Prozessleitfaden erstellen für den richtigen Prozessrahmen

Ein Prozessleitfaden ist ein wichtiges Dokument, um den passenden Prozessrahmen in Ihrem Unternehmen zu schaffen. In diesem Beitrag widmen wir uns der Form, dem Ort und dem Inhalt eines Process Governance Documents, damit Sie langfristig die richtige Prozessgrundlage legen.

Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten

Was kann ein Prozessleitfaden alles? Axel Schröder erklärt’s!

Gerade beim Prozessleitfaden gibt es kein richtig oder falsch, sondern nur die individuelle Anforderung an das eigene Prozessmanagement. Wie groß die Bandbreite ist und auf was Sie persönlich für Ihr Unternehmen achten sollten, das erklärt Axel Schröder in diesem Video!

Einen Prozessleitfaden erstellen – wo anfangen?

Sie starten in Ihrem Unternehmen gerade eine Prozessinitiative oder sind bereits mitten drin? Dann haben Sie sich wahrscheinlich bereits Gedanken über die Organisation und Dokumentation Ihres Prozessmanagements gemacht. Um eine nachhaltige Prozessmodellierung realisieren zu können, braucht es einige festgelegte Richtlinien, die den nachhaltigen Erfolg Ihrer Prozessinitiative sichern. Das geschieht über die Anlage eines Prozessleitfadens bzw. des Process Governance Documents.

Die Struktur des Prozessmangements klären

Jeder Prozessleitfaden beinhaltet eine Übersicht über die erfassten Prozesstrukturen, beginnend auf der Organisationsebene mit den wichtigsten verschriftlichten Leitlinien. Dazu gehören als umfassender Prozessrahmen unter anderem:

• Definition Prozess und Prozessmanagement​, um eine genaue Vorstellung der langfristigen Bearbeitung festzulegen und zu sichern. Es macht einen großen Unterschied, einzelne Prozesse unter die Lupe zu nehmen, oder einen digitalen Zwilling des Betriebs zu erstellen.
• Ziele und Versprechen aus dem Prozessmanagement ableiten und verschriftlichen, damit die Zielsetzung klar verständlich ist und langfristig wirken kann.
• Die Notwendigkeit von BPM und Prozessmanagement festhalten, um qualitativ und quantitativ​ Vergleiche und Verbesserungen zu erkennen.
• Der Prozessmanagement-Zyklus, der mit der Zielsetzung und dem Zielfindungsprozess startet und zuletzt die Prozessleistung bewerten soll.​
• Eine hierarchische Einordnung in die bestehende Organisation sorgt im Prozessleitfaden dafür, dass das Zusammenspiel von Aufbau- und Ablauforganisation gelingt, um Kompetenzstreitigkeiten frühzeitig zu klären.​ Als Operational Model kann Ihr Prozessmanagement mehr als reine Flowcharts.
• Die Manager-Attendance dient dazu, dass das Prozessmanagement nicht nur von unten nach oben, sondern auch von oben nach unten, also top-down, wirkt und gemeinsam an den gesetzten Zielen gearbeitet wird.

Vom Groben ins Detaillierte dokumentieren

Von den Geschäftsbereichen, Partnern und Lieferanten auf der obersten Ebene der Prozesslandkarte legen Sie im Prozessleitfaden die Struktur, Tiefe und die Dokumentationsart fest. Nicht jeder Prozess braucht die kleinste Detailstufe in der Prozessmodellierung, allerdings braucht es von Anfang an eine klare Festlegung auf bestimmte Richtlinien:

• Ziel & Zweck der Dokumentation: Dient die Prozessdokumentaion als spätere Verbesserungsbasis oder als reine Dokumentation z.B. für eine ISO Zertifizierung?​
• Die verwendete Notation bzw. Prozesssprache: In Frage kommen BPMN 2.0, EPK oder andere​ Prozesssprachen.
• Verantwortlichkeiten für die Dokumentation​: Die Rollen im Prozessmanagement haben klare Kompetenzzuweisungen, auch für den Prozessleitfaden.
• Der Umgang mit mitgeltenden Unterlagen, insbesondere wenn diese sich widersprechen sollten.​
• Die verwendeten IT-Systeme: Mit welchem Werkzeug wird modelliert und gibt es Verknüpfungen zwischen bestehenden Systemen?​
• Verwendete Objekttypen und Attribute dieser Objekte​: Was sind die Muss-, Soll- und Kann-Eigenschaften eines Prozessmodells, die im Prozessmanagement verwendet werden und wie sind sie festgelegt?
• Weitere erhobene Bestandteile im Prozessmanagement, z.B. Chancen und Risiken, Aufnahme der IT-Systeme, Rollen etc.​
• Wichtig und zwar von Anfang an: Welche Arten von Kennzahlen sollen erhoben werden um einen Überblick über die Prozessleistung zu bekommen?

