Prozessverbesserung ist das Ziel des Prozessmanagements. Selbst bei Dokumentaion nach ISO-Norm sind Prozessoptimierungen im Rahmen der Effizienzsteigerung wünschenswert. Deshalb gibt es in beinahe jedem Unternehmen Prozessoptimierung, häufig als Idee, die direkt umgesetzt wird, oft als strukturierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Auf dieser Seite bekommen Sie den umfassenden Überblick über die unterschiedlichen Methoden, um Prozesse zu optimieren.
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Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist die Veränderung eines Prozesses zu einem besseren Ergebnis hin. Das kann zum Beispiel die Reduzierung von Durchlauf- oder Bearbeitungszeit sein, ein höheres Volumen oder bessere Qualität. Prozessoptimierung im Prozessmanagement ist in der Regel ein Bestandteil des Prozesslebensyzklus und beginnt in der Prozessmodellierung mit festgelegten Kennzahlen zur Prozesssteuerung.
Auch spontane Veränderungen sorgen im Ablauf für Prozessverbesserung, allerdings braucht es auch hier den Blick auf das ganze Bild. Wenn in einem Teilprozess Veränderungen vorgenommen werden, können sich diese auf andere Geschäftsprozesse negativ auswirken. Ein Beispiel hierfür sind Dokumentationsbestandteile im Auftrag, die in der Produktion keine Rolle spielen, aber wichtig für Rechnungsstellung oder strategische Ziele der prozessorientierten Organisation darstellen.
Deswegen ist die Prozessoptimierung als eigenes Projekt im Anschluss an die Prozessanalyse sinnvoll und beruht dann auf einer vollständigen Prozessbetrachtung.
Bessere Prozesse erreichen ganz leicht!
Prozessverbesserung schafft durch Beobachtung und passende Maßnahmen mehr Ergebnis bei gleichem Einsatz.
Was braucht es für eine Prozessoptimierung?
Keine Verbesserung ist möglich ohne einen Startpunkt. Das bedeutet, dass ein Prozess zuerst verstanden sein muss, bevor er eine neue Stufe erreichen kann. Denn sonst drohen Veränderungen an der falschen Stelle oder auf der falschen Grundlage. Die Prozessanalyse liefert hierfür die notwendigen Daten des dokumentierten Prozesses, um Potenziale zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten. In der prozessorientierten Organisation greifen die verschiedenen Rollen im Prozessmanagement Hand in Hand, um die Geschäftsprozesse stetig zu optimieren. Denn Prozessverbesserung muss von der Geschäftsleitung durch alle Ebenen verstanden und mitgetragen sein. Frust droht, wenn Bemühungen ins Leere laufen oder die Projektdauer zu lange anhält.
Prozessdokumentation und Prozessleistungsdaten
Für die Prozessverbesserung empfiehlt sich eine passende Prozesssoftware, die alle Informationen bereithält und Anpassungen möglich macht. Veränderungen an Prozessmodellen oder -objekten in einer zentralen Datenbank geben sofort Aufschluss über die unternehmensweiten Auswirkungen. Aber auch ohne eine passende BPM-Software ist Prozessoptimierung möglich, mit dementsprechender Sorgfaltspflicht, nichts zu übersehen. Die Prozessmodellierung liefert dadurch die Grundlage, überhaupt an Prozessen zu arbeiten. Prozesseigner und -manager sorgen durch die laufende Prozesssteuerung für die Datenerhebung mittels festgelegter Kennzahlen. Diese Prozessleistungsdaten geben durch die Analyse einen Überblick über das angestrebte Ziel und den Ist-Zustand. Abhängig vom Prozess können das Durchlauf- oder Bearbeitungszeiten, Volumen/Anzahl von Aufträgen, pünktliche Lieferung oder auch Kundenbeschwerden sein. Wichtig sind Vergleichbarkeit und kontinuierliche Messung, um valide Daten zu erhalten.
