Warum reden wir von Onboarding und nicht nur von Einarbeitung? Der Onboarding Prozess sorgt dafür, dass Ihre neuen Mitarbeiter „an Bord geholt werden“. Das bedeutet: ins Team eingliedern, wichtige Kompetenzen vermitteln und die Unternehmenskultur verinnerlichen. Die Onboarding Definition ist damit das Gegenteil der verbreiteten Methode „ins kalte Wasser werfen“ und beginnt bereits vor Arbeitsantritt. Wie das aussieht und welche Methode sich bewährt hat, lesen Sie hier!
Inhaltsverzeichnis
Onboarding Definition und Onboarding Prozess – was ist das?
Im Gegensatz zur klassischen Einarbeitungsmethode, die die Einbindung durch Zeit und Nachfragen beschreibt, setzt das Onboarding auf andere Methoden. „Taking on board“ integriert neue Mitarbeiter in die Mannschaft, dementsprechend frühestmöglich und mit Plan. Den Einarbeitungsplan haben wir Ihnen bereits in unseren bisherigen Artikeln zur Einarbeitung vorgestellt. In diesem Artikel geht es dagegen um den reinen Onboarding Prozess, der idealerweise für motivierte Mitarbeiter für lange Zeit sorgt.
Unsere UAS Onboarding Definition im Detail:
Mit Onboarding ist die Eingliederung neuer Mitarbeiter gemeint auf mehreren Ebenen: Unternehmenskultur und Betriebsklima werden durch freundlichen Kontakt bereits vor dem ersten Arbeitstag vermittelt. Der erste Tag und die erste Woche prägen das Ankommen, Einfinden und Kennenlernen, um Überforderung zu vermeiden. Mit Plan und Hilfsmitteln ist der Einstieg leichter, damit das Unternehmen selbstständiges Erkunden statt frustriertes Warten auf Anweisung ermöglicht.
UAS-Anspruch an das eigene Onboarding
Diese zugrundeliegende Onboarding Definition ist Grundlage für die gesamte Einarbeitungszeit, um neuen Mitarbeitern unsere Arbeitsweise mit Zielsetzung und kontinuierlicher Verbesserung näherzubringen. Das beinhaltet die Bereiche Unternehmenskultur, Teambuilding, Standardisierung der Aufgaben und Organisation des Onboarding Prozesses. Eine Überforderung vermeiden Sie, indem Sie diese Anfangszeit strukturiert nutzen, um Betriebsgelände, Kollegen und Handwerkszeug vorzustellen. Jede Einarbeitung benötigt Zeit bis die Arbeit verinnerlicht ist und neue Teammitglieder brauchen Zeit und Hilfestellung. Der gegenseitige Wissenstransfer im Team gelingt durch ein gut organisiertes Onboarding, damit Ihre Mitarbeiter gemeinsam lernen können.
Der Onboarding Prozess sorgt für vorhersehbare Ergebnisse
Das Ziel des Onboardings ist die ideale Eingliederung neuer Teammitglieder in Ihren Betrieb. Je besser Sie darauf vorbereitet sind, desto schneller und nachhaltiger gelingt dies. Auch die Wiedereingliederung erkrankter Mitarbeiter profitiert von dokumentierten Onboarding Prozessen. Einerseits ermöglichen sie es, umfassendes Wissen sowie Werte und Normen zu vermitteln. Andererseits verkürzen dokumentierte Prozesse die Zeit, in der Fragen und Wiederholungen nötig sind. Das hat den doppelten Effekt: Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Arbeitskraft und ihre Kenntnisse einzusetzen. Zusätzlich entlasten Sie das Team, wenn die einarbeitenden Mitglieder eine kurze, aber intensive Zeit aufwenden und anschließend gemeinsam arbeiten können. Die Dokumentation Ihrer Prozesse senkt dabei die Fehlerquote und eine positive Fehlerkultur ermuntert das Lernen.
Neben den fachlichen Elementen sind gerade die unsichtbaren Werte und Normen wichtig. Gibt es einen Dresscode oder Etikette-Regeln, wie sind Arbeitszeiten und Krankmeldungen geregelt. Versetzen Sie sich in Ihr neues Teammitglied und überlegen Sie, ob die Geburtstagsmuffins fürs ganze Team selbstverständlich sind oder die Schuhschachtel mit neuen Kugelschreibern im dritten Schrank rechts unten. Onboarding bedeutet, mögliche Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen, bevor sie zu Problemen werden.
