Rollen im Prozessmanagement – ein Überblick

Prozesse gibt es in jedem Unternehmen, in der Regel in Form von Arbeitsabläufen, die dann mehr oder weniger standardisiert sind. Rollen im Prozessmanagement sorgen dafür, dass Mitarbeiter Tätigkeiten nicht nur ausführen, sondern auch für die wichtigen Rahmenbedingungen: Wer führt sie aus? Wann passieren sie? Wie geschieht das dann? Wie messen und steuern Sie die Qualität? Die Prozessrollen sind deshalb vielfältig und für die Gestaltung, Steuerung und Optimierung der Prozesse zuständig. Welche es gibt, lesen Sie in diesem Überblick!

Voraussichtliche Lesedauer: 10 Minuten

Die Rollen im Prozessmanagement: Sinn und Zweck

Auch wenn es in jedem Betrieb Prozesse gibt, bedeutet es nicht, dass sie Teil eines organisierten Prozessmanagements sind. Wandelt sich ein Unternehmen zu einer prozessorientierten Organisation bekommen die Prozesse einen anderen Stellenwert und einen anderen Rahmen. Bei einer Ende-zu-Ende-Prozess-Betrachtung des Kerngeschäfts reichen die Funktionen aus einem Organigramm in der Regel nicht mehr aus. Deshalb werden sie um die Prozessrollen ergänzt. Denn kein Vertriebsleiter kann die Übersicht aller weiteren Geschäftsbereiche überblicken noch eine Führungskraft alleine Verbesserungen in der gesamten Prozesskette verwirklichen. Anstatt mit Bereichsleitungen arbeitet das Prozessmanagement daher mit Rollen, die unterschiedliche Rechte und Pflichten haben. So gewährleisten unterschiedliche Rollen im Prozessmanagement den erfolgreichen Prozesslebenszyklus von der Prozessmodellierung, der Prozessteuerung bis zur Prozessoptimierung.

Die Lösung der Prozessrollen von den Funktionen der Aufbauorganisation entlastet dabei die Funktionsträger und schafft Rechte für beauftragte Rolleninhaber. Denn zu häufig werden schlecht laufende Prozesse mitgeschleift, weil die zuständigen Führungskräfte sich auf präsentere Probleme konzentrieren müssen. Oder auch den nachgeordneten Mitarbeitern die Kompetenzstufe fehlt. Die Prozessrollen konzentrieren die Rechte und Pflichten auf unterschiedliche Bereiche des Prozessmanagements, um die Prozesse von Anfang bis Ende bestmöglich im Griff zu haben.

Die Übersicht der Rollen im Prozessmanagement als Video

Sie sind sich nicht sicher, ob und welche Prozessrollen es in Ihrem Unternehmen gibt oder auch geben sollte? Ich erkläre Ihnen in diesem Video, warum die Rollen im Prozessmanagement nicht unbedingt das gleiche sind wie die Funktionen in der Aufbauorganisation. Außerdem erfahren Sie, was beide grundlegend und mit großer Wirkung für einen Betrieb unterscheidet!

Welche Rollen im Prozessmanagement gibt es?

Im Gegensatz zu Funktionen der Aufbauorganisation orientieren sich die Prozessrollen am Prozesslebensyzklus. Jede Rolle im Prozessmanagement hat dabei eine klare Definition. Eine Rolle beschreibt dabei die Zusammenfassung von Verantwortlichkeiten, Rechten und Pflichten im betrieblichen Prozess-Umfeld. Dabei kann auf die gleiche Person mehr als eine Rolle fallen, die sie zusätzlich zu ihrer Stelle und Funktion im Unternehmen übernimmt. Bekannt sind die Rollen des Unternehmers als Fachkraft im operativen Geschäft, als Manager in der Betriebsorganisation und als Inhaber in der Unternehmensführung mit Zielsetzung und Strategie. Jede Rolle kommt mit einem eigenen Verantwortungspaket, deswegen ist die Rollenzuweisung gerade im Prozessmanagement an die Aufgaben geknüpft.