Prozessdenken im Unternehmen
Einer Abteilung oder einzelnen Mitarbeiter, die an Prozessoptimierung arbeiten, aber keine Rückendeckung von der Geschäftsleitung bekommen, fehlt es an Durchsetzungsfähigkeit. Einem Unternehmen, das in Abteilungen denkt und handelt, fehlt die grundlegende Voraussetzung, übergreifende Geschäftsprozesse von Ende zu Ende zu optimieren. Silo-Denken und Abteilungsgrenzen bzw. unterschiedliche Anforderungen sorgen für Hindernisse und Kompetenzgerangel. Deshalb ist der erste Schritt das funktionsübergreifende Prozessdenken zu verankern – von der Geschäftsleitung bis zum ausführenden Prozessexperten. Eine gemeinsame Betrachtung aller Abläufe, Schnittstellen und Leistungsdaten aus der Prozessanalyse kann Potenziale aufzeigen – wenn der Fokus auf dem Prozess, nicht auf der individuellen Leistung liegt. Ideal für die Prozessoptimierung ist der Aufbau/Umbau zur prozessorientierten Organisation, die End-to-End-Prozesse in den Vordergrund stellt.
Das richtige Vorgehen zur Prozessoptimierung
Prozessoptimierung im Zufallsprinzip ist ungesteuert und nur bedingt zielführend. Deswegen empfiehlt sich die vorhergehende Prozessanalyse, um einen klaren Überblick über den Ist-Zustand zu bekommen. Diese genaue Aufstellung über Art und Leistung des Prozesses lässt grundlegende Vorschläge zur Prozessoptimierung zu. Dabei stehen sich zwei grundlegende Entscheidungen entgegen:
- Prozesserneuerung als Revolution bedeutet, der Prozess hat kein Verbesserungspotenzial mehr und braucht einen Neuaufbau. Das kann passieren, wenn die gleiche Arbeit technisch/digital umgesetzt wird und dadurch die alten Abläufe hinfällig sind.
- Oder über die tatsächliche Prozessverbesserung als Evolution. Hier ist der bestehende Prozess auf dem Prüfstein und Maßnahmen zur Prozessoptimierung sollen seine Leistung verbessern. Je nach Unternehmen, Arbeitsbereich und Größenordnung können hier unterschiedliche Methoden und Laufzeiten in Frage kommen: längerfristige kontinuierliche Verbesserung oder eine vorbereitete groß angelegte Verbesserungsaktion.
Gerade bei der Digitalisierung von Prozessen lohnt sich die längere Vorbereitung zur gut organisierten Revolutions-Verbesserung. Denn wenn alle Dienste und Programme eingerichtet sind, die Mitarbeiter geschult und der Testlauf geglückt, ist der neue Prozess leichter zu implementieren als eine langwierige Zwei-System-Lösung als Übergang. Deswegen benötigt jede Prozessoptimierung im ersten Schritt eine genaue Analyse mit aussagekräftigen Leistungsdaten.
Welche Methoden gibt es zur Prozessverbesserung?
Abgesehen von der generellen Vorgehensweise, einen Prozess zu verändern, stellt sich dann die Frage nach der richtigen Methode. Das Lean Management liefert verschiedene Methoden, die in der Prozessoptimierung eingesetzt werden. Der Gedanke dahinter ist die stete Verbesserung des Prozesses mittels Senkung von Verschwendung und Ineffizienzen. Für die gelungene Prozessoptimierung ist deshalb auch in traditionell arbeitenden Unternehmen das Prozessdenken ausschlaggebend. Denn nur wenn jeder versteht, was eine Optimierung für den gesamten Geschäftsprozess bringt, können die Veränderungen positive Ergebnisse liefern und die Methoden wirken.
Plan-Do-Check-Act: PDCA/DMAIC zur Prozessoptimierung
Systematisch ein Problem beleuchten, auseinandernehmen, eine Lösung erarbeiten, testen und übernehmen: Das ist der Verbesserungszyklus nach PDCA bzw. DMAIC.
