Prozesse steuern und optimieren

Ein wesentlicher Bestandteil des Prozessmanagements ist es, bestehende Prozesse zu steuern und Prozesse zu optimieren. Das gelingt durch die grundlegende Dokumentation, festgelegte und vergleichbare Kennzahlen sowie die Zielsetzung. Allerdings kommt es ab diesem Zeitpunkt häufig zu Stagnation, Problemen oder Uneinigkeit, wie es weitergehen soll. Diese Schnittstelle zwischen Prozesssteuerung und Prozessoptimierung beleuchten wir in diesem Artikel.

Voraussichtliche Lesedauer: 8 Minuten

Was bedeutet Prozesse steuern?

Mit der erfolgreichen Prozessaufnahme gelingt in der Prozessmodellierung die Dokumentation, in der Regel im Ist-Zustand. Oft genug bleibt es allerdings dabei und die Prozesse bleiben als Schaubild in der Schublade. Wenn dagegen die dokumentierten Abläufe Grundlage für die tägliche Arbeit sind und Kennzahlen Aufschluss über Effizienz und Ergebnisse liefern, fangen wir an mit der Prozesssteuerung.

Prozesssteuerung und Prozessoptimierung im Video erklärt

Neben diesen ganzen Informationen habe ich natürlich auch weitere Tipps und Tricks für Sie, wenn es um Prozesse steuern und verbessern geht. Reinschauen lohnt sich! 

Kenntnisse über den genauen Prozessablauf

Nicht nur die Art und Weise, wie eine Handlung abläuft, sondern auch die Einordnung des Ergebnisses ist wichtig. Dafür braucht es eine Zielsetzung und aussagekräftige Zahlen oder Werte, um Prozesse steuern zu können:

• Das Ergebnis ist sehr gut, allerdings hat der Prozess dreimal länger gedauert und wurde nicht gemessen.
• Die Serie ist in Rekordzeit fertig und lieferbereit, allerdings reklamiert der Kunde 15% mit Produktionsfehlern.
• Ein Mitarbeiter erledigt den Auftrag perfekt und in einer Spitzenzeit. Als er im Urlaub ist, weiß keiner, wie er das geschafft hat und alles gerät in massiven Rückstand.

Diese Beispiele haben die Kennzahlen Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Volumen, Fehlerquote, Qualität und auch Personenunabhängigkeit – wichtige Kennzahlen für jedes Prozessmanagement. Jeder Betrieb und jeder Prozess hat dabei eigene Kennzahlensysteme und Ergebnisse, die in der Prozessdokumentation festgelegt sind. Prozesse steuern wir durch die Einordnung dieser Prozessergebnisse im Vergleich zum gesetzten Ziel. Deswegen lohnt es sich, Ziele ambitioniert, aber machbar zu setzen, um bestehende Prozesse optimieren zu können. Ohne Messung keine Steuerung ist dabei unser Leitspruch.

Prozesse steuern und Prozesse optimieren gehen Hand in Hand

Unklare Optimierungsmaßnahmen sind in der Regel aus dem Bauch heraus, spontane Ideen, und sorgen für kurzfristige Erfolge, aber haben wenig nachhaltigen Effekt. Meistens werden viele Dinge gleichzeitig verändert und am Ende weiß keiner, was die ausschlaggebende Maßnahme war. Um Prozesse zum Leben zu erwecken ist es daher wichtig, eine ordentliche Prozesssteuerung aufzubauen. Erst dann gelingt es über die erhobenen Werte fundierte Ziele zu setzen und an der Erreichung zu arbeiten. In unseren Beispielen kann das zum Beispiel bedeuten:

• Das aktuelle Prozessziel ist erreicht, wenn das gute Ergebnis in der vorgegebenen Zeit fertig ist. Die Optimierung ist die Arbeit an Zielen wie einer kürzeren Zeit oder an einer energiesparenderen Bearbeitung.
• Eine Serienfertigung hat eine festgelegte Bearbeitungszeit, aber durch festgelegte Prozessschritte sinkt die Fehlerquote auf fünf Prozent. Als neues Ziel ist eine Verbesserung der Produktion mit einer Fehlerquote von drei Prozent gesetzt.
• Der Mitarbeiter erledigt den Auftrag weiterhin perfekt und in Rekordzeit, aber hält die wesentlichen Prozessschritte in einer Checkliste fest. Dadurch ermöglicht er bei einer geplanten längeren Bearbeitungszeit gleiche Ergebnisse auch bei anderen Mitarbeitern.

Gerade der Unterschied von Effizienz oder Effektivität ist ausschlaggebend für die Prozesssteuerung: Reicht es, dass etwas passiert oder braucht es eine effiziente Art?

Wie gelingt es Prozesse zu steuern, um Prozesse zu optimieren?

