Prozessaufnahme – richtiges Vorgehen beim Prozess aufnehmen!

Das richtige Prozessaufnahme Vorgehen hat verschiedene Möglichkeiten! Welche das sind und was in Ihrem Fall dann am meisten bringt, beleuchten wir in diesem Artikel. Einen Prozess aufnehmen können Sie dabei grundsätzlich am besten direkt am Ort des Geschehens! Denn nur, wenn Sie den fraglichen Prozess in allen Einzelheiten nachvollziehen, gelingt das ideale Prozessmodell zur Weiterarbeit.

Voraussichtliche Lesedauer: 9 Minuten

Was ist die Prozessaufnahme genau?

Die Prozessaufnahme ist grundsätzlich wichtig, wenn Sie Ihr Prozessmanagement vorantreiben. Gerade weil sie für einzelne Abläufe funktioniert oder auch zur Einbettung in große Prozesslandkarten. Wenn Sie einen Prozess aufnehmen, wollen Sie die aktuelle Bearbeitung festhalten. Das kann bedeuten, dass Sie wissen möchten, wie Mitarbeiter den Wareneingang durchführen oder auch eine Kundenanfrage bearbeiten. Damit legen Sie den ersten Grundstein: Ein typischer Ablauf ist das Objekt, kein Einzel- oder Sonderfall. Sie erfassen auch nicht die Arbeit eines ganzen Bereichs oder die verschiedenen Tätigkeiten eines einzelnen Mitarbeiters, sondern einen Prozess. Wenn Sie gerade mit Ihrem Prozessmanagement starten, fällt vielleicht die Einordnung und Abgrenzung schwer. Deswegen lohnt es sich mit einer Schnittstelle zu beginnen, beispielsweise „Beginn Eingang Lieferung bis Wareneingang abgeschlossen“. In solchen Einheiten trainieren Sie Ihr Prozessdenken, schwerere Prozesse können Sie dann später mit mehr Routine aufnehmen. Das Ziel der Prozessaufnahme ist die klare Erfassung der Abläufe für die Prozessmodellierung.

Die Prozessaufnahme ist daher die schriftliche Erfassung eines einzelnen Ablaufs in seiner normalen Ausführung, die gleichbleibende Ergebnisse liefern kann. Alle Informationen liegen letztendlich in einer Fassung vor und können als Standard und für das Prozessmanagement genutzt werden.

Was bringt es mir, einen Prozess aufzunehmen?

Ein klar erfasster und gut strukturierter Prozess sorgt für eine reibungsarme Bearbeitung. Das bedeutet, dass Sie mehr Überblick über die Kapazitätsplanung haben oder auch Vertretungssicherheit in Urlaubs- oder Krankheitsfällen. In vielen Betrieben hat jeder Mitarbeiter eine andere Vorgehensweise, selbst wenn es um den gleichen Ablauf geht. Was auf den ersten Blick nicht schlimm ist, sorgt auf den zweiten für Unbehagen: Sind alle Methoden gleich schnell, gleich sicher oder bringen sie langfristig gleiche Ergebnisse? Was und von wem lernen neue Mitarbeiter? Hat ein Mitarbeiter ein spezielles Vorgehen? Und was passiert, wenn dieser Kollege ausfällt? Werden Schritte der angefangenen Arbeit übersprungen? Wir weisen eindringlich auf diese Probleme hin, denn unsere Erfahrung zeigt, dass in diesen Prozessvarianten häufig unglaublich hohe Effizienzverluste lauern.

Wenn Sie dagegen einen Prozess aufnehmen und als beste bekannte Vorgabe nutzen, schulen Sie Ihre Mitarbeiter gleichzeitig und sorgen für mehr Überblick. Prozessmanagement als Organisationsstruktur sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise und ermöglicht es, mit dokumentierten Prozessen operativ, taktisch und strategisch zu arbeiten. Und damit das gelingt, erfassen Sie Stück für Stück Ihre Abläufe in der Prozessaufnahme nach dem vorher festgelegten Prozessleitfaden. Dafür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung

Alle Vorteile der Prozessaufnahme in unserer Aufzeichnung

Wir arbeiten selbst mit Beobachtung und Videoaufzeichnungen/Bildschirmaufnahmen, wenn wir an Prozessen arbeiten. Deswegen haben wir diese Tipps für Sie handlich als Video zusammengestellt und geben unser Wissen gerne an Sie weiter!

