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Personalplanung effizient & zielgenau ✍

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Strategische Personalplanung leicht gemacht mit unserer kostenlosen Personalplaner-Vorlage!

Sparen Sie sich Zeit und Ärger, denn am Ende dieses Artikels finden Sie unseren kostenlosen Personalplaner, damit Sie sofort die ideale strategische Personalplanung angehen können!

Hier geht’s direkt zu Ihrer Personalplanung!

Personalplanung im Alltag ist in vielen Unternehmen Grund für Frust und Ärger: Eine Mitarbeiterin findet den Personalplaner unfair. Der andere arbeitet immer mit den gleichen Kollegen zusammen – Nachteile inklusive! Der Fachkräftemangel zehrt an allen Nerven, da zu viel Arbeit liegen bleibt. Strategische Personalplanung bedeutet dagegen, ein gutes Betriebsklima zu erhalten und Lerneffekte im Team zu nutzen. Vorausschauend und mit klaren Kennzahlen gehen wir Ihre Personalplanung an! Deswegen beleuchten wir in diesem Beitrag die Personalplanung mit Beispielen und kostenloser Roadmap!

Personalplanung – ein heißes Eisen?

In manchen Unternehmen kommen immer wieder Bewerbungen an, in anderen werben Inhaber mit Prämien um Mitarbeiter. Die langfristige Bedarfsplanung ist eine wichtige Säule der strategischen Personalplanung, die deshalb zur UAS-Strategiewerkstatt gehört. Die wichtigsten Elemente der Personalplanung gehen wir der Reihe nach durch und geben bewährte Tipps aus der Praxis:

  • Personalbestandsplanung: Wie sind Sie personell aufgestellt?
  • Personalbedarfsplanung: Welche Änderungen ergeben sich in Zukunft?
  • Personalentwicklung: Darunter fallen unter anderem Mitarbeiter aufbauen, Weiterbildungen organisieren, um das Unternehmen langfristig voranzubringen.
  • Personalbeschaffung: Der gesamte Bewerbungsprozess ist in verschiedene Bereiche gegliedert, damit Sie die notwendige Arbeitskraft im Unternehmen haben.
  • Personalfreisetzung: Das Geschäftsmodell ändert sich, die IT-Strategie ermöglicht andere Arbeitsweisen und Sie brauchen langfristig weniger Mitarbeiter. Darunter verstehen wir von der UAS keinesfalls Entlassungen als erste Wahl, sondern den langfristigen Stellenabbau. Beispielsweise gilt das bei internen Versetzungen oder abgebauten Stellen bei Renteneintritt oder eigener Kündigung.

Der richtige Personalplaner beachtet deshalb immer drei Ebenen:

  1. operative Personalplanung: Das Hier und jetzt ist geprägt von Schichtplänen, Ausfällen, Saison-Spitzen, Vertretungen und deshalb vielen Problemen. Der Zeitraum ist weniger als ein Jahr
  2. taktische Personalplanung: Das ist ein wichtiger Punkt für die jährlichen Strategieplanungen, denn die Entwicklung einzelner Mitarbeiter über ein bis drei Jahre fällt hierunter.
  3. strategische Personalplanung: Sie umfasst bis zu zehn Jahre und orientiert sich dabei an der Marktlage, dem Geschäftsmodell und dem Leitbild. Ein zusätzlicher Punkt ist Employer Branding, die Arbeitgebermarkenbildung.
Phasen und Elemente der Personalplanung
Phasen und Elemente der Personalplanung

Welche Probleme hat der Personalplaner?

Die ideale Personalplanung gibt es lediglich theoretisch, schließlich sind wir nicht vor äußeren Einflüssen geschützt. Die optimale Planung zwischen Ist-Zustand und Ziel-Zustand auf Jahre hinaus zu garantieren, ist deshalb eine schwierige Aufgabe. Neben dem Pandemie-Risiko mit gleichzeitiger Unter- und Überbeschäftigung kommen außerdem Unternehmenskultur und Betriebsklima ins Spiel. Die wichtigsten Bereiche stellen wir Ihnen deshalb einzeln vor:

Können Sie hellsehen?

