Risikomanagement Definition für Büro ❗ und Verwaltung!

Die Risikomanagement Definition ist in vielen Bereichen klar: Bei Arbeitssicherheit, Einkauf, Vertrieb, Lieferkette lauern diverse unternehmerische Risiken. Ein Risikomanagement Beispiel, das vielen nicht bewusst ist: Die Risiken, die in der Verwaltung lauern. Die wichtigen Bereiche Vertretungssicherheit, Datensicherheit und Arbeitssicherheit im Büro gehen wir in diesem Beitrag an.

Risikomanagement Definition: Papierschnitte oder Finanzlöcher?

Dieser Gegensatz braucht eine Erklärung: Auch wenn in der Verwaltung diverse Büro-Geräte zum Einsatz kommen, ist die Unfallgefahr doch überschaubar und eher ein Fall für Murphys Gesetz. Aber was passiert, wenn eine wichtige Mitarbeiterin mit Rückenproblemen, einem infizierten Papierschnitt oder aus anderen Gründen ausfällt: Ist ihr Fachwissen, sind Ihre Arbeitsmethoden und die Ablage für ihre Vertretung verständlich? Bleiben wichtige Aufträge liegen, weil keiner davon weiß oder den nächsten Schritt kennt? Die Vertretungssicherheit ist ein elementarer Bestandteil des Risikomanagements, gerade in der Verwaltung. Ausfälle kosten sonst viel Geld!

Unter Risikomanagement verstehen wir das Risikobewusstsein, die Risikoanalyse, die Risikobewertung, das daraus folgende Risikomanagement und die notwendige Risikosteuerung. Ob in der Werkstatt, beim Kundeneinsatz oder im Büro: Vorbereitung ist das Wichtigste, was Sie für Ihr Unternehmen unternehmen können!

In unserer Reihe zum Risikomanagement gehen wir die einzelnen Schritte aus eben diesem Grund durch: Mehr Sicherheit für Unternehmen durch vorausschauende Planung und Vorbereitung. Das beginnt beim Risikobewusstsein.

Risikomanagement Beispiel Büro: Was ist alles vorstellbar?

Neben allgemeinen Richtlinien, was mangelndes Risikobewusstsein für Folgen hat, begegnen uns immer wieder die folgenden Themenbereiche in Unternehmen. Neben personellen Ausfällen ist die Datensicherheit mehr und mehr Thema, ebenso langfristige Schäden durch eine ungesunde Arbeitsumgebung. Das ist auch ein Seiteneffekt des Pandemie Risikos: Haben Ihre Mitarbeiter im Homeoffice auf die richtigen Arbeitsbedingungen geachtet oder dementsprechend achten können? Die Risikomanagement Definition gilt auch hier: Bewusstsein und Management aller absehbarer Risiken.

Vertretungssicherheit als Risikomanagement Beispiel Nummer 1 im Büro

In den meisten Betrieben gibt es ein oder zwei Teammitglieder, die einfach immer da sind und sich um viele Dinge kümmern. Der lang geplante Urlaub ist gut vorbereitet und die Übergabe dementsprechend reibungslos mit Angaben, was wo zu finden ist. Haben Sie so jemand in Ihrem Betrieb oder vielleicht einen Arbeitsplatz mit purem Chaos? Dann gehen wir in das Schreckens-Szenario: Was passiert, wenn Sie einen Anruf bekommen und die dementsprechende Person auf unbestimmte Zeit ausfällt? Im Idealfall haben Sie jetzt lediglich Stress, die Arbeit umzuverteilen. Im schlimmsten Fall geht die Suche nach Informationen los und der Plan heißt „Schadensregulierung“.

Dieses Szenario können Sie „trocken“ testen, indem Sie selbst prüfen, ob Sie alle Informationen hätten und die direkten Kollegen befragen. Und da jeder ein anderes Aufgabenfeld hat, setzen Sie die Fragerunde weiter und halten fest, wie Ihr Risikomanagement Beispiel zur Vertretungssicherheit aktuell aussieht.

