Sie wollen als Handwerker oder Unternehmer in Zukunft Trello nutzen? Dann erklären wir Ihnen in diesem Artikel die Vorteile der Software und helfen Ihnen bei den ersten Schritten. Gerade für Kundenaufträge und Projektmanagement eignet sich der kostenlose Dienst, der dann auch mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Inhaltsverzeichnis
Trello nutzen in der kostenlosen Version
Trello hat dabei verschiedene Möglichkeiten, die alle mit der kostenlosen Registrierung auf der Trello-Website beginnen. Achten Sie hier darauf, eine Emailadresse zu nutzen, die Sie für Benachrichtigungen abrufen. Zuerst starten Sie mit der Basisvariante – mit dem Gold-Status belohnt Sie Trello für die Verbreitung/Verknüpfung mit anderen Nutzern. Mit der Erweiterung bekommen Sie übrigens mehr Möglichkeiten zur Gestaltung der Boards, Datenvolumen pro Karte und zur Automatisierung. Sie können daher mit und ohne Zusätze kostenlos Trello nutzen – für größere Anforderungen bietet Trello mehrere Bezahlvarianten an. Wir geben Ihnen deshalb vorerst Antworten, wie Sie sinnvoll Trello nutzen – kostenlos und mit dem größten Mehrwert für Ihre Mitarbeiter und Ihren Betrieb. Die Spracheinstellung ist ordentlich ins Deutsche übersetzt, aber nach Bedarf in über 20 Sprachen einstellbar.
Trello nutzen: Online und in Apps
Sie können Trello als Clouddienst nutzen: Dazu brauchen Sie nur einen Computer mit Internetzugang und Ihre Login-Daten. Gerade im Außendienst hat sich Trello dabei in seiner App-Variante (für alle gängigen Betriebssysteme) bewährt und auf iOS-Geräten auch mit Sprachbefehl nutzen lassen. Die Installation und Einrichtung sind dann schnell erfolgt und die Navigation bleibt bestehen. Fotos, Videos und Angaben können deshalb direkt beim Kunden vor Ort in das System eingegeben werden.
Boards und Spalten – Trello nutzen im Detail
Trello ermöglicht die Anlage von Boards zur Organisation und Verteilung von Informationen. Sie können im Freetarif zwar mit Ihren Arbeitsbereichsmitgliedern nur auf maximal zehn Boards zugreifen, aber als Team Aufträge verwalten. In den größeren Paketen (Standard, Premium und Enterprise) arbeiten Sie dagegen mit Lizenzen pro Arbeitsbereichsmitgliedern oder mit arbeitsbereichsfremden Gästen auf einzelnen Boards. Mehrere Boards pro Gast sind dem Enterprise-Tarif vorbehalten.
Zum Aufbau: Der Arbeitsbereich ist die übergeordnete Organisationseinheit mit Mitgliedern, Boards und u.U. Gästen. Ein Board entspricht einem Aufgabenbereich, den Sie selbst einrichten. Sie können z.B. eine Kundenanfrage innerhalb des Boards Auftragsabwicklung von Annahme bis Rechnungsstellung durch Spalten bewegen. Oder Sie arbeiten mit den Spaltenkategorien „Offen“ – „in Bearbeitung“ und „erledigt“ für kleinere Projekte: Wagenausstattung kontrollieren, Gefährdungsbeurteilung prüfen oder Kaffee nachkaufen.
Für die Nutzung von Trello sollten Sie sich mit Ihren Geschäftsprozessen auseinandersetzen und ein Board den Arbeitsschritten anpassen. Ihr Ziel sollte es sein, immer einen Überblick in den Listen über jedes Projekt behalten zu können. Erstellen Sie für verschiedene Aufgabenbereiche jeweils ein eigenes Board, damit die Aufgaben in Trello sinnvoll abgearbeitet werden können.
