Projektmanagement im Handwerk – alle Synergien ausgeschöpft?

Projektmanagement im Handwerk: Darunter versteht man erstmal Großbaustelle und langfristige Aufträge. Aber im Gegensatz zum produzierenden Gewerbe herrscht im Handwerk oftmals die Auftragsfertigung von Projekten vor. Ein Kunde wünscht eine bestimmte Leistung und bekommt ein Angebot vom Unternehmen zugeschickt. Bei der Auftragserteilung wird das Projekt vom Unternehmen, sprich dem Handwerksmeister und seinem Team, ausgeführt. Was läge da näher, als diese Aufträge der Kunden intern im Handwerksbetrieb als Projekte zu bezeichnen und entsprechend zu behandeln. Leider scheuen sich viele Handwerker vor der nötigen Transparenz des Projektmanagements.

Wie funktioniert Projektmanagement im Handwerk?

Eindeutige Identifizierung und Nachverfolgung von Projekten durch eine Projektnummer

Zur besseren Planung bekommt jeder Kontakt eine eindeutige Nummer zugewiesen, die sich in der gesamten Laufzeit der Kundenbeziehung nicht mehr ändert. Über diese Nummer kann die Kundenanfrage in allen Phasen der Durchführung verfolgt und analysiert werden. Dabei ist es egal, ob das Projekt noch in der Angebotsphase, der Planung, in der Durchführung oder in der Nachbetrachtung steckt. Die Nachbetrachtung, sprich die Nachkalkulation und die Lerneffekte aus der Abwicklung, sind wichtig für die nachfolgenden Projekte. Dieses Vorgehen ermöglicht dem Team, Informationen aller Projekte und Phasen zu jedem Zeitpunkt abzufragen. Damit wird die Kommunikation im Team und zu den Kunden erleichtert. Zum Beispiel kann so die Assistenz des Unternehmens, Auskunft über den aktuellen Status des Projekts geben.

Klar benannte Kontaktperson durch Projektmanagement im Handwerk

Im Handwerksbetrieb wird festgelegt, wer diese Kundenanfrage und das folgende Projekt weiter betreut. Es empfiehlt sich, einen eindeutigen Verantwortlichen im Projektmanagement zu benennen. Dieser ist identisch mit dem Projektverantwortlichen, also dem Projektleiter und trägt für die gesamten weiteren Aufgaben des Projekts die Verantwortung. Zudem ist er für die Kommunikation mit dem Kunden verantwortlich, ist also dessen Ansprechpartner.

Dieses Vorgehen im Projektmanagement ist analog zum Ticketsystem in diversen Support-Portalen zu sehen. Auch hier gibt es eine eindeutige Verteilung der Aufgaben für die gesamte Laufzeit bis zur Erreichung der Projektziele. Natürlich gibt es im Projektmanagement für jeden Projektmanager einen Vertreter, denn jeder kann mal krank werden.

Projektmanagement im Handwerk: Verlauf von Anfrage zu Angebot

Aus einer Kundenanfrage wird üblicherweise ein Angebot. Im Vorfeld hat der Projektverantwortliche mit dem Kunden die Projektplanung durchgeführt und dessen Steuerung besprochen. Er kennt die Kundenwünsche und hat eine Zeit, bis die Projektziele erreicht werden sollen, angegeben.

Die Kosten für die benötigten Ressourcen, wie Mitarbeiter oder aktuelle Einkaufspreise für das zu verwendende Material sind bei der Projektplanung ausschlaggebend. Anhand dieser Informationen, kann der Projektverantwortliche im Handwerksbetrieb sein Projekt kalkulieren und begründen, warum das Angebot die entsprechenden Kosten aufweist.

Schutz durch Nachvollziehbarkeit

Damit hat man eine klare Argumentationslinie gegenüber vermeintlich günstigeren Anbietern und Konkurrenzangeboten, die „dieses und jenes vergessen“ haben. Oftmals ist der potentielle Auftraggeber nicht in der Lage, abzuschätzen, was zum Projekt alles dazugehört. Hier hilft die Transparenz des Projektmanagements, Kundenvertrauen nachhaltig aufzubauen.

Gewähren Sie Rabatte nur, wenn diese begründbar sind und nie als „soziale Guttat“!

Damit sind wir beim schwierigen Thema Rabatte. In einem früheren Artikel habe ich aufgezeigt, wie dramatisch Rabatte Ihre Rendite in Form des Return on Invest (ROI) ruinieren.

Seien Sie bei der Gewährung von Rabatten vorsichtig. Lassen Sie sich weder als Mitarbeiter / Projektmanager noch als Chef / Inhaber des Handwerksbetriebes vom Kunden gegen sich selbst ausspielen. Aussagen, wie „der Chef, mein alter Spezi, hat beim letzten Golfturnier gesagt…“ kommen immer wieder vor. Sie sorgen für Verunsicherung beim Kunden und für Frust beim Mitarbeiter / Projektmanager.

