SWX-Auftrag – ein nützlicher Helfer im Büro

ohne Sternchen am ersten Absatzanfang

Die Lieferung kommt, Artikel werden gescannt, Mengen aktualisiert und als Bestellung bereitgelegt. Gehört Ihr Betrieb zu den charmanten Läden mit Buchkalender als Adress- und Auftragsverwaltung? Ärgern Sie sich über Ihre Software, die grundsätzlich den falschen Lieferanten zuordnet? Oder sind Sie soweit zufrieden mit Ihrer Büro-Organisation und wollen lediglich den Software-Markt für Warenwirtschaft auskundschaften? Wir stellen Ihnen heute erneut SWX-Auftrag vor und halten fest, was dieses Programm alles kann!

Technische Daten von SWX-Auftrag:

Was bietet SWX-Auftrag?

SWX-Auftrag ist eine reduzierte ERP-Software für kleine Betriebe. Sie ist schnell installiert, arbeitet stabil und hat eine übersichtliche Aufteilung der Benutzeroberfläche. Folgende Bereiche werden abgedeckt:

• eine einfache, aber effektive Auftragsverwaltung mit Rechnungserstellung;
• Verwaltung von Reparaturaufträgen;
• Kunden- und Lieferantendatenbanken;
• Artikeldatenbank mit Inventur;
• funktionaler Terminkalender
• unbegrenzte Benutzerverwaltung, Personalisierung von Layouts und ordentliche Datensicherung.

Möglichkeiten zu ausgefeilter CRM-Arbeit werden Sie hier vergeblich suchen, ebenso Unterstützung Ihrer Prozessabläufe. Sie brauchen auf einen Griff die Daten Ihrer Käufer und Partner und wollen die Aufträge aus dem Bestand herausschicken? Dann lohnt sich der Test von SWX-Auftrag definitiv. Die Testversion ist unbegrenzt kostenlos nutzbar – mit Einschränkung: Sie können lediglich 100 Aufträge und 50 Reparaturaufträge anlegen.

Für wen eignet sich SWX-Auftrag?

Kleine Betriebe, die eine übersichtliche Software zur Auftragsverwaltung suchen und auf Sonderfunktionen verzichten. Weitersuchen sollten Sie, falls Sie Ihre Strategien zur Kundenbindung (CRM) über die gleiche Software ins Laufen bringen möchten. SWX-Auftrag besitzt keine vorgefertigte Funktion für Betreuung verschiedener Kundensegmente oder Marketing. Durch Wiedervorlagen, Erinnerungen und die Reparaturannahme eignet sich SWX besonders für Handwerksbetriebe und kleine Inhaber-geführte Einzelhandelsunternehmen.

Wie arbeite ich mit SWX-Auftrag?

Nach dem Download installieren Sie problemlos die Software. Es wird kein zusätzliches Programm benötigt. Wir gehen im Folgenden einen Großteil der Funktionen durch. Die Testversion hilft Ihnen SWX-Auftrag in Ruhe und auf Ihre Anforderungen abgestimmt zu testen.

Das Motto der Firma Kreutz ist offensichtlich: durchdacht und einfach auf den Nutzer zugeschnitten!

Die Programmoberfläche gliedert sich in die Menüleiste mit ausklappbaren Unterpunkten auf der linken Seite und das Bearbeitungsfenster. Sie schließen mit Speicherung Ihrer Daten über die Statusleiste und das Windows-typische X. In der Fußzeile finden Sie eine Botschaft, die Pinnnadel mit verschiedenen Funktionen inkl. Benutzerhandbuch, Datum, Benutzer und Software-Status. Wir arbeiten uns von oben nach unten, damit Sie vor Eingabe Ihrer Stammdaten die Handhabung kennenlernen können.

Auftragsverwaltung

Das Herzstück der Software SWX-Auftrag! Sie erstellen neue Aufträge über die drei Reiter Kundendaten, Artikeldaten und Zusammenfassung und drucken Rechnungen mit Vorschau. Die Auftragsübersicht hilft Ihnen die vollständige oder gefilterte Liste von Angeboten und Rechnungen zu verwalten. Das richtige Dokument finden Sie über die Suche oder die Einschränkung der Ergebnisse, Bsp. wenn Sie nur Lieferscheine suchen.

Eine sinnvolle Funktion, die von der Firma Kreutz eingearbeitet wurde: Die Möglichkeit unterhalb der Übersicht neue Fenster mit einer gefilterten Liste zu öffnen. Sie wollen alle Rechnungen mit den Angeboten oder einem Kunden abgleichen? Arbeiten Sie parallel mit der zweiten Ansicht!

Reparaturverwaltung

Mit Auftrag erfassen halten Sie alle notwendigen Daten für eine Reparatur: Wählen Sie aus der Kundendatenbank oder legen Sie einen neuen Eintrag an. Aus der Artikeldatenbank übernehmen Sie Ersatzteile und Prozessschritte. Neue Einträge werden automatisch angelegt. Wenn der Auftrag bearbeitet ist, können Sie in der Überblicksliste den Eintrag über einen Rechtsklick in die Auftragsverwaltung schieben. Die Rechnung wird mit Vorschau und Bearbeitungsmöglichkeit erstellt und im Büro herrscht Ordnung.

Kunden- und Lieferantendatenbanken

Was wäre eine Büro-Software, die keine Adressdaten verwalten könnte? Die Firma Kreutz hat sich für SWX-Auftrag ein sinnvolles Konzept einfallen lassen: Die Kundendatenbank können Sie jederzeit bearbeiten – Neuanlagen brauchen keine besondere Eingabe im Menüpunkt. Einen übersichtlichen Vollzugriff auf alle Angaben finden Sie unter Kunden/Lieferanten, von Anrede über Lieferbedingungen, Skonto zu Zahlungsweise.