Trello-Karten: Tipps für Anhänge und Listen
Für Aufgaben erstellen Sie auf jedem Board Karten – pro Aufgabe eine Karte. Auf den Karten haben Sie eine breite Auswahl von Fristsetzung, Checklisten, Mitglieder hinzufügen und Dateien bzw. Links anhängen. Sie sparen wertvolle Zeit, wenn jede Karte alle Informationen bereithält. Das kann z.B. ein Foto des Ausgangszustand im Projekt sein, Checklisten für notwendige Arbeiten und die Kontaktdaten des Auftraggebers. Wenn Sie die Basisvariante von Trello nutzen, sind die Anhänge pro Karte auf 10MB/Datei begrenzt – im Normalfall sollte das allerdings ausreichen. Ein Blick auf die weiteren Möglichkeiten in den zahlungspflichtigen Abos lohnt sich für eine bessere Zusammenarbeit pro Karte.
Es lohnt sich in der ersten Spalte Vorlage-Karten anzulegen, die für neue Aufgaben kopiert werden. Auf diesen Vorlagen sind alle Checklisten und Beschreibungen bereits angelegt und sparen dadurch Zeit. Power-Ups sind zusätzliche Apps und Funktionen, die Sie zufügen können. Eine Zeiterfassung wie TimeCamp ermöglicht die Erfassung der Bearbeitungszeiten und kann Ihre Effizienz steigern. Bereits in der Basisversion von Trello können Sie pro Board unbegrenzte Power-Ups nutzen, aber vorsichtig: Hier fallen unter Umständen neue Lizenzen und Kosten mit weiteren Unternehmen an. Unbegrenzte Möglichkeiten bei Zusatzdiensten und Anhanggrößen, Funktionen lässt sich Trello in den kostenpflichtigen Abos bezahlen (Website mit Preisliste). Interessant für Ihre Effizienzsteigerung: Die Vorteile einer projektbezogenen Zeiterfassung wiegen die Probleme einer Einführung schnell auf.
Welche Vorteile bietet ein Trello Board für Ihre Aufgaben?
Sie sammeln alle Informationen an einem Ort – keine unterschiedlichen Auftragsstapel in verschiedenen Firmenbereichen mehr! Sie steuern den Zugriff auf die Boards und haben den Überblick über alle Aktivitäten.
Teamkommunikation durch Kommentare und Antworten
Neben Checklisten und Anhängen können Ihre Mitarbeiter auch Aufträge auf der Karte kommentieren oder darauf antworten. Telefonate, Haftnotizen und Mails entfallen, weil jeder Berechtigte auf dem Board lesen kann oder einen Tipp schreiben. Eine Karte wird so zur umfassenden Mappe der internen und externen Kommunikation und der Mitarbeiter erledigt seine Aufgabe, ohne etwas zu verpassen. Beim Kundentermin vor Ort kann der Mitarbeiter direkt Fotos schießen, Aufmaß-Daten festhalten und notwendige Materialen zur Bestellung festhalten. Neue Mitarbeiter haben einen schnellen Zugriff auf normalerweise implizites Wissen.
Beiträge zu komplexen Projekten bündeln
Kennen Sie das? Ihre Mitarbeiter rufen sich quer durch Werkstatt oder Büro Fragen zu Aufträgen und Projekten zu: Ist die Farbe bestellt? Wie sieht es mit dem Rückruf beim Lieferanten aus oder Chef, wir brauchen noch mehr Leute für den Auftrag! Merken Sie sich das alles? Werden solche Aufgaben direkt bearbeitet oder weiß jetzt einfach jeder Bescheid? Wenn Sie Trello nutzen, verwalten Sie auf den Karten alle Informationen zu einem Projekt und jeder kann den Stand nachsehen oder korrigieren.
