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SuccessControl: Was leistet die Freeware Büro-Suite?

Fotolia_©_dusanpetkovic1_CRM SuccessControl
SuccessControl CRM haben wir 2014 das erste Mal unter die Lupe genommen und bringen Sie auf den neuesten Stand von diesem Programm! Wir testen Software aus dem CRM- und neu aus dem ERP-Bereich für Sie auf Herz und Nieren. In diesem Beitrag geben wir Ihnen unsere Einschätzung von SuccessControl CRM in der Version 5 mit Vor- und Nachteilen der Basisversion.

CRM-Test-Details:

  • Name der Software: SuccessControl
  • Art der Software: Allrounder für Kundenbetreuung inkl. Marketing, Rechnungsstellung, Organisation und interne Kommunikation
  • Unternehmen und URL: SuccessControl
  • Free/Share/Trial-Version im Test: Demo der Vollversion für 30 Tage kostenlos, danach Beschränkung des Umfangs auf die Basis-Version mit Werbeeinblendung
  • Cloud-Dienst oder Installation: Installation
  • Registrierung notwendig? ja, Email-Adresse und Name, weitere Angaben optional
  • Einschränkungen in der Nutzung: nach 30 Tage starke Einschränkung der Funktionen, des Umfangs und kein Support mehr.
  • Empfehlung für: kleine Unternehmen, die keine Netzwerkfunktionen mit mehreren Nutzern benötigen, Selbstständige mit wenigen Adresssätzen; Interessierte, die bereit sind, Lizenzen zu erwerben
  • Plattform: Win7, 8, 8.1, 10 (32 und 64bit) und Win Server 2008/2012/2016 (32 und 64bit); Empfehlung gleichzeitige Installation des MS Office-Pakets
  • Test-PC: Win7 64bit, Win10 32bit
  • Dateigröße: 27,2 MB
  • Version: SuccessControl V 5.03 (29.11.2019)
  • Sprache: Deutsch
  • Datum: 3.1.2019
  • Kosten Vollversion: Einzelplatzlizenz 285€ (Stand Januar 2019)

Download und Installation der Demo-Version von SuccessControl CRM

Sie registrieren Sich mit Email-Adresse und Ihrem Vor-/Nachnamen und bekommen im Anschluss eine Service-Mail zugeschickt. Sie finden darin u.a. den Download-Link. Die Installation auf verschiedenen Windows-Versionen funktioniert flott. Eine angezeigte Textdatei gibt Tipps zur Anmeldung und gängigen Startschwierigkeiten. Im Anschluss öffnen sich Microsoft Access und Microsoft Outlook zur Konfiguration auf dem Test-PC.

Vorsicht: In der Demo-Version können Sie sich 30 Tage lang kostenlos durch alle Module testen. Aber Sie verlieren im Anschluss die Berechtigung bestimmte Bereiche zu nutzen. Es handelt sich nicht um eine Freeware!

Auch die Begrenzung auf wenige Datensätze (10 Empfänger eines Serienbriefs, 10 Projekte, 50 Kundenadressen) macht die kostenlose Basis-Version für viele Unternehmen unnötig. Es empfiehlt sich den Test sinnvoll vorzubereiten, Mitarbeiter miteinzuspannen und gemeinsam Bewertungskriterien festzulegen. Nutzen Sie die 30 Tage für strukturierte Testläufe und beachten Sie bereits im Vorfeld die späteren Beschneidungen einiger Funktionen.

Sie können anschließend Lizenzen erwerben: Die Preise orientieren sich nach Einzel- und Mehrplatzlizenzen und sind auf der Website einsehbar.

Dort finden sich eine Video-Seite mit Tutorials zu verschiedenen Funktionen und eine FAQ-Seite. Der Support ist über eine Festnetznummer des Firmensitzes in Idar-Oberstein oder per Email zu erreichen und bei erworbenen Lizenzen auf Dauer inbegriffen.

Wie arbeite ich mit SuccessControl?

Eine CRM-Software ist so gut, wie Sie und der Nutzer zusammenpassen. Wir testen die Vollversion auf Microsoft Windows-PCs mit Office-Paket, d.h. Access, Outlook, Word und Excel. Eine sinnvolle Adressverwaltung ist für Auftragsabwicklung, Marketing und den Kontakt zu Kunden, Partnern und Lieferanten wichtig. Eine Kundenverwaltung, die es ermöglicht, Kundensegmente unterschiedlich zu verwalten, hilft gezielt bei der Angebotserstellung und erfolgreichen Abschlüssen. Per Mail können unterschiedliche Newsletter versendet werden, solange wie bei SuccessControl der Datenschutz gewahrt wird.

Programm-Start der CRM-Software

Hilfestellung ist bei dieser CRM-Software schnell verfügbar: In Videos können die Bereiche der Software erforscht werden und die Befehle und Struktur werden aufgezeigt.  Tipp! Achten Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter auf die Handhabung. Im Test war die Nutzung nicht immer intuitiv möglich – das ist jedoch individuell verschieden.

