Prozessmodellierung Methoden und Tipps

Prozesse modellieren geht ganz einfach mit unseren Tipps und vorgestellten Prozessmodellierung Methoden. Sie finden hier Grundlagen und wichtige Hintergründe, um Ihr Prozessdenken auf die richtige Dokumentationsebene zu bringen. Dabei halten wir uns an die grundlegenden Richtlinien und gehen nicht in die Tiefe von Attributen, Automatisierungen oder Szenarien. Am Ende dieses Artikels kennen Sie die grundlegenden Methoden der Prozessmodellierung und können erste Prozesse in Form bringen.

Voraussichtliche Lesedauer: 14 Minuten

Einfach Prozesse modellieren? Das geht!

Sie interessieren sich dafür, wie dokumentierte Prozesse in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen können? Oder sind sich nicht sicher, warum Prozesse modellieren tatsächlich wichtig ist? Wir arbeiten mit einem einfachen Prozessmodellierung Beispiel und klären über die Vorteile, Möglichkeiten und typische Fehler auf!

Prozessmodellierung ganz leicht im Videoüberblick!

Warum Prozessmodellierung gar nicht mal so schwierig ist und wie Sie den idealen Einstieg finden, habe ich Ihnen auch in diesem Video zusammengestellt. Schauen Sie doch mal rein!

Was können die Prozessmodellierung Methoden eigentlich?

Sinn und Zweck der Prozessmodellierung Methoden ist es, einen Ablauf zu dokumentieren, also darzustellen. In vielen Unternehmen gibt es schriftliche Anweisungen zu bestimmten Tätigkeiten, in anderen erklären Grafiken die richtige Vorgehensweise. Allerdings haben beide Dokumentationsarten Nachteile: Sie bringen die Information nicht schnell und klar rüber oder bekommen handschriftliche Ergänzungen. Mit Prozessmodellierung gibt es dagegen eine grafische Darstellung in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte ablaufen oder über Entscheidungen, die den nächsten Schritt vorgeben. Dafür ist die Zerlegung eines Ablaufes in seine Einzelbestandteile nötig und das fällt vielen Einsteigern ins Prozessmanagement erst einmal schwer.

Wir starten mit einem einfachen Beispiel, um das Prozessdenken mit den Prozessmodellierung Methoden anzuregen: Der Zwei-Komponenten-Kleber zum Anrühren.

Sie nehmen die eine Komponente und geben sie in ein Mischgefäß. Dann geben Sie die zweite Komponente dazu. Sie rühren um. Jetzt tragen Sie die Mischung auf. Sie kleben die Teile zusammen. Nun warten Sie ab bis die Aushärtung fertig ist. Fertig ist damit auch unser Prozessverlauf:

Komponente 1 einfüllen – Komponente 2 dazugeben – Komponenten vermischen – Mischung auftragen – Teile zusammenfügen – Kleber aushärten lassen.

Unseren Beispielprozess könnten wir nun beliebig erweitern um Materialien, Umgebung, Ziel, verfügbare Zeit und mehr. Am ursprünglichen Vorgehen, also Schritt für Schritt den Ablauf zerlegen und darstellen, verändert das allerdings nichts. Die Abfolge der Darstellung und die Informationen der einzelnen Schritte sorgen für einen eindeutigen Ablauf. Deswegen nutzen Sie alltägliche kleine Aufgaben und üben Sie sich im Prozessdenken, von der Kaffeemaschine, über die richtige Einlage von Papier im Drucker oder das Nachfüllen des Handauszeichners.

Warum gibt es Kästchen, Pfeile und Kreise?

