Remote Leadership: Führungsqualität aus der Ferne!

Remote Leadership – Mitarbeiterführung ohne direkten Kontakt! Im Gastartikel von qmBase finden Sie dafür Tipps und Hilfestellungen, wie Führungskräfte über Videokonferenz, gemeinsame Datenstrukturen und sinnvolle Absprachen besser bei remote work agieren:

Mitarbeiterführung aus dem Homeoffice

Es ist kein Geheimnis und keine Neuigkeit, dass die Führung eines Unternehmens eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe ist. Diese wird durch die aktuelle Situation doch sehr erschwert. Denn die Führung eines Teams, das wegen der Corona-Krise besser von zu Hause aus arbeitet, stellt Führungspersonen vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig wird die Leitung eines Teams, welches dezentral arbeitet, Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit dann noch eine längere Zeit beschäftigen. Neben der aktuellen Empfehlung für die Nutzung des Homeoffice können auch Faktoren wie die Unternehmensexpansion ins Ausland und die zunehmende Digitalisierung dazu führen, dass die Unternehmensführung zukünftig verstärkt remote (dt. aus der Ferne) abläuft. 

Quo Vadis Remote Work? 

Für viele Unternehmen war es doch der Sprung ins kalte Wasser. Wie bewerten Unternehmen die Umstellung zum Homeoffice jetzt? War es ein Erfolg?

Heimarbeit in Unternehmen „früher“

Vor der Ausbreitung des COVID-19 Virus wurde die Arbeit aus dem Homeoffice nur in wenigen Unternehmen durchgeführt. In den letzten Jahren gab es zwar eine Entwicklung hin zu mehr Remote Work, aber in Deutschland herrscht, wenn man von den Ereignissen der letzten Monate absieht, nach wie vor eine große Anwesenheitskultur. 

Wie aus einer Erhebung des BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) hervorgeht, haben vor der Pandemie 11,8 % der Befragten mindestens 1-mal pro Monat im Homeoffice gearbeitet. Die Hälfte der Arbeitstage wurde dagegen von 5,1 % der Befragten von zu Hause absolviert. (Vgl. Bonin, 2020, S.18)

Lockdown und Remote Leadership

Es liegt also auf der Hand, dass der Großteil der Unternehmen sich mit dem Lockdown im März auf ein neues Konzept von Arbeit einstellen musste. Für einige Unternehmen war die Umstellung dagegen ein leichtes. So auch für home24, einem Onlineversand für Möbel und Wohnaccessoires. Der Firma gelang die Umstellung nach Aussagen des CTO’s Johannes Schaback, im Interview mit gründer.daily, “ohne Qualitätsverlust oder geringere Produktivität” (Vgl. Benjamin, 2020). Das Team habe sich “schnell und agil – quasi übers Wochenende – auf die neue Arbeitsform eingestellt”. Und auch weitere Unternehmen wie Siemens waren doch positiv von den Möglichkeiten des mobilen Arbeitens überrascht und sehen es als “Weiterentwicklung für die Unternehmenskultur” (Handelsblatt, 2020).

Tipp! In der UAS prüfen wir regelmäßig den Ist-Zustand, damit wir für unsere Kunden und Leser jederzeit erreichbar bleiben!

Remote Work als Herausforderung

Es drängt sich die Frage auf, warum in Deutschland erst eine Pandemie einkehren musste, um die Unternehmen von den Vorteilen von Remote Work zu überzeugen. Einerseits liegt das natürlich daran, dass nicht jeder Beruf für Tätigkeiten aus dem Homeoffice geeignet ist. Zudem ist nicht jeder Mitarbeiter für die Arbeit von Zuhause qualifiziert bzw. geeignet. Seien es fehlende Qualifikationen oder Kenntnisse, die durch Schulungen erlangt werden müssen oder doch die grundsätzliche Arbeitsweise der Mitarbeiter.

Vielen Menschen fällt das autonome Arbeiten ohne den direkten Austausch mit den Kollegen schwer. In der Sicherheit des Homeoffice neigen einige Menschen zum Cyberslacking, dem Erledigen von privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit. Das muss nicht einmal absichtlich passieren und kann verschiedene Ursachen haben: beispielsweise die Gewöhnung an das Arbeiten aus dem Homeoffice, die Ablenkung durch den eigenen Haushalt, die eigene Persönlichkeit (hier finden Sie einen interessanten Bericht über den Zusammenhang zwischen Cyberslacking und Persönlichkeit) oder die Unzufriedenheit mit dem eigenen Job. Sollten Sie merken, dass die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter im Homeoffice nachlässt, dann suchen Sie das Gespräch.  

