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Selbstmanagement

Warum Selbstmanagement?

Wer kennt das Gefühl nicht? Der riesige Berg an Aufgaben wird nie kleiner, die Zeit fliegt nur so davon und am Ende des Tages hat man den Eindruck keinen Schritt vorangekommen zu sein. Hier ein Zeitmanagementproblem zu unterstellen ist nicht ausreichend, denn oft liegt der Fehler nicht nur an der suboptimal ausgenutzten Zeit, sondern auch am fehlenden Selbstmanagement.

Was versteht man unter Selbstmanagement?

Selbstmanagement bezeichnet die Fähigkeit, seine persönliche und berufliche Entwicklung bewusst zu steuern und äußere Einflüsse auf das eigene Vorankommen zu minimieren.

Konkret gehören zum Selbstmanagement die Planung, Organisation, Motivation und die Zielsetzung für den persönlichen und beruflichen Alltag. Auch das Zeitmanagement ist ein erheblicher Faktor. Es geht darum, sich einen Überblick über die Aufgaben zu schaffen und daraus eigene Zielvorstellungen abzuleiten. Diese gilt es dann strukturiert und organisiert umzusetzen. Das hilft dabei, jeden Tag motiviert an die Arbeit zu gehen und den Spaß daran nicht zu verlieren.

Deshalb hat Selbstmanagement auch einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Lebensqualität einer Person bzw. die Qualität einer Organisation.

Die schlimmsten Fehler für das Selbstmanagement

Zu optimistische Ziele

Wenn man sein Arbeitspensum zu optimistisch plant, mutet man sich selbst viel Stress zu. Die To-Do Liste wird immer länger und man verschiebt Aufgaben auf den nächsten Tag. Einen Punkt immer wieder von einer Liste auf die andere zu übertragen hilft aber nicht dabei, seine Ziele zu erreichen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich nur eine überschaubare, realistische Menge an Arbeit für den Tag einplanen.

Falsch gesetzte Prioritäten

Für eine vernünftige Zielsetzung ist eine wesentliche Anforderung, sich über seine Prioritäten klar zu sein. Welche Aufgabe ist notwendig für den nächsten Schritt? Und was kann auch mal warten?

Trotzdem werden häufig unwichtige, banale Tätigkeiten den entscheidenden vorgezogen. Das liegt daran, dass wichtige Aufgaben oft schwierige, unangenehme Arbeitsschritte darstellen oder man die genaue Umsetzung und Bewältigung dieser noch nicht kennt. Dann fällt es natürlich leichter, sich einfache Dingen zuzuwenden, wie E-Mails checken oder die Ablage machen. Man betrügt sich damit selbst, denn man hat nicht das Gefühl, tatenlos gewesen zu sein, obwohl man im Endeffekt keinen Schritt weiter als zuvor ist.

Das Aufschieben von unliebsamen Tätigkeiten

Das ständige Hinauszögern von schwierigen Aufgaben sorgt nicht nur dafür, dass Sie mit Ihrer Arbeit nicht vorankommen, es belastet Sie auch psychisch. Das Problem bleibt im Hinterkopf hängen und verhindert konzentriertes, produktives Arbeiten. Die Lösung ist ganz einfach. Man beginnt seinen Arbeitstag immer mit der unangenehmsten, aber wichtigsten Tätigkeit. Befreit und erleichtert hat man nun viel Energie mit freiem Kopf seinen Tag anzugehen.

Das Nicht-Einhalten von selbst gesetzten Fristen

Es fällt leicht einen Zeitrahmen kurzum zu verlängern, wenn man das Nicht-Einhalten vor niemanden anderen als einem selbst rechtfertigen muss. So dauert dann die Arbeit, für die zwei Stunden eingeplant waren, gerne mal den ganzen Tag. Mit diesem Verhalten richtet man sein sogfältig aufgestelltes Selbstmanagement zu Grunde. Denn die gesetzten Fristen entstehen aus den vorher gesetzten Prioritäten und Zielen. Das heißt, wenn für einen Arbeitsschritt eben nur zwei Stunden geplant ist, ist er auch nicht wichtig genug um mehr Zeit zu opfern. Also widmen Sie sich lieber wichtigeren Aufgaben!