Die UAS-Onboarding-Methode
In unserem Unternehmen arbeiten wir gemeinsam an unseren Zielen: Für interne Abläufe und die besten Ergebnisse bei unseren Kunden. Damit das gelingt, nutzen wir unser Onboarding, um die Weichen für perfektes Teamwork zu stellen. Neben der Zeit und der Vermittlung unseres Leitbilds stehen die Einführung in alle IT-Systeme am Anfang der tatsächlichen Einarbeitung. Im Vorfeld starten wir mit klarer Kommunikation und Interesse an unseren neuen Teammitgliedern, während wir unsere Werte leben und erklären. Das beinhaltet das Vorstellungsgespräch, digital und analog, sowie mögliche Kennenlerntermine. Neue Teammitglieder haben ihre Ladung an Sorgen, Befürchtungen und Vorstellungen dabei, die wir möglichst schnell abbauen wollen. Die klare Kommunikation, wann und wie der erste Arbeitstag startet, wer zuständig ist und was alles auf dem Programm steht, sind deswegen das Mindeste.
Für die ersten Wochen ist ein Einarbeitungsplan wichtig: Was ist dringend nötig, was hat Zeit und was ist für den Alltag hilfreich? Welche Meilensteine in der persönlichen Entwicklung sind zu erreichen und wie funktioniert das bestenfalls?
Der erste Tag in der UAS
Die Information zum Arbeitsbeginn ist weitergegeben, damit alle Beteiligten wissen, was am ersten Tag ansteht: Schlüsselübergabe, Einweisung, Gebäude- und Geländeführung, Arbeitsplatz zeigen. Je nach Charakter ist mehr oder weniger Erklärung notwendig, weswegen es hierfür eine einsehbare Checkliste in der Aufgabensoftware gibt. Fertige Punkte sind abgehakt, weil sie angesprochen oder nachgefragt wurden. Diese Phase ist ideal, um den Grundstein der Zusammenarbeit zu legen, zu zeigen und das Miteinander zu testen.
Der nächste Schritt ist der Arbeitsplatz: Die IT sollte im Vorfeld eingerichtet sind, damit der erste Login reibungslos funktioniert. Ein klares Enterprise Architecture Management hilft, die verschiedenen Lizenzen und Zugänge zu überblicken. An manchen Tagen will nichts, wie es soll, hier ist Geduld und Zuversicht gefragt, sowie die Schritt für Schritt-Anleitung ohne Hektik. Erwarten Sie nicht von neuen Teammitgliedern, dass sie sich alles merken. Auf jeder Ebene strömen an den ersten Tagen unfassbar viele Eindrücke auf diese ein. Testen, vorstellen und kennenlernen sollten die Ziele der ersten Tage sein. Nehmen Sie sich die Zeit, Programme, Funktionen und wichtige Informationen zu vermitteln. Nutzen Sie dafür das versammelte Teamwissen, um den Wissenstransfer durch alle Ebenen zu tragen!
Am Ende des Tages sollten Neulinge bestenfalls das Gefühl haben, willkommen und dabei zu sein und sich auf den nächsten Tag freuen. Zu vermeiden ist eine Überlastung oder schlimmer eine Überforderung, die Angst vor dem zweiten Tag schürt. Das Ziel ist jeden Tag das Wissen und die Unternehmenskultur weiter aufzubauen, um Ihr Team zu Bestleistungen und gegenseitigem Austausch zu motivieren
Die erste Arbeitswoche in der UAS
Auch hier steht das Ankommen noch ganz oben auf der Liste. Stück für Stück werden Programme gezeigt, erklärt und mit Aufgaben zum Ausprobieren getestet. Die Leitmotive der gemeinsamen Arbeit sind dabei begleitende Informationen. Aus den Testaufgaben entstehen idealerweise erste Arbeitsaufgaben, die es ermöglichen, alle Methoden und Hilfsmittel anzuwenden. Der Einsatz von einarbeitenden Teamkollegen ist hier lenkend und moderierend, während das Selbsterkunden und Ausprobieren im Vordergrund stehen.
Unerlässliche Hilfsmittel sind der gedruckte Leitfaden zum Unternehmen mit allen Informationen, Telefonnummern und Erklärungen der IT, sowie das digitale Trainingscenter. Sobald die IT funktioniert, ist das Trainingscenter auf dem Server der erste Weg: Handreichungen, Vorlagen mit Logo und besonders die Tutorials zu allen wichtigen Bereichen und Aufgaben. Mit diesen Werkzeugen werden Neueinstellungen zur Erlebnisreise statt zur tausendsten Frage, wie man was macht oder benutzt. Das Vertiefen der kennengelernten Hilfsmittel gelingt eigenständig und bleibt unterstützt von den Onboarding-Paten zu bewältigen.
Die nächsten Wochen im UAS Onboarding
Diese erste Woche wiederholt sich mit steigender Selbstständigkeit und vertiefenden Einheiten. Die Kommunikation ermöglicht einen offenen Umgang, eigenständiges Erarbeiten sowie bestenfalls das Einbringen eigener Ideen. Gerade die Integration ins Team lebt von einem gemeinsamen Austausch ohne unsichtbare Stolperfallen. Coaching Kata und Verbesserungs Kata machen die erste Zeit zu einem idealen Brainstorming Paradies. Die gemeinsame Zielsetzung und Arbeitsweise verhindern dabei viele Probleme der typischen Konfliktphase im Teambuilding.
