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Prozesskostenrechnung – wo sitzen die unsichtbaren Ausgaben?

Prozesskostenrechnung © Kanizphoto
Eine gute Kalkulation stützt sich auf die Kosten, die anfallen und den zu erwirtschaftenden Ertrag. Viele Unternehmen arbeiten hier mit Erfahrungswerten und dem „Bauchgefühl“ – eine Zuordnung von Kosten und Abläufen gibt es oft nicht. Prozesskostenrechnung zerlegt die Prozessschritte der Produkte und Dienstleistungen nach Kosten und Aufwand und liefert eine Vollkostenrechnung, die sich an den Prozessen orientiert.

Prozesskostenrechnung – ein anderer Ansatz für Ihre Finanzplanung

Ungeliebt, aber notwendig ist die Kostenrechnung. Je nach Betrieb sind unterschiedliche Verfahren sinnvoll: Teilkosten– oder Vollkostenrechnung, BAB, Betrachtung der Kostenstellen und Kostenarten, sogar Target Costing kann in manchen Unternehmen sinnvoll sein! In unseren Artikeln bearbeiten wir die unterschiedlichen Rechnungsarten, denn jede hat ihren Zweck. Die Prozesskostenrechnung sorgt ergänzend für einen Überblick über die Kosten, die in einem Prozessverlauf anfallen. In Kurz bedeutet das zum Beispiel: Wie viel kostet eigentlich der Prozess der Angebotserstellung? Die lange Version finden Sie in diesem Beitrag!

Wie funktioniert die Prozesskostenrechnung?

Der Name verrät es: Die einzelnen Prozesse müssen im Unternehmen bekannt sein. Prozess-Management ist in großen wie kleinen Unternehmen ein wichtiger Baustein hin zu einem sinnvollen Controlling. Wenn Sie nicht wissen, welche Parameter Sie messen, können Sie diese nicht steuern, z.B. Ihre Produkt-Kalkulation. Prozesskosten helfen Ihnen, die tatsächlichen Kosten eines Geschäftsprozesses zu erfassen.

Teilprozesse werden nach Kostenstelle und Kostentreiber (cost driver) gegliedert, um Gemeinkosten und Einzelkosten erfassen zu können. Das Beispiel „Angebotserstellung“ führt in vielen Betrieben ein unbeachtetes Dasein in der Kalkulation. Durch Prozesskostenrechnung erfassen Sie auch diese Arbeitszeit und finden Raum für mehr Effizienz – ausgedrückt in Zahlen!

Im ersten Schritt werden die einzelnen Tätigkeiten identifiziert und in Teil- und Hauptprozesse aufgeschlüsselt. In unserem Beispiel gehen wir vom ersten Kundenkontakt bis zur abgeschlossenen Angebotserstellung – mit Zu- oder Absage – die Schritte durch.

Der zweite Schritt ermittelt die Kostentreiber und den Prozesskostenansatz. Was das genau ist und wie es funktioniert, lesen Sie gleich!

Mit diesen Informationen kann eine Prozess-orientierte Kalkulation im dritten Schritt erstellt werden.

Prozesskostenrechnung einfach erklärt

Prozesskostenrechnung einfach erklärt

Der erste Schritt der Prozesskostenrechnung: Identifizierung der Prozesse

Ein Betrieb kauft Waren ein, bekommt Kundenaufträge, erfüllt diese und wird bezahlt – so einfach? Ein Prozess hat einen Anfang und ein Ende, die mit Kennzahlen messbar sind und einem wiederholbaren Prozessverlauf folgen. Prozesse können mit der Datenlage verbessert werden und durch Prozesskostenrechnung legen Sie alle Kosten auf den Kostenträger um. Wir nehmen uns das Beispiel der Auftragsarbeit zur Identifizierung:

Grafik: Kunde – Angebot – Auftrag – Fertigung – Übergabe – Bezahlung mit Ausstattung, Personal, Lagerung…

Der erste Schritt ist Teil des BPM (Business Process Management) und dient der Ermittlung der Abläufe. Unabhängig von der Kostenrechnung lohnt es sich, die eigenen Prozesse samt Kennzahlen zu kennen.