In der Regel nutzen wir PDCA (Plan-Do-Check-Act) und DMAIC (Define-Measure-Analyse-Improve-Control) aus dem Lean Management für strukturierte Verbesserungsmaßnahmen. Die wichtigste Erkenntnis hierbei ist die geplante Verbesserung, Stück für Stück. Ohne erhobene Kennzahlenergebnisse ist eine überprüfbare Verbesserung nicht möglich. Beide Verbesserungszyklen haben deshalb die Vorphase (Plan und Define-Measure-Analyse) um die Ist-Ergebnisse zu analysieren. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie sich für einen Bereich, der verbessert wird:

1. Wir wollen eine niedrigere Fehlerquote. Erreichen wir das über genauere Instruktionen und Checklisten oder über mehr Zeit oder über eine bessere Ausbildung?
2. Entscheiden Sie sich für einen Bereich, den Sie für die Verbesserung nutzen wollen, z.B. genauere Instruktionen an der Maschine.
3. Entwickeln Sie eine Idee, wie die Verbesserung aussehen soll: Zum Beispiel eine Schaubild mit allen nötigen Kriterien der fehlerfreien Arbeit oder möglichen Abweichungen.
4. Setzen Sie diese Idee um und lassen Sie einen Versuchszeitraum laufen: Die Anfangs- und Schlussmessung ist wesentlicher Teil, um Prozesse steuern und optimieren zu können.
5. Prüfen Sie das Ergebnis mit dem neuen Ist-Zustand: Gab es die erhoffte Verbesserung? Dann können Sie hier weitere Verbesserungen ansetzen. Wenn nicht, probieren Sie eine neue Idee oder einen neuen Bereich aus.

So gelingt Prozessoptimierung Schritt für Schritt auf den Grundlagen der Prozesssteuerung, ohne einen der typischen Fehler zu begehen.

Mein Tipp: Typische Fehler vermeiden bei der Prozessoptimierung

Wie bereits angesprochen, sollten Sie vermeiden, aus dem Bauch heraus Verbesserungsmaßnahmen zu starten. Diese können funktionieren, aber haben häufig den Nachteil, dass Sie keine Kontrolle über diesen Prozess haben. Es kann sich um einen Scheinwerfereffekt handeln (Sie richten Ihren Blick auf die Stelle und allein dadurch steigt die Sorgfalt.) oder auch um einen Zufall, der anschließend nicht wiederholbar ist.

Ein zweiter wichtiger Punkt: Sie konzentrieren sich auf den falschen Bereich oder die falsche Kennzahl, wenn Ihr Prozessmanagement keine klare Prozesssteuerung hat. Das passiert häufig bei den spontanen Verbesserungsideen, die das bestehende Problem vielleicht lösen, aber in der Kette vor oder nach dem Schritt Probleme machen können. Hier ist es wichtig, die gesamte Prozesskette zu betrachten, die schriftlich vorhanden sein sollte.

Nicht zu vergessen ist der dritte große Fehler: Sie setzen eine Verbesserung um, ohne alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Das kann einerseits in fehlender Information enden, andererseits zu Problemen führen, wenn sich Mitarbeiter arrangiert haben. Gerade dieser Punkt ist sehr häufig in Unternehmen anzutreffen: Der Status Quo ist zwar nicht gut, aber alle haben sich an ihn gewöhnt, jede Veränderung bedeutet auch eine zwingende Änderung des eigenen Arbeitens. Das ist eine Hürde, die zu Problemen führt und nicht durch eine einfache Maßnahme behoben werden kann.

Effizientere Arbeit im Team durch Prozesse steuern und optimieren

Wenn Sie das im Internet kursierende Beispiel des ausgedruckten Text-Dokuments, das gescannt wird, um dann als PDF verschickt zu werden kennen – das ist ein typisches Beispiel für ineffizientes Arrangieren statt einfach die passende Einstellung zu lernen. Einen anderen schlechten Prozess erkennen Sie daran, wenn er sein Ziel nicht nur verfehlt, sondern grundsätzlich nicht im Ansatz erfüllen kann.

Deswegen raten wir in den meisten Betrieben mit den Prozessexperten – den Teammitarbeitern – gemeinsam strukturiert an Prozessoptimierungen zu arbeiten und Vorgänger- und Nachfolger-Prozesse zu betrachten. Bestehende Prozesse steuern und optimieren wird so zu einer Teamaufgabe nach klaren Kriterien und bestenfalls Belohnungen bei Zielerreichung. Nutzen Sie die Ersparnis aus Prozessverbesserungen auch zur Belohnung der Mitarbeiter, die diese Verbesserung mitgetragen haben. Wenn Sie auf Widerstände treffen oder unsicher sind, welche Möglichkeiten Sie mit Ihrem Prozessmanagement haben, melden Sie sich bei uns einfach und unverbindlich!

Viel Erfolg mit Ihrer Prozesssteuerung und mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © Kupicoo