Die schematische Darstellung unseres Kleber-Prozesses dient der Übersichtlichkeit und dem geordneten Ablauf. Der direkte Vergleich in der Grafik zeigt die Stärken der Prozessmodellierung Methoden im Beispiel zu einer rein schriftlichen oder grafischen Darstellung. Jede Systematisierung, die es uns erlaubt, mehrschrittige Abläufe zu erfassen und auf das Wesentliche zu reduzieren, funktioniert. Das kann auch eine farbliche Gestaltung sein – allerdings mit starken Einschränkungen in der Eindeutigkeit und Praxistauglichkeit. Die typischen Prozesssprachen wie BPMN 2.0, EPK oder auch das Wertstromdesign aus dem Lean Management haben sich jedoch als Standard etabliert. Jede Prozesssprache hat dabei eindeutige Elemente:

• Start- und Endereignisse
• Prozessschritte
• Verbindungen
• Entscheidungsstellen/Gateways

Mit diesen wenigen Elementen bilden Sie jeden Prozess grundlegend ab, beispielsweise im BPMN Modell. Durch die Beschriftung braucht auch niemand die Prozesssprache zum Ausführen lernen. Nur die grundlegenden Prozessmodellierung Methoden sollten bei den Gestaltenden sitzen, wenn Sie mit Prozessen arbeiten wollen. Das geht übrigens auch auf Papier, einem Whiteboard oder in einem Office-Programm.

Vorsicht: Wenn Sie tiefer in die Welt der Geschäftsprozesse starten wollen, um eine richtige Prozesslandkarte erstellen, raten wir dringend zu einem geeigneten BPM Tool wie BOC’s Adonis, damit Sie nicht unnötig Zeit und Geld in eine Doppelerfassung investieren. Diese Software-Programme ermöglichen die Darstellung der Geschäftsprozesse auf verschiedenen Ebenen, die Sie miteinander verknüpfen und dabei gleichzeitig auf einen gemeinsam angelegten Katalog von Objekten, Prozessmodellen und Eigenschaften, Risiken, Kennzahlen und mehr zugreifen.

Was bewirken die Methoden der Prozessmodellierung?

Das Prozessmanagement an sich dient der Unternehmensorganisation mit klaren Strukturen und mehr Übersichtlichkeit. Das kann bedeuten, dass Sie einzelne Prozesse modellieren, um schwierige Abläufe fehlerfrei ausführen zu können. Oder selten genutzte Vorgehensweisen einheitlich zu dokumentieren. Anhand einer durchgeführten Prozessaufnahme finden sich auch leichter Schwierigkeiten im Ablauf, die verbessert werden können, beispielsweise im Wareneingang. Die Methoden der Prozessmodellierung lassen sich dabei in folgende Zielsetzungen aufspalten:

Prozessmodellierungsziele an die Dokumentation

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter im Unternehmen haben, die immer wieder die gleichen Aufgaben ausführen, entweder als Alltagsaufgabe oder auch in Vertretung – wie viele Varianten kommen vor? Manchmal lässt eine Software keine Abweichung vor, manchmal ist die Herangehensweise unterschiedlich. An sich stellt die individuelle Arbeitsweise meistens kein Problem dar, aber wenn ein Mitarbeiter ausfällt und keiner seinen Weg nachvollziehen kann, dann haben Sie schnell Chaos und Mehraufwand. Die Dokumentation mittels Prozessmodellierung kann hier mit einem Startereignis (Ware ist angeliefert) bis zum Endereignis (Wareneingang ist erfolgt) eine Richtlinie geben, welche Schritte und Ergebnisse zwingend erforderlich sind. Die individuelle Ausführung kann weiterhin im Detail abweichen, aber es drohen keine chaotischen Zustände. Deswegen dient die Prozessmodellierung diesen Zielen der Dokumentation:

• Verschriftlichung eines Vorgangs statt mündlicher Weitergabe
• Einheitliches Vorgehen statt unterschiedlicher Herangehensweisen
• Fehlerreduzierung durch Abstimmung der Arbeitsweise.

