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Prozessmanagement ist wie Kochen… Teil 2 – Soll man Top-Down oder Bottom-Up vorgehen?

Prozessmanagement ist wie Kochen
Prozessmanagement ist wie Kochen

Prozessmanagement ist wie Kochen

Im letzten Teil „Prozessmanagement ist wie Kochen“ habe ich dargestellt, daß jeder Unternehmer Prozesse hat – egal ob dokumentiert und aufgeschrieben oder nicht.

In diesem Artikel wird es darum gehen, wie man am besten vorgeht, seine Prozesse zu dokumentieren.

Im Zentrum wird dabei die Frage stehen, ob man nach der Top-Down Methode vorgeht, also von oben nach unten sich durch die Prozesse arbeitet, oder Bottom Up – also umgekehrt – von unten nach oben.

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Tipp! Hier finden Sie einen Hintergrundartikel über Prozessmanagement allgemein.

Top Down oder Bottom Up – was versteht man im Prozessmanagement darunter genau?

Bevor wir auf das Prozessmanagement selbst kommen, möchte ich nochmal unser Pfannkuchenrezept aus dem ersten Artikel aufgreifen.

Wir hatten uns vorgenommen, das Rezept, wie man die leckeren Pfannkuchen macht, aufzuschreiben, damit sie immer gleich lecker schmecken, egal wer sie kocht. Man muß sich nur an das Rezept halten. Hier soll also der Prozess auf der untersten Ebene aufgeschrieben werden, es ist ein Vorgehen Bottom-Up.

Wenn wir uns zuerst überlegen, ob Pfannkuchen ein Hauptgericht oder eine Nachspeise sind und welche grundsätzlichen Kapitel unser zu erstellendes Kochbuch haben soll, dann entspricht das dem Vorgehen Top-Down.

Beim Top-Down Vorgehen im Prozessmanagement stellt man auf einer Prozesslandkarte die wesentlichen Hauptprozesse dar, die in weiteren Ebenen auf Teilprozesse, Prozessschritte und Aktivitäten zerlegt werden. Die Hauptprozesse sind damit die grundlegenden „Schubladen“, in die die anderen Prozessteile einsortiert werden.

Top-Down oder Bottom-Up beim Prozessmanagement

Top-Down oder Bottom-Up beim Prozessmanagement

Anschaulich bei unserem Kochbeispiel enthält unser Kochbuch als „Prozesslandkarte“ vielleicht Kapitel für Vorspeisen, Hauptgerichte und Nachtische oder eine feingliedrigere Unterteilung in die einzelnen Fleischsorten (Rind, Schwein, Geflügel, Lamm etc.) und in Beilagen und Gemüse.

Hier ist bei jedem Unternehmen individuell zu prüfen, welche Prozesslandkarte sinnvoll ist.

In den Prozesslandkarten wird noch zwischen den Kernprozessen und den Unterstützungsprozessen unterschieden. Bei den Kernprozessen handelt es sich um Prozesse, die eine Marktleistung für den (externen) Kunden bereitstellen, bei den Unterstützungsprozessen eine Leistung für die (internen) Kunden, die aber nicht extern an den Markt geht. So gelingt vielleicht am einfachsten die Unterscheidung zwischen Kernprozessen und Unterstützungsprozessen.

Wie soll man jetzt vorgehen, Top-Down oder Bottom-Up?

Ausgangspunkt des Top-Down Ansatzes zur Prozessmodellierung ist die Geschäftsstrategie und das strategische Geschäftsprozessmanagement.

Die in der Unternehmensstrategie festgelegten Geschäftsfelder und Kundengruppen sind mit den Kundenanforderungen, dem Leistungsangebot und den Kernkompetenzen der Ausgangspunkt der Prozessidentifizierung.

