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Ohne Geschäftsprozess, ohne mich!

Geschäftsprozess © seventyfour
Rien ne va plus! Nichts geht mehr ohne die Berücksichtigung von Geschäftsprozessen. Sollen in einem Unternehmen Softwarelösungen wie CRM her, kommt man um die intensive Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Geschäftsprozess nicht mehr herum – und das ist gut so! Warum, das erfahren Sie gleich!

Was ist ein Geschäftsprozess?

Kurz und knapp: Der Geschäftsprozess ist die Abfolge von Einzelschritten und Entscheidungen, die es benötigt, ein Ziel zu erreichen. Das kann beim Kundenanruf anfangen, geht zur Eingabe ins System, erreicht das Lager und läuft über die Rechnungsstelle zum Ladentresen zurück. Hoffentlich mit einem glücklichen Kunden, der zufrieden aus der Tür hinaus geht.

Oder der Prozess bildet das Erreichen einer Zielvorgabe in der Produktion ab, weil sich jeder an die vorgegebenen Abläufe gehalten hat. Mit dem Geschäftsprozess wird Arbeit gesteuert und in viele kleine Teile zerlegt. Diese können dann gemessen und verglichen werden.

Was bewirkt der Geschäftsprozess?

In erster Linie sorgt er für eine kontrollierbare effiziente Arbeitsleistung. Das können Geschäftsprozesse erreichen, wenn sinnvoll mit – und v.a. an – ihnen gearbeitet wird. Eine Zeitlang waren Unternehmen mehr damit beschäftigt, am Ende der Projektphase tatsächlich Geschäftsprozesse auf dem Tisch liegen zu haben statt mit ihnen zu arbeiten. Deswegen wurde teilweise entwickelt ohne einen klaren Nutzen daraus zu ziehen. Die Schritte der „Darstellung“, also der Modellierung, der Abstimmung zwischen allen Beteiligten und der Veröffentlichung können viel Zeit in Anspruch nehmen. Also ist es gut, dass nun vermehrt auf die Umsetzung statt der Entwicklung geachtet wird?

Aus leidvoller eigener Erfahrung, kann ich sagen: Gott sei Dank! Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, als ich früher einen Prozess modellieren und mit mehreren Abteilungen abstimmen musste. Bis dieser Prozess endlich verbindlich verabschiedet und im Intranet veröffentlicht war, dauerte es über 4 Monate. Dass in dieser Zeit nach veralteten Vorgaben gearbeitet wurde – was allen durchaus bewusst war – war egal.

Ich wünsche mir, dass die Ausgaben eines Unternehmens für die ausschließliche Beschäftigung mit den Geschäftsprozessen gen Null gehen können. Es sei denn, diese Investitionen wirken sich zeitnah in der täglichen Arbeit aus: in Form von Qualitätsverbesserungen, Zeiteinsparungen und damit Kostensenkungen.

Um es hervorzuheben: Natürlich ist es wichtig die Prozesse gewissenhaft aufzunehmen, grafisch darzustellen – das hilft dem Prozessverständnis sehr – und mit allen Beteiligten abzustimmen. Aber bitte nicht über Monate! Bis es zu einer möglichen Umsetzung im täglichen Arbeitsalltag kommt, haben sich die Prozesse längst verändert. Geschäftsprozesse sollen zeitnah wirken und die eingesetzte Informationstechnologie sollte die Geschäftsprozesse effektiv unterstützen.

Was bringen mir gut strukturierte Geschäftsprozesse?

Hier haben wir die drei wichtigen Punkte, die den Aufwand definitiv lohnen:

  • Qualitätssteigerung der Prozessergebnisse
  • Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten
  • Senkung von Prozesskosten
Infografik zum Geschäftsprozess - Entwicklung und Optimieren von Geschäftsprozessen

Infografik zum Geschäftsprozess – Entwicklung und Optimieren von Geschäftsprozessen

Für die Qualitätskontrolle, müssen die neuen Prozessergebnisse kontinuierlich überwacht und gemessen werden. So kann man feststellen, ob der ganze Aufwand gerechtfertigt ist. Wenn eine ausreichend aussagekräftige Messung – deshalb wird mit Kennzahlen gearbeitet – vorliegt, kann ein Prozess überarbeitet, d.h. angepasst und verbessert werden. Wichtig für die Anpassung ist die kontinuierliche Dokumentation von Problemen im Ablauf. Die dynamische Optimierung von Geschäftsprozessen ist schnelllebig: Valide Kennzahlen sorgen für eine sinnvolle Auswertung und konstruktive Kritik hilft bei Handlungsbedarf den Prozess zu verbessern. Das kann sehr schnell gehen und muss nicht monatelang entwickelt werden.

Also lassen Sie sich von Niemanden mehr erzählen, wie lange die Aufnahmen und Abstimmung der neuen Geschäftsprozesse dauern soll. Fragen Sie, woran es liegt. Natürlich braucht man Zeit – glauben Sie mir, es lohnt sich! Dokumentierte Ergebnisse sind aussagekräftig – die wollen Sie garantiert baldmöglichst überprüfen!

Jetzt aber ran an den Prozess: Suchen Sie sich einen für Sie wichtigen Prozess in Ihrem Unternehmen heraus. Dann nehmen sich zwei bis maximal vier Wochen Zeit für die Aufnahme und Abstimmung. Anschließend setzen Sie sich mit Ihren klugen Köpfen zusammen und bringen den neuen Prozess in den täglichen Arbeitsalltag hinein.

Dann schauen Sie sich die neuen Prozessergebnisse vier Wochen lang an. Probleme werden dokumentiert und Sie finden heraus, ob der neue Prozess Ihre Erwartungen an die Verbesserung erfüllt. Wenn ja – knöpfen Sie sich den nächsten wichtigen Prozess vor! Wenn nein, finden Sie heraus, woran es liegt und verbessern den Prozess!

Es braucht vielleicht Zeit, sich auf den ersten wichtigen Geschäftsprozess zu einigen – O.k., aber denken Sie daran: mit jedem optimierten Prozess sparen Sie Kosten ein! Worauf warten Sie? Mehr Informationen finden Sie in unserer Kategorie Prozessmanagement!

Besten Gruß aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © seventyfour

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