Prozesskostenrechnung und Prozesskostensätze – der zweite Schritt

Die einzelnen Abschnitte sind Teilprozesse und können auf Kostentreiber pro Kostenstelle untersucht werden. Diese Cost Driver sind die Messgröße für die anfallenden Kosten im Prozessschritt: Ist eine Produktion mengenmäßig gut ausgelastet, ist eine Erhöhung mit mehr Material- und Personalaufwand verbunden. Die Prozesskosten steigen daher mengenabhängig. Die Unterscheidung ist hier leistungsmengeninduziert (lmi) oder leistungsmengenneutral (lmn), d.h. die Anzahl eines Kostentreibers hat einen Einfluss auf die Kosten. Je mehr Angebote geschrieben werden, desto mehr Arbeitszeit wird darauf verwendet – die Angebotserstellung ist demnach leistungsmengeninduziert.

Wir betrachten als typisches Beispiel die Lagerung:

Prozesskostenrechnung in der Lagerwirtschaft

Prozesskostenrechnung in der Lagerwirtschaft

Prozesskostenrechnung bildest Lagerkosten sinnvoll ab. Gemeinkosten wie Miete, Strom, Versicherung und Reinigung werden auf die Waren umgelegt. Die Einzelkosten berechnen sich auf den Kostenträger – das Produkt – z.B. durch Größe oder Gewicht für den Lagerplatz. Die Kostentreiber sind die Größe und der verbrauchte Platz im Lager, die mit der Produktmenge steigen.

Diese Berechnung der Gemeinkosten ergibt den Prozesskostensatz: Die Messung in sinnvollen Einheiten (Gewicht, Volumen, Verbrauch) erlaubt eine angemessene Verteilung auf den Kostenträger. Die Umlage ist aus der Vollkostenrechnung bekannt und folgt hier dem Anteil an den Kostenstellen im Prozessschritt.

Der dritte Schritt – Kalkulieren mit Prozesskostenrechnung

Die Geschäftsprozesse sind in Teil- und Hauptprozesse untergliedert. Die Kostenstellen, Kostentreiber, alle Einzel- und Gemeinkosten sind ermittelt und die Prozesskostensätze festgelegt. Die Ermittlung des besten Preises kann anhand der Prozesskostenrechnung deutlich sinnvoller erfolgen, als durch die vorherrschende „Pi-mal-Daumen“-Methode. Die Umlegung aller Kosten auf den Kostenträger eines Prozesses funktioniert durch die Prozesskostenrechnung über die Zuordnung zu den jeweiligen Prozessen:

Verkauft der Bäcker ein Brötchen, ist der Weg vom Kundenwunsch bis zur Bezahlung einbezogen. Erhält der Maler einen Auftrag für die Renovierung, kann er seine Kosten von der Kundenanfrage bis zur Fertigstellung kalkulieren. Aus der Beratungspraxis wissen wir, dass Unternehmer diverse Kosten oft nicht bedenke. Die Angebotserstellung bindet Arbeitskraft ohne verrechenbare Arbeitszeit. Die tatsächlich ausgeführten Aufträgen müssen daher diesen Posten mittragen. Die Prozesskostenrechnung hilft jedem Betrieb, unerkannte Kosten zu entdecken und die Prozesse dahingehend zu optimieren. Lohnt es sich, den Lagerplatz für ein selten nachgefragtes Produkt zu binden, oder wäre die bedarfsorientierte Bestellung effizienter?

Die Vollkostenrechnung sorgt dafür, dass sie alle Kosten einbezieht und auf die verkauften Produkte und Leistungen umlegt. Die Prozesskostenrechnung hilft dabei, die Prozesskosten zu ermitteln und durch Prozesskostensätze sinnvoll aufzuschlüsseln. Das Endergebnis ist eine Preiskalkulation für ein Produkt oder eine Dienstleistung, die den gesamten Prozess einbezieht.

