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Retrospektive – Baustein des systematischen organisationalen Lernens

Warum die Retrospektive Ihrem Unternehmen hilft

Unser Leben dreht sich tagtäglich um Zeit und da uns selbige oft durch die Hände zu rinnen scheint, sollten wir versuchen den größten Nutzen aus der Vergangenheit zu schlagen!

Am Ende des letzten Jahrtausends war es total „in“ die selbst geschossenen Bilder mit der guten Spiegelreflexkamera entwickeln zu lassen und diese dann in der familiären Runde zu bestaunen. Dabei wurde über Erlebtes berichtet und an schöne Zeiten zu erinnert. Was soll uns diese Geschichte in Bezug auf die betriebswirtschaftliche Unternehmung sagen?

Retrospektive - bewusster Blick in den Rückspiegel

Retrospektive – bewusster Blick in den Rückspiegel

Es ist unglaublich wichtig, die Vergangenheit mit ihren Ereignissen als Kapital zu betrachten. Mit Hilfe der Daten die man aus dem Erfahrungskapital schöpfen kann, kann man die Entscheidungen in der Zukunft auf einer Wissensbasis oder Erfahrungsbasis treffen. Indem man systematisch hinterfragt, was gut und was schlecht lief (im Projekt, beim Kundenauftrag, in der Produktion…) kann man bekannte Fehler aus der Vergangenheit vermeiden bzw. man kann seine positiven Erfahrungen an jüngere Kollegen weitergeben und mit positiven Erlebnisse des Geschäftsalltages die Unsicherheiten eines Projektes ausräumen.

Plakativ: Es ist nicht schlimm einen Fehler zu machen – dramatisch wird es, wenn man ihn mehrfach macht. Retrospektive hilft ihnen, nicht mehr Lehrgeld zu bezahlen, als unbedingt notwendig.

Im Folgenden soll es um Retrospektive im betrieblichen Umfeld gehen; wie man daraus lernen kann und wie man Retrospektive zu einem systematischen Baustein des Geschäftsalltages machen kann.

Was ist die Retrospektive?

Der Begriff Retrospektive (lat. retrospectare = „zurückblicken“) bezeichnet im Allgemeinen einen Rückblick, wobei der Begriff in verschiedenen Berufen unterschiedlich verwendet wird.

In der bildenden Kunst beispielsweise ist die Retrospektive eine Kunstausstellung, die einen Überblick über eine oder mehrere Schaffensphasen, einen spezifischen Aspekt (z.B. eine Zeichnungs-Retrospektive) oder das Gesamtwerk eines Künstlers vermittelt. Anstatt nur die jüngsten Arbeiten zu zeigen, stellt die Retrospektive einen Kontext zu weiter zurückliegenden Werken her. Mitunter gibt sie auch Anlass zu einer kritischen Neubewertung.

Im Bereich des Films versteht man darunter eine möglichst umfassende Filmreihe zum Werk eines Filmregisseurs, Filmschauspielers, anderen Filmschaffenden, zu der Filmkunst einer bestimmten Epoche oder eines bestimmten Genres. Retrospektiven sind oft Teil eines Filmfestivals (so gibt es auf der Berlinale jedes Jahr eine Retrospektive). Auch in vielen Kommunalen Kinos sind Retrospektiven Bestandteil des Programms.

Diese Verwendung des Begriffs in verschiedenen Berufen gibt einen Hinweis darauf, was auch in der Betriebswirtschaft getan werden sollte. Entscheidungen, Projekte, Erfolge wie Misserfolge sollten dazu in einen entsprechenden Kontext gesetzt werden, damit kein falscher Eindruck über den betrachteten Sachverhalt entsteht.

Ebenfalls entsteht ein bestimmter Unternehmenscharakter aus den Wurzeln der Vergangenheit.

Beispiel 1: Apple

Dieser Umstand, Unternehmenscharakter aus dem Handeln der Vergangenheit, war lange bei Apple prägend. Der Elektronik-Riese hatte 2001, nachdem das Unternehmen schon fast vor dem Aus war, unter Steve Jobbs den iPod präsentiert. Mit diesem digitalen Musikspieler der neuen Art hatte das Unternehmen riesigen Erfolg. Da neben dem iPod aber auch das Programm iTunes entwickelt wurde, konnten Kreative und Künstler ab dieser Stunde mit Hilfe von Apple Produkten ihre Musik besser vermarkten. Nach wie vor legt die Firma bei allen Produkten ihr Hauptaugenmerk auf eine große Anzahl an Neuentwicklungen der Software und der Geräte, die für Kreative und Künstler nützlich sind. Diese Besinnung auf „gute alte Eigenschaften“ und die Kernzielgruppe der Marketingaktivitäten, welche Apple zu so fortwährendem Erfolg verholfen hat, bildet dabei bis heute auch die Sicht der Anwender auf die Marke Apple.

