Ware verbuchen, Rechnungen erstellen und die Inventur vereinfachen – das sind doch typische Aufgaben für eine ERP-Software im Unternehmen. ERP-Systeme sollen die Abläufe dabei im Betrieb vereinfachen und Informationen für die zuständigen Personen zugänglich machen. Wir legen in diesem Beitrag den Grundstein für unseren großen ERP-Test: Denn was ist Enterprise-Resource-Planning-Software, welche Bereiche werden abgedeckt und wie finde ich die passende Lösung?
Suchen Sie nach einer Liste unserer getesteten ERP-Systeme, finden Sie diese schließlich am Ende des Beitrags!
Inhaltsverzeichnis
Enterprise-Resource-Planning (kurz ERP) – Was ist das?
ERP befasst sich mit der Ressourcen-Planung eines Unternehmens: Hierunter fallen deshalb Personal, Material, Kunden, Lieferanten, Produktion, Warenwirtschaft, Kommunikation etc.
Kurzfassung ERP: Sie erfassen alles, was für Wertangebot und Geschäftsmodells Ihres Unternehmen notwendig ist und sorgen dadurch für einen reibungslosen Ablauf.
ERP-Beispiele: Hat Ihre Produktion alle notwendigen Güter, um damit bedarfsgerecht zu arbeiten? Sind Kunden-Rechnungen geschrieben und dann auch beglichen, damit genügend Kapitel für die Lieferantenrechnung vorhanden ist?
In einem Unternehmen bedingen sich schließlich viele unterschiedliche Systeme gegenseitig. Das Enterprise Architecture Management hat beispielsweise die Aufgabe, diese Bereiche zu steuern und Lösungen zu finden. Der Einsatz der passenden ERP-Software vereinfacht viele Prozesse, hat aber bestimmte Anforderungen.
Unternehmens-Software: ERP-Systeme in allen Bereichen?
Schreib-, Tabellen- und Email-Programm? Mit dieser Trias kann man ein Unternehmen führen, die perfekte Business-Solution an Software ist es jedoch nicht. Denn arbeiten Sie mit verschiedenen Systemen für Ihre Unternehmensbereiche, verlieren Sie wahrscheinlich Zeit und Daten durch die Trennung. Enterprise-Resource-Planning beschäftigt sich daher mit der sinnvollen Verknüpfung und Steuerung von strategischer Ausrichtung, operativem Geschäft und passenden Software-Lösungen.
Bei vielen ERP-Lösungen haben Sie deshalb die Möglichkeit verschiedene Module auszuwählen und Ihre Geschäftsbereiche mit dem ERP-System in Einklang zu bringen. Funktionen wie CRM (Customer-Relationship-Management), Email-Client und Kalender sind häufig mit inbegriffen, können jedoch durch eigenständige Produkte ersetzt werden.
ERP-Systeme im Beispiel
Eine Schreinerei arbeitet Ihre Kundenaufträge ab. Der Neffe vom Chef kümmert sich um die Vorgangsverwaltung: Angebote schreiben, Stundenzettel auswerten, Leistungen und Material erfassen, Rechnungen schreiben. Er springt zwischen Emailprogramm, Auftragskalender, Excel und Materiallisten hin und her. Schlussendlich schreibt er alles in die Word-Vorlage, sucht die Kundenadresse und Auftragsnummer heraus und nimmt Kontakt auf. Von ERP hat hier noch niemand gehört.
Jedes Mal überlegt er sich: das muss einfacher gehen! Wenn die nächste Inventur ansteht, bricht seinem Onkel der Schweiß aus und der Steuerberater fragt beim Rechnungswesen jedes Mal nach. Es muss eine einfachere Lösung geben!
Ein Jahr später hat auf Antrieb des Neffen eine Umstellung der ganzen Software auf ein ERP-System stattgefunden. Eine Auswahl unterschiedlicher ERP-Systeme und ERP-Module wurde sorgfältig getestet und genau geprüft, was im Unternehmen gebraucht wird. Die eigenen Prozesse in Vertrieb, Produktion und Warenwirtschaft wurden über einen längeren Zeitraum auf ERP-Stimmigkeit umgestellt. Die Mitarbeiter wurden in alle Schritte eingebunden und bestens im ERP-System geschult. Jeder weiß, dass die Ersparnis von Zeit und Ärger nicht aus dem luftleeren Raum kommt.
