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Erfolgreicher Projektstart mit standardisierten Prozessen

Projektstart mit standardisierten Prozessen

Klassischerweise laufen Projekte nach definierten Phasen ab.  Durchaus übliche Phasen sind…

  • Initiierung
  • Planung
  • Umsetzung
  • Steuerung
  • Abschluss
  • Nachbetrachtung / Retrospektive

Es gibt ein bekanntes Sprichwort:

Sage mir wie Dein Projekt startet und ich sage Dir wie es enden wird.

In diesem Sprichwort steckt sehr viel Wahrheit. Gerade in der Initiierungsphase werden ganz entscheidend die Weichen auf Erfolg gestellt. Nimmt man diese Hürde, winkt eine erfolgreiche Durchführung des Projekts.

Was hat dies nun aber mit Prozessen und Prozessmanagement zu tun?

Im Grunde laufen in der Initiierungsphase fast immer die gleichen Aktivitäten nach dem selben Schema ab.

Am Anfang steht eine Projektidee, die durch den Ideengeber grob beschrieben und dann an eine Art Entscheidungsgremium gegeben wird. Solche Aufgaben werden oft vom Projekt Portfolio Management wahrgenommen.

Hier beschäftigt man sich mit der Idee und trifft eine Entscheidung. Entweder wird die Idee verworfen oder die Idee wird weiter verfolgt. Möglicherweise kann das Gremium nicht sofort entscheiden und gibt eine etwas ausführlichere Betrachtung bzw. Untersuchung in Auftrag. Hier kommen durchaus auch Machbarkeitsstudien zum Einsatz. Das Ergebnis solcher Studien ist ebenfalls – JA: umsetzen oder NEIN: nicht weiter verfolgen.

In größeren Organisationen beschäftigt man sich tagtäglich mit vielen dieser Ideen. Ein standardisierter Prozess auf dem Weg zur Entscheidungsfindung ist hier sehr hilfreich. Durch die so erreichte Effizienz und Transparenz im Entscheidungsprozess wird die Akzeptanz der Entscheidung maßgeblich gefördert. Es ist  immens wichtig dem Ideengeber, gerade wenn eine Idee nicht zur Realisierung kommt, dass Gefühl zu vermitteln – die Entscheidung ist nach objektiven und nachvollziehbaren Beweggründen getroffen worden. So wächst die Chance, recht bald erneut eine viel versprechende neue Idee vom Ideengeber zu erhalten und so Innovation und Identifikation mit dem Unternehmen zu fördern.

Aktivitäten bei der Projektinitiierung

Aktivitäten bei der Projektinitiierung

In der Initiierungsphase gibt es wie bereits erwähnt eine ganze Anzahl von Aktivitäten, die vor jedem Projekt durchgeführt werden sollten. Jedes dieser aus den Aktivitäten resultierenden Ergebnisse sind Bausteine und die Grundlage für den späteren Projekterfolg.

So macht es Sinn diese Aktivitäten prozessual zu beschreiben und final verbindlich zu regeln.

Ich bin davon überzeugt, dass es für den Projekterfolg unerlässlich ist, diese Prozesse zu definieren und bei jedem Projekt zur Anwendung zu bringen. Die Beschreibung sollte in einem unternehmensweiten verbindlichen Projekt Prozesshandbuch erfolgen.

Wird man nun mit der Aufgabe der Auftragsklärung oder der Umfeldanalyse betraut, so ist man in der Lage nach dem beschriebenen und definierten Vorgehen (Prozess) zu verfahren.

So erzielt man nachhaltige, effiziente und messbare Ergebnisse, die zwingend als Input für die erfolgreiche Planungsphase benötigt werden.

Es ist meine Überzeugung, dass Projekt- und Prozessmanagement zusammen gehören.

Bildquelle: fotolia, © deagreez

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