Ständige Unterbrechungen und Ablenkung

Unterbrechungen durch Anrufe, E-Mails, Kollegen etc. gehen auf Dauer nicht nur in die Zeit, sondern stören Sie auch nachhaltig in Ihrer Konzentration. Man hilft einen Kollegen fünf Minuten mit einem Problem, und schon ist man völlig aus seinen Fokus, und es braucht erst einmal wieder seine Zeit zur Einfindung in die Sachlage.

Man kann aber auch nicht alles, was ablenkt, eliminieren. Zum Beispiel müssen Sie trotzdem mal ans Telefon gehen oder von Zeit zu Zeit eine E-Mail beantworten. Deshalb sollten Sie sich genau überlegen, welche Ablenkungen vermeidbar sind, beispielsweise eine private SMS oder der Plausch mit dem Kollegen. Etwa könnte man das private Telefon ausschalten und an seiner Bürotür ein „Bitte nicht stören Schild“ aufhängen, um jegliche Unterbrechung zu vermeiden.

Keinen Überblick über die noch ausstehende Arbeit

Dieses Problem tritt vor allem auf, wenn man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. Leicht verliert man die Übersicht, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, und wie zuversichtlich man den Stichtag eines Projekts einhalten kann. Um nicht im Chaos zu enden, sollte man sich einen genauen Plan für jedes Projekt erstellen und diesen auch sorgsam auf dem neusten Stand halten. Dies kostet zwar am Anfang etwas Zeit, zahlt sich aber im Nachhinein dreimal aus. Keine Zeit wird mehr durch unnötiges Überlegen, Rückfragen und Suchen nach Informationen verschwendet.

Zeitmanagement – die größten Zeitfresser

Da ein gutes Zeitmanagement unerlässlich für die Planung, Organisation und Zielsetzung seines beruflichen Alltags ist, ist es wichtig Zeitfresser zu erkennen und wenn möglich auch zu eliminieren.

Überperfektionismus

Bei einem hohen Anspruch an seine Ergebnisse läuft man Gefahr sich in Details zu verrennen, dabei ist dies meistens nicht mal gefragt. Gemäß dem Pareto-Prinzip, reichen nur 20% des Gesamtaufwands aus, um 80% der Ergebnisse zu erzielen. Für die restlichen 20% benötigt man jedoch 80% des Aufwands. Sie sollten sich also im Klaren sein, ob diese verbleibenden 20% wirklich benötigt werden, oder ob 80% der Leistung schon zufriedenstellend ist und Sie sich dadurch das Vierfache an Zeit einsparen können.

Pareto-Prinzip

Pareto-Prinzip

 

E-Mail-Flut

Über eine Stunde verbringen Angestellte durchschnittlich am Tag nur mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Das sind mehr als 12% der Arbeitszeit. Und nicht alle diese E-Mails sind unbedingt notwendig. Manchmal ist es einfacher jemanden etwas im persönlichen Gespräch zu erklären anstatt massenweise Mails hin und her zu schicken. Oft ist es auch möglich für mehrere E-Mails gleiche Antworten zu verwenden, falls die Fragen sehr ähnlich sind.

Soziale Medien

Facebook, Xing und Co stehlen Ihnen mehr Zeit, als Sie sich bewusst sind. Viele greifen mehrmals pro Stunde zum Smartphone. Dabei verschwendet man viel Zeit, ohne einen effektiven Nutzen zu erlangen.

Tipps und Tricks

Um sich vor solchen Fehlern zu schützen gibt es eine Vielzahl an Methoden, die man sowohl für das Berufsleben also auch für den Alltag anwenden kann.

