Der Projektstart ist auschlaggebend für ein erfolgreiches Projektmanagement. Gerade bei wiederkehrenden Projekttypen helfen dabei standardisierte Prozesse ungemein, eine gleichbleibende Qualität zu sichern. Die Verknüpfung von Projektmanagement und Prozessmanagement ist deswegen eine wichtige Weiche auf dem Weg zu einem ruhigeren Fluss, einer höheren Effizienzrate und dadurch zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern.
Inhaltsverzeichnis
Jedes Projekt beginnt mit seinem Projektstart:
Klassischerweise laufen Projekte nach definierten Phasen ab, die in etwa dem folgenden Schema entsprechen:
- Initiierung
- Planung
- Umsetzung
- Steuerung
- Abschluss
- Nachbetrachtung / Retrospektive
Es gibt dabei ein bekanntes Sprichwort:
Sage mir wie Dein Projekt startet und ich sage Dir wie es enden wird.
In diesem Ausspruch steckt doch sehr viel Wahrheit. Denn gerade in der Initiierungsphase stellen Sie ganz entscheidend die Weichen auf Erfolg. Nimmt man diese Hürde, winkt eine erfolgreiche Durchführung des Projekts. Ist der Projektstart dagegen geprägt von Unsicherheit, Nachfragen und vorschnellen Aussagen, riskieren Sie Unzufriedenheit und schlimmstenfalls einen Projektabbruch, bevor es wirklich losgeht.
Was hat das aber mit Prozessen und Prozessmanagement zu tun?
Im Grunde laufen in der Initiierungsphase des Projektmanagements fast immer die gleichen Aktivitäten nach dem selben Schema ab. Dadurch folgt der Projektstart der Blaupause eines dokumentierten Prozesses und gehört in das Gebiet des Prozessmanagements.
Am Anfang steht eine Projektidee, die der Ideengeber grob beschrieben und dann an eine Art Entscheidungsgremium gegeben hat. Diese Aufgaben übernimmt oft das Projekt-Portfolio-Management. Hier beschäftigen sich die Zuständigen mit der Idee und treffen eine Entscheidung: Projekt-Idee verwerfen oder weiterverfolgen. Möglicherweise kann das Gremium nicht sofort entscheiden und gibt eine etwas ausführlichere Betrachtung bzw. Untersuchung in Auftrag. Hier kommen durchaus auch Machbarkeitsstudien zum Einsatz. Das Ergebnis solcher Studien ist ebenfalls – JA: umsetzen oder NEIN: nicht weiter verfolgen. Damit hat diese Entscheidung eine Gateway-Funktion im Projektprozess.
Projektstarts im großen Stil in gleicher Qualität
In größeren Organisationen beschäftigt man sich tagtäglich mit vielen dieser Ideen. Ein standardisierter Prozess auf dem Weg zur Entscheidungsfindung ist hier sehr hilfreich und zeigt das Wesen von Prozessen. Durch die so erreichte Effizienz und Transparenz im Entscheidungsprozess steigt die Akzeptanz der Entscheidung maßgeblich. Es ist immer wichtig dem Ideengeber, gerade wenn seine Idee nicht weiterkommt, das Gefühl zu vermitteln, dass die Entscheidung das Ergebnis von objektiven und nachvollziehbaren Beweggründen ist. So wächst die Chance, dass der Ideengeber eine viel versprechende neue Idee entwickelt und so die Innovation und die Identifikation mit dem Unternehmen weiterwächst.
In der Initiierungsphase gibt es wie bereits erwähnt eine ganze Anzahl von Aktivitäten, die vor jedem Projekt anstehen. Jede dieser Aktivitäten sorgt für Ergebnisse, die als Bausteine die Grundlage für den späteren Projekterfolg legen. Deshalb macht es Sinn diese Aktivitäten prozessual zu beschreiben und final verbindlich zu regeln.
Der Prozessstandard sieht dabei vor, dass die Idee mit Kennzahlen, Richtwerten, Checklisten und den geltenden Unternehmensstandards abgeglichen werden kann. So treffen Sie Entscheidungen schneller, nachvollziehbarer und auch fairer.
Wenn Sie z.B. dem Risikomanagement-Prozess folgen, vergessen weder Sie noch zuständige Mitarbeiter die richtige Abfolge, können Aussagen über Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit treffen.
Prozesse für den idealen Projektstart definieren
Ich bin davon überzeugt, dass es für den Projekterfolg unerlässlich ist, diese Prozesse zu definieren und bei jedem Projekt zur Anwendung zu bringen. Die Beschreibung sollte dabei in einem unternehmensweiten verbindlichen Projekt-Prozesshandbuch erfolgen. So stellen Sie sicher, dass alle in die gleiche Richtung ziehen, plötzliche Vertretungen kein Projektende mehr bedeuten und Sie eine gleichbleibende Qualität in der Projektierung haben.
Wird man nun mit der Aufgabe der Auftragsklärung oder der Umfeldanalyse betraut, so ist man in der Lage nach dem beschriebenen und definierten Vorgehen (Prozess) zu verfahren. So erzielt man nachhaltige, effiziente und messbare Ergebnisse, die Sie zwingend als Input für die erfolgreiche Planungsphase benötigen.
Es ist meine Überzeugung, dass Projekt- und Prozessmanagement zusammen gehören werden.
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
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