Der Prozessmanager

Die Rolle des Prozessmanager trägt die Verantwortung für das Prozessmanagement an sich, sozusagen die Organisation mit Rahmen, Struktur und Einhaltung des Prozessmanagements. In seine Verantwortung fällt die Erstellung und Aktualisierung des Prozessleitfadens als zugrundeliegendes Dokument einer einheitlicher Prozessbearbeitung. Er trägt also die Verantwortung für eine ordentliche Prozessumgebung, die richtige Software und Pflege, damit aus einer ersten Prozessinitiative ein langfristig und nachhaltig operierendes Unternehmen wird.

Der Prozessowner oder Prozessverantwortliche

Der Prozesseigner oder Prozessowner ist für seinen Prozess verantwortlich, deshalb rede ich im Normalfall vom Prozessverantwortlichen. Wie die Vertriebsleitung die Verantwortung für den Vertrieb innehat, besitzt der Prozessverantwortliche die Übersicht und Verantwortung über seinen Prozess, beispielsweise „Markt bearbeiten„. Dazu gehören unterschiedliche Bereiche von Marketing, Vertrieb und Fertigung. Der jeweilige Prozess ist dabei abhängig von der Prozessorganisation und kann unterschiedlich in Umfang und Abfolge sein. Wichtig ist, dass der Prozessverantwortliche wissen muss, was an Input in den Prozess gelangt, wie der Ablauf aussieht und welchen Output er generiert. Das sind wichtige Kennzahlen, die von Prozessschritt zu Prozessschritt Einblick geben, wie gut oder schlecht, also wie effizienz der Prozess funktioniert.

Der Prozessmodellierer

Die Rolle des Prozessmodellierers sorgt für die Umsetzung in die Prozessmodellierung. Dabei nutzt er die Expertise und die Abstimmung des Prozessverantwortlichen, um die Prozesse nach den Vorgaben des Prozessmanagers zu dokumentieren. Seine Hilfsmittel sind die gewählte Prozesssprache und ein geeignetes Programm zur Modellierung. Er achtet dabei auf die festgelegte Notation, die verwendeten Datenbanken und beherrscht verschiedene Möglichkeiten der Prozessaufnahme.

Der Prozessoptimierer

Das Prozessmanagement ist angelegt, modelliert, ausgeführt und überwacht. Jetzt braucht es aus den Rollen des Prozessmanagements den Prozessoptimierer, Prozessanalytiker oder Prozessberater, der Potenziale anhand der erhobenen Kennzahlen aufspürt. In der Regel beauftragt der Prozessverantwortliche mit dem ihm zur Verfügung stehenden Daten den Prozessanalytiker für eine Auswertung. Dieser wendet verschiedene Methoden an, um dann Handlungsempfehlungen für die Optimierung auszusprechen. Wichtig: Nicht aus dem Bauch, sondern anhand der vorliegenden Daten!

Der Prozessexperte

Viele Mitarbeiter tragen die Rolle des Prozessexperten, denn das sind die ausführenden Mitarbeiter, die nach der Vorgabe des Prozessverantwortlichen das operative Geschäft ausführen. Neben ihrer Fachkenntnis finden Sie bei den Prozessexperten und Prozessteammitgliedern das beste Wissen für Verbesserungen an dem Prozess.

Wie gelingt die Einführung der Rollen im Prozessmangement?

Das richtige Prozessdenken vorausgesetzt, ist die Einführung von Prozessrollen immer gekoppelt an die Ziele des Prozessmanagements. Davon leiten sich die Strukturen über Kennzahlerhebung und Prozessorganisation ab, die wiederum ausschlaggebend für die Prozessrollen sind. Der Weg zu einem nachhaltigen Prozessmanagement beginnt daher mit der Analyse der bisherigen Ablauforganisation.

