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Prozessstabilität und Prozessfähigkeit – Prozessmanagement ist wie Kochen Teil 6

PM Kochen Teil 6 Prozessstabilität
Im sechsten Teil unserer Reihe befassen wir uns mit Prozessstabilität. Inzwischen wissen Sie, wie Sie Ihre Prozesse erkennen, dokumentieren, in einen Zusammenhang bringen und einordnen. Die Reifegrade sind wichtig, um den optimalen Prozessablauf zu finden. Wirtschaftlich arbeiten Sie mit Ihrem Unternehmen, wenn Ihre Prozesse stabil laufen und Sie Unebenheiten nicht durch Hilfsmaßnahmen kaschieren. Die Überprüfung der Prozessfähigkeit hilft bei der Suche nach der idealen Abstimmung des Machbaren mit dem Kundenwunsch.

Prozessstabilität und Verschwendung

Der Pfannkuchen ist immer perfekt, das Lager voll mit Zutaten, der Ersatzherd wartet auf Einsatz und das Notstromaggregat überbrückt Ausfälle. Das klingt unrealistisch? Viele Betriebe arbeiten weniger an der Prozessstabilität im gesamten Prozess, sondern umgehen Ablaufprobleme mit höheren Beständen. Die acht Arten der Verschwendung führen nicht umsonst unnötige Lagerkosten auf. Sie kaschieren die echten Probleme und sorgen augenscheinlich für Verzögerungen und Ausfälle bei Schwierigkeiten. Statt die Vorräte aufzustocken, sollten Ursachen gesucht und korrigiert werden – Prozessstabilität setzt sich aus vielen Faktoren zusammen und ist die Basis für ausgereifte Prozessgrade.

Die ganze Reihe unserer Pfannkuchenprozesse finden Sie hier:

  1. Prozesse erkennen (Teil 1),
  2. Dokumentation von oben oder unten (Teil 2),
  3. Prozesslandkarte erstellen (Teil 3)
  4. Das Operational Model zur Vernetzung (Teil 4),
  5. Reifegrade von Prozessen (Teil 5)

Prozessstabilität – was ist gemeint?

Wir meinen nicht den typischen Spruch „Haben wir schon immer so gemacht, das klappt!“ – das kann funktionieren, muss jedoch nicht. Stabilität bedeutet in diesem Fall, dass ein Geschäftsprozess vorhersehbar abläuft. Ausfälle und Fehler passieren zwar, sind dafür in einer Schwankungsstärke, die Prognosen zulässt. Auf dieser Basis können Sie Ihre Abläufe Phase für Phase optimieren:

Prozessstabilität mit Pfannkuchen

Wenn wir die Pfannkuchen sprechen lassen, haben wir das beste Ergebnis mit möglichen geringen Lagerbeständen bei optimiertem Process Management:

Die Pfannkuchen kommen goldgelb aus der Pfanne, die Stückzahlen sind dem Hunger angepasst. Im Küchenschrank steht immer gerade so viel Mehl, wie wir brauchen und Milch wird im Kühlschrank nicht schlecht. Rührschüssel und Schneebesen werden nach Gebrauch gereinigt und wieder bereitgestellt und Materialermüdung durch regelmäßige Inspektion rechtzeitig entdeckt. Vom Einkauf über die Vorbereitung, die Zubereitung und das Ausbacken sind Teilprozesse mit einer bestimmten Fehleranfälligkeit dabei. Stabile Prozesse benötigen Daten und Werte, die mitsamt der Standardabweichung ausgewertet werden. Wenn die Auswertung der einzelnen Prozessteile eine zu hohe Streuung aufweisen, ist der Prozess nicht stabil.

Stellen wir die Pfannkuchenvergleiche in instabil vor: Am einen Tag kommen 5 Pfannkuchen zurück, weil sie verbrannt sind, am nächsten 2, die noch klebrig-roh waren. Am dritten Tag wird nichts gebacken, weil irgendwas in der Küche schiefgelaufen ist. Dafür ist am vierten Tag der Herd auf Hochtouren und 20 Esser satt und zufrieden mit Buchweizenpfannkuchen. Am fünften Tag gibt es Schnitzel.

