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Subjektorientierte Prozessmodellierung

Subjektorientiere Prozessmodellierung
Die subjektorientierte Prozessmodellierung – richten Sie ihre Abläufe nach dem Subjekt aus, nicht nach dem Objekt! Was das bedeutet, lesen Sie in unserem Artikel. Stellen Sie ihre handelnden Mitarbeiter in der Darstellung nach vorne und konzentrieren Sie sich auf die Ausführenden und nicht das Endergebnis.

Was ist Prozessmodellierung allgemein?

Prozessmodellierung bezeichnet das Aufzeichnen eines Prozesses, d.h. ein praktischer Prozessablauf wird visualisiert. Interne Abläufe und aufeinanderfolgende Teilschritte werden genaustens beschrieben. Jeder Prozess hat einen Start– und einen Endpunkt, durch dessen die Dauer des Ablaufs eingegrenzt wird. Sie finden einen Überblick über verschiedene Prozesssprachen hier auf dem Blog.

Was bedeutet subjektorientierte Prozessmodellierung?

S-BPM basiert auf den Grundlagen von Business Process Management. Wie der Name schon sagt, beschäftigt es sich mit der Gestaltung von Prozessen. Dabei geht es darum, dass Abläufe nach dem Subjekt ausgerichtet werden. Der Fokus der Modellierung liegt auf dem Subjekt, den Mitarbeiter und den Schnittstellen des Prozesses – nicht auf dem Objekt. Anstatt also zu sehen, mit welchen Maschinen und Partnern gearbeitet wird, werden die handelnden Mitarbeiter in den Vordergrund gesetzt. Prädikatorientierte Prozessmodellierung bestimmt dagegen die Abläufe mit dem Ergebnis, z.B. dem Produkt, im Fokus.

Abläufe nach Mitarbeitern

Mit dieser Art der Modellierung von Prozessmodellen, wird zuerst die Frage nach dem „Wer“ und dann nach dem „Was“ geklärt. D.h. das Prozessmanagement wird vorerst nach dem Subjekt und dann nach den Objekten ausgerichtet. Im Gegensatz zur Prädikatorientierten Prozessmodellierung, konzentriert sich S-BPM auf das Wesentliche in der Prozesskette. Wenige aber deutlich verständliche Elemente werden genutzt, um den Ablauf zu visualisieren. Damit wird Einheitlichkeit geschaffen und die Komplexität der Geschäftsprozesse reduziert. Die Modellierung der Abläufe erfolgt zeitlich nacheinander oder auch parallel. Von der Auftragsannahme über die Fertigung zur Auslieferung werden die Schritte dargestellt.

Begriffserklärung zu Prozessmodellen

In einem Prozessablauf gibt es verschiedene Faktoren:

  1. Der Input: dieser beschreibt alle Materialien, welche für die Produktion notwendig sind bzw. Faktoren, welche den Prozessstart auslösen
  2. Der Output: Dieser bezeichnet das fertig produzierte Gut bzw. das Ergebnis eines Teilschrittes. D.h. ein Input wird in die Maschine hineingegeben und der Output stellt das Resultat des Prozesses dar
  3. Operatoren: Die Mitarbeiter, die als Handelnde, Sender oder Empfänger für Input/Output zuständig sind.

Wer erledigt welche Aufgabe?

Für die Darstellung gibt es eine spezielle Notation, eine einheitliche Symbolsprache. Symbole für die Tätigkeit, den Empfänger und den Sender verdeutlichen die Handlungsabfolge. So ist für jeden sichtbar, wie der Ablauf gestaltet ist und wer welche Aufgabe hat. Zudem sorgt die einheitliche Form dafür, dass jeder Prozess in ein IT-System übertragen werden kann. Damit hat jeder Mitarbeiter des Unternehmens, Zugriff auf die Aufgabenabfolge und kann gegebenenfalls darauf zurückgreifen.

Notation S-BPM

Notation Subjektorientierte Prozessmodellierung

Auf YouTube gibt es verschiedene Videos unter denen eines besonders anschaulich die Subjektorientierte Prozessmodellierung als Bestandteil von BPMN erklärt.

