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Scrum – auch außerhalb der IT? Tipps für mehr Erfolg!

Scrum außerhalb der IT
Scrum ist seit einigen Jahren eine sehr beliebte Methode innerhalb der IT, um Softwareprojekte deutlich schneller und erfolgreicher umsetzen zu können.

Wer sich noch nicht mit Scrum beschäftigt hat, hat mit dem Buch von Boris Gloger einen tollen Einstieg in das Thema. Mich persönlich hat interessiert, inwieweit sich die Prinzipien von Scrum auch außerhalb der IT umsetzen und verwirklichen lassen.

Ganz konkret geht es mir darum, ob sich wesentliche Elemente aus dem agilen Projektmanagement mit Scrum auch in das normale Projektmanagement übertragen lassen. Zum Beispiel bei Handwerkern wie Zimmereien oder Elektrikern.

Daher möchte ich Ihnen im ersten Teil dieses Beitrags das Buch von Boris Gloger – Scrum: Produkte zuverlässig und schnell entwickeln – ausführlich vorstellen.

Der zweite Teil des Beitrags wird sich intensiv damit aus einander setzen, wie die Prinzipien von Scrum in das Projektgeschäft von Unternehmen außerhalb der IT-Entwicklung bzw. der Softwareindustrie integrieren lassen.

Buchrezension: Boris Gloger – Scrum Produkte zuverlässig und schnell entwickeln

Das Buch mit dem broschierten Einband wird vom Hanser Verlag vertrieben und kostet derzeit EUR 39,99. Vom Hanser Verlag habe ich es für die Rezension überreicht bekommen, dafür herzlichen Dank.

Das Buch gliedert sich in neun größere Kapitel.

  • Das erste Kapitel beschreibt Prinzipien Geschichten und Hintergründe zum Thema Scrum.
  • Im zweiten Kapitel werden die Rollen und die Verantwortlichkeiten innerhalb der Scrum Prinzipien herausgearbeitet.
  • Das dritte Kapitel beschäftigt sich mit der strategischen Planung innerhalb der Scrum Methode.
  • Im vierten Kapitel wird detailliert aufgezeigt, wie innerhalb der Sprints das eigentliche Produkt entsteht.
  • Im fünften Kapitel wird das Thema Reporting ausführlich behandelt, der mit alle Beteiligten jederzeit Transparenz über den Stand des Projektes erhalten.
  • Im sechsten Kapitel beschäftigt sich das Buch mit Tests, Integration und dem Release-Management.
  • Im siebten Kapitel wird aufgezeigt, wie Scrum in großen Projekten und Organisationen eingeführt werden kann. Das achte Kapitel beschäftigt sich mit der Führung durch Emotion und Kreativität.
  • Im neunten Kapitel werden einige Tools vorgestellt, die Scrum als Software unterstützen.
  • Das zehnte Kapitel als Anhang rundet die Ausführungen von Boris Gloger mit umfangreichen Fallstudien ab.
Aber kommen wir nun zur intensiven Vorstellung der einzelnen Kapitel.

Scrum – Prinzipien, Geschichten, Hintergründe

Im ersten Kapitel führt Boris Gloger in das Thema Scrum ein und erläutert, worum es bei Scrum geht und wie der Scrum-Prozess abläuft. Sehr ausführlich wird hierbei die historische Entwicklung von Projekten in der Softwareentwicklung und Projektmanagementmethoden mit all ihren Schwächen vorgestellt.

Mit einem sehr übersichtlich gestalteten Schaubild wird der Leser bereits in einem sehr frühen Stadium des Buches in die wesentlichen Funktionsweisen von Scrum eingeführt.

Anschließend werden typische Problemstellungen in Projekten aufgezeigt (zu spät, zu teuer, unzufriedene Kunden etc.) und diese Probleme auf passende oder auch völlig unpassende Managementmethoden zurückgeführt.

Boris Gloger sieht deutlich über den Tellerrand hinaus. Er erweitert ein sonst typisches Kapitel zur Einführung eines Buches um die Vorstellung von Managementtheorien wie Lean Management, Team konzentriertes Arbeiten und dem Aufbau einer schlagkräftigen Wissensorganisation.

Er zeigt sehr deutlich auf, warum es unsinnig ist, das Unkontrollierbare kontrollieren zu wollen. Und damit spricht er auf einen der entscheidenden Vorteile von Scrum als Managementmethode für Projekte an: die Gelassenheit zu entwickeln, Unkontrollierbares nicht kontrollieren zu wollen.