Damit setzt der Top-Down Ansatz natürlich voraus, daß man sich über diese Dinge im Klaren ist.  Wenn man in unserm Kochbeispiel nur „den Hunger stillen will“, könnte anstatt selbst zu kochen auch Essen gehen. Das wäre eine völlig andere Strategie, als sich selbst Pfannkuchen zu backen. Man muß also als Unternehmer wissen, welchen grundsätzlichen Weg man einschlagen möchte, damit die richtigen Prozesse im Unternehmen etabliert werden und alte, ausgediente Prozesse auch entsorgt werden (ganz wichtig, auch wirklich entsorgen!)

Der Bottom-Up Ansatz geht von den bestehenden Funktionen und Aktivitäten auf der untersten Prozessebene aus, eben wirklich dem Pfannkuchen backen. Diese Aktivitäten werden nach ablauf-, informations-, oder kostenrechnungstechnischen Gründen zu Teil- und Geschäftsprozessen gebündelt. Nachteilig an diesem Vorgehen ist, daß es keine Entwicklung aus der Strategie heraus gemacht wird, sondern nur der derzeitige Ist-Zustand dokumentiert wird.

Man läuft damit Gefahr, den derzeitigen, suboptimalen Zustand weiter in die Zukunft zu tragen und die Ausrichtung der Geschäftsprozesse an der Strategie zu übersehen.

Beim Kochbeispiel könnte die Strategie sein, jeden Tag eine ausgewogene Mittagsmahlzeit mit gesunden, frischen Zutaten und drei Gängen (Vorspeise, Hauptgericht, Nachtisch) selbst zuzubereiten.

Das ist ein völlig anderes Vorgehen als „ich backe Pfannkuchen weil sie lecker sind, schnell gemacht sind und ich JETZT gerade Hunger habe“.

Der große Vorteil des Bottom-Up Ansatzes sind die anfangs schneller greifbaren Ergebnisse. Wer also in einem Prozessprojekt schnell ein paar Verbesserungen „herbeizaubern“ muß, um das Projekt an sich zu rechtfertigen, der sollte Bottom-Up arbeiten. Wie bereits angedeutet werden mit dem reinen Bottom-Up Ansatz revolutionäre Verbesserungen der Prozessleistung nicht möglich sein. Man verschenkt viel Potential.

Meine Erfahrung aus Prozessprojekten:

Ich persönlich führe im meinen Prozessprojekten eine „Mischform“ aus Top-Down und Bottom-Up durch.

Ich versuche immer zuerst die großen Schubladen, also eine Prozesslandkarte auf die Beine zu stellen und frage dann nach dem Prozess(schritt), bei dem die größten Schmerzen herrschen. Dann kann man den Prozess gleich richtig in die Prozesslandkarte einordnen, erhält aber auch relativ schnell greifbare Verbesserungen.

Einigermaßen Klarheit über die Produkte, die Kunden und die Strategie des Unternehmen sind allerdings Voraussetzung, daß man so vorgehen kann.

Zusammenfassung des zweiten Teils „Prozessmanagement ist wie Kochen…“

  • Es gibt zwei grundlegend andere Vorgehensweisen bei der Identifizierung von Geschäftsprozessen
  • Der Top-Down Ansatz hat den großen Vorteil der Verknüpfung mit der Geschäftstrategie
  • Der Bottom-Up Ansatz zeigt schneller „praktische Verbesserungen“, auch wenn er insgesamt langwieriger ist
  • In der Praxis hat sich eine Mischform aus Top-Down und Bottom-Up am besten bewährt.

So geht’s weiter:

Im nächsten Artikel der Reihe „Prozessmanagement ist wie Kochen…“ möchte näher ganz konkret darauf eingehen, wie eine Prozesslandkarte entsteht und tiefer auf die Elemente der Modellierung eingehen, also der Verknüpfung von Abläufen und Ressourcen.

Ich hoffe, ich konnte mit meiner kleinen Abfassung das Thema Top-Down oder Bottom-Up Ansatz im Prozessmanagement ein wenig näher bringen.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia; © WavebreakMediaMicro

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