Schlechte Prozesse erkennen und beheben!

Kennen Sie schlechte Prozesse, die so unnütz sind, dass sie eigentlich einfach wegdürfen? Wir haben genau so einen Prozess für Sie im Video aufgenommen, zerlegt und zeigen Ihnen hier die Problematik von schlechten Prozessen! Nicht immer ist die Einordnung so einfach wie in diesem Fall, deswegen geben wir Ihnen Beispiele, damit Sie ineffiziente und schlechte Prozesse aufspüren und ändern können!

Die höchste Durchlaufzeit geht an das Gesundheitsamt Bayreuth!

Bilder sagen mehr als Worte, deswegen finden Sie hier das passende Video zu diesem Beispiel von schiefgelaufenem Prozessmanagement. Unser Tipp: Abonnieren Sie unseren YouTube-Kanal und bleiben Sie auf dem Laufenden mit den besten Tipps aus Prozessmanagement, Unternehmensführung und Lean Management von und für klein- und mittelständische Betriebe!

Das Dokument zu diesen schlechten Prozessen:

Die Benachrichtigung über die angeordnete Isolation im Falle einer Infektion ist gut und wichtig. Hier haben wir leider in einem einzigen Schreiben mehrere Punkte, die diesen Prozess sinnlos machen, gerade wenn wir uns die 3 wichtigen Kennzahlensysteme ansehen:

1. Die Durchlaufzeit vom 16.2.2022 bis zum 11.5.2022 sind knappe drei Monate bis der Brief erstellt, gedruckt, versandt und empfangen wird.
2. Die reine Bearbeitungszeit (Die Datenübertragung vom positiven Testergebnis führt zum Erstellen und Versenden.) liegt sehr wahrscheinlich im Minuten- bis maximal Stunden-Bereich. Damit ist die Prozesseffizienz (Bearbeitungszeit durch Durchlaufzeit) gen Null.
3. Das Volumen, also die Anzahl der Bescheide, hat die bestehende Infrastruktur zu diesem Zeitpunkt überrollt. Zu viele Briefe, die durch die aktuellen Kapazitäten limitiert sind und damit mit großer Verspätung gesendet werden.

Wir halten fest: Es geht ein Schreiben an die getestete Person, die bereits vor knapp drei Monaten in Isolation nach der damals geltenden Verordnung war. Das Schreiben bezieht sich auf die zwischenzeitlich gültige Ordnung und ist für diese Person jetzt – vollkommen nutzlos. Dabei ist auch dieser Brief nur ein Ausdruck der vergangenen Jahre mit neuen Anforderungen für alle und zeigt, dass viele Prozesse nicht ideal aufgestellt sind.

Die Ausnahmesituation der Covid-19-Pandemie hatte und hat weiterhin Auswirkungen auf die tägliche Arbeit und Kapazitätsplanung von Behörden, Branchen und beinahe allen Betrieben: Krankheitsfälle, Lieferprobleme, kurzfristige Änderungen und mehr. Nicht immer gelingt die schnelle Anpassung der Prozessstruktur im Operational Model. Allerdings sorgt eine grundlegende Orientierung mit Risikoanalyse für eine höhere Flexibilität im Ernstfall. Deswegen sagen Sie schlechten Prozessen in Ihrem Unternehmen den Kampf an und sorgen Sie für mehr Effizienz!

Was macht einen schlechten Prozess aus?

Eine Pauschalaussage machen wir nur in diesem klaren Extremfall: Der Prozess erfüllt nicht sein Prozessziel und ist damit ein schlechter Prozess. In diesem Fall ist das Prozessziel eine Isolationsanweisung, die längst erfüllt wurde, das Schreiben erfüllt seine Funktion nicht mehr. Das Prozessdenken bleibt hinter Rückstau und Überforderung zurück. Andere Beispiele für schlechte bis schwierige Prozesse können beinhalten:

• Der Prozess kostet mehr als er direkt oder indirekt einbringt, vielleicht weil im Vertrieb die falschen Personen angesprochen werden.
• Ein Prozess ist komplexer als nötig und bindet damit wertvolle Kapazitäten, weil er zum Beispiel unnötige Wege durchlaufen muss. Das passiert, wenn nur aus einer Richtung modelliert wird, z.B. Top-Down oder Bottom-Up, und keine Abstimmung stattfand.
• Es gibt keine Übersicht über den Prozess, weil nicht gemessen wird und niemand weiß, ob das eigene Handeln sinnvoll ist. Das kann passieren, wenn drei Mitarbeiter Angebote schreiben. Dabei brauchen sie zwischen 30 Minuten und drei Stunden Zeit. Aber niemand weiß, ob sich der unterschiedliche Zeitaufwand in gewonnenen Aufträgen niederschlägt. Braucht es drei Stunden für ein Angebot oder hakt hier der Prozess? Im Gegensatz dazu: Ist eine halbe Stunde genug oder fehlen hier Sorgfalt und Kundenorientierung?

Das sind Ansatzpunkte, wie Sie einen Prozess grundlegend einordnen können. Nicht immer ist die Einschätzung einfach. Meistens braucht es die umgebende Prozesslandkarte für die Beurteilung, ob der Prozess a) sein Ziel erfüllt und b) gut oder schlecht ist. Um Prozesse steuern und optimieren zu können, ist eine ehrliche Analyse der erste Schritt.

Unsere Empfehlung: Hinsehen und hinterfragen!

Wenn es nicht läuft, bringt es nichts, die Augen zu verschließen und wegzusehen. Auch bei uns schleichen sich schlechte Prozesse ein: Dann heißt es feststellen – hinsehen – besser machen! Meistens laufen ganz neue Abläufe noch nicht rund. Oder alte Prozesse haben nach einer Neuerung eine Umstellungsphase, z.B. ist die Übergabe in der Werkstatt plötzlich holprig an der neuen Maschine. Fragen Sie sich hier, was der Auslöser ist und wie das besser gehen kann! Die Schnittstellen zum Vorgänger und Nachfolger auf der Prozesslandkarte sind interessant und bieten gute Ansatzpunkte für die Beurteilung des Reifegrads und der Prozessstabilität.

Was sind Ihre Erfahrungen mit schlechten Prozessen im eigenen Unternehmen oder an anderer Stelle? Kommentieren Sie auf YouTube oder schicken Sie uns eine Nachricht über unsere Kontaktseite! Wir sind gespannt und hoffen, dass der Landkreis Bayreuth und wir alle langsam durchatmen kann!

Mit besten Grüßen,
Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com© JRP Studio