Scrum – die Rollen: klare Verantwortlichkeiten

Im zweiten Kapitel stellt Boris Gloger die definierten Rollen innerhalb des Scrum-Framework einzelnen vor. Dabei werden die Scrum typischen Rollen wie der Product-Owner, der Scrum-Master, der Customer, der User und das Management ausführlich vorgestellt.

Jede Rolle, und das hat mir besonders gut gefallen, wird zunächst im Überblick vorgestellt, um dann im Detail sowohl die Rechte als auch die Pflichten der jeweiligen Rollen ausführlich darzulegen. Ein weiterer Aspekt, der mir gut gefallen hat, ist die Tatsache, das typische Macht- und Rollenkonflikte ebenso Raum finden, wie die vielen und ausführlich dargestellten Fallbeispiele. So werden neben theoretischem Wissen immer auch ganz praktische Handlungsalternativen aufgezeigt. Nett gemachte Illustrationen erleichtern das Lesen der jeweiligen Kapitel.

Scrum – strategisches Planen in Scrum

Wesentlich für den Erfolg von Scrum und der agilen Projektmanagementmethode ist der strategische Planungsprozess. Hierbei handelt es sich um einen kontinuierlichen Dialog, der verschiedene Phasen beinhaltet.

Dabei geht Boris Gloger ganz allgemein auf Planungstechniken ein. Er unterscheidet sauber zwischen Strategie und Taktik, stellt vor, wie man eine allgemein verstandene Vision erarbeitet und mögliche Engpässe und Probleme erkennen kann.

Sehr ausführlich wird auch ein typisches Element des Scrum Framework vorgestellt: das Product Backlog. Neben der reinen Vorstellung des Product Backlog zeigt Boris Gloger sehr schön auf, mit welchen Techniken, z.B. mit Mindmaps, man ein entsprechendes Product Backlog aufbauen kann.

Die Priorisierung der jeweiligen Elemente im Product Backlog ist eine der zentralen Punkte innerhalb des agilen Projektmanagements mit Scrum. Wie man diese Priorisierung erarbeiten kann und welche Techniken es dafür gibt, wird im dritten Kapitel ebenfalls ausführlich vorgestellt. Dabei spielen intelligente Schätzverfahren wie die Magic Estimation eine wesentliche Rolle, die deshalb auch sehr ausführlich vorgestellt werden. Gerade diese Vorstellung von praxisrelevanten Techniken machen das Buch von Boris Gloger so wertvoll.

Scrum – der Sprint, das Produkt entsteht

Der Sprint es eines der Kernelemente innerhalb des agilen Projektmanagements mit Scrum. Daher ist es nur folgerichtig, dass Boris Gloger ein sehr ausführliches Kapitel zum Thema Sprint in seinem Buch erstellt hat.

Neben der Vermittlung der grundlegenden Prinzipien der Sprints werden die einzelnen Meetings umfassend vorgestellt. Dazu gehören das Estimation Meeting und das Sprint Planning.

Einer der wichtigen Erfolgsfaktoren innerhalb der Sprints und auch innerhalb von Scrum ist es, jederzeit Transparenz über den Stand des Projektes zu erzeugen. Dies gesteht im Wesentlichen mit Techniken zur Visualisierung wie Burn-Down Charts oder dem berühmten Task Board, auf dem die Storys aus dem Product Backlog verzeichnet sind.

Weitere wichtige Meetings im Rahmen von Scrum sind das Daily-Scrum, indem sich in einem sehr begrenzten Zeitfenster (15 Minuten) alle Teammitglieder auf den gleichen Wissensstand bringen. Aber ebenso wie das Daily-Scrum muss der Sprint-Review fester Bestandteil im Rahmen des Entwicklungsprozesses sein.

Besonders ausführlich und für meine Begriffe gut gelungen hat Boris Gloger die Durchführung der Sprint Retrospektive im Buch vorgestellt. Gloger zeigt sechs wesentliche Schritte auf, die notwendig sind, um als Team und als Organisation aus der Vergangenheit effektiv lernen zu können.

Mir waren diese sechs Schritte unmittelbar eingängig und ich glaube, mit diesen sechs Schritten auch in Projekten außerhalb der IT- und Softwareentwicklung gute Lernerfahrungen für die Organisation machen zu können.

Scrum – Reporting: wissen wo wir stehen

Wichtig für den Erfolg von Scrum und ganz allgemein für die Projektarbeit ist die Transparenz darüber, wo das Projekt aktuell steht. Diese Transparenz ist nicht nur gegenüber dem Auftraggeber zu leisten, sondern idealerweise auch gegenüber jedem einzelnen Teammitglied.

Deshalb wurde im Buch von Boris Gloger ein eigenes Kapitel ausschließlich über Reports und die Gewinnung von Transparenz im Projekt gewidmet.

