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Projektmanagement

Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?

„Ich habe da was vor!“ – was alles hinter diesem Ausspruch stecken kann! Ein Haus bauen, einen Oldtimer herrichten, das Kinderzimmer streichen oder die 25-Jahrfeier des Betriebs organisieren. Allen Beispielen gemein ist ihre Bezeichnung: es handelt sich um Projekte. Ein Projekt erfordert die Organisation einzelner Schritte, um das Ziel zu erreichen. Projektmanagement bedeutet nichts anderes als die Steuerung aller Aktivitäten, die zur Erreichung eines Projektziels notwendig sind. Der Projektmanager zerlegt das Ziel in alle Einzelschritte und achtet auf notwendige Ressourcen, Team, Zeitplanung und den Kontakt zwischen allen Beteiligten.

Ein Haus bauen Sie nicht allein, in dem Sie ein paar Steine schichten. Der Oldtimer benötigt teilweise die Suche nach seltenen Ersatzteilen, was den Ablauf verzögert. Das Kinderzimmer braucht vom Farbschema über Material einen vorbereiteten Raum, damit gestrichen werden kann.

Das Projekt Firmenfeier nehmen wir mit in diesen Beitrag als Beispielplanung. Ein erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich durch verschiedene Phasen aus:

1. Initiierung

Am Anfang des Projektmanagements steht die Initiierung. Was ist das Ziel? Wer ist generell verantwortlich? Wer bekommt weitere verantwortungsvolle Aufgaben übertragen? Für unser Firmenjubiläum heißt das: Wer ist für die Organisation zuständig und stellt das Team zusammen? Bei der Initiierung wird der grobe Zeitrahmen festgelegt und eine Übersicht über die notwendigen Ressourcen. Die Feier findet in sechs Monaten statt und hat ein Budget von 5000€. Aus diesem Rahmen muss der ernannte Projektmanager die bestmögliche Feier organisieren und Aufgaben delegieren.

Haben Sie vor ein Projekt zu starten? Hier finden Sie wertvolle Tipps für erfolgreiche Projektstarts!

2. Planung

Im nächsten Schritt wird das Projekt in allen seinen Einzelheiten geplant und Teilprojekte zerlegt. Die Feier beinhaltet zum Beispiel die großen Punkte Ort, Zeitrahmen, Essen/Trinken, Programmgestaltung und Öffentlichkeitsarbeit. Jeder Abschluss eines Teilprojekts ist ein Meilenstein auf dem Weg zum Gesamtprojekt.

Der Kostenplan weist jedem Teilprojekt ein sinnvolles Budget mit Pufferbetrag zu, das von den Projektleitern einzuhalten ist. Die Terminplanung für Stichtagsplanungen und die Verteilung der Ressourcen findet ebenfalls ihren Platz. Im Beispiel unseres Firmenjubiläums hat der Projektleiter Essen/Trinken die größten Ausgaben, bei einer externen Vergabe an einen Caterer wenig eigene Zeitkosten. Die Programmplanung benötigt viel personellen Einsatz, aber im Normalfall weniger Budget. Die Planungsphase in der Projektorganisation legt den Grundstein für einen ordentlichen Ablauf. Puffer in der Zeit- und Budgetplanung minimieren die Risiken unvorhergesehener Probleme. Das Wissen und die Erfahrung Anderer sollte angenommen werden, solange die kritische Überprüfung erfolgt. Weil der Metzger vor 20 Jahren großartig im Catering war, heißt das nichts für die heutige Qualität. Dem Projektmanager fällt die Aufgabe zu, Eventualitäten und mögliche Fehlerquellen frühestmöglich zu identifizieren und gegenzusteuern. Ein gutes Management hängt vom Zusammenspiel des Projektmanagers mit seinen Projektleitern und dem Einhalten der Vorgaben ab.

3. Umsetzung und Steuerung

Nach den Vorarbeiten kann das Projektmanagement die Umsetzung angehen. Die zuständigen Mitarbeiter fangen an Telefonate zu führen, Essensvorschläge zu studieren und z.B. alte Fotos der Firma zu sammeln. Der Projektmanager koordiniert in sinnvollen Zeitabschnitten den Fortschritt und gleicht die Umsetzung des Projekts mit dem Projektplan ab. Abweichungen kommen vor und sollten sorgfältig dokumentiert werden. Wenn eine Budgetübertretung gerechtfertigt und dokumentiert ist, kann in anderen Bereichen gegengesteuert werden. Der Seniorchef wünscht sich ein Galabuffet statt Kartoffelsalat? Mit der richtigen Planung und Absprache ist das kein Problem. Durch Zwischenstand-Meetings wissen die Projektleiter, dass die Lieblings-Kabarettisten des Vertriebschefs, der die Unterhaltung plant, nicht verfügbar sind. Diese hätten das Teilbudget ausgereizt, das durch das geänderte Unterhaltungsprogramm für das Gala-Essen genutzt wird. Die Projektorganisation erfordert Management der großen Bereiche, kontinuierliche Kommunikation ohne sich in die eigentlichen Bereiche einzumischen.