„Am zweiten Dienstag nächstes Jahr im Mai brauchen Sie zwei Personen mehr als sonst, denn aufgrund der Wetterlage haben Sie einen Kundenansturm.“

Eine exakte Vorhersage für die Personalplanung wäre das perfekte Mittel für jeden Personalplaner – kurzfristig, saisonal und langfristig. Die strategische Personalplanung befasst sich aufgrund dessen mit langfristigen Entwicklungen im Unternehmen, sowie auf dem Markt, um Fachkräftemangel rechtzeitig vorzubeugen.

Ebenso schwierig ist die kurzfristige Schichtplanung in der Erkältungszeit oder bei Betreuungsproblemen. Machen Sie sich bewusst, wie Ihre Bedarfsplanung aussieht und besprechen Sie danach mögliche Situationen mit Ihren Mitarbeitern. Miteinander reden löst viele Sorgen im Vorfeld auf!

Manchmal menschelt es…

Teamwork ist großartig, da Sie kontinuierlich Wissen zwischen Ihren Mitarbeitern fließen lassen. Dann gibt es Kollegen, die immer zusammenarbeiten wollen oder Konstellationen, die sich nicht grün sind. Hier bringt es wenig, die Personalplanung-Excel durchzuziehen, Mobbing und schwindende Motivation sind als Folge möglich. Die passende Problemlösung findet sich im direkten Gespräch und der gemeinsamen Lösungsstrategie. Typische Beispiele sind Verständnisprobleme zwischen älteren Mitarbeitern und Azubis über die Azubi-Pflichten – schaffen Sie auf allen Seiten das Bewusstsein über Wissensvermittlung und den passenden Umgang.

„Die Azubine kann nichts und ist frech, deswegen bleibt alles an mir hängen! Das muss sie doch sehen, dass man die Arbeit nicht halb liegen lässt!“

In vielen Betrieben gibt es ähnliche Probleme und Aussagen. Dass die Erfahrung fehlt, Aufgaben zu sehen oder weiterzudenken, ist ein häufiger Konfliktgrund, der letztendlich dazu führen kann, dass Sie dem Azubi kündigen ohne die Fähigkeiten aufzubauen.

Achten Sie auf Ihre Vorbildfunktion: Wenn Sie jederzeit einspringen, vernachlässigen Sie langfristig Ihre Arbeit am Unternehmen. Grundlage für die strategische Personalplanung ist daher ein gepflegtes Organigramm, um Rollen und Funktionen festzulegen. Eine Verteilung im Team hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Auszubildenden, und erleichtert die Schichtplanung: Es ist in Kernzeiten jederzeit jemand mit den erforderlichen Kenntnissen vor Ort!

…oder es kracht richtig!

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die nicht mehr im gleichen Raum arbeiten, oder kein gutes Haar am anderen lassen, kommen Sie nicht an einem Konfliktmanagement herum. Die Personalplanung an Streithähnen zu orientieren, schwächt Ihr Unternehmen langfristig, gerade wenn Informationen nicht weitergegeben werden.

Ein anderer Konfliktgrund sind Mitarbeiter, die sich die Lieblingszeiten heraussuchen oder durch Einzelabsprachen den Kollegen mehr Arbeit aufhalsen. Oder im eigentlich positiven Sinne: Teammitglieder, die Überstunden anhäufen, weil Sie jederzeit einspringen. Dieses Engagement verdeckt allerdings einen bestehenden Arbeitskraftmangel. Bei Erkrankung, Urlaub oder Ausscheiden aus dem Betrieb wiegt diese Mehrleistung doppelt so schwer.

