SuccessControl: Was leistet die Freeware Büro-Suite?

SuccessControl CRM haben wir bereits 2014 das erste Mal unter die Lupe genommen und bringen Sie weiterhin auf den neuesten Stand zu diesem Programm! Denn wir testen Software aus dem CRM- und neu aus dem ERP-Bereich für Sie auf Herz und Nieren. In diesem Beitrag geben wir Ihnen deshalb unsere Einschätzung von SuccessControl CRM in der Version 5 mit Vor- und Nachteilen der Basisversion.

CRM-Test-Details:

• Name der Software: SuccessControl
• Art der Software: Allrounder für Kundenbetreuung inkl. Marketing, Rechnungsstellung, Organisation und interne Kommunikation
• Unternehmen und URL: SuccessControl
• Free/Share/Trial-Version im Test: Demo der Vollversion für 30 Tage kostenlos, danach Beschränkung des Umfangs auf die Basis-Version mit Werbeeinblendung
• Cloud-Dienst oder Installation: Installation
• Registrierung notwendig? ja, Email-Adresse und Name, weitere Angaben optional
• Einschränkungen in der Nutzung: nach 30 Tage starke Einschränkung der Funktionen, des Umfangs und kein Support mehr.
• Empfehlung für: kleine Unternehmen, die keine Netzwerkfunktionen mit mehreren Nutzern benötigen, Selbstständige mit wenigen Adresssätzen; Interessierte, die bereit sind, Lizenzen zu erwerben
• Plattform: Win7, 8, 8.1, 10 (32 und 64bit) und Win Server 2008/2012/2016 (32 und 64bit); Empfehlung gleichzeitige Installation des MS Office-Pakets
• Test-PC: Win7 64bit, Win10 32bit
• Dateigröße: 27,2 MB
• Version: SuccessControl V 5.03 (29.11.2019)
• Sprache: Deutsch
• Datum: 3.1.2019
• Kosten Vollversion: einmalig gekaufte Einzelplatzlizenz 285€, oder als monatlicher Miete 12€. Inzwischen auch als Online-Lösung mit integriertem MS Office 2019 Paket. (Stand Juni 2022)

Download und Installation der Demo-Version von SuccessControl CRM

Sie registrieren Sich zuerst mit Email-Adresse und Ihrem Vor-/Nachnamen und bekommen im Anschluss eine Service-Mail zugeschickt. Sie finden darin dann u.a. den Download-Link. Die Installation auf verschiedenen Windows-Versionen funktioniert dabei flott. Eine angezeigte Textdatei gibt dazu Tipps zur Anmeldung und gängigen Startschwierigkeiten. Im Anschluss öffnen sich dann Microsoft Access und Microsoft Outlook zur Konfiguration auf dem Test-PC.

Vorsicht: In der Demo-Version können Sie sich allerdings nur 30 Tage lang kostenlos durch alle Module testen. Aber Sie verlieren im Anschluss die Berechtigung bestimmte Bereiche zu nutzen. Es handelt dabei nicht um eine Freeware!

Auch die Begrenzung auf wenige Datensätze (10 Empfänger eines Serienbriefs, 10 Projekte, 50 Kundenadressen) macht die kostenlose Basis-Version für viele Unternehmen dadurch unbrauchbar. Es empfiehlt sich deshalb den Test sinnvoll vorzubereiten, Mitarbeiter mit einzuspannen und gemeinsam Bewertungskriterien festzulegen. Nutzen Sie die 30 Tage für strukturierte Testläufe und beachten Sie dabei bereits im Vorfeld die späteren Beschneidungen einiger Funktionen.

Sie können anschließend Lizenzen erwerben: Die Preise orientieren sich nach Einzel- und Mehrplatzlizenzen und sind auf der Website einsehbar.

Dort finden sich eine Video-Seite mit Tutorials zu verschiedenen Funktionen und eine FAQ-Seite. Der Support ist über eine Festnetznummer des Firmensitzes in Idar-Oberstein oder per Email zu erreichen und bei erworbenen Lizenzen dann auch auf Dauer inbegriffen.

Wie arbeite ich mit SuccessControl?

Eine CRM-Software ist so gut, wie sie und der Nutzer dann auch zusammenpassen. Wir testen die Vollversion auf Microsoft Windows-PCs mit Office-Paket, d.h. Access, Outlook, Word und Excel. Eine sinnvolle Adressverwaltung ist dabei für Auftragsabwicklung, Marketing und den Kontakt zu Kunden, Partnern und Lieferanten wichtig. Eine Kundenverwaltung, die es dann auch ermöglicht, Kundensegmente unterschiedlich zu verwalten, hilft gezielt bei der Angebotserstellung und erfolgreichen Abschlüssen. Per Mail können unterschiedliche Newsletter versendet werden, solange wie bei SuccessControl der Datenschutz gewahrt wird.