Ihre Kundenliste exportieren Sie, wenn Sie die Option Kundenliste im extra Fenster in der Übersicht anwählen. Jetzt können Sie die Datei im .xls-Format in Excel öffnen.

Auf Lieferanten angepasst ist die zweite Adressdatenbank, mit ihr haben Sie alle Partnerkonditionen im Schnellzugriff.

Artikelverwaltung

Ein Vorteil der SWX-Auftrag ist die Möglichkeit einen Scanner für die EAN-Nummern zu nutzen. Das Erstellen von Artikeleinträgen ist wie die Verwaltung der Kontakte insgesamt intuitiv möglich. Legen Sie die Artikel mit Nettopreisen an, der Steuersatz wird automatisch berechnet und der Brutto-Preis angegeben.

Sie können Ihre Artikelliste über die extra Fenster-Anzeige direkt nach Excel exportieren oder im Menüpunkt Inventur als Tabelle ausgeben.

Terminkalender

Kommunikation im Team, Notizzettel und ähnliches hat SWX-Auftrag nicht anzubieten. Der Kalender ist funktional aufgebaut und das Erstellen von parallelen Terminen ist möglich. Sie können mit einer Farbcodierung unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Mitarbeiter kennzeichnen. SWX-Auftrag erinnert Sie auf Wunsch per SMS oder über das Programm an bevorstehende Termine. Eine Mail-Erinnerung dürfte zum Umfang der Vollversion gehören. Das lässt sich aus der Meldung nicht exakt herauslesen.

Einstellungen

Hier hinterlegen Sie unter Stammdaten Ihre Unternehmensangaben, verwalten Auftrags- und Rechnungsnummern und passen SWX-Auftrag an Ihre Bedürfnisse an. Der Formulareditor ermöglicht eine Anpassung aller Dokumente an Ihr Unternehmen.

Allgemeine Einstellungen umfassen Rechnungs- und Liefermodalitäten sowie Artikeleinheiten. SWX-Auftrag speichert jede Änderung, eine Datensicherung führt es beim Beenden durch. Das Programm bietet Ihnen verschiedene Lösungen, wie Sie Ihre Daten sichern.

Die Benutzerverwaltung legt beliebig viele Nutzer im Programm an und ermöglicht variable Programmzugriffe. Der Admin hat hier die Qual der Wahl, keine roten Knöpfe zu drücken. Getrennt voneinander können Sie die vollständige Kunden- oder Artikeldatenbank leeren. Wir haben das getestet, es gibt noch eine Nachfrage!

Finanzzentrale

Wenn Sie einen Überblick über Ihre Finanzen und Ihre besten Zugpferde haben möchten, sollten Sie häufiger in die Finanzzentrale sehen! Sie erfassen Barbeträge und Eingangsrechnungen oder können unter der Finanzauswertung Ihre GuV-Rechnung einsehen. Wenn Sie sich bereits mit ABC– und XYZ-Analyse oder Portfolio-Erstellung befasst haben, kennen Sie den Sinn der Artikelstatistik: Welche Angebote ziehen am besten, welche Kunden sind für den höchsten Umsatz verantwortlich, was ist Ihr Nummer-1-Produkt? Bei mehreren Verkäufern finden Sie leicht heraus, wer die meisten erfolgreichen Verkaufsgespräche führt.

Vor- und Nachteile von SWX-Auftrag

SWX-Auftrag ist ein einfaches Verwaltungs-Programm, das es in sich hat! Eine Vernetzung aller Bereiche eines großen Unternehmens wird nicht gelingen. Mit der Free-Version wird auch ein kleiner Betrieb nicht weit kommen, zum Testen ist sie vollständig ausreichend! SWX-Auftrag ist keine Freeware, mit 85€ für einen Arbeitsplatz dafür erschwinglich und dem Umfang mehr als angemessen! Die Stärke der Software liegt in der Warenwirtschaft und dem direkten Kundenhandel. Kleine Betriebe können mit wenigen Klicks Angebote und Rechnungen erstellen und ihre Kunden mit Liefer- und Zahlungskonditionen verwalten.

Die Software lässt sich auf Windows-Rechnern problemlos installieren, verbraucht wenig Platz und hat eine transparente Datensicherung. Die Oberfläche lässt sich intuitiv bedienen und der Test verlief ohne Störung. Um alle Daten zu importieren, Dokumente an Ihre Standards anzupassen und ein System mit SWX-Auftrag vollständig aufzusetzen, sollten Sie genug Zeit einplanen. Die Software gibt Ihnen viele Freiheiten, sie genau an Ihr Unternehmen anzupassen, das kann dafür etwas länger dauern.

Nachteilig sind kleinere Hürden: Im Verlauf des Testzeitraums war durch Website-Probleme der Preis der Vollversion nicht eindeutig. Unter der Hilfe-Pinnnadel wird auf das Supportforum verwiesen, das zum Testzeitraum offline war. Support und Hilfe bei Problemen mit der Software sind nicht eindeutig auffindbar, wir sind gespannt, wie sich die Kreutz-UG weiterentwickelt.

SWX-Auftrag gehört definitiv zu den angenehmsten Programmen im Test. Aktuell kann durch Seitenfehler beim Hersteller keine klare Empfehlung ausgesprochen werden, wir bleiben für Sie dran! Wenn Sie keine Tests und Tipps verpassen möchten, werden Sie garantiert kostenlos Basis-Mitglied!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © master1305

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