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Software & IT-Tools

Softwar & IT-Tools
Unternehmenssoftware? Schreibprogramm, Emails im Browser abrufen und ein Programm für die Tabelle mit den Kundendaten – reicht doch, oder? Die wenigsten Betriebe dürften heutzutage mit dieser Minimalausstattung noch auskommen. Die Software-Lösungen im Betrieb orientieren sich an verschiedenen Faktoren: Sind gemeinsame Kalender wichtig, müssen Daten schnell und sicher verschoben werden können, wird ein gemeinsamer Speicher benötigt? Wir geben Ihnen einen Überblick über sinnvolle IT-Tools, um Ihr Unternehmen fit fürs digitale Zeitalter zu machen!

Was verbirgt sich hinter Software & IT-Tools?

Unternehmenssoftware ist jedes Programm, das in Ihrem Betrieb verwendet wird. IT-Tools helfen Ihnen Ihr Leben und das Ihrer Mitarbeiter einfacher zu gestalten, oder sollten es zumindest! Das Ausmaß Ihrer Software-Nutzung richtet sich nach Ihrer Branche, Betriebsgröße und Anforderungen. Ein Buchhalter braucht kein professionelles Grafikprogramm, der Zulieferer eines einzigen Unternehmens keine mehrschichtige Kundenverwaltung. Die Ausstattung kann von einem stationären PC im Bürobereich hin zu mobilen Geräten für jeden Mitarbeiter reichen. Die Software unterscheidet sich in diesen Fällen durch Lizenzart, Zahl der Nutzer, Mobilität und den Speicherort. Was Sie und Ihr Betrieb brauchen, fällt in den Bereich der IT-Strategie. Die passenden Lösungen zu den Arbeitsabläufen finden, ist kein einmaliger Prozess, aber er lohnt sich! Die Maxime ist: Software soll die Arbeit unterstützen und vereinfachen, nicht verkomplizieren. Software und IT-Tools sind dementsprechend Hilfsmittel, um Ihre Arbeit in verschiedenen Bereichen zu erleichtern. Wie das funktioniert, lesen Sie jetzt!

Was bringen Ihnen Software & IT-Tools?

Wenn Sie an Ihr Geschäftsmodell denken, fallen Ihnen sicher die unterschiedlichen Elemente zur Wertschöpfung ein. Produktion und Lagerhaltung, Kundensegmente und -betreuung, Partner etc. Kann Ihre IT-Strategie diese sinnvoll mit einem Schreibprogramm und einem Taschenrechner abdecken? Braucht Ihr Unternehmen eine hochspezialisierte Software, um die Fertigung zu steuern? Jeder Betrieb ist irgendwo zwischen diesen Polen angesiedelt. Wichtige Punkte sind:

  • Kommunikation nach innen und außen
  • Organisation der Arbeitsabläufe
  • Reduzierung von Zeit und Kosten.

Software und IT sollen Sie und Ihre Mitarbeiter in diesen Punkten unterstützen. Stellen Sie sich vor: Der Kundenauftrag ist automatisch von allen Beteiligten abrufbar, die Arbeitszeit wird exakt berechnet und die Rechnung landet ordentlich im Rechnungswesen. Keine Information geht verloren, keiner sucht hektisch nach dem Durchschlag und die Nachbestellung funktioniert reibungslos.

IT-Lösungen helfen Ihrem Außendienst sich im Kontakt mit dem Innendienst besser abzustimmen. Cloud Computing gleicht Daten ab und ermöglicht einen sinnvollen Ablauf im Vertrieb. Die Verwaltung Ihrer Kundendaten ist in CRM-Systemen strukturiert möglich, die in Abwesenheit des Kundenbetreuers eine bestmögliche Weiterbetreuung statt Chaos ermöglichen.

Unternehmenssoftware – Anwendungsgebiete
Unternehmenssoftware – Anwendungsgebiete

Mit Unternehmenssoftware erfahren Sie mehr über die Abläufe in Ihrem Unternehmen als man meinen könnte. Die meisten Daten lassen sich visualisieren, zeigen Verlaufskurven und können die Motivation steigern. Das Gefühl zum Feierabend war häufig eine Unzufriedenheit – was habe ich heute eigentlich gemacht? Die Zeit ist verflogen und Sie fragen sich nach dem Ergebnis. Mit der richtigen Unternehmenssoftware können Sie Ihre Arbeit und Ihre Produktivität messen. (Tipp!Hintergrundartikel zu Selbstmanagement) Zeitfresser werden Stück für Stück eliminiert und Sie sind schneller mit der Büroarbeit fertig. Nicht nur die Abläufe können Sie optimieren – wie fällen Sie Entscheidungen? Denken Sie sie intensiv durch, treffen Sie sie aus dem Bauch? Mit IT-Tools wie dem iModeler von Consideo finden Sie den richtigen Weg!