Programm-Start der CRM-Software

Hilfestellung ist bei dieser CRM-Software dabei schnell verfügbar: In Videos können die Bereiche der Software erforscht werden und die Befehle und Struktur werden aufgezeigt.  Tipp! Achten Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter dabei auf die Handhabung. Im Test war die Nutzung nicht immer intuitiv möglich – das ist jedoch individuell verschieden.

Das Programm startet nach der Installation, fragt dann die Anmeldungsdaten ab (aus der Textdatei) und die Lizenz-Vereinbarung. Eine Hilfe-PDF kann dabei geladen werden und die Oberfläche mit Kurzanleitungen wird geöffnet.

Die Software ist durch Reiter und ein Menü strukturiert. Menüpunkte öffnen dann neue Fenster, Reiter wie Schnellbuchung ebenfalls. Sie finden in der Regel mit dem Tür-Symbol in der oberen rechten Ecke zurück zur Hauptoberfläche. Manche Reiter bieten dabei zusätzlich das Windows-typische X.

Adressverwaltung

Das Herz eines CRM-Programms ist die Organisation der Kundendatei und damit der Adressverwaltung insgesamt. SuccessControl bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Adressen zu erfassen, zu verwalten und nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen. Im Menü rechts finden Sie den Button Adressverwaltung, dann öffnet sich ein neues Fenster. Sie bekommen dann als Start der Adressverwaltung eine Suchmaske mit Tipps, wie Sie bestmöglich Angaben finden.

Die Anlage Ihrer Adressen erfolgt über den #NEU-Button bzw. Rautetaste, Nachträge sind durch einfache Bearbeitung möglich. Das Menü bietet Ihnen außerdem schnell Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Angabe von Zusatzdaten und einen Kontaktverlauf. Die To Do&Wiedervorlage hilft Ihnen beim Angebotsmanagement. Neuanlage von Notizzetteln läuft im Test über die Schaltflächen, nicht die Eingabefelder.

Marketing mit SuccessControl

Wir kommen zu den Kundenbindungs-Elementen des Marketings. Die Verteilerkategorien geben Ihnen die Möglichkeit, gezielt Kunden auf bestimmte Artikel hinzuweisen, thematisch passende Newsletter zu senden oder Tipps zu geben. Halten sie Informationen zu Ihren Kunden fest und verbessern Sie maßgeschneidert Ihr Angebot. Diese Funktionen der CRM-Software stärken – richtig verwendet – den Kontakt zu Ihren Kunden.

Dokumenten- und Angebotsverwaltung mit SuccessControl (Vollversion)

SuccessControl ist als CRM-Software auf die Kundenverwaltung spezialisiert und bietet hierfür einige sinnvolle Büro-Funktionen. Wie oben erwähnt können aus dem Adressblatt Dokumente verschickt werden, Angebote und Rechnungen erstellt oder Nachfass-Termine eingestellt. Die Einbindung der Microsoft Office-Produkte ist gelungen, dabei nicht zwingend notwendig.

Für Ihren Kundenkontakt können Sie die Auftragsbearbeitung anwählen und einen neuen Eintrag erstellen. Es öffnet sich zum Fenster für den neuen Beleg gleichzeitig die Druckvorschau. Dokumente können parallel geprüft werden und Angebote und Rechnungen formgerecht erstellt.

Weitere Funktionen bei SuccessControl

Weitere Kategorien helfen Ihnen beim internen Management und bei der Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Wenn Sie nicht auf weitere Programme oder analoge Hilfsmittel zurückgreifen möchten, hat SuccessControl einige Kategorien für reibungslose Abläufe:

Team-Kalender gegen Outlook

Im Team-Kalender sind Termine einfach erstell- und einsehbar. Das funktioniert auch bei einem PC mit einer Volllizenz und mehreren Anwendern. Die Verknüpfung zu Kundenkartei, Projektdaten und hilfreichen Erinnerungen sorgt für eine gute Team-Organisation. Neue Termine werden über die Schaltfläche #Neuer Kalendereintrag oder Rautetaste angelegt. Um bestehende Einträge zu korrigieren, rufen Sie mit Doppelklick auf den Eintrag das Änderungsfenster auf.

Kassenbuch mit Excel-Export

In den Kategorien rund um Kassenbuch und Buchungen, halten Sie Zahlungen fest und exportieren Sie nach Microsoft Excel. Rechnungen aus offenen Posten können einfach erstellt werden, sowie Schnellbuchungen mit wenigen Klicks vorgenommen.