Prozessteuerung von Anfang an im Prozessleitfaden

Wenn Sie sich die Anlage eines Prozessmanagements wie einen Hausbau vorstellen, haben Sie mit diesen ersten Festlegungen nicht nur das Baugrundstück in seiner Umgebung festgelegt, sondern auch einen Bauplan vorgezeichnet. Jetzt gehen wir metaphorisch an die Ausgestaltung der Leitungen, Anschlüsse und der Innengestaltung mit der Festlegung auf eine einheitliche Dokumentationsart. So gelingt Ihnen der Aufbau einer systematischen Prozesssteuerung:

• Wo liegt der Prozessleitfaden und wer hat Zugriff? Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten von einem Prozesshandbuch über eine Intranetseite und mehr. Entscheiden Sie sich für eine nachhaltige, dauerhafte Lösung, die den leichten Zugriff für alle Beteiligten ermöglicht.
• Ist- oder Soll-Zustand werden festgehalten: Was wollen Sie anhand Ihrer gesetzten Ziele abbilden?
• Wie viele Ebenen hat Ihr Prozessmanagement? Die Ebenen der Prozesslandkarte müssen nicht fix sein, aber Sie sollten eine Vorstellung des Detailgrads auf breiter Fläche haben.
• Wer trägt welche Verantwortung? Was sind die Anforderungen und Erwartungen an die verschiedenen Prozessrollen und deren Träger?
• Welche Maßnahmen zur Prozesssteuerung sind festgelegt? Gibt es Zeiträume, Ereignisse, die Sie zwingend im Prozessleitfaden niederschreiben sollten, die für die Prozessübersicht wichtig sind?

Prozessanalyse und Prozessoptimierung als langfristige Ziele

Auch wenn das Hauptziel Ihres Prozessmanamgents die Erfassung für eine Zertifizierung ist, sollten Sie aktiv mit Ihren Prozessen an Ihrem Unternehmen arbeiten. Ein Prozessrahmen, der aufgeschrieben in einer Schublade versauert, kann sowohl unbemerkt seine Gültigkeit verlieren, wie auch einen schleichenden Leistungseinbruch verzeichnen. Arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter mit den jeweiligen Prozessrollen dagegen regelmäßig mit einer Bestandsaufnahme, fallen Optimierungen leichter. Darunter fällt im Process Governance Document oder Prozessleitfaden folgendes:

• Wie gehen Sie mit der Prozessleistung um? Welche Kennzahlen und Abweichungen nehmen Sie als Indiz oder als Handlungsaufforderung?
• Wer ist für die Verbesserung zuständig und mit welchen Mitteln? Gibt es Möglichkeiten, um Prozesse synchronisieren zu können?
• Streben Sie eine kontinuierliche Verbesserung an oder ein umfassendes Process Reengineering bzw. Process Redesign?

Der erstellte Prozessrahmen ist Ihr Vertrag zum Prozessmanagement

Nicht jedes Prozessmanagement braucht jedes Detail der vorgestellten Elemente eines Prozessrahmens. Allerdings hat jede festgeschriebene Grundlage den großen Vorteil, dass sich später weder Abstimmungsschwierigkeiten ergeben noch die individuelle Handschrift eines Modellierers für Unklarheiten in der Arbeit mit Ihren Prozessen sorgt. Mit Anlage eines Prozessleitfadens haben Sie dagegen eine klare Dokumentation Ihres Plans, Ihres Vorgehens und Ihrer Ziele und legen sich frühzeitig auf die Beantwortung wichtiger Fragen fest. Gerade von der Prozessaufnahme bis zur Messung, Steuerung und Optimierung der Prozessleistung legen Sie den Grundstein für ein gelungenes Prozessmanagement. Das ist in vielen Betrieben dagegen erst später von Belang – und dann nur unter großem Aufwand nachzutragen.

Erstellen Sie deshalb vor jeder Prozessinitiative einen umfassenden Prozessleitfaden und sorgen Sie für einen problemlosen Zugang dazu. Mit jeder Lücke, die Sie im Vorfeld dieses Dokument füllen, erleichtern Sie sich und allen Beteiligten langfristig die Arbeit mit Ihren Prozessen!

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Vorlage Prozessleitfaden als Prozessrahmen

Um ein nachhaltiges Prozessmanagement von Anfang an zu strukturieren, braucht es ein Process Governance Document. Mit der Vorlage Prozessleitfaden als Prozessrahmen bekommen Sie ein Word-Dokument, das die wichtigsten Punkte strukturiert festgehalten hat und Sie nur noch Ihre Details einfügen müssen.

€0,00

Jetzt herunterladen

Bildquelle: Canva.com © Bulat Silvia