Was bedeutet dieses Chaos im Gegensatz zur Prozessstabilität?

Der Prozess Pfannkuchenbacken ist instabil, bzw. total außer Kontrolle. In einem Handwerksbetrieb lässt sich dieser Zustand mit der ersten Fehlersuche im Ablauf vergleichen: Wann kommt es zu Fehlern? Sind diese material-, maschinen- oder personenabhängig? Wie hoch ist die Fehlerquote und sind die Fehler gleichartig?

Je mehr Fragen Sie tatsächlich beantworten können, desto stabiler sind Ihre Abläufe. Haben Sie Probleme mit einem bestimmten Werkstoff? Dann nehmen Sie eine Veränderung des Prozesses oder des Produkts vor, bis der Fehler minimiert ist. Das sind die Verbesserungsstufen, die nach einer Stabilisierung vorgenommen werden. Stück für Stück, bis der Prozess unter Kontrolle ist. Kontrolliert kann an der Fähigkeit des Prozesses gearbeitet werden. Diese ist vorhanden, wenn der Kundenwunsch samt Anforderungen erfüllt werden kann ohne Ausreißer in der Ausführung.

Prozesstabilität mit und ohne Ergebnisse

Prozesstabilität mit und ohne Ergebnisse

Kanban für Prozessstabilität

Kanban und Six Sigma gehören zum großen Bereich Lean Management, das „schlanke Führung“ bedeutet. Unnötige Verschwendung soll eliminiert werden und Abläufe durch den engen Kontakt zwischen allen Unternehmensebenen optimiert. Von Anfang liegt der Fokus auf der Zielgruppe: Informationen werden zwischen allen Bereichen getauscht, damit der Betrieb die besten Ergebnisse erzielen kann und bedarfsgerecht produziert. Die Lean Production arbeitet im Kanban-System mit Pufferlagern, die aufeinander abgestimmt produzieren und nachliefern. Übermäßige Lagerbestände sind nicht notwendig. Das funktioniert erst, wenn der Prozess vorhersehbar ist und über eine geringe Streuung der aktuellen Ergebnisse verfügt.

Six Sigma und Prozessfähigkeit

Six Sigma arbeitet an der Prozessstabilität und der Prozessfähigkeit der besonders wichtigen Bereiche. Ziel ist letztendlich die fehlerfreie Kette, bzw. die Annäherung des Prozesses daran. Ist der Wert erst einmal erkannt und definiert, kann optimiert und geprüft werden.

Oder in Pfannkuchen: Wenn der Teig durch saure Milch unbrauchbar wird, sollten Milchkauf, Lagerung und Kontrolle bei der Zubereitung beachtet, geprüft und optimiert werden. Jeder einzelne Mittelwert in der Kette sollte bestimmte Grenzen nicht überschreiten, um als stabil zu gelten. Für Milch sind Kühlkette, Produkt, Lagerung und die Durchlaufzeit (Öffnen der Packung bis zum letzten Tropfen)

Sinken durch Kanban die Bestände, treten die ersten Probleme zu tage. Analysieren Sie diese und suchen Sie nach den Ursachen unter der Lagerhaltung. Wenn Ihr Kühlschrank kaputt ist, wird saure Milch nicht am Lieferanten liegen!

Fehler im Prozessablauf

Fehler im Prozessablauf

Gibt es übertriebene Prozessstabilität?

Ja und nein! Ein stabiler, gereifter Prozess hat eine minimierte Fehlerquote und läuft wiederkehrend in gleicher Qualität. Ab einem bestimmten Punkt können Sie nicht mehr sinnvoll verbessern – das heißt nicht, dass Sie die Messung und Steuerung vernachlässigen sollten! In bestimmten Bereichen ist die Versuchung groß, weiter an den Abläufen zu schrauben. Hier greifen die Instrumente des Lean Managements: Stabilisierung und Verbesserung sind gut, Messen und Steuern das richtige Werkzeug! Sie müssen darauf achten, ob Sie tatsächlich Potential zur Optimierung haben, oder eher etwas Neues reizt! Grundlage ist hierfür die Stabilisierung: Nur wenn Sie erkennen, ob ein gemessener Wert aussagekräftig ist, können Sie steuern. Optimieren Sie wild drauf los, können Sie keine validen Ergebnisse erwarten: Ist der Pfannkuchen verbrannt, weil der Herd kaputt ist oder niemand aufgepasst hat? Bei einem technischen Defekt bringen bessere Schichtpläne nichts. Das Management muss einen Prozess auf eine geringe Streuung, das heißt Schwankung bringen, damit ein gemessener Wert beurteilt werden kann. Deshalb wird jede Optimierung von einer Stabilisierung verfolgt bis zu dem Zeitpunkt, wenn die Prozessfähigkeit ihren idealen Wert erreicht hat.

