Der vierte Teil des Risikomanagementprozesses ist für die langfristige Sicherung von Risiken wichtig. Denn jede Veränderung der Umwelt, der eigenen Ausrichtung oder in der Mitarbeiterstruktur kann Risiken verändern und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit oder die angenommene Schadenshöhe herauf- oder herabsetzen. Dafür setzen wir deshalb die Risikoüberwachung ein.
Inhaltsverzeichnis
Der Risikomanagementprozess mit seinen vier Phasen
Wir haben in der grundlegenden Vorbereitung unser Risikobewusstsein geschärft und die möglichen Risiken in einer Risiko-Liste gesammelt. Im zweiten Schritt haben wir anhand der Kriterien Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe bewertet. In der Risikosteuerung ging es um die Priorisierung von Risikoakzeptanz bis Risikovermeidung. Genauer bekam jedes erfasste Risiko seinen Verantwortlichen für die Entwicklung von Maßnahmen. Alle bisherigen Teile des Risikomanagementprozesses finden sich hier zum Nachlesen:
Im vierten und letzten Schritt behandeln wir nun die Risikoüberwachung, damit sich kein Risiko unbemerkt verändert und Schaden anrichten kann. Der Risikomanagementprozess ist dabei ein fortlaufend wiederkehrender Prozess, der das Unternehmen nachhaltig schützt.
Risikoüberwachung mit unseren Video-Tipps:
Die Risikoüberwachung ist besonders wichtig, um Sie vor kostspieligen bösen Überraschungen zu schützen. Wie Sie die Maßnahmen zur Vermeidung und Verringerung des Risikos umsetzen und den Erfolg prüfen, erkläre ich in diesem Video:
Die Risikoüberwachung
Zentral geht es bei der Überwachung von Risiken darum, zu erkennen ob sich ein Risiko im Projektverlauf oder im Lauf der Zeit verändert oder eintritt. Trifft das eine oder das andere zu, ist es zwingend erforderlich diese Veränderung oder den Eintritt umgehend den Verantwortlichen mitzuteilen. Denn ein identifiziertes eingetretenes Risiko kann in seiner Ausprägung eingedämmt werden, wenn schnell genug die richtigen Maßnahmen ergriffen werden. Beispielsweise verhindert ein sofortiger Produktionsstopp, wenn eine Maschine fehlerhaft arbeitet, große Ausschussmengen.
Risiken und Maßnahmen
Gehen wir einmal davon aus, dass Sie als einer von mehreren Verantwortlichen für drei Risiken Verantwortung tragen. Nehmen wir weiterhin an, dass diese drei Risiken in einer entsprechenden Verbindung zueinander stehen. Dann werden Sie sich kontinuierlich fragen, ob es Situationen gab oder sie absehbar sind, die den Eintritt eines Risikos auslösen. Auf genau diese Indikatoren müssen Sie während der gesamten Überwachung achten.
Der Vorteil des strukturierten Risikomanagements ist es, dass ein Ablauf die notwendigen Handlungen vorgibt. Wenn ein Risiko „neuer Wettbewerber“ ist, achten Sie automatisch als Verantwortlicher mehr auf die Marktentwicklung als ohne Risikozuweisung. Durch die Verantwortung schaffen Sie ein eigenes Bewusstsein und stimmen sich häufiger mit dem Verantwortlichen für „neues Trendprodukt“ ab. Gemeimsam stehen Sie dann auch noch im Austausch mit dem Verantwortlichen für „zeitgemäße Produktionstechnik„, um rechzeitig reagieren zu können. Und damit sind wir mitten in der Risikoüberwachung: Sie behalten Ihre Risiken im Auge und stimmen sich mit anderen ab. Dadurch entwickelt sich ein kombiniertes Risikobewusstsein, das auf Veränderungen rechtzeitig reagiert.
Ein wichtiger Punkt der Risikoüberwachung ist dabei auch die konsequente Verfolgung der Maßnahmen aus dem dritten Schritt, der Risikosteuerung.
Für die Ihnen zugewiesenen Risiken wurden entsprechende Maßnahmen in der Risikoüberwachung definiert. Hier ist es wichtig zu prüfen, ob diese Maßnahmen umgesetzt werden und ob die Durchführung auf das Nichteintreten des Risikos wirkt. Denn es gibt durchaus auch die Möglichkeit, dass eine definierte Maßnahme keinerlei Wirkung auf den Eintritt des Risikos hat. In diesem Fall braucht es rechzeitige Kommunikation und andere wirkungsvollere Maßnahmen.