Welche Programme für welchen Einsatz?

Basisprogramme wir ein Office-Paket für reine Schreibarbeiten und Tabellen stellen wir Ihnen nicht vor, ebenso wenig Schutzsoftware gegen Viren, Hacker und Trojaner. Ein gesicherter Datenschutz gehört dennoch zu jeder IT-Strategie. Unser Augenmerk liegt auf Programmen zur Arbeitsverwaltung, Kundenbetreuung und Unternehmensführung mit Blick auf Koordination, Organisation und Rechnungswesen.

Arbeitsverwaltung und Workflow-Abbildung

Wichtig für diese Kategorie: Sie haben eine Übersicht über die Arbeitsprozesse in Ihrer Firma. Prozessmanagement wird in kleineren Unternehmen häufig vernachlässigt, obwohl hier große Verbesserungen der Effizienz locken. Adonis ist eines der wenigen Programme auf dem Markt, das eine angepasste und professionelle Software für kleinere Unternehmen darstellt. Mit Adonis können Sie die einzelnen Abläufe übersichtlich darstellen, das Problem analysieren und direkt zur Verbesserung ansetzen. Cloud-Dienste wie TRELLO bieten eine grafische Oberfläche für die Bearbeitung eines Workflows und ermöglichen verschiedene Zuweisungen. Überquellende Email-Posteingänge können durch eine optimierte Nutzung von Unternehmenssoftware in den Papierkorb wandern.

Kundenbetreuung

Einer Ihrer wichtigsten Geschäftsbereiche – hier sollte nichts schief gehen! Um Angebote zu schicken, Aufträge anzunehmen und bestmöglich abzuwickeln, um schlussendlich die Rechnung zu stellen, brauchen Sie eine gut strukturierte Datenbank. In unserem Freeware-Test haben wir verschiedene CRM-Programme getestet: SevDesk ist cloudbasiert und dadurch mobil. SuccessControl deckt mit einfacher Bedienung Kundenverwaltung, Rechnungsverarbeitung und Projektplanung ab. Die kostenlose Version des SWX-Auftrags ist einfach zur Einarbeitung und organisiert die Warenwirtschaft samt Kundendaten.

Unternehmensführung

Unternehmensführung und Unternehmenssoftware verbindet mehr als ein Wortteil. Wie Sie Ihren Betrieb strukturieren, wie innovativ Sie sind und ob Sie Verschwendung reduzieren – das ist alles eng mit Technologie verbunden. Wenn Sie eine Vorstellung haben, wie viel Papier jeden Tag durch Ihren Betrieb getragen, kopiert und gesucht wird, verstehen Sie den Trend zum digitalisierten Büro. Je nach Arbeitszeitmodell ist eine strukturierte Zeiterfassung durch bestimmte Tools sinnvoll.

Sind Sie zögerlich, wenn es um Entscheidungen geht? Oder sehr empathisch und achten auf Ihre Mitmenschen, weniger auf das Geschäft? Der Consideo iModeler unterstützt Sie umfassend bei wichtigen Entscheidungen, damit alle Seiten beachtet werden.

Wie finde ich passende Software-Lösungen?

Gewöhnen Sie sich an den Gedanken, dass sich kleine und mittelständische Betriebe mit ihrer Unternehmenssoftware auseinandersetzen sollte. Eine IT-Strategie hilft zu erkennen, welche Informationen in welchen Systemen verfügbar sein sollten. Fragen Sie sich, was Sie von Anwendungen erwarten und wie viel Ressourcen Sie investieren wollen. Es geht um Anschaffungskosten von Hardware und Software, Zeit zur Einarbeitung, einen Beauftragten für Technik und Unannehmlichkeiten bei der Umstellung. Neue Software ist immer ein Projekt, das gute Planung benötigt. Der Gewinn einer gelungenen Implementierung von Unternehmenssoftware liegt in verbesserten Abläufen, klareren Strukturieren und gezielter Kommunikation.

Bildquelle: fotolia, © Samo Trebizan

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