Prozesse priorisieren und die Prozess Priorität festlegen 🚥

Auch die Prozessanalyse braucht etwas Struktur und Vorbereitung, um beste Resultate zu erzielen. Darunter fällt es, die Prozesse priorisieren und damit eine Prozess Priorität festlegen zu können. Dadurch werden die Prozesse zuerst analysiert und im Anschluss optimiert, die einen besonderen Stellenwert im Unternehmen haben. Auf was es dabei ankommt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten

Prozesse priorisieren für die Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist der Schritt im Prozesslebenszyklus, der vorhandene Prozesse in ihrer Leistung misst. Die Prozessanalyse folgt dabei bestimmten Kriterien, um die Prozessleistung in vergleichbaren, dabei wertfreien Daten zu erfassen. Damit das gelingt, braucht es eine Priorisierung für die Prozessanalyse, denn nicht jeder Prozess ist mit seinem Ergebnis gleich wichtig für den Unternehmenserfolg. So kann die Datenablage in einem Betrieb mit sensiblen Verträgen und Daten geschäftskritisch sein, aber in einem anderen eine anfallende Arbeit ohne schwerwiegende Konsequenzen. Um das herauszufinden, steht am Anfang der Prozessanalyse eine erste Festlegung der Prozess Priorität.

Prozess Priorität ist abhängig von Zielen

Jedes Prozessmanagement und jeder Prozess verfolgt festgelegte Ziele, die in der Regel verschiedene Bereiche abdecken. Prozesse priorisieren hängt in jedem Betrieb daher von unterschiedlichen Auswahlkriterien ab. Einen groben Überblick der möglichen Bereiche haben wir hier zusammengefasst:

• Kundenzufriedenheit und Wertangebot
• Finanzziele und Effizienzgrad
• Wissenstradierung und Wissenserhalt
• Unterstützungsprozesse zur reibungslosen Durchführung
• Managementprozesse zur gelungenen Steuerung

Um Prozess zu priorisieren und im Anschluss zu analysieren, braucht es daher eine Übersicht, welche Ziele erreicht werden sollen. Eine höhere Prozess Priorität haben grundsätzlich Kunden-relevante Prozesse und geschäftskritische Prozesse. Dagegen dürfen andere Prozesse aber nicht unbeachtet bleiben.

Prozesse priorisieren mit Problemen

Ob ein Prozess stabil läuft oder Probleme macht, ist meistens vor der Prozessanalyse bekannt und sichtbar. Gerade wenn es sich dabei um einen wichtigen Prozess handelt, beispielsweise zur fristgerechten Lieferung an den Kunden, schnellt die Prozess Priorität nach oben. Ein anderes Beispiel für eine hohe Prozesspriorität kann die Beladung und Pflege eines Firmenfahrzeugs sein, wenn durch Fehler im Prozess Fahrten verzögert werden wie durch einen leeren Tank oder fehlendes Werkzeug. Dann hat dieser Prozess eine höhere Priorität für die Leistungsmessung als die Auftragsannahme, aus der keine Probleme bekannt sind. Aber Vorsicht: Nicht jede Beschwerde im Betrieb rechtfertigt die höhere Prio – achten Sie auf das Zusammenspiel von Wichtigkeit, Kundenbezug und Auswirkung.

Plakativ: Ein nicht einsatzbereites Fahrzeug kostet Sie insgesamt mehr als die Frage, ob Aufträge auf den Tisch oder direkt daneben in den Ablagekorb kommen.

Die Höhe der Auswirkung eines problematischen Prozesses ist damit ähnlich wie im Risikomanagement: Ein geringer möglicher Schaden kann vorerst akzeptiert werden, wenn der große mögliche Schaden abgewendet werden kann.

Kritische Prozesse priorisieren im Prozessmanagement

Von den ersten eher eigenständigen Prozessen gehen wir jetzt einige Stufen höher auf der Prozesslandkarte. Mit guter Prozessmodellierung wissen Sie, welche Prozesse durch mehrere Geschäftsbereiche verknüpft sind und damit eine größere Auswirkung haben. Wenn es hier zu Problemen in einem Prozess kommt, ist nicht nur der Prozesskunde betroffen, sondern gegebenenfalls der gesamte Ende-zu-Ende-Prozess. Mit jedem Problem können sich weitere aufbauen und so für einen immensen Schaden sorgen. Kritische Prozesse sollten Sie daher genau im Blick behalten und bei Auffälligkeiten priorisiert in die Prozessanalyse schicken. Um für diese Prozesse Priorität festlegen zu können, lohnen sich klare Kennzahlen, die eingehalten werden müssen.

