Die Organisation im Unternehmen entscheidet maßgeblich mit über seinen Erfolg. Der eine Betrieb hat eine fantastische Vertriebsleitung, die Aufträge heranschafft, der andere eine Fertigungsleitung, die mit steigenden Aufträgen klar kommt. Eines gemein haben beide Unternehmen: Sie sind sehr in der Linienaufbauorganisation verhaftet. Was die Prozessorganisation dagegen ausmachen kann, lesen Sie in diesem Artikel!
Voraussichtliche Lesedauer: 6 Minuten
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Prozessorganisation?
Für die Unternehmensorganisation gibt es in der Regel die Aufbauorganisation mit Organigramm und die Ablauforganisation mit der Prozessmodellierung. Die erste verläuft vertikal durch Abteilungen, die zweite horizontal entlang der Ende-zu-Ende-Prozesse. Dabei kommt es aber regelmäßig zu Konflikten und Rangeleien um Kompetenzen, Budgets oder Mitarbeiter. Wenn Sie jetzt als Geschäftsführung das Projekt Prozessmanagement angehen, ohne die Organisationsform mit umzugestalten, riskieren Sie schlimmstenfalls ein Scheitern und hohe Unzufriedenheit in Ihrer Belegschaft. Deswegen lohnt es sich, frühzeitig, die eigene Organisation in ihrem aktuellen Organisationsmodell zu prüfen und bestmöglich umzugestalten.
Prozessorganisation kurz erklärt im Video
Aus meiner Praxiserfahrung kenne ich die Tücken, wenn man Linienorganisationen mit Prozessmanagement zusammenbringen will. Vermeiden Sie die Fehler anderer Unternehmen und folgen Sie den bewährten Schritten hin zu einer gelungenen Prozessorganisation!
Wie funktioniert die Organisation auf Prozessbasis?
Ein Patentrezept kann es zwar nicht geben, da jedes Unternehmen unterschiedlich aufgebaut ist, aber diese sechs wichtigen Schritte bieten einen guten Rahmen für die Prozessorganisation:
- Prozesslandkarte erstellen
Legen Sie eine Prozesslandkarte an oder ergänzen Sie Ihre bestehende Übersicht um Inputs, Outputs und die wesentlichen Prozessziele. Von Personalmanagement über Ihr Wertangebot mit Marketing, Vertrieb, Produktion, Logistik und Buchhaltung sollten alle wichtigen Elemente enthalten sein. Die prozessorientierte Organisation bildet das Unternehmen ganzheitlich ab.
- Prozessverantwortliche ausschreiben und einsetzen
Statt den übergeordneten Abteilungsleitern setzen Sie auf die Prozessverantwortlichen, die ihren Prozess im Blick haben. Das ist weiter gefasst als die bisherigen Abteilungsgrenzen. Ermuntern Sie Ihre Führungskräfte, sich auf diese neuen Stellen zu bewerben, da das alte Organigramm anschließend abgeschafft wird, aber kein Stellenabbau stattfinden wird.
- Teilprozesse neudesignen
Erste Aufgabe der Prozessverantwortlichen: Neugestaltung der Teilprozesse in ihrem Bereich der Prozessorganisation. Beispielsweise ist der ehemalige Vertriebsleiter jetzt der Prozessverantwortliche für „Markt bearbeiten“ und erstellt Teilprozesse zu Marketing und Auftragsakquise mit den Outputs Anfragen und dann Aufträgen.
- Mitarbeiter neuzuordnen
Die Mitarbeiter brauchen natürlich eine Neuzuordnung. Auf Grundlage der Fähigkeiten und einer Transfermatrix ordnen Sie die Mitarbeiter den neuen Prozessbereichen nach Eignung zu.
- Termin setzen und einhalten zur Neuordnung
Die Vorarbeiten sind erledigt, dann entledigen Sie sich Ihrer alten Aufbauorganisation. Vermeiden Sie eine Doppelorganisation, sondern starten Sie mit der vorbereiteten Prozesslandkarte.
- Prozessorganisation leben
Setzen Sie auf das Zusammenspiel der Rollen im Prozessmanagement und geben Sie Ihren Prozessverantwortlichen den notwendigen Spielraum, wenn diese sich dagegen an die Prozessorganisation halten.