Was passiert bei einer Prozessaufnahme?

Kurzgefasst halten Sie einen Ablauf fest, also eine Abfolge von Informationen und Handlungen, die ein Start-Signal und ein klares Ende haben. Wenn wir das Prozessaufnahme Vorgehen genauer ansehen, haben wir verschiedene Möglichkeiten, die Sie nutzen können. Das Ziel ist in jedem Fall: Ein Prozess ist klar erfasst und hat alle Informationen zur gelingsicheren Ausführung. Wie Sie dorthin kommen, hängt von den Tätigkeiten in Ihrem Betrieb, den beteiligten Mitarbeitern und auch der verfügbaren Zeit ab. Prozesse aufnehmen braucht seine Zeit, allerdings sind manche Methoden zeitintensiver als andere. Wir stellen die unterschiedlichen Vorgehensweise im Folgenden vor.

Prozesse aufnehmen durch Einzelpersonen:

Das richtige Vorgehen liegt in der Vorbereitung der Aufnahme und der Mitarbeiter. Sie können durch reine Beobachtung mit Nachfragen den Ablauf erfassen oder zusätzlich nach Vereinbarung per Videoaufnahme. Wenn die Arbeitssituation das nicht zulässt, dann legen Sie sich einen Fragenkatalog zurecht und führen ein Interview durch. Wir machen hier bewusst keine genaueren Angaben, da sich die Prozessaufnahme massiv unterscheiden kann durch Umfeld, Tätigkeit und weiteren beteiligten Personen, wie Kunden.

Prozessaufnahme – das mögliche Vorgehen bei Einzelpersonen

1. Prozess festlegen: Halten Sie fest, welchen Prozess Sie betrachten. Bei Rechnungserstellung beginnt der Prozess mit der erbrachten Leistung und endet mit der erstellten oder versendeten Rechnung.
2. Prozessaufnahme vorbereiten: Je nach Vorgehen bereiten Sie sich und den jeweiligen Mitarbeiter vor: Fragenkatalog, Schreibpapier, Einverständniserklärung, Videotechnik etc.
3. Prozessaufnahme durchführen mittels Beobachtung und gesprochener Erklärung:
   1. Den Prozess aufnehmen durch Beobachtung: Der Mitarbeiter denkt laut seine Schritte mit und Sie notieren diese. Bei Unklarheiten fragen Sie nach und ergänzen. Halten Sie Varianten fest, aber konzentrieren Sie sich auf den Ablauf.
   2. Prozess aufnehmen durch Videoaufnahme: Der Mitarbeiter hat die Vereinbarung unterschrieben, die Kamera hält alle Prozessschritte fest. Lautes Mitdenken erleichtert später die Verschriftlichung. Der erfasste Prozess wird im Nachgang mithilfe der Videoaufnahme rekonstruiert und durch Nachfragen ergänzt.
4. Oder Interview zur Prozessaufnahme: Bereiten Sie den Fragenkatalog vor und starten Sie das Interview mit dem Beginn des Prozesses. Die Fragen sorgen dafür, dass Sie und Ihr Mitarbeiter alle Teilstücke und Informationen erfassen. Aus den Antworten erstellen Sie dann eine Prozessdokumentation und ergänzen durch Nachfragen.
5. Prozess dokumentieren: Je nach Stand Ihres Prozessmanagements erfassen Sie diesen Ablauf handschriftlich als Liste oder mit Zeichnungen, nutzen eine Bürosoftware oder tragen es in Ihre BPMN-Software ein. Aktuell handelt es sich noch um eine Arbeitsversion.
6. Prozess überprüfen: Im Idealfall ist der Prozess mit der erstellten Dokumentation von einer anderen Person ausführbar. Treten hier Probleme auf, klären Sie diese durch Nachfragen und ergänzen Sie.