Mit den neuem ERP-System werden Kundenaufträge nun mit allen notwendigen Daten in das System eingepflegt. Das benötigte Material wird aus dem Lagerbestand ausgescannt und Arbeitszeiten im ERP-System festgehalten. Ist ein Produktionsschritt abgeschlossen, kann sich der Kunde per Email informieren lassen. Die Rechnung wird automatisch erstellt und überprüft und die Vorgänge sind für jeden nachvollziehbar. Das Rechnungswesen des Betriebs ist durch die ERP-Einführung deutlich verbessert, die Steuerung des Unternehmens optimiert.
Wer braucht ERP-Systeme?
Die Koordination von Mitarbeitern, Materialien, Produkten und Kunden sind viele Informationen, die dabei in verschiedenen Branchen unterschiedlich gewichtet werden. „Never change a running system!“ ist ein Leitspruch, der viel Wahres besitzt, gleichzeitig aber Innovation hemmen kann. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, was Ihr Geschäftsmodell eigentlich ist und welche Segmente Sie bedienen. Je komplexer, desto wahrscheinlicher sparen Sie langfristig Zeit und Geld mit einer ERP-Software. Unterschätzen Sie nicht eine spätere Umstellung. Wenn Sie früh anfangen ERP-Systeme zu nutzen, können Sie bei Bedarf wechseln und Daten migrieren. Die grundsätzliche Anpassung von Unternehmen und Systemen entfällt.
Worauf muss ich bei der Auswahl einer ERP-Software achten?
Kennen Sie Ihre Geschäftsprozesse? Warum wollen Sie auf eine ERP-Software umstellen? Antworten Sie ehrlich auf diese Fragen. Überstürzt auf eine Software setzen, weil Sie Ihnen empfohlen wurde, wird wahrscheinlich in einem Desaster enden. Werden Sie sich über ihre Anforderungen an eine Software klar. Binden Sie die weiteren Entscheidungsträger mit ein und starten Sie ins Projekt-Management. Halten Sie fest, welche Bereiche und welche Informationen in ein Software-System eingegliedert werden soll.
Enterprise-Resource-Planning ist mehr als ein neues Schreibprogramm. Wenn Sie wissen, was Sie wollen und brauchen, können Sie aus einer Vielzahl Programmen auswählen und meistens ausgiebig testen. Mitspracherecht sollten die Mitarbeiter haben, die schlussendlich mit der Software arbeiten müssen oder als Technik-Ansprechpartner zur Stelle sind. Legen Sie einen Ablaufplan fest und planen Sie langfristig. Je nach Branchen-Zugehörigkeit können Sie sich auch nach Ihren Partnern richten. Das empfiehlt sich bei der direkten Kommunikation der Systeme mit Lieferanten.
Was erwarte ich von der ERP-Software?
Enterprise-Resource-Planning-Produkte können so viel, wie Sie ihnen vorgeben. Wollen Sie eine Kundendatenbank führen und Ihre Kunden in verschiedene Kategorien teilen und bewerben, können Sie in unseren CRM-Tests vorbeischauen. Möchten Sie eine Vereinfachung vom Rechnungswesen und Ihrer jährlichen Inventur, sind Sie mit ERP einen Schritt weiter. Haben Sie viele Mitarbeiter und möchten deren Produktivität erfassen und Kommunikation im Team vereinbaren? Achten Sie auf eine gemeinsame Kalenderfunktion in der ERP-Software. Das ERP-Wunderprodukt wird es vermutlich nicht geben, aber Sie können vorbereitet auf die Suche gehen. Welchen Service wollen Sie und wie ist Ihr Unternehmen aufgestellt?
Welche Struktur braucht mein ERP System?
Ihr ERP: Lokal installiert, auf dem eigenen Server oder ein reines Client-System in der Cloud? In einem Ladengeschäft ohne Außendienst bietet sich eine feste Installation an. Jeder Arbeitsplatz wird übers lokale Netzwerk verbunden. Der Einsatz außerhalb ist nur über mobile Geräte möglich, wenn eine Version verfügbar ist. Vorteil: Die ERP-Systeme sind prinzipiell sicher, die Daten vor Ort.
