Overhead Kosten berechnen: Was kostet der Wasserkopf Verwaltung?

Der Overhead bezeichnet die Kosten, die der Betrieb jenseits der Fixkosten trägt. Das bedeutet, sie sind nicht direkt einem Kostenträger zuzurechnen. Da die Gewinnmarge der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen alle Gemeinkosten mitträgt, lohnt sich die langfristige Betrachtung und unsere Empfehlung genau die Overhead Kosten berechnen zu können.

Langfristig die Overheadkosten berechnen

Mit der Zeit wächst bei vielen Betrieben der Verwaltungsaufwand: Mehr Angestellte brauchen dementsprechend eine Personalabteilung, Ziele wollen entwickelt und gesetzt werden und der Overhead wächst fleißig mit. Das ist normal und erst einmal positiv bei einem gesunden Unternehmenswachstum. Allerdings braucht es dafür ein Controlling, damit der Wasserkopf nicht anfängt, die Gewinne zu schmälern.

Was sind Gemeinkosten?

Wir starten mit dem kurzen Exkurs zu Gemeinkosten mit einem Beispiel aus der Deckungsbeitragsrechnung:

Der Werkzeugladen „Bohrfix“ verkauft einen Akkuschrauber für 100€ in seinem Ladenlokal. Davon gehen direkt zuzuordnende Kosten ab:

15,97€ sind die Mehrwertsteuer, 84,03€ bleiben vom Verkaufspreis über.

64,00€ entsprechen dem gezahlten Einkaufspreis, es bleiben 20,03€.

Der Mitarbeiter, der den Akkuschrauber verkauft, hat dafür mit Vorführung und Kassieren etwa zehn Minuten benötigt, wir berechnen hier circa 2,50€ Lohn. Es bleiben 17,53€ übrig.

Damit haben wir die direkt auf den Kostenträger „Akkuschrauber“ anfallenden Kosten ermittelt und zahlen mit der Gewinnmarge den Verkaufsraum, die Reinigung, die Kassenanlage, die Personalleitung, die IT, das Sekretariat, das Unternehmergehalt, Firmenwägen, Strom, Telefon und mehr. Natürlich anteilig pro Stück, allerdings dürfen diese Abzüge für den Overhead nicht überhand nehmen.

Den Overhead unter die Lupe nehmen

Um langfristig besser zu wirtschaften, raten wir Ihnen über die DB-Rechnung diese Finanzströme zu überprüfen. Häufig kommt es vor, dass die Verwaltung steigt und an anderer, offensichtlicher Stelle etwas geändert wird, z.B. bei Lieferantenwechsel, Aktionen zur Kundenbindung oder ähnlichem. Leicht verstecken sich Einsparpotenziale bei veralteter Software, langen Wegen in der Verwaltung oder verbesserungswürdiger Ausstattung.

Wenn von den 17,53€ aus dem Beispiel 3€ abgehen, weil der Scanner im Einkauf in einem anderen Raum steht und die wertvolle Arbeitszeit in Teilen reine Wegezeiten sind, lohnt sich schneller ein neues Gerät. Die Situation in vielen Verwaltungseinheiten sieht leider so oder so ähnlich aus: Gewachsene Strukturen, die die Mitarbeiter zwingen, alte Abläufe einzuhalten, Überarbeitung durch ungünstige Verteilung und Angst vor Veränderung mit möglichem Arbeitsplatzverlust. Deswegen sehen wir gemeinsam auf die langfristigen Entwicklungen, wenn Sie die Overhead Kosten berechnen und optimieren.

Overhead Kosten berechnen und senken

In unseren Kategorien Kostenrechnung und Kalkulation erklären wir einige Möglichkeiten zum richtigen Controlling. Unser Tipp: Der Artikel über die Deckungsbeitragsrechnung mit Excel-Vorlage zeigt mit vielen Beispielen die Vorteile dieser Methode. In einem ersten Schritt steht daher grundsätzlich die Erfassung aller anfallenden Kosten, ausnahmslos und genau. Wir empfehlen in sinnvollen Abständen die Deckungsbeitragsrechnung pro Produkt zu erstellen, gerade wenn sich Materialpreise verändern oder der Markt problematisch ist.

Natürlich können Sie nicht Mitarbeiter entlassen oder einfach die Miete senken, allerdings sollte der Umlageschlüssel für die Gemeinkosten angemessen sein. Ist er das nicht – und das merken Sie, wenn Ihr Gewinn zu niedrig ist – prüfen Sie folgende Punkte:

• Die Verwaltungsabläufe aus Sicht eines Dokuments: Wo tritt es zu Tage, wo wird es abgelegt, was passiert dazwischen.
• Zeitverbrauch der einzelnen Abläufe mit Risikoanalyse: Gibt es eine lange Leitung, welcher Schaden kann entstehen, z.B. durch fällige Rechnungen oder verpasste Angebote.
• Die eingesetzte IT und Ausstattung: Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter, wenn Sie sich über umständliche Dinge und Vorgänge beschweren. Prüfen Sie mögliche Veränderungen und Neuinvestitionen auf den erhofften Effekt und die Auswirkungen auf Ihre Overheadkosten. Mit einer soliden Berechnung können Sie investieren und dennoch Zeit und Mühe sparen. Nutzen Sie für Ihre langfristige Planung dabei je nach Veränderung zwei bis zehn Jahre.