Vorgestellt Elemente sind das Task Board, dass Burn-Down Chart, das Parking-Lot Chart sowie das Velocity Chart.

Scrum – Professionalität: Test, Integration, Release

Im sechsten Kapitel wird das Thema Professionalität behandelt. Mit Professionalität im Rahmen von Scrum ist gemeint, durch das kontinuierliche Testen als festen Bestandteil der täglichen Arbeit Risiken zu minimieren.

Qualität lässt sich nur erreichen durch testen, testen, testen. Es kann gar nicht eindringlich genug betont werden, wie wichtig das Testen ist. Hier schließt sich übrigens der Kreis von Scrum zum modernen Online-Marketing, bei dem Testen ebenfalls wesentlicher Bestandteil von erfolgreichen Geschäftsmodellen wie einem Online-Shop ist.

Scrum – Einführung von Scrum in großen Projekten und Organisationen

Ein sehr ausführliches Kapitel im Buch von Boris Gloger ist das Kapitel sieben, in dem beschrieben wird, wie Scrum auf große Organisationen skaliert werden kann.

Üblicherweise wird Scrum als Methode in Teamgrößen von 5-7 Teammitgliedern angewendet. Aber was ist nun, wenn man in einem Multiprojektumfeld arbeitet oder sehr große IT- und Software-Projekte erheblich mehr Manpower erfordern, als 5-7 Entwickler leisten können?

Dann ist es notwendig, die Prinzipien von Scrum nach oben zu skalieren und diese in ein entsprechendes Multiprojekt-Umfeld zu heben. Wie dieses Scrum of Scrum aussehen kann, wird von Boris Gloger siebten Kapitel detailliert beschrieben.

Scrum – Leadership, Emotion, Kreativität

Im achten Kapitel geht Boris Gloger kurz aber knackig auf das Thema Leadership, Emotion und Kreativität ein. Er betont die Wichtigkeit, mit Emotionen zu führen und bei den Mitarbeitern einen Arbeitsflow aus positiven Stress zu erzeugen. Zusammen mit Kreativität führt das zu Freude und Glück bei der Arbeit.

Scrum – Scrum Tools in aller Kürze

Im neunten Kapitel werden überblicksartig einige Vertreter von Unterstützungssoftware für das agile Projektmanagement und insbesondere für Scrum vorgestellt. Letztendlich ist die Empfehlung aber, mit Bordmitteln wie Microsoft Excel oder im traditionellen Task Board an der Wand für sich eine die eigene Methodik zu finden. Erst sehr viel später sollte man auf ein entsprechendes Tool umsteigen. Es ist viel wichtiger, zuerst längere Zeit die Methodik zu verinnerlichen und anzuwenden als ein Softwarepaket zu kaufen.

Im zehnten Kapitel werden einige Praxisbeispiele und Fallstudien vorgestellt.

Fazit zum Buch

Mir persönlich hat das Buch sehr gut gefallen, weil es einen umfassenden Überblick über Scrum als Methodik für das agile Projektmanagement bietet. Es ist an vielen Stellen illustriert, so dass schwierige Kapitel leichter lesbar und verständlich werden.

Soweit es möglich war, bemüht sich Boris Gloger Praxisbeispiele und konkrete Umsetzungstipps zu geben.

Alles in allem ist es ein sehr lesenswertes Buch für diejenigen, die sich für Scrum in seiner originären Ausprägung als Methodik für erfolgreiche IT Projekte interessieren und auseinandersetzen wollen.

Ich bin froh es gelesen zu haben weil mir mit dem Buch verschiedene Techniken näher gebracht wurden, die ich mit Sicherheit auch außerhalb der IT Entwicklung und Softwareindustrie nutzen kann.

Scrum im Handwerk?

Das Handwerk ist sicher keine Software Bude und viele Aufgaben bei Handwerkern müssen in der Reihenfolge erledigt werden, wie sie logisch sinnvoll sind. Ein Haus zu bauen und nachträglich den Keller einbauen zu wollen, weil er im Product-Backlog nicht so wichtig wäre wie das Wohnzimmer, ist natürlich Blödsinn.

Trotzdem bin ich der Ansicht, daß verschiedene Techniken aus Scrum und dem agilen Projektmanagement sich sehr gut in „traditionellen“ Unternehmen anwenden lassen.

Product Backlog und User Stories

Ein internes Product Backlog und priorisierte User Stories können helfen, die eigenen Ressourcen gut auf die Aufträge zu verteilen. Man könnte z.B. die laufenden Aufträge nach Deckungsbeiträgen, Reputationsgewinn oder Zeitdruck priorisieren. Sollte es dann zu Ressourcenengpässen kommen (die 5 Monteure sind schon auf Baustellen und nun kommen weitere „Löscheinsätze“ hinzu), fällt eine optimale Einteilung sehr viel leichter.