4. Abschluss und Nachbereitung

Ist das Ziel erreicht, sollte das Projekt offiziell abgeschlossen werden. Die Retrospektive auf den gesamten Projektverlauf ist wichtig, um für die Zukunft  lernen. Mögliche Schwierigkeiten und Planabweichungen sind Chancen die Planung zu verbessern und beim nächsten Projekt von Vornherein sinnvoller zu arbeiten. Bei der Feier zum 25. wurden in einer Fotoaktion alle Mitarbeiter vor dem Firmengebäude abgelichtet. Diese Fotos sollen in 5 Jahren zum 30. als Videoinstallation vorgeführt werden. Diese Idee hatte die zuständige Personalchefin, die bei ihrer Recherche feststellen musste, dass es wenige Fotos aus der Firmengeschichte gibt.

Die vier Phasen der Projektplanung

Die vier Phasen der Projektplanung

Was habe ich von Projektmanagement?

Wofür brauchen Sie Projektplanung? Sollen Sie jetzt für jeden eingeschlagenen Nagel einen Zeitplan anlegen? Projektmanagement ist keine unnötige Überorganisation. Jeder Kundenauftrag ist ein Projekt, ob man ihn so benennen möchte oder nicht. Eine Erweiterung kann ein Projekt schnell stark verzögern, wenn keine Pufferzeiten eingebaut wurden. Die Unterteilung in kleine, überschaubare „Pakete“ senkt die Gesamtkosten des Projektes und mindert Risiken. Wenn alle Teilprojekte durchgeplant sind, kennen Sie die veranschlagten Ablaufzeiten und können zeitlich kalkulieren. Das bedeutet in den meisten Fällen eine verkürzte Laufzeit!

Eine ordentliche Organisation durch Projektmanagement verbessert die Kundenbindung: Abweichungen vom Plan lassen sich verhindern oder zumindest frühestmöglich kommunizieren. Ein informierter Kunde ist leichter zufriedenzustellen als eine Beschwerde ausgeglichen.

Ihre internen Abläufe durchzudenken schadet weder im Rahmen des Projekt- noch des Prozessmanagements. Treten Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, ob Sie heute alles genauso machen würden wie am Anfang. Eine externe Perspektive hilft, heimlich eingeschlichene Verschwendung und Probleme aufzuzeigen. Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit als Projekt zu betrachten, kann Ihnen zu neuen Einsichten verhelfen.

Warum ist Projektmanagement im Handwerk wichtig?

Projektplanung ist vielfältig. Jeder Kundenauftrag ist ein eigenständiges Projekt mit eigenen Rahmenbedingungen, Zeitplan und Ressourcenverbrauch. Die Gründung eines Unternehmens fällt unter Projektplanung und gleiches gilt für die Übergabe an die nächste Generation. Planung, koordinierte Bearbeitung und nach Abschluss eine Nachkalkulation hilft bei der reibungslosen Durchführung. Sicherheit im Ablauf sorgt für Routine. Nachkontrollen und die nächste Projektplanung verhindern unsichtbare Fehler. Im Handwerk sind viele Aufträge ähnlich, selten gleich. Hier lohnt sich Projektmanagement für ein Handwerks-Unternehmen. Die Anstellung eines Auszubildenden können Sie ebenso als Projekt sehen: jeder Azubi muss die gleichen Inhalte lernen, aber nicht jede Ausbildung verläuft exakt gleich oder bietet die gleichen praktischen Hintergründe. Das Projekt Ausbildung wird mehr Stellenwert haben, als die betriebsinterne Einstellung „das macht der Azubi schon, ist ja nicht der Erste“.

Wie wird Projektmanagement umgesetzt?

Ob Sie Projektmanagement oder Planung sagen: Verdeutlichen Sie sich, dass kein Ziel ohne den Weg dorthin erreicht wird. Diesen Weg können Sie gestalten und auf verschiedene Hilfsmittel zurückgreifen. Für das Projektmanagement bieten sich typische Programme wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und auch Grafiksoftware an. Sie brauchen keine spezielle Software, wenn Sie sinnvoll dokumentieren und kommunizieren. Die Workflow-Abbildung wie in Trello hilft bei der Verteilung der Zuständigkeit auf mehrere Personen. Um ein Projekt in kleinere Teile aufzuspalten, können Sie mit Mind Mapping eine Ideensammlung beginnen. Ausgefeilte Methoden wie Scrum können Sie für die Zieldefinition, die Projektplanung und die Aufgabenverwaltung verwenden. Die Netzplantechnik hilft die zeitliche und logische Abfolge von Teilvorgängen darzustellen und die Zeitplanung zu optimieren.

Vorteile der Projektplanung

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Bildquelle: fotolia, © auremar

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