Beispiel 2: Telekom

Ein Beispiel aus dem Bereich der negativen Erfahrungen, die nützlich sein können für Entscheidungen in der Zukunft: Die Deutsche Telekom kaufte 2001 den Wettbewerber Voicestream aus den USA auf um dort auf dem Markt für Netzanbieter Fuß zu fassen. Damals hegte die Deutsche Telekom noch den Traum als Netzanbieter sogar Weltmarkführer zu werden. Da allerdings hohe Kosten anfielen um das Netz auf- und auszubauen wurde dieser Traum immer weiter von der Realität verdrängt. Da aber auch die Deutsche Telekom nicht unendlich Kapital besitzt um den Anlauf auf einem Markt zu schaffen, wurde im Jahr 2009 beschlossen sich aus dem amerikanischen Markt zurück zu ziehen. Die Lehren die das Unternehmen aus diesen gescheiterten Expansionsversuchen gezogen hat, sind beeindruckend. Seit 2009 wurden enorme Summen investiert um innovative Produkte zu entwickeln und auf dem heimischen Markt sie Marktführerschaft zu sichern. Dabei wurde der Markt für Mobilfunknetze stärker bearbeitet, indem neue Netzversionen wie Edge und UMTS erschlossen wurden. Ebenso hat sich das Unternehmen in die Liste der Unternehmen eingereiht die aktiv an den Innovationen für Industrie 4.0 mitwirken. Diese Umstände hatten überaus positive Wirkungen auf die Entwicklung des Unternehmens. Der Unternehmenswert stieg um 6 Milliarden Euro an und die Aktienkurse konnten ebenfalls in den letzten Jahren ein Plus verzeichnen.

Nach dieser Betrachtung der Retrospektive in zwei Großkonzernen soll es nun um die Möglichkeiten gehen, wie auch Ihr Unternehmen aus der Vergangenheit lernen kann und daraus sogar echte Wettbewerbsvorteile generiert.

Info: Zur Retrospektive gehören übrigens auch die beliebten Jahresrückblicke!

Wie wirken subtile Lernprozesse?

Grundsätzlich lernt ein Unternehmen eigentlich immer durch den Führungsstil des Geschäftsführers. Dadurch prägt sich auch maßgeblich das Auftreten der Mitarbeiter. Das ist vergleichbar mit dem Vorleben von Verhaltensmustern von Eltern gegenüber ihren Kindern.

Somit werden alle Erlebnisse und gelernten Dinge des Geschäftsführers aus der Vergangenheit auch unterschwellig in die Firna überführt. Auf diesem Wege wird quasi die Retrospektive des Geschäftsführers zu einem Lernprozess für den gesamten Betrieb. Diesen Umstand wollen wir an dieser Stelle als subtilen Lernprozess definieren. Solche subtilen Lernprozesse treten ebenfalls bei den Mitarbeitern durch die Erlebnisse im Geschäftsalltag auf. Dabei werden Informationen an Mitarbeiter und Nachfolger weitergegeben, wie z.B.:

  • mit welchen Kunden man wie umgehen muss (z.B. Preisverhandlungen, Geschäftsessen, etc.)
  • welches Logistikunternehmen zuverlässig liefert.

Diese Prozesse aber sind nicht steuerbar und entwickeln eine Eigendynamik. Eine Eigendynamik kann positiv wie negativ sein, denn die daraus entstehenden positiven, wie negativen Eigenschaften prägen zukünftig auch das Unternehmen. Genau deshalb, soll im Folgenden nun unser Blick auf die Möglichkeiten der Steuerung der Lernprozesse gerichtet sein.

Kann man Lernprozesse steuern?

Die Retrospektive ist ein Baustein des Lernens, denn durch den Blick zurück kann man feststellen, wie etwas in der Vergangenheit „gelaufen“ ist. Durch die dann folgende subjektive Einschätzung des Bewertenden wird eine These abgleitet, wie in Zukunft bei ähnlichen Situationen gehandelt werden sollte.

