SWX-Auftrag – ein nützlicher Helfer im Büro

SWX-Auftrag ist eine freie CRM-Software das sich vor allem an kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler wendet. Die Freeware hilft bei der Kundenverwaltung, beim Erstellen von Rechnungen und Mahnungen und beim verwalten von Artikeldaten.

Technische Daten von SWX-Auftrag:

Hersteller: SWX – Kreutz
Lizenzart: Freeware
Systemvoraussetzungen: Win 7, Server 2003, Vista, Server 2008, XP, Win 8
Dateigröße: 4,64 MB
Version: 2.02
Sprache: Deutsch
Letztes Update: 02.04.2014

Die Freeware bietet folgende Anwendungen:

• Rechnungserstellung, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen, Kostenvoranschläge, Mahnungen und Gutschriften mit der Möglichkeit, eigene Rechnungs- und Lieferbedingungen festzulegen
• Importieren von Kunden-, Artikel- und Inventurdaten
• Kundenverwaltung mit Such- und Filterfunktionen
• Artikelverwaltung
• Inventurerstellung
• Skonti
• designen der Auftrags- oder Rechnungs-Layouts
• Terminkalender
• Termin- oder Auftragserinnerung per Programm, E-Mail oder SMS
• kostenpflichtig: Zusatz-Reparaturmodul, mit dem sich speziell alle Anliegen beim bearbeiten von Reparaturen erledigen lassen

Für die kostenfreie Version müssen Werbeeinblendungen in Kauf genommen werden. Die werbefreie Kaufversion wird mit oder ohne Reparatur-Modul angeboten.

Wie arbeite ich mit SWX-Auftrag?

Nach der Installation steht SWX-Auftrag sofort mit dem gesamten Umfang der Freeware zur Verfügung.

SWX arbeitet mit nur einem Fenster, was das Programm sehr übersichtlich macht. Im Menü Einstellungen findet sich der Menüpunkt Stammdaten, unter dem Sie die Daten Ihrer Firma hinterlegen können.

Der Menüpunkt allgemeines bietet Ihnen Vor-Einstellungen für die Rechnungserstellung und Lieferbedingungen. Sie können neben Ihren eigenen Zahlungsbedingungen, wie beispielsweise Skonti, auch Ihr eigenes Logo festlegen. Die Einstellungen können jederzeit verändert werden.

Der letzte Reiter im Menü allgemeines ist der Datensicherung gewidmet. Die Daten können sowohl auf der Festplatte also auch auf einem externen Datenträger gesichert werden. Über diesen Menüpunkt können Sie nach einem Verlust Dateien von einer Datensicherung auch wieder einspielen.

Die Softwareentwicklung-Kreutz, Hersteller von SWX-Auftrag, bietet ein Verschlüsselungsprogramm an, mit dessen Hilfe Ihre Daten verschlüsselt in einer Cloud gespeichert werden können.

Kundenverwaltung mit SWX-Auftrag

In der Kundenverwaltung können Sie alle wichtigen Angaben zu Ihren Kunden hinterlegen, Kundendaten ändern oder löschen. Neue Kundennummern werden automatisch vergeben. Ein einfacher Klick auf Rechnungsanschrift zur Lieferanschrift kopieren, spart Ihnen die Mühe, die gleiche Anschrift zwei mal eintragen zu müssen.

Die Eingabemaske ist sehr übersichtlich und enthält alle Felder, die Sie für ein gutes Kundenbeziehungsmanagement benötigen, wie beispielsweise Rabatt oder individuelle Zahlungsbedingungen. Eine Kategorisierung der Kunden oder eine Stich- oder Schlagwortvergabe sind nicht möglich.

Über den Button Liste im extra Fenster können Sie sich eine Übersicht über Ihre Kunden anzeigen lassen und Ihre Kunden innerhalb der einzelnen Felder sortieren, beispielsweise nach Straße oder nach Ort.

Artikel verwalten mit SWX-Auftrag

In der Artikelverwaltung legen Sie neue Artikel an, ändern oder löschen diese, speichern Einkaufs- und Verkaufspreis, legen den Mehrwertsteuersatz fest und verwalten Ihren Lagerbestand. Zusätzlich können Sie jedem Artikel ein Bild zuweisen.

Die Artikelnummer vergeben Sie selbst, zusätzlich ordnet SWX-Auftrag jedem Artikel noch eine ID zu.

Beim Anlegen eines Artikels sollten Sie in jedem Fall den Nettopreis anlegen, das Programm errechnet den Bruttopreis und weist diesen Ihren Einstellungen gemäß auf der Rechnung aus. Sie können wählen ob die Mehrwertsteuer für jeden Artikel einzeln oder insgesamt auf die Rechnung soll. Legen Sie im Artikel-Stamm Bruttopreise an, kann es zu Rundungs-Fehlern bei der Berechnung des Nettopreises kommen.

Die Artikel lassen sich ebenfalls wieder als Liste anzeigen und sortieren.

Inventur mit SWX-Auftrag

Der zweite Reiter im Menü Artikel führt Sie direkt zur Inventur. Die von Ihnen in SWX-Auftrag erstellte Inventur kann später in einer Tabellenkalkulation weiter bearbeitet werden. Sie können die Inventur jederzeit unterbrechen, da die Software jede Änderung sofort speichert.