Eisenhower-Methode

Grundlage dieser Methode ist, seine Aufgabenliste noch einmal genauer einzuteilen. Die Kategorien dafür sind Wichtigkeit und Dringlichkeit. Aufgaben können demnach wichtig bzw. unwichtig und dringend bzw. nicht dringend sein. Daraus ergeben sich vier Felder. Für jedes Feld gibt es eine andere Vorgehensweise.

Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Matrix

Eine Aufgabe, die wichtig und auch dringlich ist, sollten Sie sofort selbst erledigen. Ist eine Angelegenheit zwar dringend, aber in ihrer Bedeutung eher unwichtig, können sie sie an einen fähigen Mitarbeiter abgeben. Zum Beispiel kann es sehr dringlich sein, das Büro auf Vordermann zu bringen, wenn in Kürze ein Kunde vorbeikommt, jedoch ist dies keine für das Unternehmen entscheidende Tätigkeit, deshalb kann sie auch problemlos an Kollegen delegiert werden. Das Gegenstück dazu ist eine wichtige aber dennoch nicht dringliche Aufgabe. Für diese Ausprägungsform sollte ein genauer Termin festgelegt werden, zu dem die Aufgabe dann durchgeführt wird. Schließlich gibt es noch die Kombination unwichtig und nicht dringlich. Hier ist zu überlegen ob das Bearbeiten überhaupt sinnvoll ist oder ob man die Aufgabe gleich streichen soll.

Die Eisenhower-Methode ist besonders nützlich, wenn man sich über seine Prioritäten Klarheit schaffen will. Außerdem gibt sie genaue Anweisungen, was in welcher Reihenfolge getan werden soll.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein weiteres Instrument zur besseren Organisation Ihres Arbeitstages.

ALPEN-Methode

ALPEN-Methode

ALPEN steht hier nicht für das Gebirge, vielmehr leitet sich der Name von den Anfangsbuchstaben der fünf Begriffe her, auf denen die Methode basiert.

Das A steht für Aufgaben und Aktivitäten, die zu Beginn des Arbeitstages bzw. der Aufgabenplanung gesammelt und notiert werden sollen.

Das L bezeichnet die Länge der Aufgaben und Aktivitäten. Die Dauer, die für diese Tätigkeiten benötigt wird, muss eingeschätzt und ebenfalls notiert werden.

Wichtig ist auch in Ihre Planung Pufferzeiten aufzunehmen. Als groben Anhaltspunkt sollten Sie nicht mehr als 60% der Arbeitszeit verplanen, der Rest gilt als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.

Das E steht für Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Hier geht es vor allem darum, Prioritäten festzulegen. Das heißt, es wird entschieden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden. Zur Unterstützung des Auswahlprozesses können Sie die Eisenhower-Methode heranziehen.

Der letzte Punkt, die Nachkontrolle, bezieht sich darauf, die Aufgaben nach Beendigung zu bewerten. Hier ist zu prüfen, ob die Aufgaben zufriedenstellend erfüllt wurden und ob die Planung realistisch war. Falls einer der Punkte nicht bejaht werden kann, sollten Sie dies auf jeden Fall bei der nächsten Planung beachten und anpassen.

ABC Analyse

Die ABC Analyse stammt ursprünglich aus der Betriebswirtschaft und wird dazu verwendet Produkte, Kunden, Lieferanten etc. nach ihrer Bedeutung zu einzuteilen. Es ist aber auch möglich seine Aufgabenplanung nach dem Schema der ABC Analyse zu strukturieren

GTD-Prinzip

Der vollständige Name dieser Methode ist „Getting Things Done“ also „wie ich Dinge geregelt kriege“ und wurde von dem Bestseller-Autor David Allen kreiert.