Mit Prozessmodellierung Methoden zur nachhaltigen Verbesserung

Beinahe jedes Unternehmen steht heutzutage unter einem enormen Kostendruck und der Kunde ist nicht mehr gewillt, jeden Preis zu akzeptieren. Deswegen ist es eines der Ziele der Methoden der Prozessmodellierung, die Effizienz zu verbessern. Das gelingt, indem Arbeitsschritte anders organisiert, die Abläufe geglättet und vor allem messbare Ergebnisse festgelegt werden. Damit diese Verbesserungen stattfinden können, braucht es aber den unverstellten Blick auf den Ist-Zustand des Prozesses:

• Was löst den Prozess aus (Startereignis)?
• Wie oft wird der Prozess angestoßen (Volumen)?
• Welche Zeit braucht der Prozess von Anfang bis Ende (Durchlaufzeit)?
• Wie viel dieser Zeit wird der Prozess bearbeitet (Bearbeitungszeit)?
• Welche Arbeitsschritte gibt es im Prozess und in welcher Reihenfolge?
• Gibt es Bearbeiterwechsel im Prozess?
• Wann ist der Prozess abgeschlossen (Endereignis)?
• Was kennzeichnet einen guten Prozessablauf (Prozessleistungsmessung)?

Mit diesen Fragen an den Ablauf haben Sie einen guten Überblick und können einige Durchläufe messen und nach Schwankungen Ausschau halten. Oder es fallen Umwege und Probleme auf, beispielweise beim Bearbeiterwechsel. Dann sehen Sie hier genauer hin und zerlegen die Problemstelle in einen untergeordneten Prozess. Die Prozessmodellierung Methoden ermöglichen es uns, einen unversperrten Blick auf Prozesse zu werfen und die richtigen Fragen zu finden, beispielsweise:

1. Warum liegt eigentlich ein Auftrag in der Regel eine Woche unbearbeitet? Woran liegt das?
2. Wieso gibt es immer Nachfragen beim Bearbeiterwechsel? Wie kann das glatter gehen?
3. Macht es Sinn, wenn der Auftrag zwischen Papier, PDF, Mail, Dokument und Bild durch vier Systeme gewechselt wird oder können wir mit Anpassungen eine Dokumentart beibehalten?

Durch Methoden der Prozessmodellierung Vergleichswerte schaffen

Sie kennen Ihre Spitzenzeiten im Jahr, die typische Flaute und auch anlassbezogene Spitzen? Kennen Sie das auch aus Ihren Kennzahlen, aus der BWA oder eher Ihrem Bauchgefühl? Worauf ich hinausmöchte: Das Bauchgefühl kann trügerisch sein und ich habe schon viele Betriebe erlebt, die alleine durch die Modellierung eines Beispielprozesses mit Aha!-Moment und kleinen Veränderungen die Effizienz deutlich steigern konnten. Obwohl die grundlegende Aussage war: Machen wir schon immer so und da kann man nichts machen. In Kreisen und Kästchen gemalt kamen plötzlich die Fragezeichen und die Verwunderung, warum das niemandem aufgefallen ist.

Damit wir die Veränderung zu mehr Effizienz, weniger Stress für alle und günstigere Kosten nachvollziehen können, brauchen wir Vergleichswerte. Das erfassen wir mittels Kennzahlen, die eindeutig und vergleichbar sind, da sie nicht mal so, mal so aufgezeichnet werden, sondern in festgelegten Intervallen und im klar definierten Prozess(schritt). Auch hierfür ist die Prozessmodellierung wichtig, denn Sie legen hier fest, was Sie warum messen wollen. Sie haben Schwankungen in der Bearbeitungszeit? Dann legen Sie eine Zielkennzahl (nicht der kürzeste Wert!) fest und eine Zeitspanne, bis wann Sie diesen Wert erreichen wollen.

Und jetzt beginnt die richtige Arbeit der Prozessoptimierung, denn ein Wert verändert sich nicht von alleine, sondern benötigt Maßnahmen zur Verbesserung. Beispielsweise fügen Ihre Mitarbeiter am Prozessanfang noch ein Detail als Notiz hinzu, dass spätere Nachfragen am Prozessende vermindert. Oder Sie stellen fest, dass die zwischenzeitliche Serverspeicherung ein Relikt des alten ERP-Systems ist und gar nicht mehr nötig. Nach einigen Durchläufen betrachten Sie die Kennzahlen und prüfen den Erfolg der Maßnahmen. Sind Sie näher ans Ziel gerückt? Dann geht es mit der nächsten Verbesserung weiter. So arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter sich anhand des modellierten Prozesses und mit eindeutigen Werten zu besseren Ergebnissen.

Wie gelingen die Methoden der Prozessmodellierung ganz leicht?