Teamwork-Daten

Ab und zu werden Sachen vergessen, nicht weitergegeben und der letzte Mitarbeiter hat den aufgebrachten Kunden am Telefon. SuccessControl hat die eingebaute Lösung mit Merkzettel und To-Do-Listen. Erfassen Sie Aufgaben und Zeiten und geben Sie wichtige Informationen an Ihre Mitarbeiter weiter. Teamwork klappt, wenn Ihr Team alles Notwendige hat, um zu funktionieren! Gewöhnen Sie sich daran, die Wiedervorlage zu nutzen und lassen Sie sich rechtzeitig erinnern!

Projektverwaltung mit SuccessControl

Besonders hilfreich bei größeren Projekten ist die Projektverwaltung, die SuccessControl liefert. Diese öffnen Sie über den Menübutton Ordner/Projekte.

Sie können für jedes Projekt Ordner anlegen und diese nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Sie bearbeiten ein Bauprojekt für Ihren Kunden? Erfassen Sie die Daten und das Angebot. Wenn der Zeitraum feststeht, wird der Eintrag im Teamkalender angelegt. Die Adressdatei von Kunden, Partnern und Lieferanten werden automatisch übernommen, Bestätigungen und Schriftverkehr werden logisch abgespeichert. Ein Button und Sie erstellen Rechnungen über bestimmte oder alle Auftragsnummern. Die Zeiterfassung hilft bei Abrechnung und Nachkontrolle. Erstellen Sie durch den Export nach Microsoft Excel Listen und Verlaufsdiagramme. Eine projektbezogene Zeiterfassung unterstützt grundsätzlich jeden Betrieb bei einer effizienteren Arbeitsweise!

Einfache Datensicherung mit SuccessControl

Kein Chaos auf USB-Sticks, Festplatten und auf dem Daten-Server. SuccessControl legt alle Dateien sinnvoll ab und ermöglicht im Programm Querverweise und direkte Zugriffe. Der Datenschutz von SuccessControl CRM entspricht der DSGVO: Die gespeicherten Kundendaten sind jederzeit nachweisbar im eigenen Betrieb zu finden und liegen nicht auf Servern, z.B. im Ausland. Die Sicherung der Daten erfolgt automatisch beim Beenden des Programms. Der voreingestellte Ordner kann beliebig geändert werden bzw. manuell auf einen externen Datenspeicher kopiert werden.

Pro und Contra von SuccessControl

SuccessControl ist eine Software, die auf Microsoft Windows und Office hervorragend abgestimmt ist, stabil läuft und keine aufwändige Serverinstallation benötigt. Die Daten sind im eigenen Betrieb – nicht auf einem fremden Server – und der Datenschutz auf diese Art gewahrt. (Eine passende Sicherheitsstrategie immer vorausgesetzt!)

Aber: Es handelt sich nicht um Freeware, die umfassenden Funktionen wollen bezahlt werden und die Basis-Version ist wenig hilfreich. Unser Fazit fällt geteilt aus und ist für den Einzelfall exakt abzuwägen:

Contra

• SuccessControl darf nicht als Freeware behandelt werden. Die Basis-Version dürfte eher wenigen Ansprüchen genügen und bleibt kostenlos nach dem Testzeitraum übrig. Die Vollversion testen zu können, hilft bei der Auswahl der geeigneten CRM-Software. Das gängige Vorgehen am Markt ist es, eine abgespeckte Testversion kostenlos auszugeben und Pro-Optionen kostenpflichtig zu vertreiben. Wenn Sie eine CRM-Software suchen, die keine Abo-Folgekosten versursacht, aber Umfang und Preis-/Leistung gut zusammenbringen, testen Sie SuccessControl durch!
• Die Registrierung über Email und Name auf der Homepage gibt Punktabzug, die Software funktioniert dafür mit einem vorgegebenen Alias-Namen.
• Die Bedienung war im Test nicht intuitiv, hier kommt es auf die individuellen Anforderungen an.

Pro

• Testen Sie nach Herzenslust alle Funktionen durch, davon hat SuccessControl viele! Die Vernetzung der CRM-Software ist gelungen und Installation/Systemeinbindung funktionieren reibungslos.
• Bei der Vollversion zahlen Sie einmalig die Lizenz pro Arbeitsplatz. Es kommen keine Folgekosten wie monatliche oder jährliche Abos hinzu. Wenn Sie nicht auf die Vollversion nach der Demo umsteigen wollen, passiert nichts. Die Funktionen werden eingeschränkt, Sie müssen nicht kündigen.
• Hilfe und Tutorial werden umfassend zur Verfügung gestellt. Zu jeder Funktion gibt es kurze Videos, die Hilfe ist schnell aufrufbar und Tipps werden an verschiedenen Stellen angezeigt.
• Alle sinnvollen Funktionen werden im jeweiligen Menü-Punkt angegeben und verknüpft.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei selbst testen und freuen uns auf die nächste Software!

Mit Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

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