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Prozessmanagement ist wie Kochen Teil 4 – Wie man ein Operational Model entwirft und was das nutzt

Prozessmanagement ist wie Kochen 4

Prozessmanagement ist wie Kochen

Das Operational Model ist wohl den wenigsten Unternehmenslenkern bekannt. Dabei sollte jeder, der ein Unternehmen führt, sich über das Beziehungsgeflecht seines Unternehmens mit der Außenwelt im Klaren sein.

Wie man das leicht mit einem Operational Model macht und was der Nutzen daraus ist, möchte ich in diesem Teil der Serie „Prozessmanagement ist wie Kochen“ vorstellen.

Tipp!Hier finden Sie einen Hintergrundartikel über Prozessmanagement allgemein.

Was ist ein Operational Model?

Mit einem Operational Model wird das Beziehungsgeflecht Ihres Unternehmens mit seiner Umwelt dargestellt. Die Umwelt können Kunden, Lieferanten, Institutionen wie Behörden oder Ämter, Kooperations-Partner, Tochtergesellschaften und vieles mehr sein.

In unserem Kochbeispiel aus den vergangenen Teilen der Serie wollten Sie Pfannkuchen für Ihre Familie kochen. Die „Abnehmer“ der Pfannkuchen wie Kinder und Partner wären die Kunden. Mehl, Eier und Milch bekommen Sie bei Lieferanten wie einem Supermarkt.

Dazu brauchen Sie aber noch Geld. Das bekommen Sie von der Bank und mittelbar von Ihrer Einnahmequelle wie Ihrem Arbeitgeber/Kunden.

Dann gibt es noch viele andere, die dazu beitragen, dass Sie leckere Pfannkuchen backen können. Sie brauchen z.B. Strom oder Gas für den Herd…

Was sich jetzt sehr einfach anhört, kann eine ziemlich komplizierte Sache sein. Ein Operational Model kann sehr umfangreich werden und bisher war jeder meiner Kunden überrascht, mit wie vielen externen Partnern sein Unternehmen eine Beziehung hat.

Was nützt mir ein solches Operational Model?

Mit dem Operational Model bekommen Sie Transparenz und Verständnis. Sie können aus dem Operational Model erkennen, welche Verbindungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Umwelt existieren. Zusätzlich können Sie in dem Operational Model vermerken, warum es diese Beziehungen gibt und welche Geschäftsobjekte ausgetauscht werden. Geschäftsobjekte sind z.B. eine Umsatzsteuervoranmeldung von Ihrem Unternehmen an das zuständige Finanzamt.

Mit einem Operational Model können Sie folgende Fragen beantworten:

  • Welche Geschäftspartner(arten) hat mein Unternehmen und warum?
  • Wie sieht das Beziehungsgeflecht aus. Gibt es Querverbindungen z.B. von meinen Kunden zu meinen Lieferanten?
  • Was ist der Inhalt der Beziehungen? Welche Geschäftsobjekte werden damit ausgetauscht?
  • Macht es Sinn, bestimmte Beziehungen zu automatisieren?

Wie erstellt man ein Operational Model?

Um ein Operational Model zu erstellen, reichen Papier und Bleistift.

Wird das Operational Model in Zukunft umfangreicher oder wollen Sie komplexe Auswertungen erstellen („zeige mir alle Lieferanten für Marketing-Dienstleistungen“ oder „zeige mir alle Affiliate-Partner, die gleichzeitig meine Kunden sind“), können Sie das Operational Model z.B. mit ADONIS der BOC-Group erstellen.

Selbstverständlich gehen auch Excel, PowerPoint oder sonstige Office-Programme.

Operational Model Schritt für Schritt

  1. Am Anfang schreiben Sie den Namen Ihres Unternehmens in die Mitte auf ein Blatt Papier oder ein Flipchart.
    Operational Model Schritt 1

    Operational Model Schritt 1

  2. Tragen Sie anschießend alle Geschäftspartner, die Ihnen einfallen, sternförmig um Ihr Unternehmen ein.
    Operational Model Schritt 2

    Operational Model Schritt 2

  3. Anschließend verbinden Sie mit Linien den Geschäftspartner zu Ihrem Unternehmen und notieren auf der Linie, warum diese Beziehung besteht.
    Operational Model Schritt 3

    Operational Model Schritt 3

  4. Erforschen Sie, ob es auch direkte Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern gibt. Das gibt Ihnen ein tieferes Verständnis darüber, ob es versteckte Wettbewerbssituationen in den Beziehungen gibt, die Sie im Auge behalten sollten.
    Operational Model Schritt 4

    Operational Model Schritt 4

Mein Lese-Tipp: Die Vorgehensweise bei der Erstellung des Operational Model ähnelt sehr dem Clustering bzw. dem Mindmapping. Lesen Sie sich die beiden Hintergrundartikel durch, sie erleichtern das praktische Umsetzen!

Fallstricke bei der Erstellung des Operational Model und wie man sie vermeidet

Bei der Erstellung des Operational Model gibt es ein paar typische Fehler, die gerne und oft gemacht werden. Wenn Sie diese Fehler kennen, ist es ganz einfach sie zu vermeiden.

Unterschiedliche Granularität im Operational Model

Bitte beginnen Sie Ihr Operational Model mit der gleichen Granularität der Objekte. Am einfachsten ist es, wenn Sie auf der Ebene des Unternehmens beginnen und nicht einzelne Abteilungen oder gar Ansprechpartner zusammentragen.

Ganz konkret: die Maler Bunt GmbH hat eine Beziehung zum Finanzamt Hintertupfing und nicht Maler Bunt GmbH zum Finanzinspektor Geldnot.

Zu feine Granularität im Operational Model

Verwenden Sie die Ebenen im Operational Model einheitlich.

Dazu wieder ein Beispiel: die Maler Bunt GmbH hat eine Beziehung zum Finanzamt Hintertupfing und nicht der Malermeister Klexel zum Finanzinspektor Geldnot.

Aufbrechen auf niedrigere Ebenen können Sie Ihr Operational Model später immer noch.

Es biete sich übrigens an, das Operational Model in das Unternehmenshandbuch zu übernehmen. Damit steht es dann jedem in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.

Zusammenfassung zum Operational Model

Das Operational Model hilft Ihnen, Ihr Unternehmen und wie es funktioniert besser zu verstehen. Das gilt auch für Ihre Mitarbeiter! Mit einem Operational Model haben Sie eine Blaupause, welche Schnittstelles es überhaupt gibt und welche man vordringlich optimieren sollte. So sparen Sie auch noch Kosten ein durch die Reduzierung von Reibungsverlusten.

Und nun viel Spaß bei der Erstellung Ihres Operational Model. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie diese über den roten Knopf links am Rand einfach stellen.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia; © lenets_tan

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