Tipp! Wir raten zur digitalen Zeiterfassung, um die Möglichkeiten einer eigenverantwortlichen Arbeitszeit-Einteilung bei der remote work dadurch mit mehr Effizienz zu gestalten!

Welche Herausforderungen bietet Remote Leadership für Unternehmen? 

Jedes Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Und nicht jeder Mitarbeiter bringt dann auch die gleichen Voraussetzungen für die Arbeit von Zuhause mit. Sei es die Gestaltung des privaten Wohnraums, die präferierte Arbeitsweise oder die Familienkonstellation.

Hilfe durch Remote Leadership

Selbstdisziplin ist in diesem Zusammenhang nicht das einzige, was für produktives Arbeiten notwendig ist. Mitarbeiter brauchen gerade in neuen Situationen, mit neuen Herausforderungen eine gute und starke Führungskraft mit Vorbildfunktion. Seitens der Unternehmensführung sehen sich Mitarbeiter häufig mit Vorurteilen konfrontiert. Man würde unproduktiver arbeiten, die Kommunikation würde leiden und es gäbe nicht genügend digitale Kenntnisse. Dabei ist hier die Unternehmensführung in der Verantwortung, den Mitarbeitern den Übergang ins Homeoffice so leicht wie möglich zu machen. Allerdings besitzen eben auch die wenigsten Unternehmer die ausreichenden Qualifizierungen um ihr Team auch aus der Ferne genauso gut führen zu können.

Bedürfnisse der Mitarbeiter bei Remote Work

Hierfür ist es notwendig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erkennen und darauf einzugehen. Es muss eine Balance gefunden werden, zwischen Vertrauen und Kontrolle, Transparenz und Datenschutz, Unabhängigkeit und Gemeinschaftsgefühl. Sie müssen gewährleisten können, dass alle Mitarbeiter die Informationen besitzen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Außerdem darf eine Unternehmenskultur und das Betriebsklima nicht vernachlässigt werden. Viele Mitarbeiter schätzen den Kontakt mit Kollegen und vermissen den Austausch mit ihnen. Für viele ist die soziale Eingebundenheit mehr als bloßer Informationsaustausch und beeinflusst auch das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter. 

Neue Wege für Remote Leader

An dieser Stelle bietet es sich an, ein After Work Meeting abzuhalten, indem sich die Kollegen untereinander austauschen können. Oder für ein Remote Meeting mehr Zeit einzuplanen, in der Mitarbeiter die Chance für einen persönlichen Austausch haben. 

Wie schafft man den Balanceakt der Remote Leadership? 

Für Sie als Geschäftsführer kann diese Situation zu Anfang womöglich belastend sein. Sie müssen nicht nur Ihr Alltagsgeschäft erledigen und Ihre To-do-Liste abarbeiten, sondern auch das Team aus der Ferne führen und sich vollkommen auf Ihre Mitarbeiter verlassen können. Sollten Ihre Mitarbeiter sich in der Arbeit aus dem Homeoffice nicht auf Anhieb zurechtfinden oder Schwierigkeiten haben, sich an die neue Situation zu gewöhnen, ist es notwendig Ihnen mit Empathie und Verständnis entgegenzukommen, aber gleichzeitig klare Grenzen und Regeln aufzuzeigen.

Setzen Sie von Anfang an fest, welche Erwartungen Sie haben und wo Sie bereit sind Kompromisse zu finden. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Arbeitszeit. Gerade für Familien ist es aktuell schwierig, Job, familiäre Verpflichtungen wie Kinderbetreuung unter einen Hut zu bekommen.

Die Arbeit auf dem Homeoffice ist für viele Menschen die Lösung mehr Flexibilität in ihren Arbeitsalltag zu bringen. Gerade wenn man zu den Personen gehört, die nachts besser arbeitet als morgens. Es ist wichtig, dass alle Parteien an einem Strang ziehen und ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie keinen Freifahrtschein haben, aber trotzdem merken, dass auf ihre Bedürfnisse Rücksicht genommen wird. Am Ende des Tages sollte wichtiger sein, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen und nicht zu welcher Uhrzeit sie dies tun. 

Was müssen Führungspersonen bei Remote Leadership beachten? 

