Was ist das Operational Model? Prozessreihe Teil 4 mit Video

Das Operational Model ist wohl den wenigsten Unternehmenslenkern bekannt. Dabei sollte jeder, der ein Unternehmen führt, sich über das Beziehungsgeflecht seines Unternehmens mit der Außenwelt im Klaren sein.

Wie man das leicht mit einem Operational Model macht und was der Nutzen daraus ist, möchte ich in diesem Teil der Serie „Prozessmanagement ist wie Kochen“ vorstellen.

Der schnelle Einstieg ins Operational Model mit Video:

Wie fangen Sie an, was ist wichtig und auf was sollten Sie besonders genau achten, wenn es um das Operational Model geht? Das und mehr erkläre ich Ihnen in diesem Video:

Was ist ein Operational Model?

Mit einem Operational Model wird das Beziehungsgeflecht Ihres Unternehmens mit seiner Umwelt dargestellt. Die Umwelt können Kunden, Lieferanten, Institutionen wie Behörden oder Ämter, Kooperations-Partner, Tochtergesellschaften und vieles mehr sein.

In unserem Kochbeispiel aus den vergangenen Teilen der Serie wollten Sie Pfannkuchen für Ihre Familie kochen. Die „Abnehmer“ der Pfannkuchen wie Kinder und Partner wären die Kunden. Mehl, Eier und Milch bekommen Sie bei Lieferanten wie einem Supermarkt.

Dazu brauchen Sie aber noch Geld. Das bekommen Sie von der Bank und mittelbar von Ihrer Einnahmequelle wie Ihrem Arbeitgeber/Kunden.

Dann gibt es noch viele andere, die dazu beitragen, dass Sie leckere Pfannkuchen backen können. Sie brauchen z.B. Strom oder Gas für den Herd…

Was sich jetzt sehr einfach anhört, kann eine ziemlich komplizierte Sache sein. Ein Operational Model kann sehr umfangreich werden und bisher war jeder meiner Kunden überrascht, mit wie vielen externen Partnern sein Unternehmen eine Beziehung hat.

Was nützt mir ein solches Operational Model?

Siel bekommen mehr Transparenz und Verständnis. Sie können erkennen, welche Verbindungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Umwelt existieren. Zusätzlich können Sie darin vermerken, warum es diese Beziehungen gibt und welche Geschäftsobjekte ausgetauscht werden. Geschäftsobjekte sind z.B. eine Umsatzsteuervoranmeldung von Ihrem Unternehmen an das zuständige Finanzamt.

Deshalb können Sie folgende Fragen beantworten:

• Welche Geschäftspartner(arten) hat mein Unternehmen und warum?
• Wie sieht das Beziehungsgeflecht aus. Gibt es Querverbindungen z.B. von meinen Kunden zu meinen Lieferanten?
• Was ist der Inhalt der Beziehungen? Welche Geschäftsobjekte werden damit ausgetauscht?
• Macht es Sinn, bestimmte Beziehungen zu automatisieren?

Wie erstellt man ein Operational Model?

Für eine grundlegende Erarbeitung reichen Papier und Bleistift.

Wird es in Zukunft umfangreicher oder wollen Sie komplexe Auswertungen erstellen („zeige mir alle Lieferanten für Marketing-Dienstleistungen“ oder „zeige mir alle Affiliate-Partner, die gleichzeitig meine Kunden sind“), können Sie das Operational Model z.B. mit ADONIS der BOC-Group erstellen oder klein anfangen mit unseren Adonis Tipps.

Selbstverständlich gehen auch Excel, PowerPoint oder sonstige Office-Programme.

Operational Model Schritt für Schritt

1. Am Anfang schreiben Sie den Namen Ihres Unternehmens in die Mitte auf ein Blatt Papier oder ein Flipchart.
   

Tragen Sie anschießend alle Geschäftspartner, die Ihnen einfallen, sternförmig um Ihr Unternehmen ein.

Anschließend verbinden Sie mit Linien den Geschäftspartner zu Ihrem Unternehmen und notieren auf der Linie, warum diese Beziehung besteht.

Erforschen Sie, ob es auch direkte Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern gibt. Das gibt Ihnen ein tieferes Verständnis darüber, ob es versteckte Wettbewerbssituationen in den Beziehungen gibt, die Sie im Auge behalten sollten.

Mein Lese-Tipp: Die Vorgehensweise bei der Erstellung ähnelt sehr dem Clustering bzw. dem Mindmapping. Lesen Sie sich deshalb die beiden Hintergrundartikel durch, sie erleichtern das praktische Umsetzen!

Fallstricke bei der Erstellung und wie man sie vermeidet

Bei der Erstellung des Operational Model gibt es dabei ein paar typische Fehler, die gerne und oft gemacht werden. Wenn Sie diese Fehler kennen, ist es ganz einfach sie zu vermeiden.

Unterschiedliche Granularität

Bitte beginnen Sie Ihr Operational Model deshalb mit der gleichen Granularität der Objekte. Am einfachsten ist es, wenn Sie auf der Ebene des Unternehmens beginnen und nicht einzelne Abteilungen oder gar Ansprechpartner zusammentragen.

Ganz konkret: die Maler Bunt GmbH hat eine Beziehung zum Finanzamt Hintertupfing und nicht Maler Bunt GmbH zum Finanzinspektor Geldnot.

Zu feine Granularität

Verwenden Sie die Ebenen einheitlich.

Dazu wieder ein Beispiel: die Maler Bunt GmbH hat eine Beziehung zum Finanzamt Hintertupfing und nicht der Malermeister Klexel zum Finanzinspektor Geldnot.

Aufbrechen auf niedrigere Ebenen können Sie Ihr Operational Model anschließend immer noch.

Es biete sich übrigens an, das Modell in das Unternehmenshandbuch zu übernehmen. Damit steht es dann jedem in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.

Zusammenfassung

Das Operational Model hilft Ihnen daher, Ihr Unternehmen und wie es funktioniert besser zu verstehen. Das gilt auch für Ihre Mitarbeiter! Denn damit haben sie zusammen mit dem Prozessleitfaden eine Blaupause, welche Schnittstellen es überhaupt gibt und welche man vordringlich optimieren sollte. So sparen Sie auch noch Kosten ein durch die Reduzierung von Reibungsverlusten.

Und nun viel Spaß bei der Erstellung. Der fünfte Teil unserer Reihe beschäftigt sich mit Prozessen und Reifegradmodellen.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

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