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Prozessgrundlage & die Optimierung betrieblicher Prozesse

Prozessgrundlage und Optimierung betrieblicher Prozesse © Kzenon

Wenn Sie an die Prozessgrundlage und die Optimierung betrieblicher Prozesse in Ihrem Unternehmen denken – was passiert dann? Zwischen wissendem Kopfschütteln und ratlosen Blicken kennen wir viele Auswirkungen. Mit diesem Beitrag gehen wir in die Grundlagenarbeit und zeigen, was es mit Betriebsprozessen auf sich hat.

Die Prozessgrundlage im Betrieb: Was bedeutet das?

Zuerst können Sie beruhigt aufatmen: Die Prozessgrundlage ist grundsätzlich vorhanden. Wenn Sie Ihre eigenen Wissensbereiche erweitern und mit Prozesswissen anreichern möchten, finden Sie weiter unten unsere Tipps dazu. Wir kommen zurück zur Prozessgrundlage und betrieblichen Prozessen: Die sind vorhanden ohne großes Zutun. Betriebsprozesse sind nicht unbedingt gesteuert, effizient oder verschriftlicht, aber vorhanden. Erst wenn es an die Optimierung betrieblicher Prozesse geht, ist aktives Handeln erforderlich.

Prozessmanagement ist der bewusste Umgang mit den Abläufen im Unternehmen. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter als Prozessgrundlage „einfach machen“, laufen die Prozesse ungestört ab. Meistens bedeutet das, dass Sie im Endeffekt Zeit oder Geld draufzahlen. Deswegen gehen wir heute auf die grundlegende Basis ein. Wenn Sie bereits weiter im Prozessdenken sind, empfehlen wir Ihnen dagegen den Beitrag zum Start in die Geschäftsprozesse.

Mit und ohne Prozessgrundlage im Betrieb
Mit und ohne Prozessgrundlage im Betrieb

Betriebliche Prozesse in kleinen Unternehmen?

Für die Prozessgrundlage ist es unerheblich, ob Sie Prozesse modellieren, dokumentieren oder verbessern. Wenn Sie eine Leistung erbringen, dann ist das ebenso ein Prozess, wie wenn Sie morgens oder abends aufmachen oder zusperren. Weitestgehend jede Handlung, die so gesehen einen Anfang und ein Ende hat, ist ein Prozess:

  • Kundenangebot erstellen von Kundenkontakt zu Kundenkontakt
  • ein Werkstück herstellen vom Ausgangsmaterial bis zum Fertigungsende
  • die Rechnungsprüfung in regelmäßigen Abständen
  • Mitarbeiter suchen
  • Schlüssel ausgeben oder zurücknehmen.

Die Prozessgrundlage ist daher die Handlung, die in der Regel durch etwas ausgelöst wird und einen Zustand herstellt: Kunde ruft an; Auftrag liegt vor; Rechnungen sind erstellt; Zahlungseingang ist vorhanden, Mitarbeiter ist eingestellt (gleichzeitig Endstatus für „Mitarbeiter suchen“ und Anfang für „Schlüssel ausgeben“). Wenn Sie Ihr Unternehmen durchgehen, werden Ihnen viele betriebliche Prozesse einfallen, die das normale Geschäft abbilden. Aber warum ist Prozessmanagement dann ein so großes Thema? Und wie klappt die Optimierung betrieblicher Prozesse?

Vorteile gesteuerter betrieblicher Prozesse

Sobald Sie sich mit Ihren Betriebsprozessen beschäftigen, fällt Ihnen eventuell das ein oder andere Detail auf: Umständliche Arbeitsweisen, verschiedene Varianten, die von den ausführenden Personen abhängig sind, unklare Schnittstellen. Die Optimierung betrieblicher Prozesse setzt hier an und sorgt für mehr Klarheit:

  • Prozessverständnis und (Unser Lesetipp für tieferes Verständnis:) Prozessdenken sind der Anfang des nachhaltigen Prozessmanagements.
  • Die Dokumentation mit und ohne Software dient dabei als Prozessgrundlage bei der Erstellung eines digitalen Zwillings. Denn damit bekommen Sie einen Überblick über Zusammenhänge und eingesetzte Mittel.
  • Das sorgt dafür, dass Sie mit der gleichen eingesetzten Zeit und Arbeitskraft mehr Ergebnis verbuchen können, z.B. weil die Büroarbeit straffer ist.
  • Wiederholungen werden umso schneller, weil Sie auf bekannte Vorgänge zurückgreifen, beispielsweise beim Bewerbungsprozess.
Prozesse für Beginner: Die richtige Prozessgrundlage