Nachteile überoptimierter Prozesse

Als Vergleich: Von Overengeneering spricht man, wenn mehr und besser geleistet wird, als der Kunde es wünscht. Dann tragen Sie die Mehrkosten ohne Auftrag. Gleiches gilt für die verschiedenen Software-Möglichkeiten heutzutage. Es ist gut, die Augen offen für Neues zu halten, aber jeder Wechsel verursacht neue Probleme. Ihre operativen und strategischen Ziele sollten Sie genau im Auge behalten und Änderungen auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüfen.

Vorteile durch hohe Prozessstabilität

Wenn Sie sich intensiv mit Ihren Geschäftsprozessen auseinandergesetzt haben, sollten Sie inzwischen eine Vorstellung von der Process Stability haben. Das Ziel bleibt ein stabilisiertes Niveau Ihrer Produktion oder des Kundenangebots bei schrittweiser Optimierung des Unternehmens.

Die Vorteile der Optimierung kurz zusammengefasst:

  • Sie entbinden Kapital aus zu hohen Beständen.
  • Ihre Abläufe sind besser aufeinander abgestimmt.
  • Die Prozessfähigkeit aller Teilschritte steigt, die Fehlerquote sinkt.
  • Wartung und Kontrollen helfen bei der rechtzeitigen Reparatur.
  • Die Ausschussquoten werden minimiert.
  • Mit allen erhobenen Daten aus stabilisierten Prozessen können Sie zukünftig besser planen.

Finden Sie heraus, welche Abläufe in Ihrem Unternehmen wirklich wichtig sind und starten Sie die Analyse. Mit jedem weiteren Schritt gelangen Sie zu einer besseren Unternehmensführung und der Kontakt zu Ihren Mitarbeitern hilft der Kommunikation.

Stabiler Prozess – fähiger Prozess?

Die Prozessfähigkeit entspricht der Ausführung innerhalb des vorgegebenen Toleranzbereichs, d.h. der Kundenanforderung. Wurde ein Prozess unter Kontrolle gebracht, d.h. stabilisiert, können Maßnahmen zur verbesserten Prozessfähigkeit vorgenommen werden. Die Prozessfähigkeit wird mit Index und Kennzahlen v.a. im Rahmen von Six Sigma behandelt. Der Prozessfähigkeits-Index CP erfasst das Verhältnis der Streuung im Ablauf mit der Toleranz des Kunden zu dieser Streuung. CPK und PPK sind die Faktoren, die die potenzielle Prozessfähigkeit (CPK) und die Prozessfähigkeit des gesamten Prozesses (PPK) bezeichnen. Vertreter von Six Sigma streben eine Toleranzgrenze von der sechsfachen Standardabweichung vom Mittelwert eines Prozesses an.

Prozessfähigkeit in Zahlen und Formeln

Prozessfähigkeit in Zahlen und Formeln

Prozessfähigkeit und Stabilität – zu komplex für kleine Betriebe?

Ob Sie die Prozessstabilität und Prozessfähigkeit mit Formeln berechnen (lassen) oder Hilfsmittel wie eine adaptierte Balanced Scorecard nutzen, prüfen Sie Ihre Abläufe! Sobald Sie sich mit den Kosten Ihrer Geschäftsprozesse beschäftigen, können Sie langfristig sinnvolle Maßnahmen eingreifen. So entlasten Sie sich, Ihre Mitarbeiter und konzentrieren sich intensiver auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Kundschaft!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © lenets_tan

 

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