Top-Down oder Bottom-Up? –Prozessmanagement ist wie Kochen 2

Das Ergebnis des ersten Teils „Prozessmanagement ist wie Kochen“ lautet: Jeder Unternehmer hat Prozesse – er benennt sie vielleicht nicht!

Dieser zweite Teil beleuchtet die Dokumentation von Prozessen. Das Prozessdenken wird sichtbar und bekommt Struktur.

Im Zentrum steht jetzt die Frage, ob man nach der Top-Down Methode vorgeht, oder Bottom-Up. Top-Down bedeutet, dass Prozesse von oben nach unten dokumentiert werden, vom Ergebnis zur kleinsten Teilhandlung. Bottom-Up verläuft andersherum: Wie bei einer Pyramide werden die einzelnen Elemente bis zum Ergebnis aufgebaut.

Die ersten Tricks zum Thema verrate ich im Video.

Tipp! Hier finden Sie einen Hintergrundartikel über Prozessmanagement allgemein.

Die Bedeutung von Top-Down und Bottom-Up im Prozessmanagement

Prozessmanagement wäre nicht wie Kochen, wenn wir unsere Pfannkuchen aus Teil 1 vergessen würden! Für die immer gleichen leckeren Pfannkuchen wollen wir unser Rezept aufschreiben. Das Ergebnis sollte dann an jedem Ort und von jeder Person gleich gut schmecken. Das Rezept ist unser Prozess, der fertig angerichtete Teller das gewünschte Ergebnis.

Wenn wir Bottom-Up arbeiten, halten wir die unterste Ebene fest. Wir brauchen die richtigen Zutaten, Rührschüssel und einen Plan über die ersten Schritte. Nach den Vorbereitungen kommt die Herstellung des Teigs, dann das Braten. Erst dann kommt die Einordnung, die für Top-Down grundlegend ist: Haben wir den Pfannkuchen als Haupt- oder Nachspeise gezaubert und an welcher Stelle steht das Rezept in unserer Prozesslandkarte „Kochbuch“? Das Kochbuch als strategisches Ziel ist kein wichtiger Faktor, wenn ich Hunger habe. Gleiches ist im Unternehmen möglich. Werden nur operative Prozesse beachtet, wird die übergreifende Geschäftsstrategie nicht beachtet.

Beim Top-Down Vorgehen stellt man auf einer Prozesslandkarte die wesentlichen Hauptprozesse dar. Sie werden in weiteren Ebenen auf Teilprozesse, Prozessschritte und Aktivitäten zerlegt. Die Hauptprozesse sind damit die grundlegenden „Schubladen“ der Prozesslandkarte – unser Kochbuch. In diese Kategorien werden die anderen Prozessteile einsortiert: Vor-, Haupt- und Nachspeise, Süß- oder Mehlspeise etc. Die Prozesskarte ist in jedem Unternehmen abhängig vom Geschäftsmodell, vom Management und Führungsstil sowieso den notwendigen Informationen und Daten. Die einzelnen Schritte werden an der Strategie ausgerichtet und von oben nach unten dokumentiert. Die Gefahr ist die Vernachlässigung des operativen Geschäfts.

Wer tiefer in die Materie Prozesslandkarte einsteigen möchte, unterscheidet zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen. Bei den Kernprozessen handelt es sich um Prozesse, die eine Marktleistung für den (externen) Kunden bereitstellen. Unterstützungsprozessen enthalten eine Leistung für die (internen) Kunden, die nicht extern an den Markt geht.

Kurzgefasst:

• Kernprozess betrifft den Markt außerhalb des Unternehmens.
• Unterstützungsprozess ist eine Leistung innerhalb des Unternehmens.

Wie soll man jetzt vorgehen, Top-Down oder Bottom-Up?

Die Vorgehensweise hängt vom Management im Unternehmen ab. Top-Down ist der Ansatz zur Prozessmodellierung nach der Geschäftsstrategie. Bottom-Up betrachtet die operativen Abläufe im Unternehmen. Beide Methoden haben ihre Berechtigung und finden in der Praxis Anwendung. Die Einbindung der Mitarbeiter im Lean Leadership sorgt für eine gleichzeitige Befähigung zur Prozessoptimierung im operativen Alltagsgeschäft. Die Führungskraft ist gleichzeitig die Verbindung zu den strategischen Zielen des Unternehmens.

Was ist Ihr Ist-Zustand für das Prozessmanagement?