Die Lernprozesse die dabei ablaufen, kann man in folgende Kategorien einteilen:

  • Lernen durch Einsicht – die Aneignung oder Umstrukturierung von Wissen unter Nutzung der kognitiven Fähigkeiten (wahrnehmen, vorstellen, reflektieren usw).
  • Mehrdimensionales Lernen – eine Methode des Lernens, die eine Reihe verschiedener Fähigkeiten für den Aneignungsprozess miteinander verknüpft und in unterschiedlichen Lernformen kombiniert.
  • Projektunterricht (Projektlernen) – eine Form fächerübergreifenden selbstbestimmten Lernens
  • Projektorientierter Unterricht – eine Vermittlungsform, die den Fachunterricht in Richtung Projektunterricht inhaltlich und methodisch öffnet
  • Programmierter Unterricht (Programmiertes Lernen) – ein Unterricht in systematisch aufgebauten vorgegebenen kleinen Lernschritten
  • Entdeckendes Lernen – eine Methode der selbständigen Wissensaneignung.

Diese Lernformen sind aus der Pädagogik bekannt und eher für einen Lehrer anwendbar, als für einen Geschäftsführer. Für Interessierte haben ich einen vertiefenden Exkurs Wissen und Unwissen geschrieben.

Genau aus diesem Umstand heraus wollen wir einen Blick auf die für ein Unternehmen nützlichen Methoden wagen, wobei die Unternehmensgröße oder die Branchenzugehörigkeit untergeordnete Rollen spielen.

Retrospektive in der Diskussion / Debatte (Sitzung)

Debatte, Diskussion oder Sitzung wenden die meisten Unternehmen schon an, indem beispielsweise Meisterbesprechungen oder Managementsitzungen durchgeführt werden. Dabei werden oft aktuelle Themen diskutiert und über das weitere Vorgehen gegebenenfalls debattiert, falls am Sitzungstisch überwiegend Entscheidungs- und Weisungsbefugte sitzen.

Es ist sehr nützlich in ausgewählten Teilnehmerkreisen Evaluationen für ein Projekte oder Geschäfte durchzuführen, denn so erfahren auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen über die aktuellen Geschehnisse. Das ist nichts anders als die Durchführung einer Retrospektive.

Das verhindert, dass sich nicht jeder Mitarbeiter seine Informationen selbst besorgen muss. Des Weiteren ist es sehr hilfreich, über diese Sitzungen ein Protokoll anzufertigen und dieses firmenintern zu verschicken bzw. abzuspeichern, sodass verhinderte Teilnehmer sich über den aktuellen Stand der Dinge informieren können!

Hierzu ein Beispiel aus dem Handwerk:

Typischerweise werden bei einem Handwerksbetrieb Hilfsstoffe wie Nägel, Leim, Schrauben oder ähnliches benötigt. Auf der wöchentlichen Meistersitzung, an der ebenfalls ein Mitglied der Geschäftsführung teilnimmt, wird bekannt, dass die Nägel vermehrt Mängel aufweisen und sehr schnell verbiegen. Da der Kommunikationsweg sehr kurz ist, wird im Einvernehmen zwischen der Geschäftsleitung und den Meistern der einzelnen Werkstattbereiche beschlossen, dass in Zukunft ein anderer Lieferant für Nägel gewählt wird.

Auf diesem Wege kann verhindert werden, dass die Werkstattbereiche mit schlechtem Material arbeiten müssen und somit Dinge zweimal gemacht werden müssen und die Geschäftsführung kann sich einiges an Kosten sparen und setzt ihre Reputation nicht aufs Spiel!

Falls Sie am Thema Besprechungen (Organisation, Protokolle, Effizienz etc.) vertieft interessiert sind, gibt es hier einen tollen Nischenblog zum Thema Besprechung.

Berichterstattung (schriftlich; mündlich)

Wie schon im vorherigen Abschnitt angedeutet wurde, ist eine Berichterstattung essentiell für das Teilen von Erfahrungen. Auch zu späterer Zeit wird damit noch für Mitarbeiter ersichtlich, wann und warum etwas entschieden oder gemacht wurde.

Erstellt man ordentliche Protokolle, kann die Kommunikation gestrafft und kostengünstig gestaltet werden. Das verhindert wiederum, dass sich nicht jeder „neu“ informieren muss und einige Informationen nur über den „Buschfunk“ weitergegeben werden. Es sollte also Usus in ihrem Unternehmen werden, sowohl mündlich auf den wichtigen Sitzungen zu berichten als auch schriftliche Berichte zu verfassen.