Das Programm startet nach der Installation, fragt die Anmeldungsdaten ab (aus der Textdatei) und die Lizenzvereinbarung. Eine Hilfe-PDF kann geladen werden und die Oberfläche mit Kurzanleitungen wird geöffnet.

Programmstart  SuccessControl

Programmstart  SuccessControl

Die Software ist durch Reiter und ein Menü strukturiert. Menüpunkte öffnen neue Fenster, Reiter wie Schnellbuchung ebenfalls. Sie finden in der Regel mit dem Tür-Symbol in der oberen rechten Ecke zurück zur Hauptoberfläche. Manche Reiter bieten zusätzlich das Windows-typische X.

Adressverwaltung

Das Herz eines CRM-Programms ist die Organisation der Kundendatei und der Adressverwaltung insgesamt. SuccessControl bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Adressen zu erfassen, zu verwalten und nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen. Im Menü rechts finden Sie den Button Adressverwaltung, ein neues Fenster öffnet sich. Sie bekommen als Start der Adressverwaltung eine Suchmaske mit Tipps, wie Sie bestmöglich Angaben finden.

Adressverwaltung SuccessControl

Adressverwaltung SuccessControl

Die Anlage Ihrer Adressen erfolgt über den #NEU-Button bzw. Rautetaste, Nachträge sind durch einfache Bearbeitung möglich. Das Menü bietet Ihnen außerdem schnell Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Angabe von Zusatzdaten und einen Kontaktverlauf. Die To Do&Wiedervorlage hilft Ihnen beim Angebotsmanagement. Neuanlage von Notizzetteln läuft im Test über die Schaltflächen, nicht die Eingabefelder.

Kundendaten mit Belegerstellung SuccessControl

Kundendaten mit Belegerstellung SuccessControl

Marketing mit SuccessControl

Wir kommen zu den Kundenbindungs-Elementen des Marketings. Die Verteilerkategorien geben Ihnen die Möglichkeit, gezielt Kunden auf bestimmte Artikel hinzuweisen, thematisch passende Newsletter zu senden oder Tipps zu geben. Halten sie Informationen zu Ihren Kunden fest und verbessern Sie maßgeschneidert Ihr Angebot. Diese Funktionen der CRM-Software stärken – richtig verwendet – den Kontakt zu Ihren Kunden.

Verteilerkategorien SuccessControl

Verteilerkategorien SuccessControl

Dokumenten- und Angebotsverwaltung mit SuccessControl (Vollversion)

SuccessControl ist als CRM-Software auf die Kundenverwaltung spezialisiert und bietet hierfür einige sinnvolle Büro-Funktionen. Wie oben erwähnt können aus dem Adressblatt Dokumente verschickt werden, Angebote und Rechnungen erstellt oder Nachfass-Termine eingestellt. Die Einbindung der Microsoft Office-Produkte ist gelungen, dabei nicht zwingend notwendig.

Für Ihren Kundenkontakt können Sie die Auftragsbearbeitung anwählen und einen neuen Eintrag erstellen. Es öffnet sich zum Fenster für den neuen Beleg gleichzeitig die Druckvorschau. Dokumente können parallel geprüft werden und Angebote und Rechnungen formgerecht erstellt.

Kundenbeleg drucken SuccessControl

Kundenbeleg drucken SuccessControl

Weitere Funktionen bei SuccessControl

Weitere Kategorien helfen Ihnen beim internen Management und bei der Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Wenn Sie nicht auf weitere Programme oder analoge Hilfsmittel zurückgreifen möchten, hat SuccessControl einige Kategorien für reibungslose Abläufe:

Team-Kalender gegen Outlook

Im Team-Kalender sind Termine einfach erstell- und einsehbar. Das funktioniert auch bei einem PC mit einer Volllizenz und mehreren Anwendern. Die Verknüpfung zu Kundenkartei, Projektdaten und hilfreichen Erinnerungen sorgt für eine gute Team-Organisation. Neue Termine werden über die Schaltfläche #Neuer Kalendereintrag oder Rautetaste angelegt. Um bestehende Einträge zu korrigieren, rufen Sie mit Doppelklick auf den Eintrag das Änderungsfenster auf.

Team-Kalender SuccessControl

Team-Kalender SuccessControl

Kassenbuch mit Excel-Export

In den Kategorien rund um Kassenbuch und Buchungen, halten Sie Zahlungen fest und exportieren Sie nach Microsoft Excel. Rechnungen aus offenen Posten können einfach erstellt werden, sowie Schnellbuchungen mit wenigen Klicks vorgenommen.

Kassenbuch SuccessControl

Kassenbuch SuccessControl

Teamwork-Daten

Ab und zu werden Sachen vergessen, nicht weitergegeben und der letzte Mitarbeiter hat den aufgebrachten Kunden am Telefon. SuccessControl hat die eingebaute Lösung mit Merkzettel und To-Do-Listen. Erfassen Sie Aufgaben und Zeiten und geben Sie wichtige Informationen an Ihre Mitarbeiter weiter. Teamwork klappt, wenn Ihr Team alles Notwendige hat, um zu funktionieren! Gewöhnen Sie sich daran, die Wiedervorlage zu nutzen und lassen Sie sich rechtzeitig erinnern!

