Das richtige Prozessmanagement schafft Ordnung und ist wichtig für die Organisation. Die eigentliche Umsetzung geschieht dabei selten anhand von BPM-Modellen oder Ablaufdiagrammen, hier stellt sich dann die Frage: Workflow vs Prozess? Und wo ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow? Wir sehen uns in diesem Beitrag die analogen und digitalen Möglichkeiten an.
Voraussichtliche Lesedauer: 8 Minuten
Inhaltsverzeichnis
Der schnelle Überblick zu Prozess vs Workflow:
Ja und nein, ein Prozess bildet einen Ablauf innerhalb eines Unternehmens ab und dokumentiert ihn so, dass der darauf basierende Workflow immer wieder ablaufen kann. Damit ist der Prozess die Grundlage des Workflows. Bsp. Der Prozess „Kundenanfrage bearbeiten“ ist dokumentiert und der Workflow läuft zehn Mal am Tag ab.
Der Arbeitsfluss sorgt als Steuerungselement für die gelingsichere Ausführung des Prozesses mit allen Informationen, Systemen und Bearbeitern. Der Prozess „Kundenanfrage bearbeiten“ gibt die Aktivitäten vor (Information erfassen; im CRM eintragen; Ticket eröffnen), der Workflow ermöglicht die Ausführung durch die genaue Schrittfolge (Beispiel Aktivität „im CRM eintragen“: Software 1 öffnen; neuen Eintrag auswählen; persönliche Daten (Anrede, Vorname, Nachname, Kontaktdaten) eintragen und speichern; …).
Jedes Unternehmen braucht Abläufe, die auf die gesetzten Ziele hin arbeiten. Damit das gelingt, sind sowohl Prozesse als auch Workflows wichtige Hilfsmittel. Idealerweise hat ein genutztes ERP-System oder die CRM-Software bereits einen klaren Ablauf als Workflow integriert, den Sie anpassen und nutzen können.
Jeder kennt seine Handgriffe und das Zusammenspiel läuft reibungslos, aber wie ist Ihr Unternehmen abgesichert bei Unfall oder Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter? Prozessmanagement sichert das betriebliche Wissen, Workflows helfen einerseits, dass niemand im Stress etwas vergisst und andererseits neue Mitarbeiter leichter einsteigen können.
Kennen Sie den Prozess, den Sie als Workflow abbilden wollen? Dann halten Sie die Prozessschritte fest und prüfen Sie die Arbeitseinheiten und ihre Möglichkeiten: Kommt an einen Auftrag eine Checkliste mit den wichtigen Angaben oder hat Ihre Auftragsverwaltung die Möglichkeit, Bearbeitungsschritte abzuhaken? Starten Sie mit dem am besten laufenden Workflow und erarbeiten Sie mit den Beteiligten das beste Vorgehen. Von hier können Sie dann die passende Technik einbinden.
Unterschiede und Gemeinsamkeiten im Video erklärt
Gerade zwischen Prozess-Experten und -Beginnern kommt es häufig zu Missverständnissen, dann ist der Workflow der Wissensvermittlung nicht ordentlich aus dem Prozess Wissensvermittlung abgeleitet. Im Video gehe ich detailliert darauf ein, warum Prozess vs. Workflow die ungünstige Herangehensweise ist.
Prozess, Workflow und der Unterschied
Das Prozessmanagement versucht mit der Prozessmodellierung die Geschäftsprozesse des Unternehmens grafisch darzustellen. Damit ist das betriebliche Wissen gesichert, nicht mehr personengebunden und in das gesamte Unternehmen eingebunden. Wenn über die Prozesssteuerung aktiv mit den Prozessen gearbeitet wird, braucht es eine gezielte Ablauforganisation. Hier setzen einige Anbieter digitaler Lösungen mit ihren Workflow-Umgebungen an, wie auch awork, das unsere Prozesse in klare Arbeitsabläufe und Checklisten verwandelt.
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Denn in diesem Bereich findet sich schnell und häufig der Begriff Workflow, deutsch Arbeitsfluss. Damit sind die Arbeitsschritte gemeint, die zwischen Bearbeitern, Systemen und einzelnen Handlungsschritten passieren, um ein Ziel zu erreichen. Die Gestaltung des Workflows ist dabei unterschiedlich, denken Sie an Fastfood-Läden, Fließbandarbeit oder digitale Aufgaben im Kundenservice, in der Auftragsabwicklung oder in der Buchhaltung. Sobald ein wiederkehrender Ablauf als Prozess feststeht, ist der Workflow nicht weit.
Deshalb kann es Prozesse ohne Workflow geben, wenn ein Unternehmen zum Beispiel im Rahmen einer Zertifizierung Prozesse dokumentiert. Aber keine Workflows ohne Prozesse, denn spätestens die Anlage eines Workflows benötigt die typischen Informationen, die sich im Prozessmanagement finden. Generell handelt es sich deshalb bei Prozess- und Workflowmanagement um zwei verschiedene Ebenen:
- Prozess: Makroebene zur übergeordneten Organisation und der Frage „Was ist zu tun?„
- Workflow: Mikroebene zur schrittweisen Ausführung und der Frage „Wie ist etwas zu tun?„
Auch bei der Digitalisierung von Prozessen sieht es ähnlich aus. Selbst wenn eine BPM-Software wie die BOC Adonis Suite alles für die Automatisierung der Prozesse und die Gestaltung von Workflows bereithält, geht das nur auf Grundlage der dokumentierten Prozesse.