Dazu gehören auch Informationen auf den Teamboards in der Produktion.

Ein großer Vorteil an den schriftlichen Berichten oder Meldungen über die Ergebnisse der Vergangenheit ist, dass man diese auch „außer der Reihe“ machen kann, sodass auch sehr dringliche und wichtige Informationen an die Betreffenden weitergegeben werden.

Damit diese Kommunikation reibungsfrei abläuft, sollten Sie Standards entwickeln, wann und wo (elektronische Ablage wie Dateiverzeichnis, Clouddienste, Sharepoint etc.) Berichte und Protokolle abgelegt werden. Der Versand über eMails ist zwar beliebt und schnell, führt aber oft zu Klagen über Informationsüberflutung.

Durch Standards in der Ablage können Sie Pull-Effekte nutzen, also jeder holt sich die Information, die er gerade benötigt.

Retrospektive durch Team Teaching

Eine solche Methode ist eher sinnvoll für größere Unternehmen, denn oftmals wird über sogenannte „Team Teachings“ den Mitarbeitern die Unternehmenskultur näher gebracht. Bestimmte Gepflogenheiten und Abläufe oder auch neu eingeführte Standards werden bei diesen Lehreinheiten vermittelt. Ziel ist es die Arbeitsabläufe durch einheitliches Wissen der Mitarbeiter zu optimieren und die Einsparpotentiale zu nutzen. Nichtsdestotrotz ist es auch sinnvoll, als mittelständisches Unternehmen oder Handwerksbetrieb solche „Team Teachings“ einzuführen. Vor allem dann, wenn die Arbeitsabläufe eher komplex sind.

Mit Hilfe dieser Maßnahmen kann man Prävention gegen Missgeschicke, Fehlproduktionen, Produktionsstopps oder Produktionsstaus betreiben.

„Team Teachings“ sollten annähernd wie eine Besprechung aufgebaut sein, sodass man Mitarbeiter mit gleichem Aufgabenbereich in einem Raum hat. Danach sollte die möglichst kleine Gruppe (so ist eine bessere Interaktion möglich) über den Plan des Teachings mit Hilfe einer Agenda informiert werden. Außerdem sollte versucht werden das Teachings interaktiv gestaltet werden, sodass man auch neu vermitteltes Wissen nachprüfen kann und sich dieses bei den Mitarbeitern besser festigen kann. Im optimalen Falle kann die Interaktivität auch dadurch gefördert werden, dass die Teilnehmer des Kurses alle selbst über ein Thema referieren.

Ebenfalls denkbar ist in diesem Zusammenhang, dass jeder Teilnehmer am Ende eines Themengebietes eine kurze mündliche Zusammenfassung vorträgt.

Auf diesem Wege wird verhindert, dass der Kurs nur ein „Kaffeekränzchen“ wird. Die Konzentration wird durch den Eigenanteil der Zusammenfassung hochgehalten. Zudem können „Team Teachings“ auch eine Teambuilding-Funktion übernehmen, sodass die Mitarbeiter einander besser kennenlernen und dies auch im Geschäftsalltag die Kommunikation verbessert!

Zusammenfassung Retrospektive

Die Retrospektive ist in vielerlei Hinsicht ein sehr nützlicher Baustein für ihr Unternehmen und in einer sich sehr schnell nach vorn bewegenden Wirtschaft ist es entscheidend Fehler zu minimieren, damit man nicht hinter dem Wettbewerb zurückbleibt.

Es ist nicht unbedingt wichtig, in welcher konkreten Form die Retrospektive durchgeführt wird.

Viel wichtiger ist es, sich ganz bewusst die Zeit zu nehmen, um die Geschehnisse der Vergangenheit zu beleuchten, sich zu verinnerlichen und Erkenntnisse für die Zukunft abzuleiten.

Die Erstellung von Berichten über diesen Prozess „konserviert“ die Erfahrung, die bei einer rein mündlichen Überlieferung sehr flüchtig ist.

Mit Hilfe von Berichten, Diskussionen und „Team Teachings“ können Sie als Geschäftsführer bestimmen, wann und welche Dinge alle Mitarbeiter aus der Retrospektiven gelernt haben sollten.

Im agilen Projektmanagement wie SCRUM hat man die positiven Effekte der Retrospektive erkannt und fest in den Prozess eingebaut.

Somit wird IHR Unternehmen in Zukunft sicherlich noch erfolgreicher!

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder


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