Wenn die Liste an Aufgaben pro Karte zu lange wird und Projekte nicht fertig, haben Sie verschiedene Möglichkeiten im Tool. Sie können z.B. über die Eingabe „@mitarbeiter1“ in einem Kommentar direkt einen Mitarbeiter Aufgaben zuweisen, mit „@board“ alle Boardmitglieder. Alternativ setzen Sie eine Frist für den nächsten Aufgabenteil oder verwandeln Punkte der Liste in eine neue Karte. Behalten Sie dabei immer im Hinterkopf: Trello kann Sie und Ihr Team ideal unterstützen, wenn Sie Trello ideal nutzen!
Hilfe und Tipps, um sinnvoll Trello nutzen zu können
Gehen Sie mit Ihren leitenden Mitarbeitern Ihre Abläufe durch und überlegen Sie sich, welche Einheiten in Ihren Prozessen sinnvoll sind. Haben Sie kleine Aufträge oder große Projekte? Sind Aufgaben verschriftlicht oder geben Ihre Mitarbeiter ihr Wissen direkt weiter? Wie sind die Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Geschäftsbereiche? Erstellen Sie gemeinsam Listen mit dem Vorgehen und testen Sie diese im kleinen Kreis. Eine betriebsweite Einführung von Trello als Tool sollten Sie erst vornehmen, wenn jede Liste eingehend geprüft ist.
Tipps für Betriebe und Vereine: To-dos auf Boards verwalten
Trello ist ein vielseitiges Tool, das Ihnen in verschiedenen Bereichen beim Digitalen Wandel helfen kann:
- Handwerk: Projektplanung von Kundenauftrag bis Baustelle
- Kleinunternehmen: Auftragsverwaltung end-to-end vom Auftrag bis zur Rechnung
- Private Veranstaltungen: Feiern wie Geburtstage und Hochzeiten organisieren
- Vereine: Vereinstätigkeiten fern von Gruppen-Emails klären und planen…
Jeder Betrieb, jede Gruppe und auch Einzelpersonen können profitieren, wenn sie Trello nutzen. Entscheidend ist die Abbildung der geplanten Schritte in den Boards und eine einheitliche Verwendung der Karten. Innerhalb eines Boards sollte Einheitlichkeit herrschen, d.h. nicht die Großbaustelle auf eine Karte pressen, während für ein kleines Projekt fünf Einzelkarten angelegt werden. Wie in der Lean-Methode TWI sollten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Hintergründe aufmerksam machen.
Entscheiden Sie sich am Anfang für eine sinnvolle Einteilung der Boards und reden Sie mit Ihrem Team über die Anlage der Karten. Was ist notwendig, welche Liste macht Sinn und soll Zeit erfasst werden oder nur das Datum? Wenn Sie überlegen, die zahlungspflichtige Version zu nutzen, bedenken Sie die Kosten pro Nutzer im Monat. Eine ordentliche Kosten-Nutzen-Analyse ist schwer vorzunehmen, aber kalkulieren Sie die Kosten im Vorfeld in allen Abo-Varianten. Denken Sie auch an mögliche Gäste: Mehr als ein Board pro Gast bedeutet die Anlage als Arbeitsbereichsmitglied mit eigener Lizenz.
Listen, Karten und Hilfe im Team mit Trello – unser Fazit
Durch die Verwendung von Trello kennen wir die Software, die App und können in diesem Artikel jeden Tipp aus eigener Erfahrung geben. Trello bietet als Workflow-App viele Möglichkeiten – und das bereits in der kostenlosen Version.
Für den größtmöglichen Nutzen brauchen Sie eine Übersicht Ihrer Abläufe und eine Schritt-für-Schritt-Dokumentation. Kürzen Sie hier nicht ab, sonst werden Sie mit Trello keine wirkliche Verbesserung erfahren, sondern Probleme nur verschieben. Wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen zur Trello-Nutzung und stützen uns auf unsere umfangreiche Praxiserfahrung – v.a. in KMU und Handwerk!
Beste Grüße,
Axel Schröder
Bildquelle: Fotolia © auremar
