbessern/Selbstdisziplin

Die dauerhafte Umsetzung der 4S ist eine wichtige Aufgabe. Das fünfte S steht dadurch vollständig für die Selbstdisziplin bzw. das stete Streben nach ihr. Ihre Mitarbeiter arbeiten leichter mit, wenn Sie als ehrliches Beispiel voran gehen. Setzen Sie Ziele, kontrollieren Sie diese und schaffen Sie Anreize für gehaltene Standards. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert worden, gehört es auch an diesen Platz – immer! Abweichungen fallen bei Kontrollen auf und die Ursachen können gesucht werden. Verbessern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter, indem Sie zuhören und Belohnungen in Aussicht stellen.

Arbeiten alle mit und halten den hohen Standard aufrecht, wird mit jedem Durchlaufen des 5S Lean-Rads der Arbeitsprozess effektiver und effizienter. Die Methode lässt sich durch einen weiteren Punkt ergänzen, welcher den Kreislauf quasi schließt:

Shukan = Alles läuft von selbst/Selbstverständnis

Übung macht den Meister und ein Management, das alle Mitarbeiter begeistern kann, erhebt die Methode zum Standard. Gelebte Routine von Sauberkeit und Ordnung und Selbstdisziplin bei der Ausführung sind die Werkzeuge, wie 5S zu 6S werden. Die Standards werden zum Selbstverständnis.

5S ist Sache der Konzerne und großen Unternehmen?

Große Unternehmen können mit immensen Summen die 5S Lean Methode ins Management übernehmen – und scheitern. Handwerker und KMUs profitieren von der niederschwelligen Struktur der 5S: Verschwendung verschlingt in jeder Betriebsgröße Unsummen und kann mit kleineren Methoden Effektivität und Effizienz steigern. Sie benötigen kein 5S Team, keine Flipcharts oder Lean Games. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot und durchforsten Sie Ihre Abläufe nach Verschwendung. In der Ecke steht ein altes Regal? Dann erklären Sie es zum „Rote Karten“-Regal und legen unsortierte Dinge dorthin. Arbeiten Sie nicht blind drauf los, sondern überlegen Sie mit Ihrem Team, was wichtige Bereiche und Handlungen sind und was gerne dazwischenkommt.

Schnelle Erfolge gibt es im Büro, Papierberge können sortiert und Arbeitsflächen befreit werden. Prinzipiell gilt:

Je komplexer der Aufgabenbereich eines Mitarbeiters, desto strukturierter sollte sein Arbeitsplatz sein!

Bei einem Mitarbeiterwechsel ist es für den Nachfolger wesentlich einfacher sich an einem organisierten Arbeitsplatz einzuarbeiten. Positiver Nebeneffekt eines ordentlichen Standards: Der Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter und die klaren Abläufe schaffen viele Möglichkeiten, die geleistete Arbeit besser zu beurteilen und zu belohnen.

5S im gesamten Betrieb

Gibt es einen Leitfaden, wie mit Dokumenten, Dateien, Kundendaten oder halbfertigen Werkstücken umgegangen wird? So wie Werkzeuge nach dem neuen Standard verräumt werden, sollte das immer – digital wie analog – gelten.

Am Arbeitsplatz oder in der Produktion hilft die 5S Methode bei Lagerung oder Speicherung. Suchzeiten werden verringert, Wege verkürzt und das Management kann sinnvolle Maßnahmen ergreifen. Das übergreifende Ziel der 5S ist weniger Verschwendung, höhere Sicherheit und wiederholbare Abläufe, d.h. standardisieren der Prozesse. Verbesserungen starten mit dem Sortieren der Werkbank oder dem abgeräumten Schreibtisch. Die Organisation sollte immer im engen Kontakt mit den beteiligten Mitarbeitern ablaufen, damit der jeweilige Arbeitsplatz sinnvoll bearbeitet wird. Lean Games können Ihnen helfen, spielerisch die Methode 5S zu erlernen!

Die 5S Methode wirkt – überzeugen Sie sich!

Fragen Sie sich und/oder Ihre Mitarbeiter ganz ehrlich, ob auf einem vollen Schreib- oder Arbeitstisch ohne jegliche Art von Verschwendung gearbeitet wird: Keine Rechnungen werden gesucht? Es braucht nie weitere Kopien, weil die „doch grad noch da lag“? Das kleine Zahnrad lag da doch noch unter Werkzeug, Pausenbrot und Notizen!

Glauben Sie uns: Die 5S-Methode funktioniert mit jedem Arbeitsplatz, spart Zeit und erleichtert die Organisation. Wir nutzen Sie in der Unternehmensberatung und unsere Klienten haben schnell sichtbare Erfolge. Im Shopfloor Management ist ein eigener Bereich für Ziele und visuelle Darstellung Standard –das motiviert und hilft eine produktive Atmosphäre herzustellen.

Sind Sie interessiert, können sich aber noch nicht recht die Praxis vorstellen? Lean Games, bzw. Lean-5S-Simulationsspiele wie LeanAktuell helfen in rund einer halben Stunde zum besseren Verständnis.

Lean 5S Spiel – Grundsätzliches

Ich habe bereits häufiger das 5S Spiel von LeanAktuell genutzt. Es kommt nach der Bestellung umgehend als Postsendung in einer briefkastenfreundlichen Verpackung.

In der kleinen Pappschachtel befindet ich das Anschreiben und eine ansprechend gestaltete CD-Box. Die CD selbst ist individuell beschriftet, in meinem Fall mit meinem Namen.

Das 5S Spiel läuft sowohl auf Windows wie auch auf Linux und Apple Computern. Wichtig ist nur ein CD-Laufwerk und ein halbwegs aktueller Flash-Player.