Risikomanagement Definition und Beispiel 2: Die Datensicherheit

Gerade in Zeiten digitaler Zusammenarbeit stellen mehr und mehr Betriebe ihre IT-Strategie um. Mit der EU-einheitlichen Einführung des DSGVO-Standards mussten sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer mit den Rechten an den eigenen Daten ihrer Kunden auseinandersetzen. Plötzlich wurden Serverstandorte wichtig und die Frage nach der Verarbeitung. Neben diesen grundsätzlichen Fragen von Datenschutz und Datensicherheit gehört zum Risikomanagement der folgende Katalog:

• IT-Sicherheitsrichtlinien und ihre Befolgung: Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, Bedrohungen per E-Mail, unsicheren Websites und achtlos eingebrachten USB-Sticks oder Mail-Anhängen zu erkennen?
• Haben Sie besondere Anforderungen bei bestimmten Kunden? Zum Beispiel bei der Zusammenarbeit mit Behörden oder in Projekten mit Verschwiegenheitspflichten? Ist Ihre Dokumentenablage ausreichend oder braucht es hier einen beschränkten Zugriff oder eine besondere Verschlüsselung?
• Sind die Accounts in Ihrem Unternehmen nachvollziehbar verwaltet? Das betrifft nicht nur PCs und persönliche Zugänge, sondern auch Social-Media-Kanäle und mobile Geräte wie Diensttelefone und Tablets.
• Haben Sie und ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle Auftragsdaten ihrer Kunden oder gibt es eine Mischung aus E-Mail-Konten, persönlichen Speichern und Notizzetteln? Eine Vereinheitlichung sorgt für reibungslose Übergänge in Krankheit, Urlaub und mehr.

Auch hier empfiehlt sich die das Szenarien-Denken: Was ist jeweils der schlimmste anzunehmende Fall und sind Sie dagegen gewappnet? Nach der Risikomanagement Definition geht es genau darum: Sehen, erkennen und vorsorgen.

Arbeitssicherheit im Büro: Gesundheitliche Risiken aufdecken und beseitigen

Gerne vergessen bis es den ersten Mitarbeiter trifft: Die Arbeitssicherheit im Büro ist ein typisches Risikomanagement Beispiel: Die wichtigsten Elemente finden Sie in unserem Artikel zur Ergonomie am Arbeitsplatz, allerdings betrifft das vor allem die körperliche Gesundheit. Die PSA-Ausrüstung auf Montageeinsätzen ist das Gegenstück zur technischen Ausstattung im Büro und von Mitarbeiterin zu Mitarbeiter unterschiedlich. Eine gute Frage ist immer nach der Anzahl und Fortbildung der nötigen betrieblichen Ersthelfer, die im Ernstfall auch den Hefter-Unfall erstversorgen können.

Der Grund, warum wir hier über die Arbeitsplatzgestaltung sprechen, sind die langfristigen Folgen durch typische Bürokrankheiten wie Rückenprobleme, Augenkrankheiten und ähnliches. Die psychische Gesundheit (Tipp: Arbeit und Psyche mit Podcast!) wird umso wichtiger, je mehr Arbeit im Büro aufläuft. Droht der Burn-Out oder der Boreout wird es höchste Zeit, das Büro zu entschlacken und einen passenden Rahmen zu entwickeln. Eine Möglichkeit dazu ist die Lean Office-Methode.

Auch hier heißt es deshalb mit offenem Blick durch den Betrieb gehen und das Gespräch mit den Mitarbeitern suchen: Ist alles in Ordnung? Dann reicht es die Risiken zu erfassen und regelmäßig zu prüfen. Gibt es erste Probleme, sollten Sie schnellstmöglich handeln.

Mit der Risikomanagement Definition im Büro gut gewappnet sein!

Dieser Ausflug in die Verwaltung gibt einen kleinen Einblick an möglichen Risiken. Je nach Unternehmenskultur, Betriebsklima und Prozessmanagement hat ein Unternehmen diese Gefahren im Griff. Dafür können sich andere Risiken zeigen, die mit dem Zyklus des Risikomanagements ausgeglichen werden können. Wichtig ist, dass Sie sich dementsprechend die Zeit für die Arbeit an Ihrem Unternehmen nehmen und mit offenen Augen Ihren Betrieb erkunden.

Mit besten Grüßen,
Axel Schröder

Das Risikomanagement Beispiel als Checkliste für Ihren Betrieb

Erfassen Sie in unserer Checkliste Ihre individuellen Risiken in Ihrer Verwaltung. Damit haben Sie eine Grundlage für die regelmäßige Prüfung und Steuerung und sind für alles gerüstet, was kommt.

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