Onboarding Prozess in 4 Phasen
Die Onboarding Definition gibt das Ziel vor: nachhaltige Integration neuer Arbeitskräfte ins Team und in die Arbeitsweise. Damit das Onboarding neuer Mitarbeiter bestmöglich gelingt, sind vier Phasen wichtig:
- Vor Arbeitsbeginn: Alle Informationen für den Start und den Ablauf werden rechtzeitig angekündigt und über einen passenden Kanal verschickt. Ziel: Unsicherheiten abbauen
- Arbeitsantritt: Einführung, Ansprechpartner und Kennenlernen von Unternehmenskultur, Arbeitsmitteln und den wichtigsten Hilfsmitteln. Ziel: Integration ermöglichen und Überforderung vermeiden. Das ist der Gegenentwurf zum „ins kalte Wasser werfen„!
- Die erste Zeit nach Arbeitsbeginn: Überprüfen, ob alle Arbeitsmittel zur Verfügung stehen und verstanden sind; steigender Aufbau in alle Bereiche. Ziel: Festigen der wichtigsten Arbeitsmethoden und Einführen in alle Bereiche unter dem Dach der Unternehmenskultur.
- Teambuilding: Das beste Team braucht Zeit, um sich kennenzulernen. Je nach Team-Größe und Zusammensetzung sind ein oder mehrere Stufen der Teamentwicklung eine Herausforderung für alle. Offene Kommunikation und die gemeinsame Zielsetzung helfen über Anfangsschwierigkeiten hinweg. Ziel: In der Onboarding-Phase ist ein wichtiges Ziel, das Team zusammenwachsen zu lassen. Hier sind die typischen Phasen wichtig und können durch Moderation, zuweilen Mediation und zielgerichtetes miteinander reden vorangebracht werden.
Umgang mit schwierigen Situationen
Bisher klingt ein richtiges Onboarding nach viel „Wohlfühl-Kuschelkurs“? Manchmal stimmt alles auf Anhieb, oft braucht es hier und dort noch etwas Unterstützung. Gerade, wenn es zu typischen Problemen kommt:
- Hohe Fehlerquote beim neuen Mitarbeiter durch Selbstüberschätzung oder Überlastung
- Unruhe im Team, wenn sich die die Mitarbeiter neu zusammenfinden
- Unterschiedliche Auffassungen von Arbeitsweise und Hierarchie
Jede dieser Situationen kann eine gute Einarbeitung zunichte machen. Deshalb ist es wichtig, den Onboarding Prozess bestmöglich vorzubereiten. Wenn sich Fehler häufen, sind ein Blick auf die Fehlerkultur und auf die Wissensvermittlung wichtig. Statt die Personalplanung an Problemen zu orientieren, ist das Konfliktmanagement der sinnvollere Weg. Statt die Kosten der Einarbeitung klein zuhalten, ist die Gewinnermittlung im Vordergrund, die eine intensive Onboarding-Phase mit sich bringt. Schließlich ist die Onboarding Definition die umfassende Integration neuer Arbeitskräfte in Ihr Unternehmen, um nachhaltig zu arbeiten. Das gelingt, wenn das ganze Team die Unternehmenskultur (vor-)lebt und jeder sich über die typischen Anfangsprobleme bewusst ist. Die Einbindung der Kollegen in die Stellenbesetzung ermöglicht ein Vorgehen, das auf den Rückhalt aller baut. Ist das nicht möglich, bleiben bewährte Methoden zum Teambuilding und die gemeinsame Zielsetzung.
Verbessern Sie Ihr Onboarding mit dem UAS-System
Wir arbeiten als kleines, agiles Team mit digitalen Möglichkeiten, direkter Ansprache und klaren Geschäftsprozessen. Daher nutzen wir eine Mischung aus Selbstlern-Angeboten, Einarbeitungs-Paketen und Lern-Paten, zusätzlich zu den Hilfsmaterialien für einen guten Start. Dieser Onboarding Plan hat sich mehrfach erfolgreich bewährt und die darauf verwendete Arbeitszeit wettgemacht. Sie wollen Ihr Onboarding perfektionieren? Wir stehen mit Rat und Tat zur Stelle und setzen mit Ihnen gemeinsam unser bewährtes System um – angepasst auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter! Vereinbaren Sie direkt einen Online-Termin mit uns oder nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf. Für motivierte Mitarbeiter und weniger Stress und Hektik in der Einarbeitungsphase!
Mit bestem Gruß,
Axel Schröder
Bildquelle: Canva.com © Yuri Arcurs