Overhead langfristig im Kopf behalten

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass sich die Verwaltung nicht sichtbar selbst trägt, sondern ihre Wirkung sich in reibungslosen Abläufen spiegelt. Wenn unser Beispiel-Betrieb „Bohrfix“ zwanzig Mitarbeiter hat, ist eine Verwaltungskraft in der Regel zu wenig, zehn zu viel. Wir geben hier keinen genauen Wert einer idealen Overhead Quote, da diese von zu vielen Faktoren abhängt. Wenn Sie sich unsicher über Ihren betrieblichen Overhead sind, melden Sie sich zu einem unverbindlichen Erstgespräch bei uns.

Nachteile bei zu hohem Overhead

Eine zu große Verwaltung kostet und hat dabei keine nennenswerten Vorteile. Im Gegenteil verlieren Sie Jahr für Jahr Geld, wenn ihre Overheadkosten höher als notwendig sind. Bei der Firma „Bohrfix“ sind z.B. Miete, Fahrzeuge, Strom, Telefon und Verträge in Ordnung, allerdings wird regelmäßig auf Bürokräfte in Zeitarbeit zurückgegriffen. Hätte die Geschäftsführung den Ist-Zustand geprüft, wäre Folgendes aufgefallen:

1. Das ERP-System ist in die Jahre gekommen und erlaubt weder einen zeitgleichen Zugriff auf einen Kontakt noch den Import aus der neueren Kundesoftware. 5% der Arbeitszeit sind daher warten oder reine Kopierarbeiten am Bildschirm.
2. Die Ablage ist physisch und in einem Archivraum am anderen Ende des Gebäudes. Ein Mitarbeiter verbringt dadurch im Monat einen Arbeitstag mit Hin und Her laufen.
3. Die Befehlskette ist kleinteilig und wenig wertschöpfend. Jede Aufgabe muss durch mehrere Hände mit Programmaufruf, Datei öffnen, weitergeben bis ein Mitarbeiter sie ausführt.

Das sind bekannte Beispiele von hohen Overhead-Kosten, die wenig Berechtigung haben. Einerseits kann die Investition in ein neues IT-System Arbeitszeit sparen und die Zusammenarbeit verbessern. Andererseits ist die Übersicht mittels Organigramm und Prozessstruktur wichtig für zügiges Arbeiten. Im Fall der Firma „Bohrfix“ sinkt die Notwendigkeit Zeitarbeit heranzuziehen und ermöglicht neue Projekte intern zu besetzen.

Vorteile eines genauen Overhead Controllings

Regelmäßige Strategietage, ein- oder zweimal im Jahr, sind für viele Unternehmen schwierig unterzubringen. Das Overhead Controlling ersetzt diese wichtige Strategiewerkstatt zwar nicht, aber es sorgt für den genauen Überblick: Was sind Gemeinkosten in meinem Betrieb? Mit der Überprüfung, notwendigen Anpassungen im Unternehmen und einem Blick auf die langfristigen Entwicklungen legen Sie den Grundstein für Ihre unternehmerische Zukunft.

Eine Berechnung Ihres Overheads sorgt dadurch für klare Zahlen, die gerade in Zeiten der digitalen Transformation wichtig sind: Lohnt sich der Umstieg auf eine neue Software-Version? Bin ich ein attraktiver Arbeitgeber? Bekommen meine Kunden, was Sie wollen? Schaffen Sie reibungslose Abläufe, steigern Sie damit Ihren Gewinn und langfristig Ihren Unternehmenswert. Und Sie tappen dabei nicht in die Falle des typischen Verwaltungs-Wasserkopfs.

Langfristiges Planen Ihrer Verwaltung

In der Regel gibt es in den meisten Betrieben wenig zu optimieren, wenn es um die typischen notwendigen Gemeinkosten (Miete, Fahrzeuge, Strom) geht. Auch die Verwaltungsangestellten sind dringend notwendig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Im Gegensatz zum operativen Geschäft mit sichtbaren Ergebnissen (Verkaufszahlen, Auftragsvolumen), brauchen Sie einen genaueren Blick auf die Overhead-Kosten.

Overhead Kosten berechnen und langfristig gewinnen

Wer kümmert sich bei Ihnen um die Verwaltung? Der Schrauber mit guten PC-Kenntnissen, ein Familienmitglied oder eine Abteilung von Verwaltungsfachkräften? Grundsätzlich raten wir Ihnen, die Verwaltung so ernst wie das operative Geschäft zu nehmen und ebenfalls auf Effizienz zu prüfen. Wenn Sie Ressourcen falsch einsetzen, z.B. jemand aus dem operativen Geschäft die Rechnungen schreiben lassen, müssen Sie prüfen, ob das ein sinnvoller Einsatz von Arbeitszeit und -kraft ist. Bei einer größeren Verwaltungseinheit ist die Frage anders herum gestellt: Ist das, was passiert, sinnvoll oder nicht? Wenn nicht: Ändern Sie es und gründen Sie Ihre Entscheidungen auf valide Zahlen!

Mit besten Grüßen,
Axel Schröder

Overheadkosten – die Excelvorlage

Wie sieht Ihr Jahresergebnis aus, wenn Sie 2% Arbeitszeit bei Verschwendung einsparen können und diese wertvolle Ressource gewinnbringend einsetzen? Overheadkosten Excelvorlage herunterladen, Werte eintragen, ablesen.

€0,00

Jetzt einkaufen

Bildquelle: Canva.com © Andrea Piacquadio