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Prozesse verbessern mit Lean Methoden

GA Prozesse verbessern © Mangostar Studio
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Am Ende dieses Beitrags finden Sie eine kostenlose PDF-Vorlage zum Download, um Ihre Prozesse mit Lean Methoden zu optimieren! Tipp Direkt zur Prozessverbesserungs-Vorlage!

Prozesse verbessern mit den Methoden des Lean Managements steht immer griffbereit in unserem Beratungs-Werkzeugregal. Deswegen freuen wir uns, Ihnen mit dem Gastbeitrag von Sebastian Reimer, Gründer des Lean Service Institutes, eine weitere Experten-Stimme vorzustellen. Seine Spezialität sind die Prozesse im Hintergrund, besonders im Büro. Sein Vorgehen entspricht unserer Kundenarbeit und sorgt für beste Ergebnisse!

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessverbesserung

Für eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsabläufe, haben sich zwei wesentliche Faktoren bewährt, die zielführend für ein positives Ergebnis sind. Zum einen ist es absolut notwendig, dass alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter aktiv in den Vorgang eingebunden werden. Schließlich sind sie treibende Kräfte, die den Prozess voranbringen, und zum anderen hilft es, systematisch nach den 5 Lean-Prinzipien vorzugehen.

Prozesse verbessern in drei Stufen

Die nachfolgenden drei Stufen sind für eine langanhaltende und effektive Prozessverbesserung von Bedeutung:

1. Fokussierung (Herausforderung formulieren)

Bevor mit einem Verbesserungsprozess begonnen werden kann, ist es wichtig, einen Rahmen abzustecken, in dem der Prozess geführt werden soll. Hierzu machen Sie sich Ihren Ausgangspunkt klar und setzen sich ein spezifisches Ziel. Diese Konkretisierung ist sinnvoll, um sich auf einen umsetzbaren Umfang konzentrieren zu können und sich nicht zu viel zuzumuten. Ein häufiges Problem bei derartigen Verbesserungsprozessen ist in der Regel, dass den Mitarbeitern insgesamt zu viel auf einem Mal abverlangt wird. Damit hat der Prozess im Großen und Ganzen kaum Erfolgschancen. Um ein Scheitern des Verbesserungsprozesses zu vermeiden, sollte daher zu Beginn eine Herausforderung formuliert werden, die als Orientierungspunkt aller Beteiligten dienen kann. Dies ist ein Kernelement von Prozesse verbessern mit Lean: Diese formulierte Herausforderung stellt meist den eigentlichen Anlass des Verbesserungsprozesses dar.

TippFinden Sie den Ursprung und arbeiten Sie konsequent an der Verbesserung mit klarer Zielsetzung.

Damit die Verbesserung funktionieren kann, ist es ratsam, bei der Wahl der zu formulierenden Herausforderung folgende Perspektiven zu berücksichtigen:

  • der Kunden,
  • des Unternehmens und
  • der Mitarbeiter zu gleichen Teilen.
Prozesse verbessern von A bis Z
Prozesse verbessern von A bis Z

2. Ist-Prozess darstellen

Sobald Sie mit der Formulierung einer Herausforderung einen Fokus gesetzt haben, befassen Sie sich eingehend mit ihrer Ausgangsituation. Es ist von enormer Bedeutung, dass alle am Prozess Beteiligten ein genaues Verständnis für die aktuelle Situation des Unternehmens entwickeln. Arbeitsabläufe und Probleme müssen erkannt und verstanden werden, damit sich neue Lösungen finden lassen können und eine Verbesserung stattfinden kann. Nur wenn die Probleme und deren Ursachen ausgemacht werden, besteht die Möglichkeit einer erfolgversprechenden Lösung. Prozesse verbessern mit Lean ist ein nachhaltiges Vorgehen statt einer Hauruck-Lösung.

Ist-Zustand für Prozessverbesserung
Ist-Zustand für Prozessverbesserung

3. Soll-Prozess entwickeln

Nachdem alle Beteiligten die Ausgangssituation verinnerlicht haben, sollten sie gemeinsam einen Ablauf, den sogenannten Soll-Prozess kreieren. Unter Beachtung der bereitstehenden Mittel und der in nächster Zeit umsetzbaren Änderungen, entwickeln Sie eine konkrete und realistische Umstrukturierung. Diese ist idealerweise für jeden einzelnen Mitarbeiter umsetzbar und sorgt weder für Überforderung noch für hohen Druck. Stattdessen setzt die Methode Prozesse verbessern mit Lean ihm ein exaktes Ziel, das er innerhalb der nächsten Zeit auch tatsächlich erreichen kann. Dies ist notwendig, um die Motivation des Einzelnen aufrecht zu erhalten und aufkommenden Ängsten und Widerständen entgegenzuwirken.

Prozesse verbessern mit Ziel
Prozesse verbessern mit Ziel

Langfristige Prozesse verbessern mit Lean

Wenn der Verbesserungsprozess jedoch eine kontinuierliche, über einen langen Zeitraum hinweggehende Verbesserung vorsieht, hilft ein visionäres Vorgehen. Gemeinsam mit den Beteiligten entwickeln Sie Möglichkeiten und Ideen für Weiterentwicklungsprozesse, die an keinerlei vorgegebene derzeitige Rahmenbedingungen geknüpft sind. Dies kann enorme Innovationskräfte bei den Beteiligten hervorrufen! Ein offenes Entwicklungsfeld kann dazu beitragen, dass zukünftige Verbesserungs- und Entwicklungsprozesse leichter funktionieren und nachhaltiger ablaufen. Innovation und Kreativität sind nützliche Eigenschaften beim Vorantreiben eines Weiterentwicklungsprozesses.

Tipp Denken Sie beispielsweise an digitale Prozesse!

Prozesse verbessern mit Lean – unser Fazit

Wer nicht weiß, wo er steht, kann seine Route nicht bestimmen. Wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, ist die Planung einer Strecke unmöglich. Sebastian Reimer fasst diese wichtigen Punkte jedes KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) klar zusammen und wir sagen aus Erfahrung: Prozesse verbessern mit Lean bringt größere Erfolge als die Suche nach der schnellen Lösung! Testen Sie das Vorgehen mit unserer kostenlosen Vorlage oder schauen Sie in unserer UAS-Strategiewerkstatt vorbei!

Über Sebastian Reimer
Sebastian Reimer ist der Gründer und Inhaber des Lean Service Institute in Friedrichsdorf. In seiner aktuellen Position kümmert er sich um Seminare und Workshops zu den Themen Lean Administration, Ablageorganisation, Steigerung der E-Mail-Effizienz, Prozessverbesserung und dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Zusammenhang mit dem Framework Lean Service Management. Hier kann er seine knapp zwanzig Jahre langen Erfahrungen aus den Bereichen KAIZEN im Office und Lean IT optimal mit seinem Interesse an der direkten Arbeit mit Menschen verbinden. Zuvor war er 12 Jahre für das KAIZEN Institute tätig.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © Mangostar Studio

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