Ihre Personalplanung braucht neben der langfristigen Kapazitätsplanung die rechtliche Komponente: Arbeitszeiten, beispielsweise mit digitaler Zeiterfassung, haben Grenzwerte für den Arbeitnehmerschutz. Überschreiten Sie diese durch mangelnde Personalplanung oder einzelne Mitarbeiter, die Mehrarbeit für das Team schaffen, brauchen Sie hier als Personalplaner schnellstmöglich eine Lösung!

Probleme für Personalplaner
Probleme für Personalplaner

Der Weg erfolgreicher Personalplaner

An erster Stelle steht die Bestandsaufnahme in Ihrem Unternehmen: Wie verlaufen die Geschäftsprozesse? Ist Standardisierung nach Lean Stand Work möglich? Welche Funktionen gibt es im Unternehmen, wer hat beispielsweise einen Ausbilderschein? Wie ist die aktuelle wirtschaftliche Lage und wie wird sich die Auslastung wahrscheinlich entwickeln? Nutzen Sie hierfür die BCG-Matrix oder die Zielentfaltung nach Hoshin Kanri. Wichtig ist, dass Sie einen genauen Überblick bekommen, wie Ihr aktueller Bedarf ist und wie er sich zukünftig entwickelt. Mit dieser Grundlage entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter über Weiterbildung oder die Coaching Kata und gehen rechtzeitig die Stellensuche an. Schließlich ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ebenfalls eine langfristige Zusatzbelastung.

Ihr Fahrplan zur erfolgreichen Personalplanung beinhaltet folgende Schritte:

1. Ist-Zustand in allen Bereichen festhalten:

Wie ist die aktuelle Lage und gibt es kleine oder größere Probleme? Sind Sie jetzt schon an der allgemeinen Leistungsgrenze? Sind Aufgaben verschriftlicht oder hauptsächlich mündlich im Team verteilt?

„Zu viel Arbeit und wir kommen nicht mehr hinterher. Die permanente Inventur stockt und das Lager ist eine einzige Baustelle, weil wir nicht mehr mit Bestandspflege hinterherkommen.“

2. Was ist Ihr Ziel?

Berechnen Sie mit allen Ihren geleisteten Stunden Ihren Stundenlohn – ist er angemessen oder arbeiten Sie eigentlich viel Zeit unbezahlt? Gibt es Probleme in der Belegschaft oder Ankündigungen, zu gehen? In ehrlichen Gesprächen legen Sie den Grundstein, was Sie im Unternehmen personalplanerisch erreichen wollen. Darunter fällt ebenfalls die langfristige Finanzplanung mit Löhnen und Gehältern. Das könnte so aussehen:

„Bisher kümmert sich vor allem A um die Lagerverwaltung und gleichzeitig um die Auftragsbestätigungen. Das ist einfach zu viel! Wäre es nicht schön, wenn sich A mit seiner Zusatzqualifikation um den Auftragsprozess kümmert, während das Lager ordentlich organisiert ist und fast von alleine läuft?“

3. Welche Schritte braucht es zur idealen Personalplanung?

Die ideale Strategie ist in der Regel vorausschauende Planung unter Betrachtung vieler Faktoren: Lean Office vereinfacht die Abläufe im Büro, regelmäßige Meetings helfen der Teamabsprache. Wichtig operativ und strategisch sind gerne gegenläufig. Hier braucht es die passende Moderation, um kurz- und langfristige Ziele in Einklang zu bringen, gemessen werden kann auch durch Grundlagen von Kennzahlen. Ein Beispiel:

„Wir brauchen mindestens acht Stunden mehr Arbeitskraft in der Lagerverwaltung und haben neben A niemanden, der Kenntnisse oder Kapazitäten hat. Hat jemand Interesse, sich intern weiterzubilden oder brauchen wir langfristig eine neue Stelle, weil wir wachsen?“