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.
• Halten Sie die gemeinsame Vision auch aus der Ferne aufrecht.
• Entscheiden Sie, welche Tools Sie nutzen wollen! Microsoft Teams, Google Drive, Slack, Zoom, qmBase – es gibt viele Möglichkeiten!
• Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein. Grundlegende Kompetenzen über digitale Vorgänge müssen gegeben sein. Ermöglichen Sie ggf. Weiterbildungen.
• Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest.
• Vereinbaren Sie Termine und Deadlines.
• Legen Sie Erreichbarkeiten und Deadlines für Rückmeldungen fest.
• Seien Sie bereit, sich auf neue Umstände einzulassen und trauen Sie sich, Leadership neu zu definieren.
• Verzweifeln Sie nicht, Sie sind nicht der einzige, der sich in diese neue Rolle einfinden muss.
• Nutzen Sie diese Chance! Sie haben die Möglichkeit Ihre Kompetenzen als Führungskraft stärker auszubauen. Betrachten Sie es als Feuerprobe.
• Geben Sie den Mitarbeitern etwas Zeit. Es wird nicht immer alles auf Anhieb funktionieren und viele Mitarbeiter müssen Sie an die neuen Gegebenheiten gewöhnen.

Wie können Sie als Führungskraft unterstützt werden? 

Sie sind nicht die einzige Person, die sich in die Rolle der Remote Leadership hineinfinden muss. Tauschen Sie sich mit Kollegen oder anderen Vorgesetzten über Probleme aus. Diese können Ihre Situation nachempfinden und haben einen Ratschlag für Sie. 

Remote Leadership mit passender Kommunikation

Will man ein Unternehmen und seine Mitarbeiter aus der Ferne führen und managen, sollte man sich mit den entsprechenden Software-Lösungen auseinandersetzen. Es gibt diverse Programme, die Ihnen bei der internen Abstimmung und asynchronen Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern unterstützt. Der webbasierte instant Messanger Slack kann Ihnen die Kommunikation mit einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams übersichtlicher machen. Sie kommunizieren in Echtzeit, sehen, wenn ein Mitarbeiter online ist und können Informationsquellen wie Dokumente oder Bilder austauschen. 

Tipp! Prüfen Sie mit EAM Ihre Software-Produkte mit Funktionen zur verbesserten Kommunikation! Neben der Steuerung Ihrer Remote Teams finden Sie hier Informationen zum digitalen Wandel für Handwerksbetriebe!

Software-Tipps für Remote Leadership

Mit einer Managementsoftware können Sie ihre gesamte Organisation steuern. Bei einer solchen Software kann es sich, abhängig von Ihren Erwartungen und Bedürfnissen um einzelne Lösungen handeln, wie ein Dokumentenmanagement oder Auditmanagement oder um eine Komplettlösung, die alle Bereiche des Unternehmens abdeckt. Sie erleichtern sich und Ihren Mitarbeitern viele aufwendige und ineffiziente Arbeitsschritte, indem Sie alle notwendigen Unterlagen direkt in der Software hinterlegen. Ihren Mitarbeitern wird ein kollaboratives Arbeiten ermöglicht und Sie können Teams effizienter steuern. Die Verwaltung der essenziellen Geschäftsprozesse geschieht kompakt in einem Tool. Auf diese Art können Verantwortlichkeiten klar kommuniziert, Fristen festgelegt, Ideen eingereicht und Dokumente erstellt werden. 

Remote Leadership unterstützt durch qmBase

Die Managementsoftware qmBase unterstützt Sie bei allen Angelegenheiten des Alltagsgeschäfts. Vom Auditmanagement, über Ideenmanagement und Schulungs- und Qualifikationsmanagement bis zum Zielmanagement. Mit qmBase sind Sie nicht nur besser organisiert, sondern absolvieren Audits auch im Handumdrehen. Dabei spielt es keine Rolle wo auf der Welt Sie sich gerade befinden, ob im Homeoffice, im Büro oder auf Geschäftsreise.

Ihre Kora Sobota 

Bildquelle: Canva.com © xavierarnau

Über qmBase:
qmBase bietet seinen Kunden seit 2016 eine Turnkey-Lösung zur Implementierung eines gelebten Qualitätsmanagementsystems(QM-System), aufbauend auf der ISO 9001. qmBase gibt insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen Struktur und Werkzeuge, die als Fundament und Rahmen des eigenen QM-Systems dienen. Die qmBase WebApp ist mobile-friendly und kann über jedes internetfähige Gerät durch den Browser bedient werden. So können qualitätsrelevante Ereignisse wie bspw. Beanstandungen direkt beim Kunden oder in der Produktionshalle vor Ort dokumentiert werden. qmBase liefert seinen Kunden automatische Analysen und Auswertungen über den Zustand ihres Unternehmens. Bei regelmäßiger Nutzung der Lösung ermöglicht qmBase die ISO 9001 Zertifizierung „auf Knopfdruck“.