Eine Prozessgrundlage im Betrieb schaffen

Ohne das Verständnis über Prozessmanagement sind Fragen wie Top-Down oder Bottom-Up zu vernachlässigen. Unser Tipp: Wo fangen Sie an, etwas zu erklären? Dem Kunden, einem Azubi oder neuen Mitarbeiter? Hier finden Sie Ihre grundlegenden Betriebsprozesse, auch wenn sie noch nicht unbedingt strukturiert sind. Deswegen nutzen wir als Beispielprozess die generelle Auftragsbearbeitung, die abgewandelt auf vieles übertragbar ist, vom Wasserschaden bis zum Catering-Auftrag. Als Prozessgrundlage betrachten wir nur den Ablauf an sich:

  1. Anfangszustand: Kundenauftrag ist erteilt

    Der Kunde hat den Auftrag erteilt, der Rahmen ist soweit gesteckt.

  2. Material beschaffen

    Mit der eigenen Lagerhaltung und Bestellungen sorgen Sie für alle notwendigen Dinge, die Sie für die Auftragsausführung brauchen. Damit haben Sie auch einen zeitlichen Horizont

  3. Termin ausmachen

    Mit dem Lieferdatum und Ihrer eigenen Kapazitätsplanung können Sie Termine mit dem Kunden abstimmen.

  4. Auftrag vorbereiten

    Sie haben mit Auftrag und Materialliste Ihre Packliste und können den Wagen beladen.

  5. Auftrag durchführen

    Der Kundenauftrag gibt den Rahmen vor, sodass Sie gut kalkuliert den Auftrag durchführen und abschließen können.

  6. Auftragsarbeit beenden

    Der Auftraggeber nimmt Ihre Arbeit ab, alle Arbeitsmaterialien sind verstaut, der Arbeitsplatz wird soweit ordentlich hinterlassen.

  7. Rechnung stellen

    Alle Posten, Materialpreise, Aufschläge etc. fließen in die Rechnung ein und gehen dem Kunden zu.

  8. Zahlungseingang prüfen

    Hat der Kunde den Rechnungsbetrag bezahlt, ist der Auftrag abgeschlossen und kann in den nächsten Prozess „Nachkalkulation“.

  9. Endzustand: Auftrag ist abgeschlossen

Unsere Prozessgrundlage geht deswegen von den einzelnen Teilschritten aus, die von Anfang bis Ende stattfinden. Gleiches können Sie jetzt selber durchspielen für die Bereiche „Angebot erstellen“ oder „Rechnung prüfen“. Denn auch einzelne Schritte aus diesem Prozess können eigene Prozessmodelle bekommen. Wenn Sie Ihren Betrieb systematisch analysieren und modellieren wollen, raten wir Ihnen zuerst zur Mindmap als Sammlung. Damit erfassen Sie grundlegend Ihre Bereiche im Unternehmen und die betrieblichen Prozesse in größeren Einheiten.

Betriebliche Prozesse in Stufen
Betriebliche Prozesse in Stufen

Schwarz auf weiß: Der Nutzen einer passenden Prozessgrundlage

Wenn wir diesen Prozessablauf ohne weitere Bearbeitung messen, wie lange dauert das in Ihrem Betrieb? Ein paar Tage, ein paar Wochen oder abhängig von der Lieferzeit bestimmter Materialien? Haben Sie häufig Kundennachfragen zum Status einer Bestellung? Wie lange dauert dann diese Bearbeitung? Zwei Minuten, fünf oder mit Einbeziehung anderer Mitarbeiter eher zwanzig Minuten?

Problemstellen aufdecken

Ein dokumentierter Prozess alleine sorgt für mehr Verständnis. Problemstellen können Sie damit leichter isolieren: Jeder Mitarbeiter macht die Auftragsverwaltung anders, deswegen sind Nachfragen nötig. Die Lieferkette für einen bestimmten Rohstoff ist nicht sicher, deswegen kann sich der Auftrag in die Länge ziehen. Der Kunde fragt nach, es werden drei Mappen und zwei Ablagen durchgesucht und die Antwort ist nicht zufriedenstellend…

Prozessgrundlage als kurze Übung

Nutzen Sie einen Ihrer Betriebsprozesse und stoppen Sie ihn mit, idealerweise auch bei anderen Ausführenden. Haben Sie große Unterschiede in der Zeit festgestellt? Wenn Ihnen das zu mühsam ist, unser Tipp: Nehmen Sie erstmal die Durchlaufzeit, also die Zeit von Start bis Ende. Sind vergleichbare Aufträge hier im gleichen Bereich angesiedelt oder schwankt der Wert? Wenn unser erstelltes Prozessbeispiel für Sie und Ihren Betrieb nicht funktioniert, nehmen Sie einen Prozess aus Ihrem Angebot. Das können Dienstleistung erbringen wie Catering durchführen, Elektroreparatur ausführen oder eine Malerarbeit in Spezialfarbe sein. Es eignen sich weniger gut Geschäftsprozesse, deren Bearbeitung durchgehend ist. Diese haben in der Regel andere Prozessrisiken und Prozesskosten.