Die Verbesserungszyklen sind fortwährend ablaufende Runden des etablierten Prozesses und sorgen für die bestmögliche Variante statt halber Optimierungsversuche.
Six Sigma für Fehler-Minimierung
Wenn es an die richtig feinen Verbesserungen geht und Fehlerfreiheit eine neue Größendimension bekommt, ist Six Sigma das richtige Vorgehen für Ihren Betrieb.
Six Sigma für ganz genaue Ergebnisse
Mit DMAIC arbeitet auch Six Sigma an Verbesserungen, die noch die letzten Fehler aus einem Prozess herausholen und optimieren sollen.
Kaizen für die kontinuierliche Verbesserung
Statt großer Hauruck-Aktionen mit hohem Budget und Aufwand können Sie mit dem täglichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess mit allen Mitarbeitern kleinere und größere Bereiche optimieren.
Kaizen = kontinuierliche Verbesserung
Jeden Tag mit offenen Augen an der Prozessoptimierung arbeiten und sich nicht mit dem Status Quo zufrieden geben – das ist Kaizen für stete Verbesserung.
Mit BPM-Software: Prozesssimulation für genaue Aussagen
Haben Sie eine BPM-Suite im Einsatz? Mit der richtigen Datenbank- und Werte-Pflege bekommen Sie in vielen Fällen ein Instrument mitgeliefert, das Prozessoptimierung simuliert und damit nicht oder nur wenig den täglichen Ablauf stört.
BPR – Business Process Reengineering zur Neugestaltung
Revolutionärer Ansatz mit vollständiger Neukonzeption eines Prozesses statt der Prozessoptimierung. BPR ist sinnvoll, wenn alle anderen Mittel ausgeschöpft sind, sich die Umgebungsbedingungen massiv verändert haben oder ein Prozess weit hinter seiner Leistungserwartung zurückbleibt.
Wie starten Sie jetzt mit der Prozessoptimierung?
Die Daten aus der Prozessanalyse liegen vor und Sie sehen Potenzial für bessere Ergebnisse. Das Wichtigste ist: Halten Sie das Ziel fest, das Sie erreichen wollen. Ob es eine kürzere Bearbeitungszeit, weniger Produktfehler oder höhere Kundenzufriedenheit ist – was wollen Sie als Prozessergebnis nach der Optimierung? Welche Kennzahlen können Sie dafür heranziehen? Werden Sie sich darüber klar, was Sie wollen und beginnen Sie dann mit der Umsetzung. Denn von diesem Ziel aus erarbeiten Sie die Strategie, wie Sie die Verbesserung erreichen anstatt an falschen Bereichen zu optimieren. Sie wollen höhere Kundenzufriedenheit, dann brauchen Sie zuerst einen Ansatzpunkt und einen Messwert. Das können Bewertungssterne sein, oder Anzahl von Reklamationen, die Sie entweder erhöhen oder runterbringen wollen. Inhaltliche Analysen geben einen Fingerzeig auf Ursachen, z.B. lange Lieferzeiten, schlechte Kommunikation oder fehlerhafte Produkte. Von hier aus spüren Sie anhand des Prozessablaufs auf, wo Probleme und Fehler passieren und entwickeln Lösungsansätze.
Wichtig: Wenn Sie nicht die wahre Ursache gefunden haben, bleibt die Prozessleistung unter dem erwarteten Ergebnis. Deswegen lohnen sich in hohen Größenordnungen BPM-Suiten mit Simulationen. Generell braucht es einige fehlerfreie Durchläufe, bevor Automatisierungen und Arbeitsstandards angepasst werden, um den Ablauf zu prüfen. Ist die Prozessleistung bei der nächsten Prozessanalyse zufriedenstellend, raten wir Ihnen zur Optimierung der Geschwindigkeit. Denn ein kontinuierliche Verbesserungsprozess hilft bei der organisatorischen Aufstellung und senkt Risiken fehlender Anpassungsfähigkeit.
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