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Organisation

Organisation

Was ist Organisation im betrieblichen Umfeld?

Denken Sie über die Abläufe bzw. deren Organisation in Ihrem Betrieb tagtäglich in jeder Einzelheit nach? Je besser ein Betrieb organisiert ist, desto weniger Raum nimmt die grundsätzliche Strukturierung der Abläufe im Alltag ein. Die klassische Betriebswirtschaftslehre unterscheidet Organisation in Aufbauorganisation und Ablauforganisation.

Aufbauorganisation

Bei der Aufbauorganisation steht die Abteilungs- und Stellenbildung im Vordergrund. Ergebnisse der Aufbauorganisation sind Stellen wie „Lagerist“ oder „Einkäufer“ und Abteilungen wie „Vertrieb“ oder „Produktion“. Diese Einteilungen sind in der Regel in einem Organigramm dargestellt. Diese Organisationsstruktur bildet Hierarchien, Funktionen und Abteilungen einer Institution oder Firma ab. Die Darstellung als Organigramm ermöglicht einen schnellen Überblick über Funktionsträger auf einer Hierarchieebene. Delegation und Arbeitsverteilung bekommen eine sichtbare Struktur. Diese Organisation verortet Informationen.

Ablauforganisation

Bei der Ablauforganisation geht es um die Gestaltung der Arbeitsprozesse. Die Organisation der Abläufe wird in einen räumlichen, zeitlichen und informatorisch logischen Zusammenhang gesetzt. Die Verzahnung von Aufbau- und Ablauforganisation zeigt sich in der Verknüpfung der Prozessschritte mit definierten Stellen und Abteilungen. Ziel der Organisation der Abläufe ist die effiziente Verteilung von Arbeit. In diese Kategorie fallen die Art und Weise eines Ablaufes in Verbindung mit den zuständigen Personen oder Abteilungen. Auf unserem Blog finden Sie Beiträge zur Projektplanung, Hintergründe und Verbesserung von Prozessen und eine Einführung in wichtige Bereiche des Lean Managements.

Welche Ebenen berührt Organisation im Betrieb?

Die Aufbauorganisation hält alles im Unternehmen fest. Bekannt sind Organigramme für Personen, Abteilungen oder Räume. Lagerhaltung ist ein weiteres Beispiel für Aufbauorganisationen.

Die Ablauforganisation berührt jeden einzelnen Vorgang im Betrieb. Allgemeine Aufgaben in Vertrieb, Buchhaltung, Lager, Produktion oder in der Kommunikation sind ebenso Teil der Ablauforganisation wie das Verfassen eines Newsletters. Der Kontakt zwischen den einzelnen Abteilungen ist ein wichtiger Bestandteil der Organisation, um Abläufe optimieren zu können.

Bei vielen der von uns betreuten Unternehmen lagen die Probleme nicht an den Organigrammen bzw. den unklaren hierarchischen Beziehungen. Ineffiziente Organisation von Geschäftsprozessen und einhergehende Verschwendung von Zeit und Ressourcen waren das jeweils größere Problem.

Die verschiedenen Methoden zur Optimierung der Abläufe finden Sie in den Unterkategorien zur Organisation ausführlich behandelt.

Wie wird Organisation leichter?

Werden Sie sich Ihrer Abläufe und Ihrer Firmenstruktur bewusst! Sie haben eine Organisation – die Frage ist, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit dieser Organisation zufrieden sind. Sobald Sie in Kontakt mit Ihrer Organisation stehen, werden Sie leichter ineffiziente Abläufe oder unnötige Funktionen erkennen können. Bestimmte Bereiche Ihres Betriebs erhalten schneller Hilfe, wenn durch die Organisation schwache Strukturen offensichtlich werden.

Wenn Sie Ihre Organisation überblicken können, folgt die Optimierung. Wir geben Ihnen in unseren Unterkategorien verschiedene Beiträge zur Optimierung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation an die Hand, um Ihre Organisation zu verbessern.

Organigramm Organisation
Organigramm Organisation

Aufbauorganisation
Hier finden Sie Beiträge, wie man Organigramme erstellt, welche Software aufbauorganisatorische Aufgaben unterstützt oder wie man mit Fragestellungen zu Unternehmenskultur und Change-Management umgeht.

Projektmanagment
Projekte sind dadurch geprägt, dass bestimme Ziele auf eine neue, bisher für den Einzelnen oder das Unternehmen unbekannte Wege erreicht werden sollen. Das Projektmanagement kümmert sich daher methodisch um die Vorgehensweise, wie man solche „Forschungsaufgaben“ möglichst effizient durchführt. Ein Prozess ist im Gegensatz zu einem Projekt ein bereits eingeschwungener Zustand (auch wenn er sehr ineffizient sein mag), der zeitlich nicht terminiert ist.

Lean Managment
Beim Lean Management geht es um das Erkennen von Verschwendung und deren Beseitigung. Die Philosophie des Lean Management geht dabei von der Einbindung aller Mitarbeiter (Arbeitsebene bis zur obersten Führung) und einer kontinuierlichen Verbesserung in sehr kleinen, iterativen Schritten au
s. Lean Management beseitigt die Ineffizienzen Bottom Up.

Prozessmanagment
Beim Prozessmanagement geht es um größere Reorganisationen in Folge einer Anpassung an neue, gravierende und plötzliche Gegebenheiten (z.B. eine Gesetzesänderung). Dabei werden ganze Abläufe (Beispiel: Von der Bestellung der Rohware bis zur korrekten Einlagerung) systematisch neu geordnet und oft auch mit durchgängigen EDV-Systemen unterstützt. Das Prozessmanagement nähert sich der Verschwendung von oben, also Top-Down.

Bildquelle: fotolia, © diego cervo

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