Im Anschluss wird die Aufbauorganisation mit der Ablauforganisation verglichen, wichtige Schnittstellen benannt und auch die bisherige Zielsetzung mit den Prozesszielen in Verbindung gebracht. Die Notwendigkeit zur Einführung eines ganzheitlichen Prozessmanagements muss von oben bis unten verstanden sein, bevor es zu Übertragungen und Veränderungen kommt.

Dann wird ein Beispielprozess isoliert und als Pilotprojekt herangezogen. Gemeinsam mit den Rollen im Prozessmanagement und den beteiligten Führungskräften und Mitarbeitern wird der Ist-Zustand festgehalten und die Möglichkeiten und auch Risiken auf dem Weg zum Ziel-Zustand bearbeitet. Gelingt es die Vorteile einer prozessorientierten Arbeitsweise zu verankern, durchläuft der Pilotprozess seinen Lebenszyklus mit Optimierungsmaßnahmen. Gelingt dieser Versuch kann die Umstrukturierung in den nächsten Prozess übertragen werden.

Welche Probleme können bei der Einführung von Prozessrollen auftreten?

Wenn Sie Ihre bisherigen Führungskräfte in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen unvorbereitet Prozessverantwortliche mit anderen Kennzahlen an die Seite stellen, bleibt Kompetenzgerangel selten aus. Denn die Vertriebsleitung hat ihre Erfolgszahlen, der Prozesseigner arbeitet mit bereichsübergreifenden Zielen im gleichen Umfeld.

Ebenso schwierig wird es, wenn bisherige Mitarbeiter Rollen im Prozessmanagement übernehmen und sich aufgrund hierarchischer Unterschiede nicht mit den Führungskräften der Linienorganisation sinnvoll abstimmen können. Selbst mit flacher Hierarchie warten Statuskämpfe und Rangeleien bei vermeintlichen Aufstiegen. Nehmen Sie diese Risiken nicht auf die leichte Schulter, denn beide Organisationsformen sind wichtig und übernehmen unterschiedliche Funktionen in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie sich für eine Entwicklung zur prozessorientierten Organisation entscheiden, achten Sie auf die langfristige Heranführung und Rückstärkung Ihrer betroffenen Mitarbeiter. Denn ein Prozessverantwortlicher ohne Durchsetzungsmöglichkeit kann seiner Rolle nicht gerecht werden.

Unser Tipp für optimal eingesetzte Rollen im Prozessmanagement!

Die Rollen im Prozessmanagement haben klar definierte Aufgaben, Rechte und Pflichten. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Rechte nicht nur auf Papier stehen, sondern gelebt werden müssen. Nur wenn ein Prozessverantwortlicher Gehör und Unterstützung von der Unternehmensführung findet, wenn sein Prozess nicht gut läuft, kann er seiner Rolle gerecht werden. Da es häufig in gewachsenen Unternehmensstrukturen zu Silodenken und Hierarchiegerangel kommt, bietet es sich hier an, Funktionen und Rollen zusammenzuführen. Allerdings ist dieses Vorgehen abhängig von Unternehmensgröße, Struktur und den individuellen Mitarbeitern mit ihren Aufgabenfeldern.

Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die dementsprechenden Mitarbeiter genügend Kapazitäten haben und bereits Prozessdenken verinnerlichen konnten. Arbeiten Sie mit Workshops, Coachings, Weiterbildungen und wohl dosierten Schritten am Aufbau Ihres Prozessmanagements, denn die Vorteile und Einsparungen durch effiziente Prozesse brauchen Zeit zum Reifen in der Umstellungsphase. Ein zu schnelles Vorgehen ist in vielen Unternehmen der Grund für Unruhe unter den Mitarbeitern und unnötige Kosten bei notwendig werdenden Gegenmaßnahmen. Eine unabhängige Beratung garantiert hier einen unverstellten Blick auf die grundlegende Situation und mögliche Stolperfallen. So führen Sie die Rollen im Prozessmanagement mit größtmöglichem Erfolg ein.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

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