Prüfen Sie deshalb jetzt die

  1. Nachfragen im Team und vom Kunden: Wie viel Zeit nimmt das in Anspruch und was ist absolut notwendig gewesen?
  2. Tatsächliche Bearbeitung (z.B. Einträge im ERP oder im E-Mailverkehr): Wie lange wurde tatsächlich direkt daran gearbeitet?
  3. Jetzt wird es schwierig: Welche der Zeiten sind für die Katz gewesen? Doppelbearbeitung, nicht wertschöpfende Arbeit, reines Warten.
  4. Nehmen Sie ein Blatt Papier, zeichnen Sie einen Pfeil von links nach rechts und schreiben Sie die Durchlaufzeit rechts hin.
  5. Die Bearbeitungszeit wird in der Regel deutlich weiter links eingetragen. Der Rest sind Warte- und Liegezeiten.
  6. Bonus: An welcher Zeiteinheit kommen Kundennachfragen häufiger vor? Doppelte Bearbeitungszeit, Hälfte der Durchlaufzeit, gar nicht?

Unsere Frage: Sind diese Zeiten alle in Ihrer Preiskalkulation? Die Bereitstellung im Lager, im Betrieb, die Kundenkontakte, die Suchzeiten?

Optimierung Betriebsprozesse mit mehr Verständnis

Wir bleiben in unserer Übung. Wenn Sie einen einzelnen Prozess genau durchdenken und den Ist-Zustand prüfen, fallen in der Regel mehrere Problemstellen auf, die Sie auf andere betriebliche Prozesse anwenden können:

  • Es gibt kein einheitliches Vorgehen und bei Vertretung wird es schwierig mit mehr Suchen.
  • Eine Mitarbeiterin ist organisiert und hat alles im Kopf, der andere Mitarbeiter tut sich schwer in ERP, Excel-Listen und mehr die passende Information zu finden. Fehler passieren durch fehlende Sicherheit.
  • Bei vielen Schritten sind Wartezeiten altbekannt, aber nie hinterfragt. Die Anpassung an ungeduldigere Kunden ist schwierig.
  • Ihr Gewinn schrumpft mit jeder „für die Katz'“- Arbeit, jede Doppelbearbeitung und diese Zeiten sind nicht entsprechend verrechnet. Gerade Kontaktmanagement und Kundennachfragen sind Ressourcen-intensiv (Arbeitszeit) und selten einberechnet.

Nehmen Sie Ihre Betriebsprozesse unter die Lupe und finden Sie einige Warndreiecke, die ohne diese Prozessgrundlage verborgen bleiben. Erst durch Daten und Vergleiche Ihrer betrieblichen Prozesse schaffen Sie ein grundlegendes Verständnis und trainieren das „sehen lernen„, das für jeden Unternehmer wichtig ist.

Optimierung betrieblicher Prozesse mit passender Prozessgrundlage
Optimierung betrieblicher Prozesse mit passender Prozessgrundlage

Prozessgrundlage schaffen & betriebliche Prozesse verbessern

Die Optimierung betrieblicher Prozesse ist aus unserer Erfahrung ein natürliches Nebenprodukt, wenn Sie sich mit den Abläufen genauer beschäftigen. Sie beginnen zu hinterfragen, rechnen eventuell Arbeitszeitkosten nach oder prüfen vielleicht Ihre Lagerhaltung mit der kombinierten ABC-/XYZ-Analyse. Das reine Prozessverständnis ist wertvoll, um Ihren Betrieb besser zu verstehen und versteckte Problemstellen rechtzeitig zu erkennen. Statt ausgefeilter Prozesslandkarten raten wir Ihnen deshalb lieber zur bewussten Prozessbetrachtung: Stück für Stück und mit Raum für Ideen statt viel Prozessdokumentation ohne wirklichen Nutzen im Betrieb.

Sie haben Fragen zur grundlegenden Prozessarbeit? Dann nehmen Sie Kontakt auf und wir finden gemeinsam eine Lösung!

Mit besten Gruß aus Bayreuth

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © Kzenon