Das folgende Vorgehen zeigt das aus unserer Erfahrung leichteste Einarbeiten ins Prozessmanagement. Deswegen brauchen Sie noch keine BPM-Software oder ein ausgefeiltes Operational Model, sondern können mit Papier oder einer bereits genutzten Software arbeiten. Ziel ist es, ein Grundverständnis für die Prozessmodellierung aufzubauen und einen ersten Überblick über Ihre individuelle Unternehmensorganisation zu bekommen.

Vorgehen in sieben Schritten mit den Methoden der Prozessmodellierung

Was sollten Sie in Ihrem Prozessmodellierung Beispiel vermeiden?

Eine häufig vorkommende Fehlannahme ist von Inhabern, dass die standardisierte Abbildung nicht zu den unterschiedlichen Abläufen im Unternehmen passt und dadurch Prozessmanagement nicht funktioniert. Dabei sind die Grundmechanismen alltäglicher Prozesse an sich gleich und können herausgearbeitet werden. Sie bekommen von fünf Lieferanten 300 Materialien und Produkte geliefert und dennoch ist der Wareneingang mit „Ware ist geliefert“ – „Lieferschein abgleichen“ – „WEK durchführen“ – „Ware einbuchen“ – „Wareneingang ist durchgeführt“ an sich gleich. Natürlich unterscheiden sich die einzelnen Lieferungen an Inhalt, Lagerbedingungen, vielleicht auch bei der WEK, aber es ändert sich nichts am grundlegenden Vorgang. Diesen aufzuspalten ist dann der nächste Schritt der Prozessmodellierung Methoden mit Bündelung, Vergleichen und Einsatz von Prozessvarianten oder unterschiedlichen Abzweigungen im Modell. Aber vermeiden Sie diesen ersten großen Fehler im Prozessmanagement, sich in Details zu verlieren statt den Ablauf an sich zu verfolgen.

Ein weiterer Fehler ist die Zusammenfassung zu vieler Schritte oder das Gegenteil eine zu detaillierte Modellierung. Achten Sie hier auf die Prozessgröße und nutzen Sie zuerst den Hilfsleitsatz: Von Bearbeiter zu Bearbeiter ist ein Vorgang. Wird dieser zu klein oder zu groß, können Sie einen anderen Prozessumfang wählen, aber behalten Sie immer das Startereignis und das Endereignis im Auge. Wenn Sie ins Stocken geraten, können Sie auch mit diesen zwei Ereignissen starten und dazwischen Zwischeneregnisse festhalten. Anhand dieser Etappen modellieren Sie dann Ihren Prozess.

Meine Empfehlung für passende Methoden der Prozessmodellierung

Beginnen Sie nicht mit dem schwersten Prozess mit vielen Varianten und Sonderfällen. Erarbeiten Sie sich lieber Stück für Stück Ihr Prozessdenken und starten Sie in Ihrem Alltag: Zerlegen Sie Vorgänge wie Kaffee kochen, Arbeiten zuhause, den PC anschalten und jede Tätigkeit mit mehr als einem Handgriff in die einzelnen Prozessschritte mit einer klaren Bezeichnung. Je nachdem wie Ihre Zielsetzung aussieht, können Sie sich auch erste Kennzahlen überlegen, die in Frage kommen. Wichtig ist, dass Sie beginnen in Prozessen zu denken, Start und Ziel im Auge behalten und sich nicht vom grundlegenden Prozess abbringen lassen. Sie haben einen vertrackten Prozess und suchen einen kurzen Austausch? Dann melden Sie sich bei mir und gemeinsam bekommen wir auch diesen Prozess in den Griff!

Mit besten Grüßen

Axel Schröder

Leitfaden Einstieg in die Prozessmodellierung

Sie wollen mit Prozessmodellierung in Ihrem Betrieb beginnen, aber wissen nicht, wie und wo Sie anfangen sollen? Dann haben wir für Sie den Leitfaden Einstieg in die Prozessmodellierung. Trainieren Sie jetzt Ihr Prozessdenken für kleine und auch größere Aufgaben!

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Bildquelle: Canva.com © YGolub