Prozessorganisation von Anfang an bei Neugründungen
Gerade bei Neugründungen haben wir es häufig mit viel Idealismus und Tatendrang zu tun, allerdings fehlt noch das technische Knowhow, um einen Betrieb langfristig zu führen. Dabei ist die grundlegende Arbeit mit der Prozessorganisation gerade für Jungunternehmer hervorragend geeignet, das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. Mit meinen Gründungskunden erstelle ich daher frühstmöglich eine erste Prozesslandkarte, die für die folgenden Jahre als Gedächtnisstütze und Plan dient. Natürlich ändern sich gerade in den frühen Phasen einige Teilprozesse, allerdings ist der Sprung vom Einzelgründer zum Jungunternehmen mit mehreren Mitarbeitern und flachen Hierarchien mit einer durchdachten Prozesslandkarte deutlich einfacher. Denn dann ist jeder Teil seines Prozesses und Silodenken hat es schwerer. Das verhindert später Konflikte und Kompetenzgerangel.
Vom Prozessmanagement zur prozessorientierten Organisation
Gerade schnelles Wachstum kann zu mehr Mitarbeitern und meistens kurzerhand beförderten Führungskräften führen, die gleichzeitig in eine bestehende Prozesslandschaft integriert werden müssen. Gerade diese Phase führt in vielen Unternehmen zu den ersten Organisationskrisen, weil auf die bewährte Linienorganisation zurückgegriffen wird, die dann auf das erfolgreiche Prozessmanagement gesattelt werden soll. Das führt zu Problemen intern, da nicht jeder plötzlich Führungskraft ist oder die richtigen Kompetenzen für eine Stelle mitbringt und extern, wenn Idealbesetzungen von außen eigene Vorstellungen einbringen. Die Prozessorganisation ermöglicht es auch in diesem Fall mit der Erweiterung der Prozesslandkarte um die Stellen der Prozessverantwortlichen, eine Neuzuordnung von Mitarbeitern und Führungskräften anhand der Prozesse – statt über sie hinweg – gelingen zu lassen.
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Etablierte Unternehmen mit Linienorganisation
Das klassische etablierte Unternehmen hat neben Geschäftsführung und Führungskräften seine Mitarbeiter in Bereichen eingesetzt. Zwischen Abteilungen findet wenig Kommunikation außer Übergaben statt, dafür gibt es mitunter ein Hauen und Stechen um Budgets und Teamstärken. In der Regel finden wir in diesen Unternehmen die meisten Ineffizienzen durch Silodenken und fehlendem Prozessmanagement. Wenn wir nun strukturell Prozessmanagement implementieren wollen, gibt es häufig Probleme mit der Linienorganisation. Keiner will Kompetenzen abgeben, auch wenn das im Endeffekt Arbeitserleichterung für den Einzelnen bedeutet. Im schlimmsten Fall herrscht ein Klima der Angst vor Stellenabbau durch effizientere Prozesse und mitunter wird bewusst oder unbewusst gegen die Neuorganisation gearbeitet. Hier gibt es neben dem 6-Schritte-Plan weiter oben kein Patentrezept, denn jedes Unternehmen ist anders gewachsen und aufgestellt. Als Leitwerte gelten:
- Die Prozesslandkarte zeigt von Anfang bis Ende die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
- Ziele helfen der Prozessoptimierung und jedem einzelnen Betriebsangehörigen.
- Die Aufbauorganisation darf die Ablauforganisation nicht stören.
- Transparenz und Information sind wichtig und brauchen ein strategisches Vorgehen.
- Halbe Sachen bringen nichts, sondern verschlimmern im ungünstigsten Fall alles.
Tipps und Vorteile der Prozessorganisation!
Eigentlich ist Prozessorganisation genau das richtige für die meisten Unternehmen, aber die Hürde, alles zu verändern, ist enorm. Deswegen die Vorteile kurz und knapp:
- mehr Effizienz durch einen ruhigen Prozessfluss
- bessere Einbindung aller in den gesamten Prozess mit Problemen und Verbesserungen
- weniger Silodenken und Abteilungsstreitigkeiten
- klare Verantwortlichkeiten für jeden Teilprozess statt Verantwortungsschieberei.
Und mein Tipp für Sie: Über meine Kontaktseite nehme ich mir gerne die Zeit, mich unverbindlich mit Ihnen über Ihre Situation auszutauschen! Denn von außen sieht die Lage meist etwas anders aus.
Mit bestem Gruß
Axel Schröder
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