In diesem Video wird anhand von live Skizzen auf Papier gezeigt, was man sich unter der S-BPM vorstellen darf. Zum Ende des Videos, nutzt der Prozessdesigner (ein Mensch) ein White Bord für die Visualisierung eines Geschäftsprozesses.

Allein in diesen 4:40 Minuten stecken so viele wichtige Botschaften für die Aufnahme von Abläufen – einfach fantastisch!

Kerninhalte der S-BPM anhand des Videos

Dieses Video hat für mich eine wirklich spannende und immens wichtige Botschaft: Es ist viel effektiver bei der Prozessaufnahme die ganzen technischen Unterstützungen, wie Prozessdesigner (Tool) oder andere Software vorerst zu meiden. Nutzt man Papier und Stift bzw. Flipchart, Metaplan und Karten, entwickelt man in Workshops gemeinsam mit den Prozessbeteiligten den Geschäftsprozess. So findet eine hervorragende Identifikation mit dem Ergebnis statt und die Akzeptanz der Prozesse steigt immens.

Das man zu einem späteren Zeitpunkt die final abgestimmten und freigebenden Prozesse in einem Prozessmodellierungstool visualisiert, versteht sich von selbst. Im Zuge der Digitalisierung wird es immer wichtiger, Prozesse auch in IT–Systeme einzubauen und für jeden im Unternehmen zugänglich zu machen. Hat man die Schritte erfolgreich dargestellt, gestaltet sich die Übertragung relativ einfach.

Der Ansatz der subjektorientierten Prozessmodellierung ist nicht nur interessant, sondern auch sehr schlüssig. Es geht doch bei Abläufen in der Industrie immer um den INPUT, die AKTIVITÄTEN, die ENTSCHEIDUNGEN, den OUTPUT und WER in diesem Prozess aktiv ist. Erst in den sich anschließenden Folgeschritten geht es dann darum, Prozessdurchlaufzeiten zu ermitteln, um so festzustellen, dass diese zu lang sind. Dann sollte versucht werden, eine Technologie zur Unterstützung der Prozesse einzusetzen, Medienbrüche zu vermeiden und manuelle und redundante Aktivitäten zu eliminieren.

Warum sollten Sie S-BPM nutzen?

Mit S-BPM können Sie Ihre Abläufe visualisieren, die Kommunikation zu Mitarbeitern vereinfachen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Da die Einführung derart leicht ist, benötigen Sie keinerlei Vorkenntnisse oder jeglichen Schulungsaufwand. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gelingt umso leichter, wenn der Prozess klar aufgespalten ist. Dank der einfach strukturierten Elemente gelingt es auch Einsteigern, die Prozesse schnell zu verstehen und umzusetzen. Zudem kann nach der Einführung durch S-BPM viel Zeit eingespart werden, aufgrund der klaren Struktur. Verdecktes Know-How kann eingebracht und direkt visualisiert werden, sodass jeder davon profitiert. Sorgen Sie für Transparenz in Ihrem Unternehmen – das erleichtert vieles.

Ein weiteres anschauliches Video zum Unterschied von prädikatorientierten und subjektorientierten Business Process Modelling habe ich hier gefunden.

Ich persönlich bin erstmalig beim Besuch des PSD 2011 auf dem Ausstellerstand der METASONIC auf das Thema aufmerksam geworden. Seitdem verfolge ich die Entwicklungen dieser BPM-Variante und nutze sie – wenn es passt – mit meinen Kunden bei ihren Geschäftsabläufen.

Fazit zur S-BPM

Es lohnt sich immer eine andere Perspektive bei Problemen zu suchen. Sind z.B. die Abläufe im Unternehmen bereits modelliert und dennoch hakt es, lohnt es sich, auf die Subjekte, d.h. handelnde Mitarbeiter zu sehen. In dieser Ansicht erkennen Sie schneller, wenn sich auf einen Mitarbeiter zu viele Aufgaben konzentrieren oder andere nicht ausgelastet sind. Einen Versuch ist es für ein gutes Management allemal wert!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Monkey Business

Bonustipp zu subjektorientierte Prozessmodellierung

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