Lean 5S Spiel – Das Material

Auf der Daten-CD befindet sich die Flash-Animation, die Schritt für Schritt die Theorie von 5S vermittelt. Dabei wird kurz auf die Historie von 5S als Teil des Lean-Managements und des Toyota Productive Management Systems verwiesen. Anschließend werden die Ziele von 5S und die Methodik von 5S erläutert.

Herzstück des Lean 5S Spiels ist aber das Spiel selbst: In 5 Spielrunden zeigt es dem Spieler, wie er eine schier unlösbar lautende Aufgabe meistern kann.

Für das Spiel stehen auf der CD entsprechende Arbeitsmaterialien im Format Powerpoint bereit.

Nachteile von LeanAktuell

Die Arbeitsmaterialien liegen nur im Format Powerpoint auf der CD vor. Das kann für Benutzer ohne Microsoft Office zum Problem werden. Natürlich gibt es für Windows, Mac und Linux diverse PowerPoint-Viewer, aber die müssen im Zweifel erst installiert werden. PowerPoint und eine ergänzende PDF wären nutzerfreundlicher.

Die Flash-Animation ist schön gestaltet, aber ich würde heute eher auf eine HTML5-Umsetzung bauen. Flash ist durch seine diversen Mängel einfach ein Auslaufmodell. Der Link in der Flash-Animation auf die Arbeitsmaterialien hat zumindest bei mir nicht funktioniert.

Pluspunkte des Lean 5S Spiels

Der Stoff ist eingängig und didaktisch gut aufbereitet. Grafiken und eine ansprechende visuelle Darstellung helfen beim Verständnis, gerade wenn Nutzer noch neu im Thema sind.

Großes Plus: Die Arbeitsmaterialien decken beide Varianten ab – sowohl die klassische 5S-Variante als auch die im deutschen Sprachraum oft verwendete 5A-Variante.

Die Gestaltung der Arbeitsmaterialien macht Spaß, mehr zu lernen und ist äußerst umfassend. Ich kenne kein anderes 5S-Spiel, das selbst die Unfallverhütung (eines der wichtigen Themen beim Lean-Management) gut einbaut.

Zielgruppe des Lean 5S Spiels

Die Zielgruppe sind in zwei größere Gruppen einteilbar:

• Lean-Berater, die die Arbeitsmaterialien bei den Kunden einsetzen wollen, um die Methode anschaulich zu gestalten.
• Unternehmer, die sich mit dem Thema 5S und Lean-Management erstmalig auseinandersetzen.

Ich sehe aber auch Mitarbeiter als Zielgruppe, die 5S schon aus anderen Unternehmen kennen, aber im aktuellen Unternehmen nicht vorfinden. Das Lean 5S Spiel ist eine ideale Argumentationsbasis, um 5S einzuführen.

Fazit LeanAktuell

Die Didaktik und die Arbeitsmaterialien sind eingängig und verständlich aufbereitet. Es macht Spaß, das Spiel zu spielen. Bis zu einem sichtbaren Erfolg vergeht maximal eine halbe Stunde. Die kleineren technischen Mängel, die ich oben genannt habe, sind im Gesamtkontext eher zu vernachlässigen. Vielleicht sind diese in einer neuen Auflage auch schon behoben.

Probieren Sie es aus, es lohnt sich wirklich!

Was ist bei der Einführung von 5S zu beachten?

Bei einer Einführung von 5S in Ihrem Unternehmen analysieren Sie zuerst die Einsparungspotenziale mit der 5S Methode.

Diese können von Geschäft zu Geschäft andere Dinge sein und sowohl in der Werkstatt als auch im Büro liegen. Im Anschluss erarbeiten Sie mit dem Leiter des Bereiches einen entsprechenden Plan: Halten Sie die wichtigsten Punkte für einen organisierten und aufgeräumten Arbeitsplatz fest. Gibt es Probleme und Sie wissen nicht warum? Erstellen Sie mit den Verantwortlichen ein Ishikawa Diagramm, um den Problemen auf den Grund zu gehen.

Holen Sie alle Mitarbeiter in Ihr „Boot“, denn dadurch wird die Integration später wesentlich einfacher. Verweisen Sie in der Kommunikation auf die Vorteile für alle und setzen Sie Anreize. Eine positive Unternehmenskultur hat große Vorteile, denn das Arbeitsklima ist entscheidend für die Mitwirkung Ihrer Mitarbeiter. Ein Spiel mit Prämien für die beste Umsetzung kann helfen, Ihre Mitarbeiter zu begeistern.

Vorbereitungen für die ideale 5S-Einführung

Checklisten an den Arbeitsplätzen mit sinnvollen Beschreibungen sind ideal, um die Änderungen durchzuführen. Neue Ordnungssysteme unterstützen Sie z.B. mit Schattenmarkierungen, damit alle Werkzeuge am Ende des Arbeitstages wieder an ihren Platz zurückfinden. Die Führungskräfte sind die Pfadfinder der Methode. Achten Sie darauf, dass Sie selbst und die leitenden Mitarbeiter das System 5S verinnerlicht haben und leben. Das beinhaltet z.B. Kontrollen und Gespräche mit Mitarbeitern, bis das System umgesetzt und standardisiert ist. Erklären Sie Ihren Angestellten, warum es wichtig ist und hören Sie sich Bedenken an.

In unserem kostenlosen UAS+ Produktbereich stellen wir Ihnen zu ausgewählten Themen Lean Superposter in hoher Auflösung bereit – auch für 5S! Warten Sie nicht länger und probieren Sie eine einfache, aber geniale Methode aus!

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia © lulu; © photowahn; © artbalance

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