Prozesskostenrechnung im Beispiel

Wenn ein Unternehmen seine Gemeinkosten adäquat auf seine Prozesse und Produkte verteilen will, sollte es die Haupt- und Teilprozesse genauestens erfassen. Die Kostenrechnung ist eine unverzichtbare Hilfe, wenn Sie nicht Gefahr laufen möchten, unerkannte Kosten selbst tragen zu müssen. Sobald Sie Ihre Kennzahlen erfassen und durch Controlling Abläufe optimieren, können Sie leichter auf Marktschwankungen reagieren. Als Praxisbeispiel dient uns der Malerbetrieb Wacholdergrün mit seiner Dienstleistung Malerarbeiten.

  • Wacholdergrün bewirbt sich einerseits auf Ausschreibungen mit Angeboten und bearbeitet andererseits Anfragen von Privatleuten.
  • Jedes Projekt wird mit den Basisinformationen über Raummaß, Farbe, Verbrauch, Vor- und Nacharbeiten mit der Arbeitskraft als Angebot geschnürt.
  • Der Kunde kann zu- oder absagen oder Änderungen veranlassen.
  • Bei einer Zusage wird Material bestellt, Mitarbeiter eingeteilt und der Auftrag mit allen vereinbarten Arbeiten ausgeführt.
  • Sobald die Endabnahme erfolgt, wird die Rechnung geschrieben und der Kunde bezahlt. Bei Großprojekten wird der Sicherheitseinbehalt nach der ausgemachten Frist zurückerstattet.

Erfassen Sie alle Kosten mit Prozesskostenrechnung

Die Vollkostenrechnung könnte mit Stundensatz, Materialpreis und einem Gemeinkostenaufschlag rechnen, der vom Fahrzeug zur Büroausstattung alles beinhaltet. Der Prozesskostensatz rechnet diese Kostenstellen ebenfalls ein, geht die Liste aber von Anfang bis Ende durch.

Wacholdergrün hat einen Büromitarbeiter, der Angebote schreibt, Aufmaße erstellt und die Büroorganisation übernimmt. Für ein Angebot braucht er im Schnitt 30 Minuten und schreibt circa 900 im Jahr. Das sind über 1600 Stunden reine Arbeitszeit im Jahr.

150 der Angebote werden zu Aufträgen. Ab hier läuft die Uhr: Arbeitszeit, Einzel- und Gemeinkosten fließen in den Preis. Die restliche Arbeitszeit der Kostenstelle „Angebot“ muss anders verrechnet werden. Mit der Prozesskostenrechnung erfassen Sie den gesamten Geschäftsprozess „Angebot erstellen – bezahlter Auftrag“ und können Ihr Controlling anpassen. Der Prozesskostensatz sollte die unbezahlten Angebotserstellungen als Kostenstelle betrachten und prozentual auf die Aufträge umlegen. Ein weiterer Schritt wäre die Optimierung der Abläufe. Wenn Ihr Controlling feststellt, dass die Angebotserstellung wertvolle Ressourcen frisst, ohne den dementsprechenden wirtschaftlichen Erfolg, gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie erheben eine Schutzgebühr für Angebote, Sie standardisieren Angebote für eine schnellere Bearbeitung oder Sie gehen in die direkte Auftragsvergabe. Wie bei allen Management-Entscheidungen brauchen Sie zuerst eine Übersicht, dann können Sie nachhaltig arbeiten.

Eine gute Kostenrechnung ist essenziell wichtig für die erfolgreiche Betriebsführung. Wenn Sie Ihre Gemeinkosten nicht in Gänze kennen und auf Ihre Produkte und Dienstleistungen umlegen, schmälern Sie Ihre Erträge. Im schlimmsten Fall fahren Sie schleichend Verluste und wissen nicht warum. Die zusätzliche Prozesskostenrechnung ist eine große Hilfe, wenn es um den vollständigen Kostenverlauf eines Produkts geht. Betrachten Sie nicht Teilbereiche der Produktion, sondern den gesamten Ablauf! So schaffen Sie eine unverzichtbare Datenlage für Ihr Controlling und langfristige Gewinne!

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Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: canva.com © Kanizphoto

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