Anpassung der Risikoüberwachung und Zusammenarbeit
Risiken unterliegen im Verlauf der Zeit entsprechenden Veränderungen. Risiken sind dynamisch bzw. ihre Rahmenbedingungen für den Eintritt sind es. Das trifft zweifelsohne auch für Ihre zugewiesenen Risiken zu! Denn Risiken befinden sich nicht in einem Vakuum und stehen in einer Beziehung zueinander. So können sie zwar beim oben genannten Beispiel rechtzeitig den neuen Marktteilnehmer identifizieren und an der Kundenbindung arbeiten. Aber wenn das neue Trendprodukt auf Ihrer Anlage nicht herstellbar ist, beim Konkurrenten dagegen schon, tritt das Gesamtrisiko ein. Ändern sich die Rahmenbedingungen für den Eintritt, ist eine erneute Überprüfung und Analyse zwingend erforderlich. In Beispiel ist das Zusammenspiel der Risikoüberwachung aller Bereiche gefordert, um das veränderte Risiko „neues Trendprodukt ist nicht herstellbar“ anzugehen. Die Risikoüberwachung ist dadurch immer auch Prüfung des Inputs, also der Risikobewertung, auf Aktualität und Passgenauigkeit. Als Verantwortlicher führen Sie deshalb regelmäßige Risiko-Reviews durch.
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Der Abschluss der Risikoüberwachung
Einerseits ist der Risikomanagementprozess ein fortlaufender Prozess, der sich in regelmäßigen Zyklen wiederholt. Das kann mit Strategie-Terminen zusammenfallen oder durch neue Entwicklungen im Unternehmensumfeld passieren. Andererseits ist wie in der Gefährdungsbeurteilung mit jedem Projektabschluss ein vollständiger Prozessablauf abgeschlossen. Für das Projekt werden einzelne Risiken identifiziert, bewertet, gesteuert und überwacht. Am Projektende steht dann die Retrospektive, um für zukünftige Projekte bisherige Erkenntnisse zu nutzen. Der Abschluss der Risikoüberwachung für Unternehmen kann deshalb folgendermaßen aussehen:
- Die Maßnahmen haben den Eintritt des Risikos verhindert und waren damit erfolgreich. Wenn sich nichts weiter verändert, wird das Risiko weiterhin beobachtet und eventuell angepasst.
- Ein eingetretenes Risiko konnte von der Schadenshöhe maßgeblich verringert werden. Für zukünftige Gelegenheiten wird der Prozess erneut durchlaufen, um Optimierungsmöglichkeiten zu finden.
- Ein Risiko trat ein und Maßnahmen haben weder gegen die Wahrscheinlichkeit noch die Schadenshöhe geholfen. Hier braucht es eine genaue Prüfung und einen neuen Prozessdurchlauf mit Auswertung des eingetretenen Schadensfall.
- Ein ähnliches Risiko trat ein, das bisher nicht identifiziert werden konnte. Der Risikomanagementprozess beginnt von neuem mit einer genauen Auswertung.
Durch die Veränderungen im Betrieb und der Umwelt kann der Risikomanagementprozess nicht mit der Risikoüberwachung enden. Allerdings entwickelt sich durch jeden Durchlauf ein größeres Verständnis und eine bessere Aufstellung für den Fall der Fälle. Auch bei höherer Gewalt kommen Maßnahmen anderer Risiken teilweise zum Tragen, gerade wenn es um kurzfristige Anpassungen geht. Ohne Risikomanagement fehlen dagegen Methodik und Wissen, um gut reagieren zu können.
Unsere Empfehlung zur Risikoüberwachung
In einer nachgelagerten Risikomanagement-Betrachtung (vielleicht in Form eines Workshops) können alle Aktivitäten gewürdigt und bewertet werden. Diese Ergebnisse können unschätzbare Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefern. Diese Chance sollte man sich auf keinen Fall entgehen lassen. Wenn ein Risiko trotz aller Maßnahmen eintritt, ermöglicht es gleichzeitig die Krisenfestigkeit des Unternehmens. Durch die gewonnenen Erkenntnisse bauen Sie mit der Zeit einen wertvollen Wissensschatz auf, der das Risikobewusstsein mit den passenden Maßnahmen verbindet.
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
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