Der Ist-Zustand ist ausschlaggebend für das Ziel, die Richtung und das Vorgehen. Verdeutlichen wir das Problem mit unserem Rezept:

• Top-Down: Ich möchte ein Kochbuch als Geschenk zusammenstellen. Die Kategorien werden einfach gehalten: Vor-, Haupt- und Nachspeise. Ich gehe meine Rezeptsammlung durch, nehme Pfannkuchen auch und überlege, ob ich sie in Haupt- oder Nachspeisen aufnehme. Dabei fällt mir auf, dass ich gerne Pfannkuchen essen möchte, ich jedoch nicht die nötigen Eier im Haus habe.
• Bottom-Up: Ich habe Hunger. Nach einem Blick in den Kühlschrank möchte ich Pfannkuchen, da alle nötigen Zutaten, Utensilien und genug Zeit zur Verfügung stehen. Eventuell denke ich über die schwierige Einordnung von Pfannkuchen als süße Speise nach, während ich sie mir schmecken lasse. Ein Kochbuch brauche ich gerade nicht.

Im Idealfall kommen beide Methoden zusammen: Ich plane mein Essen, überprüfe meine Möglichkeiten und entscheide mich für Pfannkuchen, weil sie alle meine Kriterien erfüllen. Dabei denke ich auch über die übergeordneten Strukturen nach und mache mir Notizen für mein Kochbuch.

Wie funktioniert die strategische Nutzung von Top-Down und Bottom-Up?

Die Strategie eines Unternehmens umfasst alle Geschäftsfelder, Kundensegmente und die eigenen Kernkompetenzen. Verbildlicht können Sie besser abschätzen, in welchen Bereichen Sie Top-Down, Bottom-Up oder beide Varianten kombiniert anwenden sollten. Eine Definition Ihrer Prozesse erreichen Sie mit jedem Prinzip.

Die Vorgehensweise bezieht Ihre Mitarbeiter im unterschiedlichen Maße ein. Informationen sowohl aus den langfristigen als auch den kurzfristigen Zielen müssen die Planung vervollständigen. Vernachlässigen Sie die täglichen Abläufe, riskieren Sie Verschwendung und Verluste. Die stete Verbesserung der Abläufe auf allen Ebenen ist eine Hilfe für jeden Einzelnen.

Das Gleiche gilt für ein Management, das die Strategie aus den Augen verliert. Tägliche Arbeitsabläufe werden optimiert, aber ein übergreifendes Ziel nicht verfolgt. Innovation und Anpassung an den Markt fehlen langfristig und sorgen für eine mangelnde Konkurrenzfähigkeit.

Wir kehren zurück an den Herd: Unsere Strategie ist es, eine ausgewogene Mahlzeit am Tag selbst aus frischen Zutaten zuzubereiten. Dafür entwerfen wir ein Kochbuch mit genügend Rezepten. Diese Top-Down-Betrachtung trifft dann auf die Bottom-Up-Beobachtung: Ich habe Eier, Milch und Mehl zuhause und kann einen Teig zusammenrühren. Der kurzfristige Erfolg der Bottom-Up-Variante liefert frühe Erfolge. Das langfristige Top-Down-Prinzip hilft dagegen alle anteiligen Prozesse zu steuern: Welche Mahlzeit kann ich wann kochen, wie organisiere ich den Einkauf effizient? Beide Teile des Prozessmanagements sorgen für unterschiedliche Erfolge, die deshalb zusammen alle Business-Entscheidungen optimieren können.

Meine Erfahrung aus Prozessprojekten

Ich persönlich führe im meinen Prozessprojekten eine „Mischform“ aus Top-Down und Bottom-Up durch.

Ich versuche grundsätzlich im ersten Schritt die großen Schubladen, d.h. die Prozesslandkarte, aufzuziehen. Im zweiten Schritt such ich nach dem Prozess(schritt), bei dem die größten Schmerzen herrschen. Dieser Prozess lässt sich dann direkt in die Prozesslandkarte einordnen und schnell greifbare Verbesserungen sind möglich. Voraussetzung hierfür ist eine gewisse Klarheit über die Produkte, den Kunden und die Unternehmensstrategie.

Zusammenfassung des zweiten Teils

Es gibt zwei grundlegend verschiedene Prinzipien und dadurch Vorgehensweisen, auf welche Weise Sie Ihre Geschäftsprozesse identifizieren:

• Der Top-Down Ansatz verknüpft alle Prozesse im Unternehmen von oben, d.h. mit Fokus auf die Geschäftsstrategie.
• Der Bottom-Up Ansatz setzt im täglichen Geschäftsbereich an, zeigt schneller „praktische Verbesserungen“, bleibt dabei im kurzfristigen Bereich.
• In der Praxis hat sich dementsprechend eine Mischform aus Top-Down und Bottom-Up am besten bewährt.

Das lesen Sie im dritten Teil:

Im nächsten Artikel der Serie „Prozessmanagement ist wie Kochen“ gehe ich näher darauf ein, wie eine Prozesslandkarte entsteht. Im Blickpunkt stehen die Elemente der Modellierung, d.h. die Verknüpfung von Abläufen und Ressourcen.

Wenn Sie Hilfe bei der Einordnung Ihrer Prozesse benötigen, lesen Sie hier weiter und nutzen Sie unsere Dokumentations-Checkliste

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Prozessdokumentation Excel-Vorlage und die richtigen Fragen stellen!

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