Welche Methoden gibt es zum Prozess priorisieren?

Im vorangegangenen Abschnitt haben wir bereits die wichtigen Marker angesprochen, die die Prozess Priorität erhöhen können. Diese geben einen ersten Anhaltspunkt, aber was passiert, wenn zu viele Prozesse darunter fallen?

Prozessmodellierung und Prozesssteuerung als Grundlage

Es ist unmöglich, eine allgemeine Prozesspriorisierung vorzugeben, denn diese hängt vom Prozessmanagement im jeweiligen Unternehmen ab. Im Rahmen der Modellierung und der laufenden Prozesssteuerung sind im Idealfall allerdings Kennzahlensysteme angelegt, die klare Botschaften senden. Sind die Prozessergebnisse schwankend oder bleiben unter der Erwartung, sind sie nur dann höher einzuordnen, wenn die Auswirkungen dementsprechend hoch sind. Damit haben wir die bekannten, reduzierten Marker:

• Kundenzufriedenheit
• Umsatz
• prozessübergreifend
• unabdingbar zur Durchführung anderer Prozesse

Als Beispiel: Eine neue Arbeitskraft bekommt eine Einarbeitung. Das ist ein Personalprozess, der hohe Wichtigkeit für die gelungene Ausführung der wertschöpfenden Arbeit hat. Passieren hier Fehler, sind die Auswirkungen hoch und zwar in einem langfristigen und breitem Rahmen. Diesen Prozess zu priorisieren hat damit nicht nur einen kurzfristigen Effekt, sondern ist nachhaltig und personenunabhängig für weitere Einstellungen und sollte früher analysiert werden.

Prozess priorisieren mit 2×2-Matrix

Ähnlich der Risikobewertung können Prozesse mit Hilfe einer Bewertungsmatrix priorisiert werden. Dabei ist einerseits die Auswirkungshöhe auf das Unternehmen und andererseits der Schweregrad wichtig für die Beurteilung. Damit ist ein Unterstützungsprozess, der nur eine geringe Auswirkung auf den Betrieb hat, aber im Prozess einen hohen Schweregrad erreicht, niedriger als eine mittlere Schwere bei hoher Auswirkung.

Die Einschätzung beider Werte gelingt durch bekannten Marker und sorgt so für die Einordnung. Im Anschluss kann dann auch die Prozessoptimierung mithinzugezogen werden, um eine Abfolge festzulegen. Beispielsweise sind manche Unterstützungsprozesse, wie bestimmte IT-Anwendungen, ohne großen Aufwand zu analysieren und Verbesserungen herbeizuführen. Handelt es sich dabei z.B. um die Nutzung des ERP-Systems mit hoher Wirkung im Unternehmen und es gelingen mit einer Anpassung der Benutzeranwendung gute Ergebnisse der Prozessoptimierung, hat das gerade bei den Mitarbeitern einen positiven Effekt.

Mein Tipp: Prozesse priorisieren mit System

Gerade durch die Digitalisierung von Prozessen gibt es in vielen Betrieben eine gute Möglichkeit, Prozesse zu bewerten, bevor Ressourcen auf die Prozessanalyse aufgewendet werden. Damit das nachhaltig gelingt und nicht manche Prozesse untergehen, empfehle ich ein strukturiertes Vorgehen. Zuerst ist die Einschätzung der Wichtigkeit der dokumentierten Prozesse wichtig, dann die Bewertung des Ausmaßes, sowie die erhoffte Verbesserung. Denn die Prozessanalyse sorgt zuerst für die klare Erfassung des Ist-Zustands, wertfrei und auf Datenbasis. Im Anschluss daran werden Prozesse wiederum für Verbesserungsmaßnahmen priorisiert, auf Grundlage der gleichen Vorgehensweise. Eine Übersicht und eine im Vorfeld erarbeitete Herangehensweise erleichtert das nachhaltige Prozessmanagement und schützt vor unüberlegten Optimierungen an der falschen Stelle.

Nutzen Sie Wiedervorlagen, entweder in einer BPM-Suite oder über Ihren Kalender, um Prozesse kontinuierlich zu steuern, zu analysieren und Verbesserungspotenziale festzustellen. So gelingt es Ihnen ebenfalls, Prozesse am Ende des Prozesslebenszyklus abzulegen statt als Ballast weiterzuschleppen.

Wenn Sie Fragen haben, wie für Ihren Betrieb das optimale Vorgehen sein kann, kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Kennenlerngespräch!

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

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Bildquelle: Canva.com © Elnur