Nachdem Sie Inventur aufgerufen haben, wählen Sie zunächst das Jahr und geben dann die Artikelnummer und den Bestand ein. Nachdem Sie beides gespeichert haben, erscheint der Artikel in der Inventurliste.

Klicken Sie nun den Button Inventurdaten an Tabellenkalkulation exportieren an und geben Sie Namen und Speicherort für die Dateien an. Wenn Sie die so erstellte Excel-Datei im entsprechenden Programm öffnen, können Sie diese weiter bearbeiten und ausdrucken.

Datenexport und Datenimport mit SWX-Auftrag

Ähnlich einfach wie die Inventurdaten können Sie auch Kundendateien oder Artikeldaten exportieren und importieren. Im Menüpunkt Import / Export können Sie auswählen, welche Aktion Sie durchführen möchten. Für den Datenexport geben Sie dann noch an, welche Daten exportiert werden sollen und benennen den Zielort.

Beim Datenimport wird zwischen Artikel- und Kundendaten unterschieden. Sie können Text / CVS Dateien importieren, die alle gleich aufbereitet sind, beispielsweise: „Kundennummer“;“Name“;“Straße“;“Ort“.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, die Sie importieren möchten, legen Sie fest, durch welches Zeichen die einzelnen Spalten voneinander getrennt sind. In unserem Beispiel wäre es das Semikolon.

Angebote, Aufträge und Rechnungen mit SWX-Auftrag

Mit SWX-Auftrag können Sie mit einem Klick aus einem Angebot einen Auftrag und aus diesem wiederum eine Rechnung machen.

Legen Sie dazu über den Menüpunkt Auftragsbearbeitung -> Auftrag schreiben zunächst ein Angebot an. Sie können in diesem Menüpunkt auch Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Bestellung und Kostenvoranschlag eingeben.

Die erste Eingabemaske beinhaltet den Kunden, das Datum, den Angebots- oder Rechnungstext bzw. die Projektnummer. Der Reiter Artikel hinzufügen gibt Ihnen eine Übersicht über die von Ihnen angelegten Artikel. Markieren Sie die gewünschten Objekte und fügen Sie diese in Ihr Angebot ein oder erweitern Sie dieses manuell um einen weiteren Artikel.
Möchten Sie einen individuellen Text einfügen, machen Sie einen Haken bei folgenden Text auf die 1. Rechnungsseite schreiben und fügen Sie den Text in das darunter liegende Feld an.

Die Auftragsübersicht zeigt Ihnen alle laufenden Aufträge, Angebote, Rechnung etc. In der unteren Menüleiste können Sie auswählen, welche Art von Aufträgen Sie sich anzeigen lassen wollen.

Auch diese Liste können Sie wieder exportieren und weiterverarbeiten.

Befinden Sie sich in der Auftragsübersicht, können Sie mit einem Rechtsklick aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung machen. Einfach weiter bearbeiten anklicken und die gewünschte Auftragsart auswählen.

Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen, bis hin zur Rechnung oder sogar Gutschrift und somit Ihr gesamtes Angebotsmanagement verwalten.

Formulare editieren mit SWX-Auftrag

Textbausteine für die unterschiedlichen Auftragsbearbeitungen geben Sie unter dem Menüpunkt allgemeines ein. Der Formulareditor, den Sie im Menüpunkt Stammdaten finden, passt das Aussehen Ihrer Aufträge an. SWX-Auftrag bietet eine Fülle unterschiedlichster Einstellungsmöglichkeiten. Auf diese Weise können Sie Ihre Schreiben individuell gestalten und ganz Ihren Wünschen und Vorstellungen anpassen.

Vor- und Nachteilte von SWX-Auftrag

SWX-Auftrag ist ein einfaches Verwaltungs-Programm. CRM im herkömmlichen Sinne ist nur eingeschränkt möglich, da keine Auswertungen vorgesehen sind. Im Gegensatz zu anderen CRM-Programmen wie beispielsweise sevDesk, bietet SWX-Auftrag nur starre Eingabemasken, die nicht erweiterbar sind.

Ebenso fehlt die Kommunikations-Historie wie Stichwörter und Kategorisierungs-Möglichkeiten. Kundenbeziehungsmanagement auf Grundlage der angelegten Daten über die Kunden ist deshalb mit SWX-Auftrag nicht durchführbar.

Der Hersteller Softwareentwicklung Kreutz bietet neben der Kaufversion, die ein zusätzlich ein Reparatur-Modul und einen Terminkalender enthält, einige weitere Programme in Freeware-Versionen an, die SWX-Auftrag sinnvoll ergänzen, wie beispielsweise Fahrzeugverwaltung oder Zeiterfassung.

Für die Freeware-Version müssen Werbeeinblendungen in Kauf genommen werden, diese können aber mit Hilfe von Tastenkombination sehr schnell geschlossen werden.

Aufgrund der Einfachheit in der Bedienung, der sehr übersichtlichen Nutzeroberfläche ist SWX-Auftrag für ein reines Angebotsmanagement und Artikelverwaltung sehr zu empfehlen. SWX-Auftrag ist intuitiv zu bedienen und die Einarbeitung kostet kaum Zeit.

Claudia Sommermann, Bayreuth

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