Klare Verantwortlichkeiten durch Projektmanagement im Handwerk

Das umgeht man, indem man seinem Projektmanager die kaufmännische Verantwortung im Projektmanagement zugesteht. Ruft der Vereins-Spezi dann beim Inhaber des Handwerksbetriebes an, kann man ruhigen Gewissens auf Folgendes verweisen: Der entsprechende Mitarbeiter genießt sowohl das volle Vertrauen des Chefs, als auch die kaufmännische Verantwortung für das Projekt.
Der Projektleiter kann dann gegenüber dem Kunden argumentieren, dass bestimmte Rabatte an bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind.

Wer als Kunde zumindest den Materialkostenteil des Auftrags bei Auftragserteilung begleicht, darf dafür auch einen Rabatt verlangen. Denn damit wird ein großes Risiko vom Unternehmen auf seine eigenen Schultern übertragen. Mit dem gesunkenen Kreditausfallrisiko für den Handwerksbetrieb ist ein solcher Rabatt objektiv begründbar.

Projektmanagement im Handwerk – ist das nicht ein bisschen viel des Guten?

Den Mitarbeiter über die Rendite des Unternehmens entscheiden lassen?

Ja warum denn nicht? Der Mitarbeiter wird für seine Aufgaben leistungsorientiert entlohnt und bezahlt (bis zu 40% der Vergütung erfolgt leistungsabhängig). Daraus folgt, dass er sich ins Zeug legen wird, um seine vereinbarten Aufgaben und Ziele zu erreichen. Glauben Sie mir das, ich habe es bei etlichen Kundenprojekten sehr erfolgreich umgesetzt.

Ein gutes Kriterium zur Messung der Zielvereinbarung wären in meinem Beispiel die Deckungsbeiträge aus dem Kundenprojekt bzw. alle Deckungsbeiträge eines Jahres der von ihm verantworteten Projekte.

Nun kann man vorbringen, dass es einen Unterschied macht, ob man ein großes Projekt verantwortet oder viele kleine Projekte. Dem kann man entgegenhalten, dass man als Zielmaßstab nicht den absoluten Deckungsbeitrag nimmt, sondern den relativen Deckungsbeitrag im Verhältnis zur Auftragssumme. Man kann für alles eine Lösung finden, wenn man genau sucht.

Geregelte Nachkalkulation ist sinnvoll

Klar sein sollte allerdings, dass die Nachkalkulation des Projektes nicht vom Projektleiter vorgenommen wird, sondern von einem Controller bzw. von einem Mitarbeiter in der Buchhaltung. Es wäre fatal, wenn man sich selbst im Projektmanagement im Handwerk überprüfen würde. Die Steuerung aller Materiallieferungen und Arbeitsleistungen läuft über die Projektnummer. Deswegen ist es ganz einfach, das tatsächliche Ergebnis des Projektes im Zuge der Nachkalkulation zu ermitteln.

Die Abweichungen zwischen Auftragssumme und Nachkalkulation müssen dann gemeinsam im Unternehmen herausgearbeitet werden, um für die Zukunft zu lernen.

Erkenntnisse nutzen in Beispielen

Es ist ein gewaltiger Unterschied, ob man sich verkalkuliert hat, weil die Einkaufspreise für die Ressourcen aus dem Jahr 1762 stammen. Oder ob es unwägbare Vorkommnisse gab, die einen höheren Arbeitseinsatz, als in der Planung angedacht, in Form von Stunden nach sich zogen. Beispielsweise die Sicherung von Nachbargebäuden war aufwändiger als gedacht, Aufräumarbeiten, weil andere Gewerke die Baustelle „unter aller Sau verlassen“ haben, etc..

Diese erkannten Abweichungen kann man im Projektmanagement für Projekte in der Zukunft gewinnbringend verwenden. Man kann z.B. bei der Planung des Projekts bzw. in den Vertrag mit dem Kunden folgendes aufnehmen: Der Baustellenleiter oder Bauherr hat dafür Sorge zu tragen, dass nach der Fertigstellung des Projekts aufgeräumt wird. Die Baustelle muss sich in einem ordnungsgemäßen Zustand befinden. Andernfalls muss die Organisation den Mehraufwand fürs Aufräumen tragen.

Für welche Betriebe eignet sich diese Art der Abwicklung von Projekten?

Bestens geeignet für das Projektmanagement ist das gesamte Bauhandwerk und Ausbauhandwerk. Darunter fallen die Baugeschäfte und Elektrobetriebe, die Maler und Tapezierer, wie auch die Garten– und Landschaftsgestalter.

Aufgrund der eher standardisierten Leistungserbringung fallen Bäckereien, Metzgereien oder das Friseurhandwerk weniger unter die Projektabwicklung. Sie sind weniger für das Projektmanagement geeignet. In diesen Berufsfeldern eignen sich eher die klassischen Deckungsbeitragsrechnungen und die Messung der Verkaufsleistungen. Eine „Profit-Center-Rechnung“ ist bei einem Bäckereiunternehmen durchaus denkbar, insbesondere wenn es mehr als eine Filiale gibt.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

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