GTD erfolgt in fünf Schritten:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Erledigen

Das Erfassen aller „losen Enden“ ist die Grundlage des ganzen Prinzips.  Unter losen Enden (wörtlich: „open loops“) versteht man alle unerledigten Tätigkeiten, Projekte, Termine, Ziele, Verpflichtungen, etc., die im Kopf einer Person herumschwirren. Indem sie alle losen Enden genau aufschreiben und erfassen, verbannen sie diese aus Ihren Gedanken und haben somit den Kopf frei für konzentriertes Arbeiten.

Die Notizen mit den losen Enden werden dann in dem sogenannten Eingangskorb („in-basket“) gesammelt. Im besten Fall haben Sie nur zwei dieser Körbe, nämlich einen elektronischen und einen analogen. In den elektronischen Eingangskorb kommen zum Beispiel E-Mails, die noch gelesen und beantwortet werden müssen. Im analogen Eingangskorb landen die Dinge, die Sie sich notiert haben, beispielsweise Telefonnummern und Kontaktdaten von Kunden, oder Briefe.

Getting Things Done Grafik

Getting Things Done Grafik

Im zweiten Schritt arbeiten Sie nun Ihre vollen Eingangskörbe durch. Diese sollten täglich geleert werden, so dass die Zettel darin maximal einen Tag alt sind. Zwei Regeln sind dabei zu beachten: Nehmen Sie jeden Zettel einzeln aus dem Korb und legen Sie Ihn niemals wieder in den Korb, sondern entscheiden Sie sofort, wie mit der Angelegenheit verfahren werden soll.

Zur Abarbeitung der Eingangskörbe müssen Sie zu jedem Zettel einige Fragen beantworten. Zuerst sollten Sie sich überlegen, worum es eigentlich geht. Ist es eine Aufgabe, eine Rechnung, ein Telefonat etc.? Diese Frage hilft Ihnen dabei spontane, unüberlegte, intuitive Aktionen zu vermeiden, die überhaupt nicht nötig gewesen wären.

Mit der nächsten Frage entscheiden Sie, ob für diesen Zettel überhaupt etwas getan werden muss. Wenn die Antwort Nein lautet, gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Verwerfen, dann kommt der Zettel in den Müll
  2. Zurückstellen, dann wird die Notiz in die Liste „Vielleich/Irgendwann“ aufgenommen, zum Beispiel bei einer Idee für ein Projekt, dass aber zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht durchgeführt werden kann, oder
  3. Ablegen, dann wird die Information als Referenzmaterial archiviert, beispielsweise ein Dokument, dass sie erst später einmal brauchen könnten.

Wenn die Antwort Ja heißt, sind Sie schon beim nächsten Schritt, dem Organisieren. Es kann sich nun entweder um ein Projekt handeln, oder um einen Handlungsschritt.

Als Projekt wird jede Tätigkeit erachtet, die aus mehr als einem Handlungsschritt besteht. Wenn Sie zum Beispiel ein Geschäftsessen ausmachen wollen, ist das als Projekt anzusehen, denn Sie müssen einerseits Ihren Geschäftspartner anrufen und einen Termin vereinbaren, und andererseits in einem Restaurant einen Tisch reservieren. Ein Projekt tragen Sie in eine Projektliste ein und zu jedem Projekt wird noch eine Liste mit den nächsten Handlungsschritten gebildet.

Handlungsschritte können in einem Zug bewältigt werden. Hierbei ist die 2-Minuten-Regel anzuwenden. Wenn eine Tätigkeit also weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden. Falls die Bearbeitung länger als zwei Minuten dauert, können Sie die Aufgabe entweder direkt an jemanden delegieren, der dafür besser geeignet ist, oder die Tätigkeit verschieben. Verschieben heißt aber nicht aufschieben. Die Aufgabe wird nur an die nächste Stelle übertragen, das bedeutet entweder in den Kalender zu einem festgelegten Termin, oder in die Kategorie „Aufgabenlisten“. Diese Listen sind als Kontextlisten zu verstehen. Sie sind nicht nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit geordnet, sondern nach dem Umfeld, in dem sie erledigt werden. Es gibt also zum Beispiel Internetlisten, Telefonlisten, Computerlisten etc.