4. Wie gelingt die Umsetzung zur idealen Personalplanung?

Weder Sie noch wir können Fachkräfte – perfekt eingearbeitet natürlich – aus dem Hut zaubern. Deswegen ist die interne Weiterbildung sinnvoll, um die gegenseitige Vertretung sicherzustellen, aber oft braucht es die passgenaue Stellenausschreibung. Das gleiche gilt für die Azubisuche in der Handwerksausbildung. Die zwei wichtigsten Bereiche sind: Langfristig und mit exakter Beschreibung! Viele Unternehmen schreiben allgemein gehaltene Stellenangebote und müssen sich durch eine Unzahl Bewerbungen durcharbeiten. Das kostet wertvolle Zeit. Mit der genauen Personalplanung erfassen Sie gleichzeitig alle Aufgabenbereiche, den Stellenumfang und das notwendige Onboarding – daraus bauen Sie eine passgenaue Beschreibung.

Statt „Wir suchen einen Mitarbeiter fürs Lager“ eine exakte Beschreibung: „Wir suchen einen Mitarbeiter zur Lagerverwaltung, vorerst 10h/Woche mit Möglichkeit das Tätigkeitsfeld langfristig auszubauen. Aufgaben umfassen: Nach der ausführlichen Einarbeitung eigenständige Lagerordnung mit Bestandskontrollen, laufende Inventur, Kontrolle und Aktualisierung der Lagerplätze über Barcode-Kennzeichnung, Absprache mit Logistik für die Optimierung der Lagergestaltung und Pflege der EDV.“

5. Zeit für den Wissenstransfer einplanen:

Kein Meister ist bisher vom Himmel gefallen und neue Mitarbeiter haben eine Unmenge an Informationen zu verarbeiten. Nehmen Sie sich im Vorfeld und während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter Zeit für Unternehmenskultur, Nachfragemöglichkeiten und implizites Wissen, alles was jeder weiß, aber niemand aufschreibt. Damit erhöhen Sie die Chancen, die Einarbeitung effizient zu gestalten und langfristig motivierte Mitarbeiter zu binden. TWI, das heißt Training within Industry, ist eine effiziente Trainingsmethode, bestimmte Abläufe schnellstmöglich zu verinnerlichen – ohne Abstriche!

Geh mal direkt mit A mit, der erklärt Dir alles!“ bindet den einarbeitenden Mitarbeiter vollständig ein und birgt die Gefahr, viele Informationen nicht weiterzugeben oder ankommen zu lassen. „Hallo X, erstmal machen wir den Papierkram für Schlüssel und Co., dann gehen wir einmal das Unternehmen durch und Du lernst die Leute kennen. Hier ist Deine Mappe zur Einarbeitung, da ist auch eine Liste mit Fotos und Telefonnummern/E-Mail Deiner wichtigsten Ansprechpartner drin, sowie die Übersicht, was die nächsten zwei Wochen alles auf Dich zukommt und wo Du selbstständig auch mal etwas nachschauen kannst!“

Personalplaner und Personalplanung in 5 Schritten
Personalplaner und Personalplanung in 5 Schritten

Strategische Personalplanung braucht das richtige Vorgehen

Mit diesem Artikel und der kostenlosen Vorlage zur Personalplanung geben wir Ihnen alles an die Hand, um als Personalplaner im eigenen Betrieb bestmöglich arbeiten zu können. Eine umfangreiche Personalplanung-Excel finden Sie meistens in der eigenen Unternehmenssoftware, wir bieten Ihnen die strategische Roadmap an: alle Informationen auf einen Blick und mit logischem Aufbau!

Roadmap statt Personalplanung-Excel
Roadmap statt Personalplanung-Excel

Ihnen fehlt die Zeit, sich langfristige Gedanken zu machen? Dann nehmen Sie sich eine halbe Stunde und reden Sie mit uns über Ihren Betrieb! Meistens hilft der Blick von außen, um wieder mehr Klarheit zu gewinnen!

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © PeopleImages

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