Kanban Board

Ein großes Magnet Board an der Wand, das für alle Mitarbeiter sichtbar ist, wirkt wahre Wunder. Das ist keine graue Theorie, sondern das habe ich selbst in diversen Unternehmen erfolgreich eingesetzt.

Teilt man diese Magnet-Boards sinnvoll in Abschnitte wie „Angebot erstellen“, „Angebot versendet“, „Projekt vorbereiten“ etc. ein und erstellt für jeden Kunden ein Kärtchen, dass bei Bedarf einfach weitergeschoben wird, sieht man auf einen Blick den aktuellen Arbeitsstand des eignen Unternehmens.

Wer ein Kanban Board elektronisch nutzen möchte, dem sei Trello empfohlen. Es ist unglaublich einfach zu bedienen und in der Basisversion kostenlos. Ich nutze Trello seit Jahren bei mir im Unternehmen.

Standup Meeting

Gerade in Handwerksbetrieben gibt es feste Zeiten des Arbeitsbeginns. Hier kann man im Vergleich zu den oft flexiblen Arbeitszeiten im Büro sehr einfach das Daily Standup Meeting integrieren. Bei dieser kurzen Besprechung kann geklärt werden, was aktuell (heute) ansteht. Auch diese Kurzbesprechungen, die aus dem Scrum kommen, haben sich im Handwerk sehr bewährt.

Impediment Backlog

Auf dem Impediment Backlog verzeichnen die Mitarbeiter, wo bzw. wie sie mit Problemen konfrontiert wurden, die sie nicht lösen konnten. Oder welche Störungen die Mitarbeiter aufgehalten haben, ihre Aufgaben schnell und gut zu erledigen. Diese Hinweise sind unwahrscheinlich hilfreich und steigern die Effizienz enorm, wenn man sie konsequent erfasst, priorisiert und beseitigt. Mit einem Impediment Backlog kommt man sehr schnell in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Auch hierfür ist Trello bestens geeignet.

Sprint Planung / Spring Durchführung

Eng verbunden mit dem Standup Meeting ist auch die Sprint Planung bzw. die Sprint Durchführung. Um das agile Projektmanagement aus Scrum mit traditionellen Unternehmen in Einklang zu bringen, bietet es sich an, feste Sprintzeiten festzulegen. Ein Sprint kann z.b. eine Woche (bis Freitag mittag) dauern, dann wäre am Freitag nachmittag noch Zeit, den Sprint für die kommende Woche zu planen und im Standup Meeting am Montag Morgen detailliert vorzustellen.

Die Implementierung der Sprint Idee ist nicht wirklich schwierig, einzig an der Disziplin mag es scheitern.

Retrospektive / Lessons learned

Auch das Konzept der Retrospektive, also der systematischen Reflexion vergangener Sprints bzw. ganzer Projekte ist aus dem Scrum gut in das traditionelle Unternehmen überführbar. Dabei ist es wichtig, die gewonnenen Erkenntnisse direkt für die neuen Projekte verwertbar zu dokumentieren. Sei es als Teil einer CRM-Strategie (wenn Kunden öfter wieder die Leistungen in Anspruch nehmen), sei es als Wissensdatenbank im Rahmen der Prozessmodellierung.

Zusammenfassung Scrum außerhalb der IT

Die Prinzipien von Scrum sind als Methoden sehr gut außerhalb der IT Projekte und Softwarefirmen verwendbar. Mit ein bisschen Fantasie kann man die Ideen aus Scrum auf ein traditionelles Unternehmen übertragen. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, daß dabei weniger an den Methoden selbst scheitert, denn an der Disziplin, die Methoden auch sauber anzuwenden.

Folgende „Impediments“ traten immer wieder auf:

  • Standup Meetings dauerten grundsätzlich zu lange
  • Das Kanban-Board / Impediment Backlog / Product Backlog wurde nicht gepflegt
  • Sprints wurden „überzogen“
  • Retrospetiven wurden halbherzig oder gar nicht durchgeführt

Und diese Probleme wurden immer mit den Sätzen „Wir können doch nicht nur reden, wir müssen doch was arbeiten…“ kommentiert. Ja sicher muss man was arbeiten, aber abgestimmt und koordiniert gehts halt viel flotter von der Hand. Auch wenn man es anfangs nicht glauben mag.

Es grüßt aus Bayreuth,
Ihr Axel Schröder

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