Der vierte Schritt, das Durchsehen all dieser Tätigkeiten, sollte regelmäßig durchgeführt werden. Im Kalender muss mehrmals täglich nachgesehen werden, welche Termine anstehen, um keinen zu vergessen und die restliche Zeit sinnvoll planen zu können. Die Kontextlisten sollten immer dann zu Rate gezogen werden, wenn die vorherige Aufgabe erledigt wurde und kein neuer Termin ansteht.

Zusätzlich ist eine wichtige Anforderung des GTD-Prinzips, wöchentlich einen Wochenrückblick („weekly review“) durchzuführen, ähnlich den „sprint reviews“ aus Scrum. Zum einen werden wieder alle losen Enden im Eingangskorb gesammelt, zum anderen werden alle Listen (Projektlisten, Aufgaben-/Kontextlisten, Warten-Listen, Kalender, Irgendwann/Vielleicht-Liste, und Referenzmaterialien) geprüft und auf den neusten Stand gesetzt. Für den Rückblick sollten Sie sich einen festen Termin von ca. 15 bis 60 Minuten einplanen.

Beim letzten Schritt geht es an das Erledigen der Aufgaben. Um herauszufinden was Sie genau als nächsten Schritt tun sollen, gibt es vier Kriterien, die sie in dieser Reihenfolge beachten sollten:

  1. Kontext: In welchem Umfeld befinden Sie sich? Wenn sie im Auto sitzen können sie natürlich nicht am Computer einen Bericht schreiben, aber Sie können sehr wohl einen Anruf über die Freisprechanlage betätigen. So können sie einen Punkt auf Ihrer Telefonliste abarbeiten.
  2. Verfügbare Zeit: Logischerweise können sie keine 15 Minuten Aufgabe erledigen, wenn Sie lediglich 5 Minuten Zeit haben. Da Ihnen aber mehrere Listen mit verschiedenen Kontexten und Inhalten zur Verfügung stehen, findet sich schnell eine sinnvolle Beschäftigung ohne langes Suchen.
  3. Verfügbare Energie: Es ist vorteilhaft sich zu überlegen, wie anspruchsvoll jede Tätigkeit ist, um den Tag geschickt zu planen. Nach einem anstrengenden Meeting sollten Sie lieber erst einmal Ihre E-Mails bearbeiten oder eine ähnlich simple Aufgabe erledigen, bevor sie sich an die Finanzplanung für das nächste Jahr setzen. Sie können auch im Voraus die Listen nochmals unterteilen, je nach Energiebeanspruchung.
  4. Priorität: Nach der ersten Auswahl der vorherigen Kriterien, ist nun zu entscheiden, welche von den übrigen Aufgaben die wichtigste und dringlichste ist. Anders als die meisten Selbstmanagement Methoden räumt das GTD-Prinzip der Priorität am wenigsten Entscheidungsrelevanz ein. Das liegt daran, dass so die Auswahl viel schneller abläuft, da man nicht auf einer ellenlangen To-Do-Liste die wichtigste Tätigkeit aussucht, sondern sich erst die richtige Liste vornimmt, danach kontrolliert, welches Zeitfenster passt und ob die Aufgabe nicht zu anspruchsvoll ist, um am Ende dann noch aus den drei verbleibenden Aufgaben die wichtigste auszuwählen.

Insgesamt ist bei Einführung der Methode sicherlich ein hoher Organisationsaufwand notwendig. Auch wird man zu Beginn mehr Zeit zum Planen und Strukturieren als zum Erledigen der Tätigkeiten verwenden. Nach und nach entwickeln Sie jedoch ein Gefühl dafür, wie man lose Enden schnell den richtigen Listen zuordnet und haben somit ein hervorragendes System, um jede Minute Ihrer wertvollen Zeit sinnvoll mit der richtigen Tätigkeit zu füllen.

 

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