Merkzettel SuccessControl

Merkzettel SuccessControl

Projektverwaltung mit SuccessControl

Besonders hilfreich bei größeren Projekten ist die Projektverwaltung, die SuccessControl liefert. Diese öffnen Sie über den Menübutton Ordner/Projekte.

Sie können für jedes Projekt Ordner anlegen und diese nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Sie bearbeiten ein Bauprojekt für Ihren Kunden? Erfassen Sie die Daten und das Angebot. Wenn der Zeitraum feststeht, wird der Eintrag im Teamkalender angelegt. Die Adressdatei von Kunden, Partnern und Lieferanten werden automatisch übernommen, Bestätigungen und Schriftverkehr werden logisch abgespeichert. Ein Button und Sie erstellen Rechnungen über bestimmte oder alle Auftragsnummern. Die Zeiterfassung hilft bei Abrechnung und Nachkontrolle. Erstellen Sie durch den Export nach Microsoft Excel Listen und Verlaufsdiagramme.

Projektübersicht SuccessControl

Projektübersicht SuccessControl

Einfache Datensicherung mit SuccessControl

Kein Chaos auf USB-Sticks, Festplatten und auf dem Daten-Server. SuccessControl legt alle Dateien sinnvoll ab und ermöglicht im Programm Querverweise und direkte Zugriffe. Der Datenschutz von SuccessControl CRM entspricht der DSGVO: Die gespeicherten Kundendaten sind jederzeit nachweisbar im eigenen Betrieb zu finden und liegen nicht auf Servern, z.B. im Ausland. Die Sicherung der Daten erfolgt automatisch beim Beenden des Programms. Der voreingestellte Ordner kann beliebig geändert werden bzw. manuell auf einen externen Datenspeicher kopiert werden.

Pro und Contra von SuccessControl

SuccessControl ist eine Software, die auf Microsoft Windows und Office hervorragend abgestimmt ist, stabil läuft und keine aufwändige Serverinstallation benötigt. Die Daten sind im eigenen Betrieb – nicht auf einem fremden Server – und der Datenschutz auf diese Art gewahrt. (Eine passende Sicherheitsstrategie immer vorausgesetzt!)

Aber: Es handelt sich nicht um Freeware, die umfassenden Funktionen wollen bezahlt werden und die Basis-Version ist wenig hilfreich. Unser Fazit fällt geteilt aus und ist für den Einzelfall exakt abzuwägen:

Contra

  • SuccessControl darf nicht als Freeware behandelt werden. Die Basis-Version dürfte eher wenigen Ansprüchen genügen und bleibt kostenlos nach dem Testzeitraum übrig. Die Vollversion testen zu können, hilft bei der Auswahl der geeigneten CRM-Software. Das gängige Vorgehen am Markt ist es, eine abgespeckte Testversion kostenlos auszugeben und Pro-Optionen kostenpflichtig zu vertreiben. Wenn Sie eine CRM-Software suchen, die keine Abo-Folgekosten versursacht, aber Umfang und Preis-/Leistung gut zusammenbringen, testen Sie SuccessControl durch!
  • Die Registrierung über Email und Name auf der Homepage gibt Punktabzug, die Software funktioniert dafür mit einem vorgegebenen Alias-Namen.
  • Die Bedienung war im Test nicht intuitiv, hier kommt es auf die individuellen Anforderungen an.

Pro

  • Testen Sie nach Herzenslust alle Funktionen durch, davon hat SuccessControl viele! Die Vernetzung der CRM-Software ist gelungen und Installation/Systemeinbindung funktionieren reibungslos.
  • Bei der Vollversion zahlen Sie einmalig die Lizenz pro Arbeitsplatz. Es kommen keine Folgekosten wie monatliche oder jährliche Abos hinzu. Wenn Sie nicht auf die Vollversion nach der Demo umsteigen wollen, passiert nichts. Die Funktionen werden eingeschränkt, Sie müssen nicht kündigen.
  • Hilfe und Tutorial werden umfassend zur Verfügung gestellt. Zu jeder Funktion gibt es kurze Videos, die Hilfe ist schnell aufrufbar und Tipps werden an verschiedenen Stellen angezeigt.
  • Alle sinnvollen Funktionen werden im jeweiligen Menü-Punkt angegeben und verknüpft.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei selbst testen und freuen uns auf die nächste Software!

Bonus-Tipp zu SuccessControl

Melden Sie sich jetzt zu unserer kostenlosen Basis-Mitgliedschaft an und gehen Sie den ersten Schritt in ein erfolgreicheres Arbeitsleben! Viele Top-Infos exklusiv in unserem geschützten Mitgliederbereich.

 
Ihre E-Mail:
Ihr Vorname:
Ihr Nachname:


 

 

Hier vertraut man unserer Kompetenz, was uns sehr ehrt.


Mit Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © dusanpetkovic1

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