Sie haben erfolgreich den Prozess erfasst, wenn Sie selbst oder ein anderer Mitarbeiter den Ablauf anhand der Dokumentation durchführen können. Schwierige Stellen sollten Sie nachschärfen, bevor Sie den Prozess als Modell festlegen. Bearbeiten andere Mitarbeiter den gleichen Prozess, empfehlen wir erneute Prozessaufnahmen und eine gemeinsame Durchsicht bei Abweichungen.

Workshops, um Prozesse aufzunehmen:

Die Prozessaufnahme mit mehr Teilnehmern und auch übergreifenden Bereichen gelingt leichter, wenn Sie strukturierte Workshops durchführen. Hier gehen Sie die zusammenhängende Prozesse an Whiteboards, Flipchart oder mit Haftnotizen an einer Wand durch und sorgen für Kommunikation:

• Wo beginnt der erste Prozess und wann endet der letzte? Was sind die Signale, Dokumente oder Informationen dafür?
• Wie sind die Kriterien für einen gelungenen Prozess im einzelnen Abschnitt und sind die Vorgänger und Nachfolger darüber im Bilde?
• Im Workshop gelingt eine prozessorientierte Schnittstellen-Absprache schneller und leichter als in den Einzelbefragungen. Halten Sie die „Aha“-Erlebnisse fest und sorgen Sie gemeinsam für mögliche Veränderungen. Diese können an einzelnen Stellen oder auch im großen Ganzen stattfinden.
• Als Moderator sorgen Sie vorwiegend dafür, dass der Prozess im Mittelpunkt steht, nicht die ausführenden Mitarbeiter und nicht die Einzelfälle oder kleinsten Details. Führen Sie ausufernde Diskussionen zurück auf das Ziel der Prozessaufnahme.

Unsere Empfehlung zur Prozessaufnahme

Gerade wenn Sie neu im Prozessmanagement sind, starten Sie nicht mit dem komplexen Prozess und seinen tausend Varianten. Eine alltägliche Aufgabe, die eigentlich immer gleich abläuft, ist ideal zum Üben. Sie lernen so die Prozessaufnahme und auch die verschiedenen Details, die mit reinspielen. Gut für die Hygieneverordnung ist das Beispiel „Hände waschen“ oder für häufig wiederholte Vorgänge „Kaffee kochen“, „Druckerpapier nachlegen“ oder „Post sortieren“. Wenn Sie die Prozessaufnahme in diesen kleinen Beispielen durchexerzieren können, sind Sie gut aufgestellt für die wertschöpfenden und unterstützenden Prozesse.

Sie sind dagegen schon fortgeschritten im Prozessmanagement, sind Ihnen Begriffe wie Input/Output, interner Kunde oder Prozessspezifikation eines Prozesses nicht neu. Dann legen Sie sich Ihren Plan zurecht, starten Sie bei einem Mitarbeiter oder einem Prozess, die gut laufen und legen Sie los. Hier können Sie anschließend vorwärts oder rückwärts entlang der Wertschöpfungskette gehen oder nach vergleichbaren Prozessen suchen. Auch die Orientierung anhand der genutzten BPMN Software ist möglich mit Vorgängern und Nachgängern oder nach bestimmten Dokumenten, die in unterschiedlichen Prozessen genutzt werden. Wenn Sie Prozesse synchronisieren können mit Ihrer Software, ersparen Sie sich mühevolle Mehreingaben.

Melden Sie sich kurz und unverbindlich bei uns, wenn Sie sich unsicher sind, was das beste Prozessaufnahme Vorgehen in Ihrem Betrieb ist. Gemeinsam sorgen wir eine gelungene Prozessaufnahme und damit mehr Effizienz in reibungsärmeren Abläufen.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Vorlage Aufzeichnungsvereinbarung zur Prozessaufnahme

Mit der Vorlage Aufzeichnungsvereinbarung zur Prozessaufnahme haben Sie einen Einseiter zur Hand mit allen relevanten Details. Zusätzlich erfassen Sie weitere Anmerkungen und Abmachungen so, dass die Prozessaufnahme mittels Videoaufzeichnung bestmöglich gelingen kann ohne schlechtes Gefühl.

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Bildquelle: Canva.com © Elnur