Statt Workflow vs Prozess geht es daher viel mehr um die ideale Ergänzung beider Zielrichtungen: Der Ende-zu-Ende-Prozess zum wiederholten Ablauf als Workflow. Deswegen verabschieden Sie sich vom Prozess-Workflow-Unterschied und kommen Sie mit in eine effiziente Organisation.
Wie gelingt die lebendige Organisation?
Der erste Schritt ist immer das Prozessmanagement, selbst wenn es nicht allzu detailliert bearbeitet ist. Die Ende-zu-Ende-Prozesse geben den Rahmen des Workflows vor mit allen genutzten Systemen, Bearbeitern, Dokumenten und Ressourcen. Damit daraus jetzt kein Chaos, sondern klare Arbeitsabfolgen entstehen, braucht es das geeignete Mittel, z.B. eine digitale Aufgabenverwaltung. Dienste wie Trello arbeiten mit Kanban-Board und können verschiedene Informationen auf einer Karte oder einem Board sammeln. Ein Dienst wie awork arbeitet projektbezogen und lässt nur einen Verantwortlichen pro Unteraufgabe zu. Dazu gibt es noch eine Vielzahl von Diensten und Programmen zur Arbeitsverwaltung, weswegen jedes Unternehmen das passende finden sollte.
Ein Tipp zur Auswahl: Nutzen Sie für Ihre Workflows Dienste mit Zeitstempeln zu den einzelnen Schritten. Das kann durch manuelles Tracking oder automatisierte Log-Daten passieren, Damit können Sie die Leistung von Prozess und Workflow komfortabel in der Prozesssteuerung und der Prozessanalyse auslesen. Wollen Sie einen physischen Workflow nachträglich mit Daten anreichern, gibt es dafür ebenfalls Systeme, die z.B. mit RFID-Chips arbeiten wie Flow.trace.
Was Sie brauchen, finden Sie heraus, wenn Sie erst den Prozess angelegt oder geprüft haben und dann den Workflow in seinen Einzelschritten aufbauen. Hier ist die Zusammenarbeit aller Beteiligten wichtig, schließlich soll am Schluss ein Arbeitsfluss mit allen notwendigen Informationen herauskommen. Je nachdem ob Sie einzelne Schritte/Aufgaben oder größere Aufträge/Projekte planen, bieten sich unterschiedliche Software-Dienste an. Allerdings lohnt sich der erste Blick in die Branchensoftware. Hier gibt es häufig bereits grundlegende Möglichkeiten Prozess und Workflow zu erfassen und einzubinden.
Wann kommt der Prozess in den Arbeitsfluss?
Die typische Auftragsverwaltung läuft in vielen KMU ungefähr so: Anfrage kommt rein, wird erfasst und gedruckt, an einen anderen Ort gebracht, von jemand anderen weiterbearbeitet, ins nächste Fach gelegt, abgeglichen, rausgezogen und weiterbearbeitet.
Meistens gibt es Rückfragen, Suchzeiten, immer mal fehlen Informationen oder die Mappe liegt neben und nicht im Fach. Ruckeln im Prozess ist die Folge.
Als Workflow sind alle notwendigen Informationen vorgegeben und laufen entlang des Prozessschrittes ab. Durch Automatisierungen können dabei Standardaufgaben durch Technik erledigt werden und schaffen Platz für wertschöpfende Arbeit. Beispielsweise können E-Mails direkt nach Betreff oder Bearbeitung sortiert und in den richtigen Ordner verschoben werden. Oder die fertiggestellte Aufgabe löst einen neuen Status für den nächsten Bearbeiter aus.
Einen Modell-Workflow können wir daher nicht flächendeckend vorgeben, die Wirkweise schon: Gelingsichere Ausführung auch in der hundersten Wiederholung oder in Vertetung, weil der Prozess in sinnvolle Handlungsschritte übersetzt ist. Damit handelt es sich nicht um den Prozess Workflow Unterschied, sondern die gemeinsame Grundlage.
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Effizientes Arbeiten statt Workflow vs Prozess:
Deswegen nutzen Sie vorhandene Mittel als erste Orientierung! Welche Bordmittel besitzen Sie schon und warum nutzen Sie diese oder eben auch nicht? Meistens ist es fehlende Zeit, sich mit mehr Funktionen auseinanderzusetzen. Manche Programmteile funktionieren auch für den einzelnen Betrieb mehr oder weniger gut.
Aber schaffen Sie sich um Himmels Willen bitte keine neue Software als Einstieg an, damit Ihre Mitarbeiter alles gleichzeitig dreifach pflegen müssen. Der Workflow kann auch durch Farbsysteme, Abstreichlisten oder auch die Arbeit mit dem Dateisystem gelingen. Verinnerlichen Sie sich, was der zugrundeliegende Prozess ist und auf welches Ziel er hinsteuert. Und im zweiten Schritt erarbeiten Sie das für Sie passende Mittel, um über den Arbeitsfluss mehr Ruhe und einen höheren Effizienzgrad in Ihr Unternehmen zu bekommen. Wenn Sie dabei auf Probleme stoßen, nehmen Sie gern Kontakt zu mir auf und gemeinsam finden wir einen Ansatzpunkt für Ihren Workflow!
Mit bestem Gruß
Axel Schröder
Prozess und Workflow Übersicht
Wie wird im Prozessmanagement aus dem Prozessmodell ein sinnvoller Ablauf für den Alltag in Ihrem Unternehmen? Damit aus der steuernden Organisation ein ordentlicher Arbeitsfluss entsteht, haben wir das für Sie und Ihren Betrieb in der Prozess und Workflow Übersicht zusammengestellt.
Bildquelle: Canva.com © metamorworks