Der Einsatz von ERP-Cloud-Diensten hilft Innen- und Außendienst jederzeit abzugleichen. Die Gefahr – je nach Anbieter, Serverstandort, eingesetzter Sicherheitstechnik – ist der Datenschutz außerhalb des Geschäfts. Eine gesicherte Internetverbindung mit ausreichend Bandbreite ist ebenfalls notwendig.
Haben Sie einen zentralen PC in der Werkstatt? Oder mehrere Arbeitsplätze in der Firma und weitere mobile Geräte? Ist Ihre Technik auf dem Stand, die ERP-Systeme zu verarbeiten?
Kaufen, Mieten oder Leasen von ERP-Systemen?
In unseren Tests achten wir nicht nur auf Funktionen und Bedienung von ERP-Software, sondern auch auf die Zahlungsmodelle. Möglichkeiten der unterschiedlichen ERP-Produkte gibt es viele:
- Freemium-Versionen, die kostenlos mit eingeschränkten Datenvolumen/Nutzeranzahl arbeiten. Hier handelt es sich meistens um Testversionen von kostenpflichten ERP-Systemen.
- ERP-Freeware, die auf Selbsthilfe setzt, bzw. Support kostenpflichtig zubucht.
- Gekaufte Softwarelizenz, die unbeschränkt gültig ist. (Vorsichtig wie bei jeder Software, werden alte ERP-Versionen nach einer Weile nicht mehr bedingungslos im Service unterstützt.)
- Monats-/Jahreslizenzen nach Arbeitsplatz bzw. Benutzer: Höchste Flexibilität, da Zeit und Nutzer im ERP-System hinzugebucht oder gelöscht werden können.
- Individuelle Lösungen für Unternehmen: meist ERP-Komplettpakete aus Software, Hardware und Schulung der Mitarbeiter.
Sobald Sie wissen, was Sie haben möchten, lohnt es sich, Angebote einzuholen. Maßgeschneiderte Lösungen beinhalten häufig Techniksupport, die ein kleiner Betrieb selbst nicht zur Verfügung hat, z.B. Server-Hosting.
Mit ERP-Systemen läuft der Laden wieder!
Oder macht große Verluste. Großprojekte mit namhaften Firmen und ERP-Systemen geistern ab und an als abgebrochene Verlustgeschäfte durch die Medien. Glauben Sie uns, mit den folgenden Tipps kann eine ERP-Software funktionieren, wie sie soll:
- Was ist Ihre Erwartung an ERP-Systeme für Ihr Unternehmen? Kann die ERP-Software das leisten und ist Ihr Unternehmen in seinem jetzigen Zustand kompatibel? Gibt es Workflow-Unterstützung?
- Die ERP-Anforderungen an Sie sind zuerst eine Grundlage für die Einführung einer ERP-Software zu schaffen. Je klarer Ihre Geschäftsprozesse und Zuständigkeiten definiert sind, desto leichter können die Anforderungen der ERP-Systeme an das Unternehmen erfüllt werden.
- Sie erwartet ein Projekt. Die Einführung eines ERP-Systems kann Schwankungen im Unternehmen und seiner Beteiligung am Markt nach sich ziehen. Stecken Sie gezielt Zeitpunkte bei der Einführung des ERP-Systems ab: zur Erfüllung der Anforderungen, Auswahl der ERP-Module und ERP-Funktionen, der ERP-Anbieter und Schulung aller Beteiligten.
In der Zeit, die Sie für Ihre ERP-Vorüberlegungen brauchen, testen wir verschiedene Freemium-ERP-Systeme für Sie durch. Brauchen Sie eher ein CRM-System, um nicht den Kontakt zu Ihren wichtigsten Kunden zu verlieren, finden Sie hier die nächste Testreihe! Sie sind sich unsicher, ob ein ERP-System bei Ihnen mehr schadet als nutzt? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und wir finden eine Lösung!
Dieses aktuelle ERP-System haben wir bisher für Sie getestet!
Aktuell suchen wir neue Testkandidaten, da bisher getestete Systeme (swx-Auftrag, mcn commerce u.ä.) eingestellt wurden.
Mit bestem Gruß aus Bayreuth
Axel Schröder
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